Workshop Digitalisierung – So schaffst Du eine gemeinsame Basis für deinen digitalen Wandel

Mit einem Workshop Digitalisierung schaffst Du ein gemeinsames Verständnis für die Ziele und Notwendigkeit der digitalen Transformation in deinem Unternehmen. Damit legst Du das Fundament für eine zielgerichtete Umsetzung deiner digitalen Agenda.

In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du deinen eigenen Digitalisierungs-Workshop inhaltlich aufbaust und warum ich inhouse Workshops gegenüber offenen Seminaren bevorzuge. Dabei stelle ich Dir meine favorisierten Übungen und Frameworks vor, die ich in den von mir moderierten Workshops zur digitalen Transformation besonders gerne einsetze.

Basiswissen Workshop Digitalisierung

Digitalisierung erfasst viele Wertschöpfungsschritte und Bereiche deines Unternehmens. Dabei lassen sich die größten Herausforderungen deiner digitalen Transformation wie folgt zusammenfassen:

1. Ein gemeinsames Verständnis über die Notwendigkeit und Ziele der Digitalisierung schaffen. Was ist danach besser als jetzt?
2. Die Balance zwischen dem Aufbau zentraler Digital-Kompetenz und der Einbeziehung der Fachbereiche managen.

Deswegen ist es wichtig, von Anfang an wichtige Stakeholder in die Planung und Gestaltung deiner digitalen Agenda mit einzubinden. Denn nur auf Basis eines gemeinsamen Verständnisses kannst Du im Anschluss Verantwortlichkeiten und Ziele für einzelne Abteilungen und Teams schaffen und ein Vorgehensmodell für den gemeinsamen Aufbau von digitalen Services, Plattformen und Geschäftsmodellen definieren. Und in deinem Workshop Digitalisierung verhäkelt sich das Wissen deiner heutigen Organisation mit neuem digitalen Fachwissen.

Inhouse oder offene Seminare

Es gibt zahlreiche Angebote für offene Seminare zu Digitalisierungs- bzw. Digital Transformation Workshops. Natürlich erhältst Du dort einen hervorragenden Überblick über Werkzeuge und Vorgehensweisen für die erfolgreiche Gestaltung deiner digitalen Transformation. Allerdings finde ich aus den folgenden Gründen einen inhouse Workshop zur Digitalisierung immer passender:

1. Digitalisierung erfasst dein gesamtes Unternehmen und Du brauchst das “Buyin” vieler wichtige Stakeholder.
2. Digitale Transformation ist immer auch ein kultureller Change, den Du nicht am Whiteboard managen kannst. Damit diese Veränderung greifbar wird, ist es wichtig, dass Du viele Multiplikatoren in deinem Unternehmen aufbaust. John Kotter nennt das in seinem 8-Stufen Modell die “leading coalition”.
3. In den Köpfen deiner Mitarbeiter und Kollegen stecken extrem viele gute Ideen, die es abzuholen und einzusammeln gilt.
4. Du wirst auf Widerstände treffen und ein inhouse Workshop Digitalisierung ist der ideale Ort diese transparent zu machen.

Je nach Bundesland kann ein inhouse Workshop Digitalisierung auch Bestandteil deiner Digital-Förderung sein.

Die richtigen Teilnehmer 

Damit deine Ziele und das formulierte Vorgehen für deine Digitalisierung auf eine breite Akzeptanz treffen, brauchst Du die richtigen Teilnehmer in deinem Workshop Digitalisierung. Dabei sollten die Geschäftsführung und ggf. sogar ein Vertreter der Eigentümer teilnehmen. Darüber hinaus würde ich 2-3 Vertreter aus den wichtigsten Bereichen einladen, um damit einen guten Querschnitt deines Unternehmens zu bekommen. Dabei ist eine Einladung unabhängig von der Hierarchiestufe. In jedem Fall sollten auch Kollegen aus der HR-Abteilung eingeladen werden. Denn damit die digitale Transformation gelingt, braucht es in jedem Fall auch Initiativen im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung. Darüber hinaus bringen digitale Freigeister, Kreative und Querdenker immer auch zusätzliche sehr wertvolle Perspektiven.

