ChatGPT im Unternehmen einsetzen

Bevor wir uns den Anwendungsmöglichkeiten widmen, ist es wichtig zu verstehen, wie ChatGPT arbeitet. Dabei gibt es vier wesentliche Konzepte, die für den Einsatz von ChatGPT im Unternehmen relevant sind:

1. Generative KI: ChatGPT ist eine generative KI, d.h. ChatGPT erzeugt neue Inhalte, basierend auf den hinterlegten Daten.

2. Trainingsdaten: Trainingsdaten: ChatGPT wurde mit Milliarden von Wörtern und Textpassagen aus einer Vielzahl von Quellen trainiert. Seit dem Update im September 2023 ist Chat GPT auch nicht länger auf Daten bis einschließlich 2021 limitiert.

3. Eigene Daten: Du kannst ChatGPT über eine einfache Eingabe, Plugins oder eine API auch mit eigenen Daten füttern, um die generative KI damit arbeiten zu lassen.

4. Prompts: Die Anweisungen oder Fragen, die du an ChatGPT richtest, heißen Prompts. Prompts sind notwendig, um bestimmte Informationen oder Antworten von ChatGPT zu erhalten. 

Die große Stärke von ChatGPT ist, Sprache und Kontext zu verstehen, um darauf basierend passende Antworten zu generieren. Dabei passt sich ChatGPT ganz auf deinem Wissensstand an, kann dir Dinge erklären, als wärst Du ein Fünfjähriger oder ein direkter Nachkomme von Einstein. So fühlt sich das Arbeiten mit ChatGPT an wie ein Dialog auf Augenhöhe mit einem sehr aufmerksamen Assistenten. Eine Einschränkung ist sicherlich, dass das Wissen von ChatGPT durch die zur Verfügung stehenden Daten eingeschränkt ist. Denn ChatGPT verfügt nicht über eigenständiges, allgemeines Denken oder die Fähigkeit. Sondern ChatGPT arbeitet ausschließlich in dem durch die bereitgestellten Daten definierten Kontext.

Der Einsatz von ChatGPT im Unternehmen ist umstritten. Für einen Einsatz von Chat GPT sprechen eine Vielzahl von Argumenten. 

1. ✅ Zeitersparnis: ChatGPT ist sehr gut darin, einfache Recherche- und Fleißaufgaben zu erledigen, die dich sonst viel Zeit kosten würden.
2. ✅ Qualität: Durch eine intensive Interaktion mit ChatGPT kannst Du die formale und inhaltliche Qualität deiner eigenen Arbeit steigern.
3. ✅ Kreativität: Mit den richtigen Fragen und Prompts kannst Du gemeinsam mit ChatGPT gut brainstormen, kommst auf neue Ideen und Kreationen.
4. ✅ Einfachheit: ChatGPT ist sehr einfach in seiner Handhabung und hat eine steile Lernkurve durch ein einfaches Chat-Interface.
5. ✅ Digitale Kompetenz: Je früher Mitarbeiter lernen, mit KI-basierten Systemen zu arbeiten und richtig umzugehen, desto besser.
6. ✅ Innovation: Die Nutzung von ChatGPT fördert ein allgemeines Verständnis für KI-Systeme, was eine wichtige Voraussetzung für neue Produkte, Prozesse oder sogar Geschäftsmodelle sein kann.

In unseren Anwendungsszenarien haben wir auch einige Beispiele, die für den Einsatz von ChatGPT im Unternehmen sprechen. Gegen den Einsatz von ChatGPT im Unternehmen sprechen folgende Punkte: 

1. 🚫 Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes (z.B. DSGVO) 
2. 🚫 Ungeklärte Urheber-Fragen. 

Zu weiteren Risiken über den Einsatz von Chat GPT im Unternehmen siehe auch den Artikel des Handelsblatts. Außerdem findest Du einen ausführlichen Leitfaden zu rechtlichen Fragen beim Bitkom.

Zuerst skizziere ich ein paar “out of the box” Anwendungsszenarien. Das heißt, einfache Anwendungsfälle, die Du mit einer Registrierung bei ChatGPT erledigen kannst. Im Anschluss findest Du auch weiterführende Anwendungsfälle für ChatGPT im Unternehmen, die jedoch eine technische Integration erfordern. 

