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Workshop Digitalisierung – Gemeinsame digitale Zukunft gestalten

11. November 2019

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Workshop Digitalisierung – Gemeinsame digitale Zukunft gestalten

11. November 2019

von

Andreas Diehl

Ein Workshop Digitalisierung ist der ideale Startpunkt, um dein Unternehmen in eine erfolgreiche digitale Zukunft zu führen. Deswegen findest Du in diesem Artikel alle wichtigen Schritte und Agendapunkte für deinen Workshop zur digitalen Transformation.

TLTR – Abkürzungen für deinen Workshop digitale Transformation

  1. In einem Workshop Digitalisierung definierst Du die digitale Strategie deines Unternehmens.
  2. Für einen produktiven Auftakt solltest Du 1-2 Tage einplanen.
  3. Einladen solltest Du Wissensträger aus allen Bereichen, Digital- und IT-Experten.
  4. Wenn dir das Lesen und Planen zu anstrengend ist, können wir deinen Workshop Digitalisierung auch gemeinsam planen. Termin einbuchen 

Digitale Bestandsaufnahme

Bevor Du in deinen Workshop digitale Transformation startest, lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme. 

  • An welchen digitalen Initiativen arbeitet ihr aktuell?
  • Woran habt ihr euch auch in der Vergangenheit vielleicht schon die Zähne ausgebissen? 
  • Mit welchen externen Dienstleistern setzt ihr Maßnahmen um? 
  • Welche Budgets allokiert ihr bereits auf digitalen Maßnahmen?

Dabei geht es nicht um eine hieb- und stichfeste Analyse, sondern darum, Transparenz über die im Umlauf befindlichen Arbeiten und Budgets zu schaffen. Ich mache das meist in Form von zwanglosen Gesprächen und führe solche Analysen immer durch, bevor ich eine Digital Beratung starte. Das Portfolio wird dir im weiteren Verlauf noch wertvolle Dienste erweisen. Dazu später mehr. 

Ziele deines Workshop Digitalisierung

Das Ziel deines Workshops Digitalisierung ist, Handlungsfelder und digitale Strategien für dein Unternehmen zu skizzieren. Je nach Größe deines Unternehmens und je nachdem welche Kreise Digitalisierung in einem Unternehmen zieht (siehe Maßnahmen aus Schritt 1) kann es durchaus sein, dass Du eine ganze Workshop Serie brauchst, um diese Ziele zu erreichen. Dabei war dein Digital Workshop erfolgreich, wenn Du klare Antworten zu folgenden kritischen Fragen hast:

  1. Welche disruptiven Szenarien sehen wir für unser Unternehmen?
  2. Welche konkreten digitalen Initiativen bringen wir auf den Weg?
  3. Wie verankern wir digitale Kompetenz in unserer Organisation bzw. wer ist im Lead die digitale Entwicklung deines Unternehmens zu orchestrieren?
  4. Was sind Vorgehensmodelle und wie gestalten wir die Projektorganisation für eine erfolgreiche Umsetzung unserer digitalen Maßnahmen?
  5. Welche Rück- und Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unsere Organisation?

Dabei geht es in einem guten Design Thinking Verständnis und den Merkmalen einer guten Strategie vor allem darum, die wirklichen Stellhebel für eine nachhaltige digitale Entwicklung zu identifizieren, statt dich in digitalem Aktionismus zu verlieren. 

Die richtigen Teilnehmer 

Digitale Strategie betrifft dein ganzes Unternehmen. Deswegen brauchst Du in einem Workshop digitale Transformation auch unbedingt Vertreter aller wichtigen Unternehmensbereiche. ALLE. Meine ideale Besetzung für Workshops zu Digitalstrategie sieht regelmäßig so aus:

  • Geschäftsführung
  • Bereichs- / Abteilungsleiter
  • Mind. 1-2 Wissensträger aus den wichtigsten Bereichen
  • HR, Personal, People & Culture
  • Vertreter der Gesellschafter 
  • Aufsichtsorgane, digitale Beiräte etc.
  • Externe Digital-Experten

Natürlich hängt die genaue Auswahl davon ab, wie dein Unternehmen aufgestellt ist. So hat ein Workshop Digitalisierung bei einem KMU mit 200 Mitarbeitern ohne interne IT eine andere Besetzung als ein Workshop Digitalisierung bei einem gehobenen Mittelständler mit 10.000 Mitarbeitern und einem sehr reifen IT-Bereich. 