Alternativ kannst Du die Einladung auch unternehmensweit aussprechen und einfach einen firmenweiten Digitalisierungs-Workshop z.B. in Form eines Hackathon organisieren.

Ort, Raum und Zeit

Die digitale Transformation ist ein vielschichtiger Prozess, der Kundenanforderungen verändert und Geschäftsmodelle auf den Kopf stellt. Deswegen brauchen Diskussionen im Kontext der digitalen Transformation viel Struktur und Zeit. Denn oft fällt es schwer das Thema Digitalisierung umfassend zu (be)greifen.

Dabei ist dein Digital Transformations Workshop vor allem eine Stätte der Begegnung und des Austausches. Das heißt, ihr solltet genug Zeit einplanen, damit gute und fruchtbare Diskussionen auch Raum haben. Ich setze einen Workshop Digitalisierung mit mindestens einem halben, besser mit einem ganzen Tag an. Und ganz sicher wirst Du mehrere Durchführungen brauchen, bis Erkenntnisse gesetzt, das Vorgehen klar ist und das Wissen sich optimal verhäkelt hat.

Moderation deines Digitalisierungs Workshops

Damit sich alle Teilnehmer voll auf ihre inhaltlichen Beiträge fokussieren können, solltest Du den Workshop moderieren lassen. Dabei stellt ein Moderator sicher, dass ein offenes Klima herrscht, Teilnehmer sich einbringen können und die Gruppe über eine geeignete Auswahl von Übungen, in der dafür vorgegebenen Zeit, zu einem guten Ergebnis geführt wird.

Wenn dein Moderator noch über Digital Kenntnisse verfügt, ist das ein weiterer Vorteil. Sofern Du eine externe Moderation für deinen Workshop Digitalisierung in Erwägung ziehst, kannst Du dich natürlich gerne melden.

Materialien und Setup

Damit niemand sich hinter Tischen oder Laptops verstecken kann, bevorzuge ich persönlich eine offene Sitzanordnung / Stuhlkreis. Zudem brauchst Du ausreichend Post Its, Stifte, Moderationskarten, Flipcharts und Metaplanwände. Dabei hängt die Zahl der Flipcharts und Metaplanwände von den Teilnehmern ab. Ich würde Gruppen von max. 5 Personen zusammen arbeiten lassen. Das heißt, Du brauchst je 5 Teilnehmer einen Flipchart alternativ eine Metaplanwand.

“Lasst die Spiele beginnen” – 15 Übungen für deinen Digital Transformation Workshop

Mit den hier vorgestellten Übungen gibst Du deinem Workshop Digitalisierung einen Rahmen und eine Struktur. Dabei ist besonders wichtig, dass Du bei der Vorstellung jeder Übung erklärst, welche Ziele Du mit der jeweiligen Übung verfolgst und wofür diese Übung wichtig ist.

Übung	Zweck	Dauer
Meine Lieblingsfragen für dein digitales Zielbild	Warm Up, für zwischendurch	10 Minuten je Frage
Prä-Mortem-Analyse	Zu Beginn des Workshops, Risiken adressieren und Bedenkenträger abholen	60 Minuten
Jubiläumsfeier / -reden	Kurzfristige Ziel- und Visionsfindung	60-90 Minuten
Pressemeldung / Case Study	Kurzfristige und langfristige Zielfindung	60-90 Minuten
Weihnachtskarten / -briefe	Kurzfristige Zielfindung	60-90 Minuten
Dilts Pyramide	Veränderungsdynamik transparent und Kulturwandel begreifbar machen	240 Minuten
Jobs-to-be-done	Kundenbedürfnisse erfassen	45 Minuten
Customer Journey Mapping	Kundenbedürfnisse und Strategieentwicklung	2-3 Stunden
Value Proposition Canvas	Kundenbedürfnisse und Strategieentwicklung	60 Minuten
Business Model Canvas	Geschäftsmodelle entwickeln	2-4 Stunden
McKinsey 3 Horizon	Portfolio- und Projektorganisation	120 Minuten
Agile Project Canvas	Projektplanung	120 Minuten
Hackathons	Entwicklung innovativer Services und Produkte	3-4 Stunden
OKR -Objectives und Key Results	Zielplanung und Koordination	4 Stunden
Agile Retrospektive	Abschluss des Workshops	90 Minuten

Meine Lieblingsfragen für dein digitales Zielbild

Diese Fragen kannst Du als Warm-Up für deinen Digitalisierungs Workshop oder zwischendurch zur Auflockerung nutzen. Dabei steht im Vordergrund, dass Teilnehmer sich in Kleingruppen oder im 1:1 zu diesen Fragen austauschen. Abschließend sammelt ihr die wichtigsten Erkenntnisse auf einem Flipchart oder Moderationskarten und führt die Ergebnisse der Kleingruppen zusammen. 