ChatGPT ist eine riesige Frage-Antwort-Maschine. So kannst Du ChatGPT im Unternehmen nutzen, um allgemeines Wissen oder branchenrelevante Informationen zu recherchieren. Dazu nutzen Mitarbeiter ChatGPT wie Google, mit dem großen Vorteil eines interaktiven Chat Interfaces. D.h. statt sich durch Suchergebnisse zu klicken, liefert ChaptGPT bereits fertige Antworten und konkretisiert diese auf Basis deiner Rückfragen. 

Du kannst ChatGPT im Unternehmen nutzen, um verfügbare Daten und Informationen zu analysieren und zusammenzufassen. Dazu forderst Du ChatGPT einfach auf, dir eine Zusammenfassung zu einem bestimmten Thema zu geben oder eine Quelle auf konkrete Fragen hin zu untersuchen. Du musst also nicht einen 30-seitigen Report selber lesen, um deine Fragen zu beantworten, das macht ChatGPT für dich und liefert dir Antworten passgenau auf deine Fragen. Dabei bringst Du eigene Inhalte durch eine einfache Texteingabe ein oder durch die Verwendung von Premium Erweiterungen.

Du kannst ChatGPT im Unternehmen einsetzen, um neue Inhalte zu einem gewissen Thema zu erstellen. Bitte ChatGPT einfach einen Text zu einem Thema und in einer gewissen Länge zu erstellen. Dazu fütterst Du ChatGPT mit deinen eigenen Inhalten, Strukturen und Beispielen, damit ChatGPT Inhalte nach dem gleichen Prinzip verfassen kann. Bei der Erstellung neuer Inhalte solltest Du nur nicht wesentliche Prinzipien für die Arbeit mit ChatGPT aus den Augen verlieren. So kannst Du ChatGPT auch einsetzen, um dein Content- und Inbound Marketing zu flankieren. 

Wenn Du mehrere Tabellen und Listen hast, kannst Du ChatGPT im Unternehmen ebenfalls sinnvoll einsetzen. Lass ChatGPT z.B. deine Listen bereinigen oder Duplikate entfernen. Mit der Premium Erweiterung “Advanced Data Analysis” erstellt ChatGPT auch Tabellen für dich, kreiert Charts und liefert dir zum Zahlenwerk noch Beschreibungen und einleitenden Erklärungen. In diesem LinkedIn Post berichtet jemand von seinen Erfahrungen, wie mit Chat GPT den Aufwand in der Arbeit mit Daten um 99% reduzierte.

Es ist verlockend, ChatGPT im Unternehmen zu nutzen, um die eigene E-Mail-Flut in den Griff zu kriegen. Besonders bei langen Mailverläufen, die vielleicht auch gar nicht in deiner Muttersprache sind. So kannst Du ChatGPT bitten eine Zusammenfassung und Antwortvorschlag zu erstellen. Dabei solltest Du jedoch unbedingt gute Prinzipien für den Umgang mit ChatGPT im Auge behalten und natürlich vorher auch datenschutzrelevante Fragen geklärt haben. 

Keine Ahnung wie viele Augen ChatGPT hat, aber definitive mehr als 4. So kannst Du ChatGPT im Unternehmen gut dafür nutzen, deinen eigenen kreativen Erguss zu überprüfen, um formale Fehler in Bezug auf Grammatik oder Rechtschreibung zu korrigieren. Zudem kannst Du ChatGPT immer auch um eine Einschätzung zur inhaltlicher Richtigkeit bitten. 

Bei kreativen Blockaden kann ChatGPT zur Ideenfindung beitragen, indem die KI Vorschläge oder Denkanstöße zu einem bestimmten Projekt oder Thema liefert. Frage ChatGPT einfach nach einem Thema und bitte es Vorschläge zu liefern. Die Interaktion mit ChatGPT und die kreativen Vorschläge, die ChatGPT liefert, lösen den ein oder anderen Knoten und bereichern die Ideenfindung. 

