BWA lesen und verstehen

Wie du aus der BWA ein aussagekräftiges Reporting für Investoren machst

1024 533 Andreas Diehl
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Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) liest sich bei vielen Startups wie ein chinesisches Telefonbuch. Während Umsätze leicht zu identifizieren sind, verbergen sich Kosten hinter kryptischen Kontennamen. Das führt dazu, dass die BWA eigentlich nur dazu taugt, Umsätze, Kosten und Gewinne / Verluste auf hoher Flughöhe nachzuvollziehen.

Ohne gezielten Eingriff bietet die BWA keine qualitativen Aussagen und/oder Analysen. Die BWA bietet keine Transparenz und keine Grundlage für ein Reporting oder ein SOLL-IST Abgleich mit deinem Finanzplan.

Buchhaltung ist auf Finanzbehörden optimiert, nicht auf Unternehmenssteuerung

Buchhaltung und die verwendeten Systeme sind eben auf Finanzbehörden und das Zahlen von Steuern optimiert, aber nicht auf Unternehmenssteuerung und -entwicklung. In diesem Blogpost gebe ich ein paar Tipps, wie du aus deiner BWA ein aussagekräftiges Reporting machst, das du guten Gewissens auch an Investoren verteilen kannst.

Von der Buchhaltung zur Unternehmenssteuerung

Die gute Nachricht: der Graben zwischen Buchhaltung und Unternehmenssteuerung ist nicht ganz so tief. Schon mit wenigen Handgriffen machst du aus der normalen BWA ein aussagekräftiges Reporting.

Was brauchst du dazu?

Zunächst brauchst du ein grundlegendes Verständnis, wie dein Steuerberater denkt und arbeitet. Im Anschluss benötigst du ein Konzept, wie du deine Kosten und Umsätze aufteilen und strukturieren willst. Schließlich noch ein wenig Fleißarbeit, guten Willen und ein paar Meetings oder Telefonate mit deinem Steuerberater.

Wie aufwendig die Absprachen mit deinem Steuerberater sind, hängt von deiner Vorbereitung und der Kompetenz deines Steuerberaters ab. Wenn es in Summe mehr als vier Stunden braucht, hast du es entweder schlecht vorbereitet, eine chaotische Buchungshistorie oder einen wenig kompetenten Steuerberater.

Sechs Steuerberater Basics: Wie denkt und arbeitet (d)ein Steuerberater

Um mit deinem Steuerberater ein sinnvolles Gespräch über deine Buchhaltung zu führen, brauchst du ein grundlegendes Verständnis, wie dein Steuerberater arbeitet und denkt.

1. Kreditoren und Debitoren

Debitoren = Deppen, die uns Geld schulden

Zunächst zwei Begriffe, die eine formale und buchhalterische Klammer um die Personen und Gesellschaften legen, mit denen ihr zusammenarbeitet. Hier ist die Welt sehr einfach und auf das Nötigste reduziert.

Es gibt Parteien, die euch Geld schulden (Debitoren) und jene, die Geld von euch bekommen (Kreditoren). Eine einfache, nicht ganz so freundliche, dafür aber sehr einprägsame Eselsbrücke bietet der Debitor. “Deppen, die uns Geld schulden”.

2. Buchhaltungs-Konten

Der Steuerberater bucht jeden Vorgang (Rechnung oder eine Abbuchung vom Bankkonto) auf einem Buchhaltungs-Konto. Jedes Konto hat einen 3-5 stelligen Schlüssel und trägt eine Kontenbezeichnung. Diese Konten orientieren sich an Kostenarten und beschreiben, für was Geld aufgewendet wurde. Ein Beispiel folgt weiter unten.

3. Sammel-, Schlummer- und Verzweiflungskonten

Dein Steuerberater ist kein Experte in deiner Industrie. Das heißt, viele Buchungen und/oder Rechnungen kann er inhaltlich nicht zuordnen und bucht sie aus Verzweiflung in irgendwelchen Sammelkonten. Im Digital-Bereich sehr beliebt z.B. “EDV Sachkonto”. Da landet einfach alles drauf, von dem dein Steuerberater nicht weiß, was es ist, und es nicht versteht.