Dauer: ca. 10 Minuten je Frage | Zusätzliches Material: –

Diese Fragen kannst Du jederzeit zur Auflockerung in den Workshop einbauen:

1. Auf welche Frage ist die Antwort Digitalisierung?
2. Warum beschäftigt uns das Thema Digitalisierung?
3. Was passiert wenn sich nichts verändert? 
4. Wie verändern sich Kundenanforderungen, was erwarten digitale Kunden von uns?
5. Wie verändert Technologie unser Geschäftsmodell?
6. Welche unserer Kompetenzen haben auch in digitalen Märkten noch eine hohe Relevanz?

Prä-Mortem-Analyse

Mit einer Prä-Mortem-Analyse beamst Du Dich ein paar Jahre in eine düstere Zukunft. Das heißt, Du tust einfach so, als wäre deine Digitalisierung komplett gescheitert. Dabei bekommen die Teilnehmer die Aufgabe einen Intranet- oder Zeitungsartikel über die Gründe des Scheiterns zu schreiben. Damit holst Du Bedenkenträger sehr offen ab, gibst ihrem möglicherweise berechtigten Widerstand eine Plattform und deckst versteckte Risiken auf. Schließlich stellen Studien einen 30% höheren Projekterfolg in Aussicht, wenn Du zu Beginn mit der Prä-Mortem-Analyse transparent machst, was alles passieren und schiefgehen kann.

Dauer: 60 Minuten | Zusätzliches Material:  –

1. Zuerst Vorstellung der Prä-Mortem-Analyse.
2. Im Anschluss verfasst jeder Teilnehmer im Stillen einen ersten Entwurf seiner Pressemeldung. Dazu reicht es z.B. aus, wenn sie ihre Punkte auf Post Its notieren.
3. Anschließend stellt jeder Teilnehmer seine Punkte vor und verewigt sie an der Prä-Mortem Wand. An diesem Punkt sorgst Du nur dafür, dass die aufgehängten Punkte “klar” und verständlich sind. Dabei ist nur wichtig, dass alle Meldungen erhalten bleiben, es sei denn der Verfasser selbst sieht seinen Beitrag als redundant zu einem bereits dokumentierten Eintrag.
4. Zum Abschluss diskutierst Du die Ergebnisse in der Gruppe. Du kannst eine solche Diskussion z.B. mit der Frage einleiten “Wie geht es euch damit?”. Optional kannst Du die Teilnehmer die Ergebnisse clustern und ordnen lassen. 

Die Prä-Mortem-Analyse machst Du bitte unbedingt zu Beginn deines Digitalisierungs Workshop. Schließlich möchtest Du an das Ende immer etwas Gutes stellen. Zudem darfst Du die Prä-Mortem-Analyse mit etwas Humor und als eine kleine “verrückte” Übung anmoderieren.

Jubiläumsfeiern und -reden

Jubiläumsfeiern und -reden sind das das komplette Gegenteil der Prä-Mortem Analyse. Das heißt, statt einer düsteren Zukunft tust Du einfach so als wäre es richtig, richtig gut geworden. Dabei wählst Du einen Zeitraum von mehreren Jahren, damit auch Raum für Träume und Visionen ist. Denn bei dieser Übung geht es vor allem darum, dass sich die Teilnehmer deines Digital Transformation Workshops von heutigen Restriktionen frei machen. 

