Digitalisierung Mittelstand – Wie aus deinem KMU ein digitaler Champion wird

Digitalisierung Mittelstand – Wie aus deinem KMU ein digitaler Champion wird 600 315 Andreas Diehl (#DNO)

Die digitale Transformation hat unsere Arbeits- und Lebenswelt fest im Griff. Dabei stehen mittelständische Unternehmen vor der anspruchsvollen Aufgabe ihr Geschäftsmodell und ihre Organisation auf die Bedürfnisse der digitalen Welt auszurichten.

Digitalisierung vs digitale Transformation im Mittelstand

Digitale Transformation = Digitalisierung + digitales Geschäftsmodell + moderne Organisation

Die Digitalisierung ist die technische Unterstützung vorhandener Arbeitsabläufe. Dagegen ist die digitale Transformation eine strukturelle und systemische Veränderung im Unternehmen, die auch deine Wertschöpfung, Organisation und Geschäftsmodell umfasst. Beide Begriffe werden jedoch weitgehend synonym verwendet. Dem schließe ich mich an, meine allerdings immer die digitale Transformation, auch wenn ich Digitalisierung schreibe. Denn ich glaube es braucht mehr als ein wenig Software und die technische Übersetzung eines vorhandenen Prozesse braucht, um ein Unternehmen digital nachhaltig zu entwickeln.

Wenn Du dieser differenzierten Betrachtung folgst, hast Du die Tür bereits geöffnet, um dein Unternehmen zu digitalisieren und gleichzeitig auch eine digitale Transformation in deinem Unternehmen erfolgreich anzugehen.

Besonderheiten der Digitalisierung Mittelstand

Ein KMU sieht sich im Zuge seiner digitalen Transformation den gleichen Herausforderungen gegenüber wie jedes andere Unternehmen auch. Jedoch weisen mittelständische Unternehmen typischerweise folgende Besonderheiten auf:

  • Unternehmenskultur stark durch Inhaber/Gründer geprägt
  • Sehr umsetzungsorientiert mit kurzen Entscheidungswegen
  • Geschäftsführung sehr stark in das operative Geschäft involviert
  • Sehr langfristig orientierte Unternehmenspolitik
  • Potenzial ganzheitliche/unternehmerische Entscheidungen zu treffen

Das sind hervorragende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Gestaltung der digitalen Transformation in einem mittelständischen Unternehmen. Allerdings gibt es auch ein paar Herausforderungen für die erfolgreiche Umsetzung.

Die fünf größten Herausforderungen für die erfolgreiche Digitalisierung eines KMU

Eigentümer und Geschäftsführung müssen sich zum digitalen Wandel bekennen

Die erste und wichtigste Voraussetzung ist das Bekenntnis der Eigentümer und der Geschäftsführung zu einer digitalen Ausrichtung des Unternehmens. Dabei ist es wichtig ein gemeinsames Verständnis darüber zu entwickeln, dass die digitale Transformation über die rein technische Digitalisierung eines Unternehmens hinausgeht. Eine erfolgreiche Digitalisierung ist lediglich eine notwendige aber noch keine hinreichende Bedingung für die digitale Transformation. Erst wenn sich mit der Digitalisierung auch das Geschäftsmodell und die Organisation entwickeln, ist die digitale Transformation auf dem Weg. Wenn Eigentümer und Geschäftsführung ein gemeinsames Verständnis darüber haben, dass digitale Transformation mehr ist als Digitalisierung, dann hat dein KMU viel Potenzial sich deutlich von der Konkurrenz abzuheben.

Investitionen oder Kosten – Wieso Digitalisierung Geld kosten darf

Ich erlebe oft, dass Unternehmen Millionen für neue Anlagen oder Maschinen ausgeben, aber nicht bereit sind 50.000 Euro in ihre Webseite zu investieren. Ich kann mir das nur damit erklären, dass Anlagegüter als “Investitionen” abgehakt werden, während der Aufbau und die Pflege digitaler Services als “Ausgabe” behandelt wird. Das ist eine sehr schädliche Perspektive. Ausgaben für die digitale Entwicklung deines Unternehmens sind immer Investitionen in “digitale Assets”. Vielleicht kannst Du den Return-on-Invest nicht genau errechnen, aber von einer granularen Planung musst Du dich in diesen dynamischen Zeiten ohnehin verabschieden.

Damit es leichter fällt Ausgaben für Digitalisierung als Investition zu verstehen, braucht es ein grundlegendes Verständnis, wie sich deine Wertschöpfung und dein Geschäftsmodell positiv durch Digitalisierung verändert.