4. SuSa: Summen- und Saldenliste

Vielleicht ist dir der Begriff SuSa schon untergekommen. SuSa steht für Summen- und Saldenliste. Die SuSa gibt dir zum Abschluss einer Buchungsperiode eine Übersicht der bebuchten Konten mit dem jeweiligen Anfangswert, den eingebuchten Werten und dem Schlusswert, dem Saldo. Die Summen- und Saldenliste gibt dir auf Ebene einzelner Konten eine gute Übersicht über die Entwicklung der Konten im Verlauf einer Buchungsperiode.

Auf der SuSa findest du auch die offenen Posten der Kreditoren und Debitoren. Die SuSa ist also eine gute Grundlage, um offene Forderungen einzutreiben und offenen Verpflichtungen nachzukommen.

5. Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Um Summen- und Saldenlisten und die darin aufgelisteten Konten im Detail zu verstehen, sollte dir der Unterschied zwischen einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bekannt sein. Die SuSa enthält nämlich sowohl bilanzielle als auch GuV-relevante Konten.

Eine Bilanz zeigt die Aufstellung eines Unternehmens zu einem Stichtag. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Veränderung in einem bestimmten Zeit- bzw. Buchungsintervall (Monat, Quartal, Jahr). Ein Beispiel im Kontext der SuSa sind Bank- und Girokonten. Hier wird ein Vermögenswert (Bargeld) zu Anfang und Ende der Periode in einem Konto (z.B. Konto bei der Deutschen Bank) auf der SuSa ausgewiesen. Das ist aber ein Vorgang, der nur für deine Bilanz relevant ist, Bargeldbestände haben keine Relevanz für die Gewinn- und Verlustrechnung.

6. Einmalige vs periodisch wiederkehrende Zahlungen

Periodisch wiederkehrende Zahlungen oder auch Dauerschuldverhältnisse sind alle Zahlungen, denen eine regelmäßige vertraglich vereinbarte Zahlung zu Grunde liegt. Also z.B. Mieten, Gehälter oder auch Abonnements. Hier habt ihr typischerweise einen Dauerauftrag eingerichtet oder ein Lastschriftmandat erteilt.

Einmalige Zahlungen sind die, für die typischerweise eine Rechnung ins Haus flattert. Bei diesen Vorgängen erfolgt die Zahlung basierend auf der Rechnung.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Weil der Steuerberater nur die einmaligen Zahlungen gegen einen Kreditor oder Debitor bucht. Alle anderen Abbuchungen landen direkt auf einem Buchhaltungs-Konto. D.h. die Debitoren und Kreditoren Liste wird nie alle Unternehmen enthalten, mit denen du eine Geschäftsbeziehung pflegst.

Fazit: Steuerberater Basics

Mit diesen sechs Basics im Gepäck bist du gut gerüstet, um mit deinem Steuerberater zu reden. Zunächst aber solltest du dir ein Konzept machen, wie du in deiner BWA auf Zahlen schauen und wie du deine Zahlen strukturieren willst.

Die unternehmerische Perspektive: BWA lesen und erstellen

Wechseln wir auf die “gute Seite der Macht” und zu Konzepten, die dir als Unternehmer sicher intuitiver zugänglich sind.

Kostenstellen und Kostenträger

Eine Kostenstelle ist eine betriebswirtschaftliche Sicht und beschreibt, für was das Geld eingesetzt wird. Zu unterscheiden ist die Kostenstelle von einem Kostenträger. Der Kostenträger folgt dem “Verursacherprinzip”, ist also eine Performance orientierte Sichtweise und betrachtet die Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte oder Produkte. Das, was Startups gerne auch als “Unit Economics” und ihren Decks vortragen.

Am besten wird die Abgrenzung zwischen Kostenstellen, Kostenarten und Buchhaltungs-Konten an einem Beispiel deutlich.

Beispiel: Abgrenzung Kostenarten, Konten, Kostenstellen

Du hast einen fest angestellten Entwickler mit monatlichem Gehalt. Darüber hinaus führst du Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge ab. Was für dich ein Vorgang ist (sagen wir, der Entwickler kostet dich mit allen Lohnnebenkosten 6.000 Euro) verteilt der Steuerberater auf verschiedenen Konten. Buchhalterisch nachvollziehbar, aber für dich und deine Gesellschafter geht die Information, dass hier 6.000 Euro in die Produktentwicklung geflossen sind, verloren.