Dauer: 60 – 90 Minuten | Zusätzliches Material:  –

1. Zunächst stellst Du Jubiläumsfeiern / -reden vor.
2. Im Anschluss bekommen die Teilnehmer 30 Minuten Zeit ihre Jubiläumsrede im Stillen zu schreiben. Alternativ (je nach Setting) macht jeder ein Plakat mit den wichtigsten Eckpfeilern der Jubiläumsfeier. Das heißt, Du bittest die Teilnehmer um folgende Aufgaben:
   • In jedem Fall eine Gästeliste zu schreiben “Wer kommt alles?”.
   • Zudem bittest Du sie sich vorzustellen in welcher Location / in welchem Setting die Feier stattfindet.
   • Schließlich sollen sie eine Jubiläumsrede schreiben / skizzieren und dabei erwähnen, was dein Unternehmen für wichtige digitale Milestones in den letzten Jahren erreicht hat.
3. Abschließend hängt ihr die Plakate bzw. Reden auf. Dann gibst Du den Teilnehmern Zeit, sich die anderen Plakate und Reden anzuschauen. Und wer möchte kann seine Rede vorlesen.

Schließlich noch ein Beispiel, wie Du die Jubiläumsrede anmoderieren kannst: 

Stell Dir einfach vor, unser Unternehmen / Bereich feiert sein xx jähriges Bestehen. Alles was Rang und Namen in deiner Branche und natürlich deiner Firma hat kommt zur Jubiläumsfeier. Und plötzlich steht der CEO persönlich auf und hält eine Rede. Er / sie erzählt, was dein Unternehmen / Bereich in den letzten Jahren erreicht und herausragendes im Kontext Digitalisierung geleistet hat.

Pressemeldung / Case Study

Pressemeldungen oder Case Studies sind sehr ähnlich zu Jubiläumsreden. Statt jedoch eine Rede zu formulieren, schreiben Teilnehmer eine Pressemeldung oder Case Study. Dabei kannst Du analog zur Jubiläumsrede vorgehen. Pressemeldungen werden unter anderem von amazon eingesetzt, um neue Produkte und Leistungen zu entwickeln.

Dauer: 60 – 90 Minuten | Zusätzliches Material:  –

1. Zuerst Pressemeldung anmoderieren und vorstellen. Dabei kannst Du alternativ zu einer Pressemeldung auch eine Case Study im wichtigsten Medium der Branche als Format wählen. Dann wäre die Aufgabe zum Beispiel “Case Study [dein Unternehmen]: Wie Digitalisierung in der [Branche] gelingt”.
2. Im Anschluss bekommen die Teilnehmer 30 Minuten Zeit ihre Pressemeldung  bzw. Case Study zu schreiben. Dabei absolvieren die Teilnehmer diese Übung alleine, alternativ auch in Kleingruppen.
3. Abschließend stellen die Teilnehmer ihre Pressemeldungen im Plenum vor. Währenddessen sammelt ihr an einer zentralen Wand die wichtigsten Ideen und Erkenntnisse.

Weihnachtskarten / -briefe

Diese Übung dient wie die Jubiläumsreden der Zielfindung. Jedoch gehen die Teilnehmer bei dieser Übung nicht xx Jahre in die Zukunft, sondern nur bis ans Ende des laufenden oder folgenden Jahres. Das heißt mit dieser Übung förderst Du die kurzfristige Zielfindung. Hierzu schreiben Teilnehmer sich und ihrem Team eine Weihnachtskarte, was sie im abgelaufenen Jahr herausragendes im Kontext Digitalisierung geleistet haben und wofür sie sich bedanken.

Dauer: 60 – 90 Minuten | Zusätzliches Material:  Weihnachtskarten / Briefumschläge (optional)

1. Zuerst Weihnachtskarten anmoderieren und vorstellen.
2. Im Anschluss bekommen Teams oder Teilnehmer 45 Minuten Zeit ihre Weihnachtskarten an sich / ihr Team zu schreiben. Damit es ein wenig authentischer wird, kannst Du auch echte Weihnachtskarten besorgen.
3. Abschließend lesen die Teams bzw. Teilnehmer ihre Weihnachtskarten vor.
4. Sammelt die Weihnachtskarten in einer Box ein und verteilt sie zu Weihnachten. Dabei hältst Du die wichtigsten Erkenntnisse  auf einer Moderationswand bzw. auf einem Flipchart fest.

Schließlich kannst Du Die Weihnachtskarten in einer Box einsammeln und sie zu Weihnachten an die Teams verteilen.