  • Kosten sparen, weil Du zum Beispiel Prozesse schlanker umsetzen kannst
  • Höhere Kundenbindung, weil Du dank digitaler Maßnahmen Kunden besser informieren kannst
  • Neue/mehr Kunden erreichen, weil Du zum Beispiel über digitale Kanäle eine andere Klientel erreichst
  • Risiken senken, zum Beispiel durch transparente und schlanke Prozesse

Die Einsicht, dass Ausgaben für digitale Vorhaben auch Investitionen sind, ist die zweite wesentliche Voraussetzung für das Gelingen der Digitalisierung im Mittelstand. Mit dieser Sichtweise bewertest Du permanente Ausgaben für die Betreuung und Weiterentwicklung eines digitalen Services auch als Maßnahmen zur Instandhaltung. Denn wenn seine digitalen Produkte nicht pflegt, dem drohen Sicherheitsrisiken und langfristig steigende “costs of ownership”. Mit der Einstellung, dass digitale Services Assets sind, die gepflegt und Instand gehalten werden müssen, hast Du gleichzeitig auch eine weitere wichtige Stolperfalle umschifft. Nämlich die trügerische Annahme, dass Digitalisierung nur ein “Projekt” ist.

Digitalisierung im Mittelstand braucht Strategie und Konzept

Unternehmer sind “Macher” und meistens sehr schnell und gut darin neue Vorhaben auf den Weg zu bringen. Wenn es um Digitalisierung geht, dann können sie aber oft nur auf Erfahrung als digitaler Konsument zurückgreifen, haben aber nicht das nötige digitale Fachwissen, um eine integrierte Strategie und ein ganzheitliches Implementierungskonzept zu entwickeln. Das führt schnell schon einmal zu folgenden Situationen:

  • Es entstehen digitale Insellösungen statt einem digitalen Unternehmen
  • Umsetzende Partner können nicht geführt und gesteuert werden
  • Partner verkaufen erfolgreich was sie am besten können, unabhängig davon, ob es zur Strategie passt
  • Projekte ziehen sich wie Kaugummi und der digitale Erfolg lässt auf sich warten

Das Wissen, um das engmaschige Zusammenspiel von Technologie, deiner Unternehmensentwicklung, deiner Organisation und deinem Geschäftsmodell sind für ein ganzheitliches digitales Konzept unerlässlich. Wenn dich das noch nicht überzeugt, dann stell Dir vor Du baust ein Haus und Du lässt jeden Handwerker machen was er will. Vielleicht wirds noch immer ein schönes Haus, aber ob es bewohnbar ist und seinen Zweck erfüllt sei dahingestellt. Du brauchst also einen digitalen Architekten, der aus deiner Unternehmensstrategie eine Digitalstrategie ableitet und ein integriertes Konzept entwickelt. Nur dann kann sich dein Unternehmen erfolgreich digital entwickeln.

Mitarbeiter einbinden und mitnehmen

Leider wird Digitalisierung oft als Schreckgespenst und Jobkiller dargestellt. Und natürlich erzeugt das bei Mitarbeitern Widerstände. Wer setzt sich schon gerne mit der Frage auseinander, ob er künftig mit seinen fachlichen Fertigkeiten noch gebraucht wird. Laut einer Studie der Universität St. Gallen scheitern 84 Prozent aller digitalen Transformation unter anderem auch an internen Widerständen.

Dabei haben KMU die besondere Voraussetzung, dass sie als familien- und inhabergeführte Unternehmen unter Umständen einen sehr hohen persönlichen Vertrauensvorschuss genießen. Wenn das der Fall ist, Du dich in der Vergangenheit als arbeitnehmerfreundliches Unternehmen positioniert hast oder deinen Mitarbeitern sogar eine Jobgarantie aussprichst, ist der Weg in und durch die digitale Transformation mit weniger Widerständen gegen diese Veränderungen gepflastert. Als Inhaber oder Geschäftsführer ist es deshalb deine Aufgabe in den offenen Dialog mit deiner Belegschaft zu treten und konkret darzulegen, was Digitalisierung für dein KMU bedeutet. Dabei ist es wichtig, das bisher Erreichte zu würdigen und gleichzeitig für ein Klima zu sorgen, in dem die “digitale Neuordnung” gedeihen kann.

Interne digitale Kompetenz aufbauen

Die fünfte und letzte große Herausforderung für ein KMU ist der Aufbau interner digitaler Kompetenz. Im Wesentlichen basiert digitale Kompetenz auf den folgenden Fähigkeiten:

  1. Du verstehst, wie sich Technologien auf deine Prozesse, deine Organisation und dein Geschäftsmodell auswirken.
  2. Du kannst aus diesen Erkenntnissen Strategien und Maßnahmen für die digitale Entwicklung deines Unternehmens ableiten.
  3. Du kannst die Umsetzung digitaler Vorhaben mit modernen Methoden und Werkzeugen steuern.