Du kannst ChatGPT im Unternehmen auch zur Aus- und Weiterbildung deiner Mitarbeiter nutzen. Statt einem teuren und zeitlich gebundenen vor Ort Training, finden Mitarbeiter in ChatGPT ihren digitalen Lehrer und können sich so schnell in spezifische Themen einarbeiten oder ihre Kenntnisse vertiefen. Damit nicht jeder Mitarbeiter alleine lernt, kannst Du Lerngruppen gründen, die von Mentoren und erfahrenen Kollegen begleitet werden. Diese Form des eigenständigen Lernens verträgt sich prima mit neuen Lernmethoden wie eduScrum.

Du kannst ChatGPT im Unternehmen nutzen, um Protokolle zu erstellen oder sogar automatisierte Zusammenfassungen von Diskussionen zu generieren. Dazu brauchst Du einfach eine Audio-Aufnahme, lässt sie transkribieren und von ChatGPT zusammenfassen. Auch für diesen Anwendungsfall solltest Du kritisch und sensibel mit den bei ChatGPT hinterlegten Daten sein.

Bei der Arbeit mit ChatGPT im Unternehmen und allen bis hierhin vorgestellten Anwendungsfällen, kannst Du mit ChatGPT jederzeit zwischen Sprachen wechseln und Texte direkt übersetzen lassen. 

Entwickler und Designer können ChatGPT verwenden, um schnelle Prototypen von Webseiten, mobilen Apps und anderen digitalen Diensten zu erstellen. Du beschreibst ein Element oder den gewünschten Prototypen, ChatGPT erstellt und liefert dir die benötigten Programmcodes. So kannst Du als Laie, Designer oder Entwickler auf Basis einer natürlichen Sprachbeschreibung Code- oder Design-Elemente generieren.

Die nun folgenden Anwendungsszenarien erfordern eine fortschrittlichere Integration von ChatGPT in die IT-Infrastruktur deines Unternehmens. Das heißt, diese Szenarien erfordern Beratung, konzeptionelle und technische Arbeit. Eine wichtige Voraussetzung für diese Anwendungsfälle ist außerdem, dass Du ChatGPT oder dein eigenes KI Modell mit deinen relevanten Information gefüttert und trainierst hast. Weiter unten erklären wir dir wie Du bei der Entwicklung eigener ChatGPT Anwendungen vorgehst.

Falls Du auf der Suche nach Beispielen zum Einsatz von ChatGPT in der Wirtschaft bist, findest Du hier einige Unternehmen, die erfolgreich eine firmeneigene Version von ChatGPT entwickelt haben und einsetzen, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen:

Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank ist sicher einer der stärksten Anwendungsfälle für den Einsatz von ChatGPT im Unternehmen. Schließlich kannst Du damit Wissen unstrukturiert ablegen und durch ein einfaches Interface zugänglich machen. Dadurch senkst Du Suchkosten einzelner Mitarbeiter und verbreitest Wissen in deiner Organisation. Und ganz nebenbei entfallen noch Versuche, Prozesse und Ordnerstrukturen zu definieren, an die sich dann ohnehin niemand hält.

Eine unmittelbare Folge eines KI-basierten Wissensmanagement ist, dass Du neuen Mitarbeitern eine Einführung in Richtlinien, Abläufe und andere relevante Informationen bietest und damit das Onboarding erleichterst. Das heißt, ChatGPT steht neuen Mitarbeitern als dauerhafter digitaler Onboarding Assistent zur Verfügung. Das ist vor allem dann relevant, wenn Du in Branchen arbeitest, die unter einer hohen Mitarbeiterfluktuation leiden.

Ein weiterer fortgeschrittener Anwendungsfall ist, dass Du deinen IT-Helpdesk über ChatGPT betreibst. Das ist vor allem dann charmant, wenn Du ChatGPT nicht direkt auf deine Kunden loslassen möchtest. Damit kannst Du z.B. häufig gestellte Benutzeranfragen automatisch beantworten und den internen IT-Support entlasten. Das ist ein prima Anwendungsfall für ChatGPT im Unternehmen, der eine flache Lernkurve verspricht.

Wenn Du mutig genug bist und bereits erste Erfahrung im Umgang hast, dann kannst Du eine firmeneigene ChatGPT Anwendung auch als ersten Kontaktpunkt für Kundenanfragen einsetzen. Damit kann ChatGPT häufig gestellte Fragen beantworten und Kunden durch Prozesse führen. Basierend auf den Eingaben der Nutzer kannst Du kontinuierlich ein FAQ-System aktualisieren, um immer relevanter für die Eingaben des Nutzers zu werden. So entlastet Du deine Hotline und deinen Support. Durch die Auswertung der Logs lernst Du außerdem eine Menge über die Besucher und Kunden.