Perspektive Denkweise Aussage
Unternehmer Kostenträger Produkt Performance -> Wie ist die Performance des Produktes
Unternehmer Kostenstelle Entwicklung Budgetierung -> Für welche Art von Leistung hast du dein Geld ausgegeben
Steuerberater Kostenarten: Gehälter, Lohnsteuer, Krankenversicherung

“alles ordnungsgemäß abheften” -> Was für eine Art von Zahlungsvorgang ist das

D.h. aus einem realwirtschaftlichen Vorgang, der Bezahlung eines fest angestellten Entwicklers, macht dein Steuerberater mehrere Kostenarten und verteilt diese auf verschiedene Konten.

Kostenarten unterscheiden grafisch erklärt

Dein Geschäftsmodell, deine Kostenstellen

Es kommt ganz auf dein Geschäftsmodell an, wie du deine Planung und deine Kostenstellen aufbaust.

Als Faustregel gilt, dass Kostenstellen für dich eine Aussagekraft und Relevanz haben sollten. Am oben aufgeführten Beispiel (ein fest eingestellter Entwickler) könntest du nun eine Kostenstelle “Gehälter fest angestellte Mitarbeiter” oder eine Kostenstelle “Produktentwicklung” bilden. Es gibt hier kein richtig oder falsch.

Wenn dein Unternehmen auf verschiedenen Projekten oder Produkten arbeitest, kannst du zusätzlich auch Kostenträger bilden. Das ist aber eher für Fortgeschrittene.

Du solltest Kostenstellen so bilden, dass sich auf dieser Basis eine unternehmerische sinnvolle Aussage treffen lässt. Wenn du einen Business- / Finanzplan erstellt hast und auch einen Soll-Ist-Abgleich durchführen willst, sollten Kostenstellen und Positionen in deinem Finanzplan identisch sein.

Bevor du den nächsten Schritt gemeinsam mit deinem Steuerberater gehst, solltest du eine Idee haben, auf welche Kostenstellen du deine Aufwände und Erträge buchen möchtest.

The Magic: Die Startup BWA Map

Du musst dir einmalig die Mühe machen, die Konten deines Steuerberaters mit deinen Kostenstellen zu verheiraten. In seinem Buchhaltungsprogramm kann dein Steuerberater seinen angelegten Konten deine Kostenstellen zuordnen. Diese Map ist nichts weiter als ein einfaches dreispaltiges Excel oder noch besser gSheet.

Kosten und Konten zuordnen

Auf dieser technischen Ebene wird auch der Unterschied zwischen einer Kostenstelle und einem Kostenträger deutlich. Während ein Buchhaltungskonto 1:1 einer Kostenstelle zugeordnet ist, kann das gleiche Buchhaltungskonto pro rata auf mehrere Kostenträger einzahlen. Aber diese Differenzierung und das Verständnis eines Kostenträgers ist wirklich nur für Unternehmen, die schon einen gewissen Scale haben und unterschiedliche Produkte entwickeln.

Vorgehen in einem laufenden Buchhaltungsprozess

Wenn du in einem laufenden Buchhaltungsprozess bist, empfehle ich für die Zuordnung der Kostenstellen wie folgt vorzugehen:

  1. Lass dir eine SuSa schicken mit Namen des Kontos, Kontonummer und aktueller Saldo (auf Jahresbasis). Der Saldo zeigt dir, wie viel da drauf gebucht ist, das wiederum zeigt dir, wie relevant das Konto ist.
  2. Geh die Liste mit deinem Steuerberater Konto für Konto durch und lass dir (beispielhaft) erklären, welche Kreditoren und Debitoren und Zahlungsvorgänge auf welchen Konten gebucht sind. Trage diese Information in einer extra Spalte ein.
  3. Ordne jedem Konto deines Steuerberater eine Kostenstelle zu, am besten ihr macht das gemeinsam (im gSheet parallel am Telefon). Für die Umsatzkonten geht ihr genauso vor.
  4. Bitte deinen Steuerberater, die Zuordnung aus dem Sheet zu übernehmen und seine Konten und deine Kostenstellen zu verknüpfen
Bezeichnung Konto Anmerkung Kostenstelle
EDV Sachkonto 4711
  • Alle Kosten die mit Domain, Hosting zu tun haben
  • alle Rechnungen von Atlassian, Trello
Operations
Werbekosten 0815
  • Rechnungen von Google Adwords
  • Alle Kosten, die der Kundenbindung und -gewinnung dienen
Marketing