Während der gehobene Mittelstand und Konzerne in den Aufbau eigener Digital-Abteilungen investieren sind KMU bei der Umsetzung ihrer digitalen Agenda auf externe Partner angewiesen. Gleichzeitig ist es wichtig digitales Wissen und erst recht deinen digitalen Architekten sehr nah an dein Unternehmen zu binden. Dazu ein paar persönliche Beobachtungen, Überlegungen und Erfahrungen:

  • Gründet einen internen Arbeitskreis in dem sich wichtige Mitarbeiter und die Eigentümer zusammenfinden, um Digitalisierung aus unterschiedlichen Perspektiven zu besprechen (IT, HR, Vertrieb, Unternehmensentwicklung, Produktion). Je nach eurer Kompetenz, lasst diesen Arbeitskreis von deinem Digital-Experten moderieren.
  • Agenturen können keine Unternehmensentwicklung: Agenturen sind stark in der Umsetzung von digitalen Handwerk, verstehen aber deine Organisation, deinen Markt und dein Geschäftsmodell nicht ausreichend, um dich unabhängig und umfänglich zu deiner digitalen Transformation beraten zu können.
  • Inhaber und Geschäftsführer MÜSSEN selber digitale Kompetenz entwickeln, diese Aufgabe kann nicht nur bei externen Partnern liegen.
  • Baut interne Ambassadoren auf, die sich gut mit einzelnen von euch eingesetzten Software-Lösungen auskennen.
  • Bindet Mitarbeiter ein und veranstaltet Trainings zum kundenzentrierten und digitalen Arbeiten. Zum Glück seid ihr fast alle Anwender und manchmal muss dieses Wissen nur moderiert, kanalisiert und der richtige Partner für die Umsetzung gefunden werden, damit daraus ein Schuh wird.

Ein gemeinsames Verständnis über die Auswirkungen der Digitalisierung in deinem Unternehmen zu etablieren, ist ein wichtiger Eckpfeiler für die erfolgreiche Umsetzung deiner digitalen Transformation.

Handlungsebenen für die Umsetzung der Digitalisierung im Mittelstand

Wenden wir uns der konkreten Umsetzung deiner digitalen Agenda zu und schauen uns an auf welchen Wertschöpfungsebenen Digitalisierung dein KMU überhaupt betreffen kann.

Der deutsche Mittelstand ist sehr heterogen. Das reicht von Kleinstunternehmen (86 Prozent bis 1 Mio. Euro Umsatz) bis zu den Hidden Champions mit mehreren tausend Mitarbeitern. Dazu kommt eine Verteilung auf unterschiedlichste Branchen.

Digitalisierung Mittelstand

Je nach Branche resultieren vier typische Handlungsfelder für die Umsetzung deiner digitalen Transformation.

Digitale Produktion – Industrie 4.0

Für herstellende KMU ist die Digitalisierung der Produktion ein wesentlicher Schritt im Zuge ihrer digitalen Transformation. Für die digitale Steuerung der Produktion hat sich der Oberbegriff Industrie 4.0 etabliert. Durch die Vernetzung von Maschinen und Systemen können Unternehmen ihre Wertschöpfungskette über den gesamten Produktlebenszyklus automatisieren. Eine digitale und vernetzte Produktion ist zum Beispiel so flexibel, dass das Produktionsvolumen problemlos auf klein Losgrößen umgestellt werden kann. Die wesentlichen technologischen Treiber sind Automatisierungstechniken, Sensorik, Robotik und das Internet of Things (IoT).

Digitale Prozesse und interne Zusammenarbeit

Organizations which design systems are constrained to produce designs which are copies of the communication structures of these organizations.

Conway’s Law

Moderne Softwarelösungen für die Unterstützung von Prozessen und Arbeitsabläufen sind die Basis für mehr Effizienz und Stabilität und das Fundament für eine hohe operative Exzellenz. Dabei gilt es den idealen Mittelweg zu finden, zwischen folgenden Extremen:

  1. Der Einsatz standardisierter Lösungen und die Anpassung deiner Abläufe auf den vorgegebenen Workflow des Systems.
  2. Die Entwicklung eigener Lösungen beziehungsweise die Anpassung bestehender Systeme auf deine heutigen Prozesse.

Die erste Option ist für Kleinstunternehmen mit wenig Budget und Ressourcen die ideale Strategie. Allerdings erfordert dieser Schritt auch eine Auseinandersetzung mit dem erworbenen System. Sonst hast Du möglicherweise einen Tesla in der Garage und fährst ihn wie einen Traktor. Dagegen ist die zweite Strategie auch für Unternehmen mit den notwendigen Budgets nicht automatisch der Königsweg:

  • Deine Prozesse können digital neu und besser gedacht werden
  • Individual-Entwicklung oder das Customizing bestehender Lösungen erfordert ein hohes Maß an digitaler Kompetenz und ein profundes Prozess-Verständnis

In keinem Fall solltest Du den Fehler machen, moderne Systeme um deine heutigen Prozesse zu bauen. Das heißt, mit der Einführung neuer interner Systeme und Lösungen hast Du immer auch die Aufgabe deine Prozesse und Organisation zumindest kritisch zu hinterfragen. Und die beste Strategie wird sich auch unabhängig von deiner Größe zwischen den beiden Extremen finden.