Um mit ChatGPT im Unternehmen zu arbeiten, stehen dir die folgenden Modelle zur Verfügung:

• Free: Als freier Benutzer arbeitest Du mit der älteren Version ChatGPT 3.5.
• Premium: Als Premium Nutzer (20 Euro / Monat) arbeitest Du mit der neuesten Version von ChatGPT, kannst Premium Erweiterungen wie Plugins und “Advanced Data Analytics” nutzen . 
• Enterprise: Unternehmensspezifischer Zugang mit erweiterten Features in Bezug auf das Teilen von Wissen, Administration, Datenschutz und Sicherheit. 

Folgende Maßnahmen können helfen, den Umgang mit ChatGPT im Unternehmen zu verankern:

1. Playbook, mit Do’s and Don'ts in der Arbeit mit ChatGPT im Unternehmen. In einem solchen Guide sollte auch die Frage beantwortet sein, wie transparent dein Unternehmen in der Arbeit mit ChatGPT sein möchte, z.B. über den Einsatz im Kundensupport.

2. Communities: Das können zwanglose Treffen sein und durch die Einrichtung eines Channels in MS Teams, Slack, Workplace etc. flankiert werden, um Erfahrungen auszutauschen.

3. Enabling Team: Wenn Du den Einsatz von ChatGPT skalieren willst, kannst Du auch ein vorübergehendes Enabling Team gründen, das andere Teams bei der Einführung und Etablierung von ChatGPT begleitet.

Sofern Du ChatGPT im Unternehmen mit eigenen Anwendungen planst, durchläufst Du folgende Schritte:

1. Strategie: Überlege, was Du mit ChatGPT im Unternehmen erreichen möchtest und definiere klare Anwendungsfälle als Ergänzung zu deiner Digitalstrategie. Priorisiere die Anwendungsfälle, bei denen Du schnelle Aussicht auf Realisierung hast.
2. Konzeption: Erstelle ein fachliches Grobkonzept, das vor allem darauf eingeht, woher Daten kommen, mit denen ChatGPT arbeiten soll, was die Ziele und Erfolgsgrößen der Anwendung sind. 
3. Prototyping: Erstelle einen einfachen Prototyp und teste dein Konzept auf technische Machbarkeit. Damit sammelst Du wichtige Erfahrungen für die Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit deines Vorhabens. Um technisch auf ChatGPT zuzugreifen, brauchst Du einen API-Schlüssel, den Du mit einer Registrierung bei ChatGPT erhältst. 
4. Testing: Bau dein eigenes User-Interface, z.B. eine Webseite oder App und gib einer begrenzten Anzahl Usern einen Zugang. Sammle Feedback und baue deinen Prototypen weiter aus. 
5. Live gehen und skalieren: Schließlich stellst Du deine Anwendung live, überwachst ihre Leistung und machst regelmäßige Updates basierend auf dem Feedback deiner Kunden und Anwender. 

ChatGPT ist eine künstliche Intelligenz. Das heißt, bei allen Erleichterungen, die ChatGPT im Unternehmen mitbringt, solltest Du auf ein paar gute, grundlegende (menschliche) Eigenschaften nicht verzichten.

1. Konkrete Prompts: Du musst wissen, was Du willst, gute Fragen haben oder konkrete Anweisungen geben. Je besser deine Prompts, desto effektiver wird der Einsatz von ChatGPT im Unternehmen. Denn mit konkreten Anweisungen reduziert Du auch die Wartezeit.

2. Sensibel sein: Natürlich solltest Du sensibel und achtsam sein, welche Informationen und Daten Du bei ChatGPT eingibst und ggf. auch hinterlässt. Nach eigenen Angaben speichert ChatGPT deine Daten nicht, sondern nutzt deine Eingaben höchstens für das Training der KI. In deinen Einstellungen bei ChatGPT kannst Du auch deine Historie deaktivieren.

