Fallstudie: Aufbau und Positionierung eines Digital Hub im Mittelstand

1024 533 Andreas Diehl

Wenn Unternehmen ihr Geschäftsmodell digital entwickeln, brauchen sie ausgewiesene Digital Unit und Digital Leader, die den digitalen Wandel aktiv vorantreiben. Ohne digitales Mindset und entsprechende Expertise stoßen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer digitalen Transformation schnell an ihre Grenzen. Damit ist ein Digital Hub ist die ideale Keimzelle, um den aktiven Wandel zu gestalten und Wachstum sowie digitale Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Für einen mittelständischen Kunden mit mehreren Tausend Mitarbeitern waren wir verantwortlich für den Aufbau eines Digital Hub. Wir haben unseren Kunden durch diesen gesamten Prozess begleitet. Zudem haben wir in verschiedenen Interims-Rollen aktiv am Aufbau der Digital Unit mitgewirkt.

In dieser Fallstudie skizzieren wir den Aufbau des Digital Hub. Angefangen von den ersten Überlegungen bis zur Eingliederung der neu geschaffenen Digital Unit in die Organisation.

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Grundlegende Fragen vor Gründung des Digital Hub

Ein Digital Hub aufzubauen in einem bestehenden Unternehmen zu integrieren klingt erst einmal einfacher als es ist. In einer bestehenden Organisation haben viele wichtige Stakeholder ein hohes Interesse ihren Einfluss und Kontrolle geltend zu machen.

Als erste Maßnahme haben wir in mehreren Workshops unter Einbeziehung von Key Stakeholder und Unternehmensleitung aus den Bereichen Vertrieb, Marketing und IT grundlegende Fragen diskutiert. Unser Ziel  war es, die Rolle des Digital Hub in Abgrenzung zu anderen wichtigen Unternehmensbereichen zu formulieren. Darüber hinaus haben wir so auch wichtige Stakeholder in den Entscheidungsprozess eingebunden. Damit haben  wir vermieden „by design“ organisatorische Schulden aufzubauen.

Im Rahmen von mehreren Workshops haben wir gemeinsam folgende Fragestellungen diskutiert:

  • Was sind Ziele und Erwartungshaltungen an das Digital Hub?
  • Wie grenzen wir das Digital Hub gegenüber der IT ab?
  • An wen berichtet das Digital Hub?
  • Wie arbeiten CIO und der verantwortliche Digital-Leiter zusammen?
  • Mit wie vielen Personen muss ein Digital Hub ausgestattet sein, um handlungsfähig zu sein?
  • Wie geben wir dem Hub und den handelnden Personen ausreichen “Sichtbarkeit” in bestehenden Strukturen?

Ziele und Rolle des Digital Hub

Als primäres Ziel für das Digital Hub haben wir die Digitalisierung des Bestellwesens, sämtlicher Kundeninteraktionen und des Kundendialogs formuliert. Darüber hinaus sollte das Digital Hub mittelfristig ein Digitales Ökosystem bestehend aus neuen digitalen Services und Produkten entwickeln, die das Kerngeschäft ergänzen und unterstützen. Dieser Pioniergeist ist im Rahmen der digitalen Transformation wichtig, um auch Innovationsimpulse für Wachstum und digitale Wettbewerbsfähigkeit zu setzen.

Abgrenzung des Digital Hub zur IT

Wir haben sehr marktorientierte Ziele für das Digital Hubs formuliert. Damit war die Abgrenzung zur IT einfach her zu stellen. Die IT Abteilung hatte weiterhin die Aufgabe, das Legacy Backend des Unternehmens zu betreiben und entwickeln. Das heißt, die IT sorgt mit dem Backend für eine hohe Effizienz und Prozess-Exzellenz im operativen Betrieb des Unternehmens. Im Zuge einer IT der zwei Geschwindigkeiten (auch Bimodale IT genannt) haben wir vereinbart, dass dem Digital Hub eine API zur Entwicklung gegen das Kernsystem (CRM und ERP) zur Verfügung gestellt wird.

Reporting Line und Digital Board

Eine erfolgreiche digitale Transformation braucht den uneingeschränkte Support der Unternehmensleitung. Da wir uns für eine eher marktorientierte Ausrichtung der Digital Unit und Fokussierung auf Bestellprozesse und Kundendialog entschieden haben, haben wir den Chief Sales Officer des Unternehmens als direkten Ansprechpartner und Sponsor der Digital Unit ernannt.

Zudem haben wir ein Digital Board gegründet, das sich aus CIO, dem Leiter der Digital Unit und weiteren Stakeholder der Organisation zusammensetzt. Das Digital Board hat die Aufgabe, eine unternehmensweite Abstimmung und Transparenz in den zu entwickelnden digitalen Services sicherzustellen.