Sobald der Steuerberater deine Kostenstellen seinen Konten zugeordnet hat, kann er dir in Zukunft betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Basis deiner Kostenstellen schicken. Wenn du noch etwas mehr Ordnung schaffen willst, dann kannst du zu einem neuen Buchungskreislauf auch mal so tun, als startest du mit einer Neugründung.

Vorgehen bei Neugründung

Dein Steuerberater ist prinzipiell flexibel was die Gestaltung der Konten angeht. D.h. mit Beginn einer neuen Buchungsperiode (ich würde es vielleicht nur zum Jahreswechsel machen) oder bei einer Neugründung habt ihr mehr Gestaltungsspielraum. Hier würde ich wie folgt vorgehen:

  1. Besprecht mit eurem Steuerberater die erwarteten Kosten und Umsätze und die Kostenstellen, nach denen du gerne auswerten würdest
  2. Legt gemeinsam einen Kontenrahmen fest bzw. legt die Konten fest, auf denen der Steuerberater buchen soll
  3. Wenn es Positionen gibt, bei denen sich ein großer Aufwand abzeichnet, dann schafft dafür ein eigenes Konto
  4. Bereitet die ersten Buchhaltungen für den Steuerberater vor und vermerkt z.B., um welchen Kontent es sich handelt

BWA selber erstellen

Wenn du auf Zahlen und gSheet stehst und ein wenig Vorarbeit investierst, kannst du dir auch selber eine BWA erstellen:

  1. Dein Steuerberater schickt dir die SuSa am Monatsende oder kopiert sie direkt in ein gSheet inkl. Kontenbezeichnung, Konto, Kostenstellen und Saldo. Das Tabellenblatt trägt den Namen “Import
  2. Auf einem nächsten Tabellenblatt trägst du die Map ein mit Kontenbezeichnung, Kontonummer und der Kostenstelle. Wir nennen dieses Blatt “Map”, ggf. musst du dir mit der Funktion =unique() eine Liste mit allen Kostenstellen bauen
  3. Mit der Funktion =filter() baust du dir auf einem dritten Tabellenblatt “Bereinigte SuSa” auf Basis des Imports und der Map. Da erhälst eine reduzierte SuSa (der Original Export enthält viele unnötige Zellen. Buchhaltungsprogramme sind eben für Finanzbehörden, aber nicht für Unternehmer:)). Fortgeschrittene können auch ggf. Spalten filtern, dann würde ich in der Map zusätzlich eintragen, ob das Konto Umsatz oder Kosten sind.
  4. Ergebnis”: Dieses finale Tabellenblatt erstellst du mit der Funktion =sumif() und addierst die Werte der Kostenstellen von der bereinigten SuSa.

Das ist wirklich nur für gSheet Geeks zu empfehlen und braucht ein wenig Zeit und Hirnschmalz. Damit bist du aber deutlich flexibler als mit der BWA deines Steuerberaters.

Fazit: BWA sinnvoll einsetzen

Ohne gezielten Eingriff sind BWAs Zahlen-Wüsten ohne großen praktischen Mehrwert. Mit dem Verständnis für die Arbeit deines Steuerberaters, ein wenig Ordnungswillen und Zeit machst du aus der eher kryptischen BWA deines Steuerberater ein aussagekräftiges Reporting. Im Kern mappst du die SuSa Listen gegen eigene Kostenstellen und mit ein paar gSheet-Hacks kannst du dir sogar aussagekräftige eigene Reportings bauen. Wenn du dir dann noch die Mühe machst, den Kontenrahmen mit deinem Steuerberater gemeinsam zu designen, steht einem professionellen Zahlenwerk nichts mehr im Wege.

Wenn du Rückfragen zum Prozess hast, dann melde dich gerne. Zum Abschluss noch eine Liste mit Partnern, von denen ich sicher weiß, dass sie euch bei diesem Prozess super unterstützen:

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