3. Kritisch nachfragen: ChatGPT ist eine KI, deren Kontext durch die Trainingsdaten oder deine Eingaben definiert ist. Blick also immer über den Tellerrand und stelle kritische Rückfragen. Zumal auch ChatGPT mit Sprache hantiert und die ist eben immer mehrdeutig. Fordere ChatGPT also gerne mal heraus und glaube nicht alles, was ChatGPT dir erzählt.

4. Selber denken: Als Anwender solltest Du dein Urteilsvermögen nicht beim Login in ChatGPT abgeben. Lies die Antworten von ChatGPT, versuche die Antworten von ChatGPT nachzuvollziehen und ziehe deine eigenen Rückschlüsse. 

5. Kreativ sein: Brücken schlagen und Verbindungen ziehen ist eine Fähigkeit, die dir ChatGPT nicht abnimmt. Sei also selbst kreativ, gebe ruhig einmal verrückte Prompts ein und führe ChatGPT so zu noch besseren Ergebnissen.

6. Loben und Danken: Ja, Du musst nicht bei jedem Prompt Bitte oder Danke sagen. Und trotzdem zwischendurch mal sagen “gut gemacht” oder sich auch von ChatGPT Komplimente machen lassen. Das kostet nix und macht das Arbeitsleben leichter.

Sagt ChatGPT immer die Wahrheit?

Nein. Du solltest alle Antworten immer kritisch prüfen.

Gibt es Templates für sinnvolle Prompts?

Ja, zum Beispiel bei Promptbase. Ansonsten gilt: Einfach ausprobieren. So kommst Du im iterativen Prozess zu deinem Ergebnis.

Was ist der Unterschied zwischen den Versionen 3.5 und 4.0?

Wie sieht es mit dem Urheberrecht bei mit DALL-E erstellten Bildern aus?

Zum Thema Urheberrecht sind noch nicht alle Fragen abschließend geklärt. Zur Zeit sieht es jedoch so aus, dass KI-generierte Bilder nicht dem Urheberrecht unterliegen. D.h. weder Du noch die KI besitzen Urheberrechte.

Wie steht es um den Datenschutz bei ChatGPT?

Laut OpenAI werden keine persönlichen Daten gespeichert, jedoch handelt es sich um eine offene Cloud-basierte Umgebung. Daher solltest Du keine sensiblen oder personenbezogene Daten teilen. In den Einstellungen kannst Du der Nutzung deiner Daten zur Verbesserung des Sprachmodells widersprechen. Außerdem hast Du in der Business Version mehr Kontrolle über deine Daten.

Prompts besser auf deutsch oder auf englisch?

Da das Sprachmodell hauptsächlich auf englischsprachigen Daten trainiert wurde, hast Du unter Umständen mit englischen Prompts mehr Erfolg bzw. erhältst genauere Ergebnisse. In den meisten Anwendungsfällen sollte es allerdings kaum einen Unterschied machen.

Wenn ich eine Premium Lizenz habe, können mehrere Nutzer davon profitieren?

Ja, Du kannst deine Lizenz mit deinen Kollegen, Freunden etc. teilen und sogar gleichzeitig nutzen. Beachte jedoch, dass jeder, mit dem Du deinen Account teilst, Zugang zu deinen Chats hat.

Kann eine KI / ChatGPT Quellen nachweisen?

Die Antwort variiert je nach KI. ChatGPT kann dir keine genauen Quellen nennen, auf Basis derer eine Antwort generiert wurde. Die KI Suchmaschine You.com dagegen zeigt dir Quellen zu ihrer Antwort an.

An den richtigen Stellen und mit Bedacht eingesetzt, kann ChatGPT im Unternehmen Prozesse entlasten und Kreativpotential freisetzen. Dabei ist der große Vorteil, dass Du eine sehr leistungsfähige KI mit einer einfachen Registrierung für 20 Euro im Monat nutzen kannst. Dabei gilt es für den Einsatz von ChatGPT im Unternehmen, eine gesunde Mischung zu finden zwischen einer kompletten Verweigerungshaltung oder Überregulierung und dem “Wilden Westen”, in dem jeder ein wenig macht was und wie er will. ChatGPT im Unternehmen braucht Führung, Guidance und die Befähigung von Mitarbeitern, verantwortungsvoll mit ChatGPT zu arbeiten. Dann kann dein Unternehmen viel Freude an der Arbeit mit ChatGPT haben.

Viel Erfolg dabei.