Recruiting für das Digital Hub

Die Leitung der Digital Unit hat Andreas Diehl interimistisch übernommen. Das hat uns im Recruiting eine hohe Glaubwürdigkeit verliehen.

Wenn ein Typ mit bunten Turnschuhen, der wirklich was vom Digital Business versteht, die Leitung einer solchen Unit übernimmt, dann muss da was dahinter stehen.

Digitales Business ist sehr komplex und vielschichtig. Auf der einen Seite benötigten wir viele Kompetenzen, auf der anderen Seite Typen, die Wandel aktiv gestalten wollen. Deshalb haben wir uns im Recruiting primär auf Kompetenzen, weniger auf Job Profile konzentriert. Auf unserer Wunschliste standen die folgenden Kompetenzen für den Aufbau des Digital Hub:

  • Produkt- und Service Design
  • Produktmanagement
  • Internes Prozess Know-how
  • Prototyping, UX / Ui Design
  • Frontend-Entwicklung
  • Daten / Analytics
  • Agile Projekt- und Methodenkompetenz

Zweifelnde Bewerber konnten wir mit der Geschichte der Digitalen Transformation eines gestandenen Mittelständlers überzeugen. Interne Mitarbeiter haben wir damit überzeugt, die digitale Zukunft des Unternehmens aktiv mit gestalten zu können. Eine solche Aussicht polarisiert und nicht jeder Mitarbeiter lässt von einem solchen Versprechen überzeugen. Tatsächlich konnten wir einige Wunschkandidaten mit diesem Argument nicht erreichen.

Mit einer hohen Glaubwürdigkeit der handelnden Personen, einer guten Story und der aktiven Einbringung des Vorstands in den Recruiting-Prozess konnten wir schnell sehr gute Bewerber für das Unternehmen gewinnen. Vor allem die Anwesenheit des Vorstands in den Zweitgesprächen hat Bewerber von der Ernsthaftigkeit des Digital Hub und der digitalen Transformation überzeugt.

Roadshow der digitalen Rebellen

Was passiert mit einem Unternehmen, wenn plötzlich in den Gängen, der Kantine und im Intranet Typen auftauchen, die so gar nicht recht ins Bild passen? Die anders reden, sich nicht an den unausgesprochenen Kleiderkodex halten und eine Aufgabe haben, die erstmal niemand versteht?

Eine Digital Unit ohne Vision und einer hohen Transparenz läuft Gefahr, als nette Beschäftigung des Vorstands gebrandmarkt zu sein. Wir haben also viel Zeit und Energie in die interne Kommunikation investiert, um unsere Vision eines digitalen Unternehmens zu erläutern. Dabei haben wir gelernt, dass Begriffe wie “Digital”, “Digitale Transformation” aber auch “E-Commerce” Kontext und eine Story brauchen. Das heißt ohne eine einfache und überzeugende Geschichte, bleibt Digitale Transformation für betroffene Mitarbeiter eine leere Worthülse.

Fallstudie Aufbau Digital Hub_Digitale Transformation braucht Kontext

Mit dem sehr proaktiven und offensiven Vorgehen ist es uns gelungen, wichtige Mitarbeiter für die Vision eines digitalen Unternehmens zu begeistern.

Fazit: Das Digital Hub als Keimzelle der digitalen Transformation

Niemals geht man so ganz …

Nach Besetzen erster wichtiger Key Positionen und einer hohen internen Sichtbarkeit haben wir schließlich einen Kandidaten für die Leitung der Digital Unit gewonnen. Ich habe den neuen Kollegen eingearbeitet und das Team mit der Gewissheit verlassen, einen soliden Grundstein für das Digital Hub und die weitere digitale Transformation gelegt zu haben. In den Folgemonaten haben wir den Vorstand, den Leiter der Digital Unit und seine Mitarbeiter im Ausbau und Positionierung des Digital Hub begleitet.

Heute sind das Digital Hub und sein Digital Leader eine feste Institution im Unternehmen. Einiges würden wir in Rückschau anders, konsequenter oder aggressiver machen. Aber auch so ist es uns gelungen, in wenigen Monaten eine Unit zu schaffen, die heute aus dem Unternehmensbild nicht mehr weg zu denken und ein wichtiger Eckpfeiler der digitalen Transformation des Unternehmens ist.

Möglicherweise können wir unsere Erfahrungen und das Optimierungspotential für Ihr Unternehmen in die Waagschale werfen. Wir freuen uns drauf.

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Mein Name ist Andreas Diehl, ich bin Gründer der Digitalen Neuordnung. Wir sind eine Digital Beratung spezialisiert auf den Aufbau digitaler Teams und die digitale Entwicklung von Unternehmen. Hier kannst du unseren Blog abonnieren.

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