Dilts Pyramide 

Die Dilts Pyramide oder auch das Modell der logischen Ebenen ist ein Werkzeug, um die Dynamik von Veränderungsprozessen transparent zu machen. Dabei gehst Du über die rein operative Ebene hinaus und arbeitest mit den Teilnehmern auf einer Werte- und Kulturebene. Dazu kannst Du wie folgt vorgehen:

Dauer: 60 Minuten |Zusätzliches Material: –

1. Zuerst Vorstellung der Dilts Pyramide.
2. Im Anschluss bildet ihr Gruppen von 4-5 Personen.
3. Führe die Teilnehmer in Slots von 7-10 Minuten durch die logischen Ebenen. Dabei helfen Dir die folgenden Fragen:
   • Wie verändert Digitalisierung unsere Umwelt, was erwarten Kunden und Partner von uns?
   • Welches Verhalten dürfen wir als Team / Organisation zeigen, um dieser neuen Umwelt gerecht zu werden?
   • Basierend auf welchen neuen Fähigkeiten und Kompetenzen können wir das gewünschte Verhalten zeigen und mit den neuen Umweltbedingungen umgehen? 
   • Welche Werte und Glaubenssätze brauchen wir damit wir diese Fähigkeiten entwickeln können? Welche Werte und Glaubenssätze könnten das behindern?
   • Was für eine Identität oder für ein Selbstbild dürfen wir als Team oder Organisation entwickeln?
   • Welcher ultimative Sinn, welches Ziel und welchen Zweck erfüllt unsere neue / digitale Organisation?
4. Abschließend stellen die Gruppen ihre Ergebnisse im Plenum vor.

Dabei ist das Ziel der Dilts Pyramide, ein gemeinsames Verständnis darüber zu gewinnen, wie tiefgreifend Veränderungen im Zuge der digitalen Transformation sind. Damit sollte auch allen Beteiligten klar werden, dass eine digitale Transformation deutlich über die Digitalisierung eures heutigen Geschäftsmodells hinausgeht. Sofern Du noch mehr Zeit hast, kannst Du einleitend auch deine heutige Organisation in einer Dilts Pyramide abbilden, um im Anschluss durch die logischenen Ebenen der Digitalisierung zu gehen. Damit zeigst Du noch viel mehr auf, was sich alles ändern darf, um digital erfolgreich zu sein.

Jobs-to-be-done

Mit der Jobs-to-be-done Methode stellst Du die Frage in den Raum, welche Rolle dein Unternehmen mit seinen Leistungen im Leben und in der Wertschöpfung eines digitalen Kunden spielen soll. Dabei berücksichtigst Du funktionale, emotionale und soziale Dimensionen deiner Leistungserbringung.

Dauer: 45 Minuten | Zusätzliches Material:  –

1. Zuerst Vorstellung der Jobs-to-be-done Methode mit Beispielen.
2. Im Anschluss arbeitet ihr in Kleingruppen den Job eures Unternehmens und seiner Leistung aus. Dabei solle ;Teilnehmer funktionale, emotionale und soziale Aufgaben herausarbeiten. Je nachdem wie dein Unternehmen bisher tickt, kannst Du an dieser Stelle besonderes Augenmerk eher auf die weichen Faktoren legen. Das heißt, wenn dein Unternehmen z.b. sehr fachlich oder funktional denkt, dann richtest Du deine Fragen insbesondere auf emotionale und soziale Faktoren. 
3. Zum Abschluss stellen Teilnehmer ihre Ergebnisse im Plenum vor.

Auch bei dieser Übung kannst Du gut mit einem “Vorher-Nachher” Vergleich arbeiten. Das heißt, zuerst untersucht ihr den Status Quo, im Anschluss skizziert ihr das “Soll” und adressiert die Frage, welchen Job dein Unternehmen künftig erbringen sollte, um auch für digitale Kunden noch relevant zu sein.

Customer Journey Mapping

Das Customer Journey Mapping ist eine Übung, um die digitale Reise deiner Kunden zu skizzieren. Damit schaffst Du ein gemeinsames Verständnis für die Bedürfnisse und die Customer Experience deiner digitalen Kunden.