Je mehr Wissensträger desto besser

Bei der Besetzung deines Workshops Digitalisierung spielen die folgenden Überlegungen eine zentrale Rolle:

  1. Breite erzeugt Wissen: Für mich sind Workshops eine Fundgrube an Wissen, deswegen vertrete ich die Haltung: Viel hilft viel.  
  1. Anschlussfähigkeit: Digitalisierung gut zu orchestrieren ist eine besondere Herausforderung. Je mehr Angriffsfläche Du in deinen Workshops Digitalisierung bietest, desto einfacher, konzentrierter und effektiver ist die Umsetzung deiner Initiativen.

Weitere Tipps zur Vorbereitung deines Workshops Digitalisierung findest Du in unserem Artikel zur Workshop-Konzeption.

Agenda und Ablauf deines Workshops Digitalisierung

Im folgenden skizziere ich dir einen prototypischen Ablauf eines Workshop Digitalisierung. 

  1. Ziele / Sinnstiftung: Du kannst gar nicht oft genug betonen, dass Digitalisierung immer eine unternehmensweite Herausforderung ist. 
  1. Umfeldanalyse: Welche technologischen Trends wirken konkret auf dein Geschäftsmodell ein, was ergeben sich daraus für Chancen und Gefahren? Auf welche Stärken und Kompetenzen könnt ihr aufbauen und was hält euch bei einer guten Entwicklung zurück? Ich finde SWOT-Analysen ziemlich trocken, deswegen arbeite ich an dieser Stelle gerne mit einer Sailboat-Analyse.
  1. Handlungsfelder: Diskussionen über Digitalisierung werden schnell sehr technisch und kleinteilig. Deswegen solltest Du für einen erfolgreichen Workshop Digitalisierung zunächst ein Ordnungsmodell etablieren, dass dir eine unternehmerische Diskussion und eine Vogelperspektive auf dein Geschäftsmodell erlaubt. Dazu kannst Du bereits etablierte Darstellungen deiner Wertschöpfung nutzen, das Business Model Canvas oder die Handlungsfelder weiter unten. 
  1. Priorisierung Handlungsfelder.  Im nächsten Schritt priorisierst Du bereits auf Ebene der Handlungsfelder. Denn bei den meisten Unternehmen verdichten sich relativ schnell AnzeichenAnzeigen, dass die Stellhebel vor allem in 1-2 Handlungsfeldern liegen. Du solltest dich darauf einigen, dass diese priorisierten Handlungsfelder mindestens 60-70% deiner Aufmerksamkeit und Ressourcen bekommen. 
Schaubild: Die vier wesentlichen Handlungsfelder jeder Digitalstrategie.
Die vier wesentlichen Handlungsfelder jeder Digitalstrategie – Quelle: Andreas Diehl
  1. Initiativen formulieren: Auf Basis der definierten Handlungsfelder formulierst Du nun konkrete Initiativen. Das kannst Du gut in Breakouts oder sogar in eigene Workshops delegieren. Natürlich fließen hier die Maßnahmen aus deiner Bestandsaufnahme mit ein. Bei der Formulierung von Initiativen ist es wichtig, eine angemessene Flughöhe zu finden. Siehe dazu auch meine Tipps zur Formulierung strategischer Initiativen
  1. Priorisierung Initiativen: Nun priorisierst Du einzelne Initiativen. Dabei sollte natürlich die Priorisierung der Handlungsfelder mit einfließen. Wenn Du also glaubst, dass im Handlungsfeld „Interne Prozesse“ der größte Hebel für deine unternehmerische Entwicklung liegt, sollte ein Großteil deiner priorisierten Initiativen auch in diesem Handlungsfeld beheimatet sein.
  1. Vorgehensmodelle: Der letzte Agendapunkt deines Workshops Digitalisierung ist nun, geeignete Vorgehensmodelle für die Steuerung deiner digitalen Initiativen zu formulieren. Im Idealfall benennst Du bereits in deinem Workshop einen Verantwortlichen. Zudem solltest Du diskutieren, wie Du dauerhaft digitale Kompetenz in deinem Unternehmen etablierst, z.B. durch den Aufbau einer Digital-Unit. Für die operative Umsetzung deiner Maßnahmen solltest Du unbedingt auf agile Methoden wie Scrum zurückgreifen, für die strategische Steuerung OKR (Objectives und Key Results) heranziehen.
  1. Impulse: Um andere Perspektiven in deinen Workshop Digitalisierung zu tragen, kannst Du auch Impulse von externen Digital-Experten einbauen. Diese können entweder vom Moderator kommen, befreundeten Dienstleistern oder Unternehmen. Diese Impulse haben vor allem das Ziel, den Blick und das Verständnis der Teilnehmer für digitale Technologien und Geschäftsmodelle zu fördern. Insgesamt würde ich diese Impulse jedoch nicht übergewichten, sondern eher als “icing on the cake” betrachten. 