Digitale Marktbearbeitung – Kundenbindung und Kundengewinnung

Der Zugang zum Kunden ist für jedes Unternehmen eine Achillesverse. Viele Startups bauen ihr gesamtes Geschäftsmodell darauf auf, dass sie digitalen Kunden einen besseren Zugang und mehr Service bieten. Plattformen wie Uber, AirBnB oder MyTaxi mussten nicht in Infrastruktur investieren, um dominierende Marktpositionen aufzubauen. Das heißt, der erste Schritt besteht für dich darin zu verstehen, wie sich das Nutzungs- und Einkaufsverhalten deiner digitalen Kunden verändert. Hier findest Du eine Übersicht wichtiger Methoden und Werkzeuge zum Thema Kundenzentrierung.

In der Planung und Umsetzung deiner digitalen Marktbearbeitung besteht die Herausforderung darin, das enge Geflecht zwischen Technologie, digitalen Touchpoints (zum Beispiel deine Webseite, Suchmaschinen, soziale Netzwerke), deinem Geschäftsmodell und deiner Leistungserbringung zu durchdringen. Aufgrund der Komplexität kann diese Leistung fast immer nur von externen Partnern qualitativ hochwertig erfolgen. Wenn Du als KMU bereit bist, Dich intensiv mit der digitalen Kundenbindung und -gewinnung auseinanderzusetzen und in diese Maßnahmen zu investieren, dann hast Du eine echte Chance auf einen digitalen Wettbewerbsvorteil.

Service Design – Digitales Neugeschäft entlang deiner heutigen Wertschöpfung

Wenn Du deinen digitalen Kunden verstanden hast, ihn zeitgemäß erreichst und abholst, deine Prozesse und Arbeitsabläufe digitalisiert hast, dann bietet sich Dir die Chance auf digitales Neugeschäft entlang deiner heutigen Wertschöpfung. Die Ausweitung deiner Aktivitäten kann in zwei Richtungen erfolgen:

  1. Du bietest deinen Kunden neue digitale Services an, die Dir erlauben mehr Wertschöpfung zu erzielen oder gar nachgelagerte Wertschöpfungsschritte zu übernehmen.
  2. Du bindest deine Lieferanten in deine Prozesse und Systeme ein, mit dem Ziel durch mehr Transparenz und gemeinsame Prozesse Abläufe zu beschleunigen.

Maßnahmen in diesem Bereich erfordern allerdings eine andere Herangehensweise als die Digitalisierung bestehender Abläufe. Während Du dich in den vorgenannten Bereichen in Problemdomänen bewegst, die Du selber sehr gut verstehst und gegebenenfalls gut planen kannst, erfordert der Aufbau neuer Services ein exploratives Vorgehen. Das heißt, Du brauchst fachliches Know-how, digitale Kompetenz aber auch modernes Methodenwissen (zum Beispiel Design Thinking und/oder Scrum).

Fazit – Digitalisierung im Mittelstand als Chance auf nachhaltige Wettbewerbsvorteile

Die digitale Transformation im Mittelstand bietet Dir viele Chancen dein Geschäftsmodell digital zu entwickeln und langfristig zu wachsen. Dabei agieren KMU in Gründer- und Familienhand mit vielen positiven Vorzeichen. Ihr “Gründergeist”, kurze Entscheidungswege und die langfristige Ausrichtungen sind hervorragende Voraussetzungen den digitalen Wandel positiv zu gestalten. Allerdings müssen sich die Eigentümer und Geschäftsführer zur digitalen Transformation bekennen, müssen Digitalisierung als Investition und nicht als Ausgabe verstehen und sollten in jedem Fall ihre Mitarbeiter aktiv einbinden.

Wenn die Umsetzung der Maßnahmen dann mit einem integrierten Konzept erfolgt und es Dir gelingt, digitale Kompetenz in oder sehr nah an deinem Unternehmen aufzubauen, dann hast Du hervorragende Aussichten auf nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Denn die meisten deiner Wettbewerber unterschätzen die Tragweite und die Chancen der digitalen Transformation. Sie digitalisieren aber transformieren ihr Unternehmen nicht. Mit der richtigen Einstellung und Sichtweise und der Bereitschaft zu investieren, hast Du bereits einen ersten kleinen Vorsprung. Jetzt musst Du nur etwas daraus machen. 

Viel Erfolg dabei.

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