Dauer: 120 Minuten | Zusätzliches Material: –

1. Zuerst Vorstellung Customer Journey Mapping mit Beispielen.
2. Im Anschluss arbeiten Kleingruppen die heutige Kundenreise aus. Dabei begleitest Du die Gruppen Schritt für schritt und stellst im Anschluss die Frage, welche besonderen Erkenntnisse und “Aha” Momente” die Teams hatten.
3. Im folgenden Schritt forderst Du die Teilnehmer auf, die ideale digitale Customer Journey zu entwerfen. 
4. Je nach Anzahl und Unterschiede in den Customer Journeys kannst Du die Ergebnisse zusammenführen und eine gemeinsame Journey aus den Gruppenarbeiten machen.
5. Abschließend vereinbaren Teilnehmer nächste konkrete Schritte, um das digitale Kundenerlebnis zu verbessern. Dabei achtest Du als Moderator darauf, dass klar ist wer, was bis wann erledigt.

Value Proposition Canvas

Das Value Proposition Canvas ist ein Auszug aus dem Business Model Canvas und eine Weiterführung der Jobs-to-be-done Methode. Dabei fokussierst Du die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die Frage, welche Bedürfnisse speziell digitale Kunden haben und wie ihr ein digitales Leistungsversprechen entwickelt. Dabei ist das neue “digitale Leistungsversprechen” die Basis für die anschließende Ausarbeitung eines digitalen Geschäftsmodells.

Dauer: 45 Minuten | Zusätzliches Material: Ein Ausdruck (DIN A2 oder größer) für jede Kleingruppe

1. Zuerst Vorstellung des Value Proposition Canvas.
2. Im Anschluss besprecht ihr in Kleingruppen, was den digitalen Kunden in Zukunft auszeichnet. Das heißt, jede Kleingruppe diskutiert und skizziert die Pains, Gains und Jobs des digitalen Kunden und füllt ein Value Proposition Canvas aus.
3. Im folgenden Schritt entwickelt jede Gruppe auf Basis der Pains, Gains und der Jobs ein digitales Leistungsversprechen.
4. Zum Abschluss führt ihr die Ergebnisse zusammen und stellt die ausgearbeiteten Value Proposition Canvas vor.

Business Model Canvas

Mit dem Business Model Canvas skizziert Du den Aufbau deines künftigen digitalen Geschäftsmodells. Dabei ist vor allem die Frage spannend, basierend auf welchen heutigen Kompetenzen und Stärken ihr euer digitales Geschäftsmodell entwickeln wollt. 

Dauer: 2-4 Stunden | Zusätzliches Material: Ein Ausdruck (DIN A2 oder größer) für jede Kleingruppe

1. Zuerst Vorstellung des Business Model Canvas. 
2. Im Anschluss arbeitet ihr in in Kleingruppen, um euer heutiges Geschäftsmodell zu skizzieren. Dabei führst Du als Moderator die Gruppen Block für Block durch das Business Model Canvas.
3. Nachdem ihr das heutige Geschäftsmodell skizziert habt, identifizieren die Gruppen Stärken im heutigen Geschäftsmodell. Dazu kannst Du farbige Markierungspunkte verwenden.
4. Wenn es zeitlich passt, stellt ihr die Zwischenergebnisse der Gruppen vor. Dabei legst Du besonderem Fokus auf die heutigen Stärken und die besonderen “Aha” Momente der Teams.
5. Im Anschluss skizzieren die Teilnehmer (ihr könnt dazu auch neue Gruppen machen) ein künftiges digitales Geschäftsmodell. Dabei ist besonders wichtig, dass die Planung frei von jeglichen Restriktionen der heutigen Organisation stattfindet.
6. Im folgenden Schritt stellen die Kleingruppen ihre digitalen Geschäftsmodelle im Plenum vor.
7. Zum Abschluss führt ihr die der Ergebnisse im Plenum zusammen. Dazu schreiben Teilnehmer alle notwendigen Maßnahmen in ein neues Transformations Canvas, die ihr für eine erfolgreiche digitale Transformation in Angriff nehmen werdet.