Abschließende Tipps für deinen Workshop Digitalisierung

Zum Abschluss noch ein paar Tipps für einen wirklich gelungenen Workshop Digitalisierung. 

  1. Fachliche plus Digital-Expertise: Dein Workshop Digitalisierung bringt Fachexperten und Wissensträger mit IT- und Digital-Experten zusammen. Das ist die Kombination, in der gute digitale Strategien entstehen.
  1. Entscheidungsträger sind dabei. Investments und digitale Infrastruktur und den Aufbau digitaler Fähigkeiten sind für jedes Unternehmen ein Commitment. Zeitlich und finanziell. Deswegen sind Geschäftsführung und Gesellschafter unerlässlich in deinem Workshop Digitalisierung.
  1. Konkrete Maßnahmen: “KI einsetzen” oder “Mit Daten arbeiten” sind weder Strategien noch Initiativen. Genauso wenig wird “die Einführung  von MS Teams” dein Unternehmen ins 21. Jhd. katapultieren. Stattdessen solltest Du Diskussionen über konkrete Szenarien, Chancen und Gefahren, Customer- und Business-Value führen. Ziel deines Workshops Digitalisierung ist es, digitale Hebel für deine strategische Entwicklung zu identifizieren.
  1. Zeit einplanen: Für einen ersten Aufschlag solltest Du mindestens einen Tag, wenn nicht sogar zwei Tage einplanen. Bei Fragen zur Gestaltung kannst Du mich gerne kontaktieren.
  1. HR, Personal, People & Culture: Erfolgreiche digitale Transformation heißt auch neue Kompetenzen in deiner Organisation zu entwickeln. Deswegen sollten Kollegen aus dem Personalressort unbedingt in deinem Workshop digitale Transformation dabei sein.

FAQ Workshop Digitalisierung

Zum Abschluss noch Fragen und Antworten, die mich zu diesem Thema immer wieder erreichen.

Gibt es Förderungen für Digitalisierung?

Viele Bundesländer bieten Förderungen für die Digitalisierung von KMU an, diese Förderungen kannst Du für Beratung und die Durchführung von Workshops zur digitalen Transformation einsetzen.

Wie oft sollte ein Workshop Digitalisierung stattfinden?

Ich glaube fest an die Magie guter Workshops. Und da die Welt und digitale Technologien sich permanent weiterentwickeln, empfehle ich nach einem gelungenen Auftakt einmal im Jahr einen Workshop zur digitalen Transformation zu wiederholen, um die bisherige Entwicklung zu reflektieren und weitere Schritte zu planen. Wenn Du mit Vorgehensmodellen wie OKR arbeitest, dann ist eine solche Reflektion ja ohnehin Bestandteil deines agilen Prozesses.

Wer sollte den Workshop moderieren?

Am besten jemand, der Digital versteht und euer Unternehmen ein wenig kennt. Neben den üblichen Moderations-Kompetenzen ist das Wichtigste, dass euch der Moderator mit guten fachlichen Rückfragen challengt und dafür sorgt, dass ihr euch nicht zu früh in Details verliert.

Geht es auch ohne die Geschäftsführung?

Nein. Bzw. nur, wenn ein Teilnehmer des Workshops das Mandat und Budgets hat, weitgehend autonom zu handeln. Das heißt nicht, dass der Vorstand oder die Geschäftsführung dann nicht mehr mitreden dürfen. Aber zumindest darf es nicht passieren, dass die Arbeit mit einer Präsentation in der Geschäftsführung dann wieder von vorne anfängt. Wenn die Geschäftsführung inhaltlich mitreden will, dann sollte sie im Workshop Digitalisierung vertreten sein. Wenn nicht, ist das Thema vielleicht nicht wichtig genug. 

Fazit – Workshops Digitalisierung als Zünder für deinen Turbo

Die digitale Transformation deines Unternehmens ist eine sehr umfassende und weitreichende Veränderung. Nach meiner Erfahrung überwiegen bei den meisten Unternehmen und Geschäftsmodellen die Chancen und Potentiale bei weitem disruptive Gefahren und Szenarien. Um von dieser Aussicht zu profitieren, braucht es einen gemeinsamen Blick für das “big picture” und Mut, diese Chancen zu ergreifen. Ein Workshop Digitalisierung ist der ideale Zünder, um diese Veränderung auf den Weg zu bringen. 

Viel Erfolg dabei.

Signatur des Blog Autors Andreas Diehl.

Über den Autor

Andreas Diehl

Mein Name ist Andreas Diehl. Ich blogge und berate zu digitaler Transformation und agiler Organisationsentwicklung. Futter für meine Beiträge sind 23 Jahre Digital Business und Erfahrungen aus über 12 Jahren Beratung.

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