McKinsey 3 Horizon

Das 3 Horizon Framework von McKinsey ordnet Innovations- und Digitalisierungs-Maßnahmen drei Horizonten zu. Dabei finden im ersten Horizont vor allem Maßnahmen statt, die das heutige Kerngeschäft stärken. Auf dem zweiten Horizont sind digitale Services und Geschäftsmodelle angesiedelt, die an deinem heutigen Business Model andocken. Schließlich enthält der dritte Horizont Sprunginnovationen oder disruptive Geschäftsmodelle. Die drei Horizonte sind vor allem dann eine sinnvolle Ergänzung in deinem Digitalisierungs-Workshop, wenn Du bereits viele Ideen, Initiativen und Maßnahmen auf den Weg gebracht hast.

Dauer: 120 Minuten | Zusätzliches Material:  –

1. Zuerst Vorstellung des McKinsey 3 Horizon Frameworks.
2. Im Anschluss sammelt ihr Ideen / bestehende Initiativen. Jede Initiative erhält einen eigenen Post It.
3. Bildet Kleingruppen, um die Initiativen weiter mit Leben zu füllen:
   • Zu lösendes Kundenproblem
   • Idee / Lösung
   • Erwarteter Business Value / Customer Value
   • Reife bzw. den Status deines Vorhabens (Idee, Projektiert, Implementiert)
   • Einteilung in einen Horizont H1, H2, H3  .
4. Abschließend stellt ihr die Ergebnisse im Plenum vor und führt die Ergebnisse zusammen. Damit hast Du nun dein digitales Projektportfolio erstellt.

Möglicherweise reicht die Zeit im Workshop nicht aus, um Initiativen abschließend auszuformulieren. Diese Arbeit kannst Du entweder im Vorfeld bereits anstoßen, damit Teilnehmer die Vorhaben in einem Projektsteckbrief bereits mitbringen. Alternativ verteilst Du im Anschluss an deinen ersten Workshop die Aufgabe, einen Projektsteckbrief für jedes Vorhaben auszuarbeiten.

Agile Project Canvas

Während sich das McKinsey Framework eher zur Strukturierung deines Portfolios eignet, kannst Du mit dem Agile Project Canvas konkrete Projekte planen. Hierzu kannst Du in deinem Workshop Digitalisierung wie folgt vorgehen:

Dauer: 120 Minuten | Zusätzliches Material: Ein Ausdruck (DIN A2 oder größer) für jede Projektgruppe

1. Zunächst Vorstellung des Agile Project Canvas.
2. Im Anschluss Einteilung in Projektgruppen. Das heißt, Du greifst auf existierende Projektteams zurück. Alternativ hast Du nur den Projektleiter bzw. Product Owner dabei und ihr gründet ad hoc Projektteams für die Dauer des Digitalisierungs-Workshops.
3. Als Moderator führst Du die Gruppen Block für Block durch das Canvas, je Block gibst Du den Teilnehmern 10 Minuten Zeit. 
4. Zum Abschluss stellen Projektteams ihre Digital-Initiativen vor. Die anderen Teilnehmer sind Zuschauer und können offene Frage adressieren.

Hackathons

In einem Hackathon lässt Du Kleingruppen digitale Services und Initiativen basierend auf dem Design Thinking Prozess entwickeln. Das heißt, dieses Format bereichert deinen Digitalisierungs-Workshop vor allem dann, wenn Du konkrete Maßnahmen und Initiativen auf den Weg bringen möchtest.

Dauer: 3-4 Stunden | Zusätzliches Material:  –

1. Zunächst stellt Du die Hackathon Challenge vor. Dabei machst Du deutlich wie diese Challenge mit den langfristigen Unternehmenszielen zusammenhängt.
2. Im Anschluss Aufteilung in Kleingruppen. Je nach Challenge habt ihr bereits im Vorfeld des Digitalisierungs Workshops Gruppen zusammengestellt. Achte dabei auf eine bereichsübergreifende und interdisziplinäre Besetzung der Teams.
3. Der Moderator führt die Gruppen Schritt für Schritt durch den Design Thinking Prozess.
4. Abschließend stellen die Gruppen ihre Prototypen in einem “Show and Tell” Format vor. Das heißt, Teilnehmer präsentieren ihre Lösung an einem virtuellen Messestand (einer Metaplanwand). Die Vorstellung ist mit einer Timebox versehen, optional nimmst Du die Vorführung auf Video auf.

Sofern Du mit Design Thinking arbeiten willst, findest Du in diesem Artikel eine ausführliche Anleitung, wie Du deinen Design Thinking Workshop zeitlich organisieren kannst.

OKR – Objectives und Key Results

OKR sind eine Methode zur Formulierung von unternehmensübergreifenden Zielen. Dabei sind OKR vor allem dann eine sehr sinnvolle Übung, wenn ihr bereits Zielbilder für die digitale Entwicklung deines Unternehmens formuliert dabei. Basierend auf unternehmensweiten Ziel setzt Du die OKR Methode dann ein, damit Teams im Rahmen deines Digitalisierungs Workshop konkrete Ziele ihre Verantwortungsbereiche formulieren. 

Dauer  4 Stunden | Zusätzliches Material:  –

1. Zuerst Einführung und Erläuterung der OKR Methode.
2. Anschließend stellst Du die digitale Unternehmensvision, langfristige und mittelfristige Ziele für die kommenden 12-18 Monate vor.
3. Im Anschluss Einteilung in Kleingruppen, so wie Teams auch operativ bzw. in Projekten zusammen arbeiten.
4. Im folgenden Schritt  arbeiten die Teams ihre OKR aus und stellen diese im Anschluss vor. Weiterhin erhalten Teams dann  die Möglichkeit ihre OKR aufeinander abzustimmen.
5. Abschließend  skizzierst Du mit dem OKR Prozess die nächsten darauf aufbauenden Schritte.

Während die anderen Übungen auch ohne Vorwissen mit ein wenig Einlesen gut moderiert werden können, würde ich für die Implementierung der OKR Methode in jedem Fall Unterstützung durch einen OKR Berater oder Coach in Anspruch nehmen.

Agile Retrospektive

Den Abschluss deines Digitalisierungs Workshop bildet eine agile Retrospektive. Damit schaffst Du nicht nur einen runden Abschluss, sondern stellst gleichzeitig noch eine wichtige agile Methode vor, die z.B. ein fester Bestandteil des Scrum- oder des OKR Frameworks ist. Dabei hat die Retrospektive das Ziel, dass Teammitglieder zum Ende eines Zyklus (z.B. ein Sprint) ihre Zusammenarbeit reflektieren und Vereinbarungen treffen, wie sie ihre Zusammenarbeit im kommenden Zyklus verbessern möchten. 

Dauer: 60 Minuten | Zusätzliches Material:  –

1. Zuerst Vorstellung der agilen Retrospektive (Ziele, Absichten).
2. Im Anschluss kommen Teilnehmer zu Wort, alternativ beantworten sie die Fragen auf:
   • Was war / ist schon gut?
   • Welches war die wichtigste Erkenntnis für Dich?
   • Was würdest Du beim nächsten mal anders machen?
   • Worauf wollen wir uns verständigen, damit wir die Digitalisierung weiter vorantreiben?
3. Im Folgenden Diskussion / Sammeln der Eindrücke und verewigen auf deiner Retrospektiven Wand.
4. Das Team entscheidet und committet sich für gewisse Maßnahmen / Aktivitäten als Basis für den kommenden Workshop.
5. Abschließend stellst Du die Frage “Wem möchte ich Danke sagen?“.

Die Retrospektive beschließt deinen Workshop Digitalisierung. Damit stärkst Du abschließend das Wir-Gefühl und das Team vereinbart konkrete Maßnahmen bis zur nächsten Durchführung deines Digitalisierung Workshops.

Fazit – Deine Digitalisierung braucht alle Köpfe und Herzen

Die Digitalisierung deines Unternehmens ist eine sehr umfassende und weitreichende Veränderung. Deswegen ist es wichtig, von Anfang an alle wichtigen Stakeholder in den Prozess mit einzubinden. Und ein Workshop Digitalisierung ist die ideale Plattform ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und vor allem um gemeinsame Ziele zu formulieren. 

Mit den hier vorgestellten Übungen gibst Du deinem Workshop Digitalisierung eine Struktur und schaffst einen Raum der Begegnung. Sicherlich braucht ihr auch mehrere Durchführungen, bis aus den vielen Ideen ein gemeinsames Bild wird. Und damit legst Du mit den Workshops die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung deiner digitalen Transformation.

Viel Erfolg dabei.