Lean Coffee – Ein strukturiertes unstrukturiertes Meeting

Der erste Lean Coffee wurde 2009 von den agilen Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Bensen einberufen. Ziel der ersten Zusammenkünfte war es, die Prinzipien des Lean Thinking auf moderne Wissensarbeit zu übertragen. Heute finden zahlreiche offene Lean Coffees auf der ganzen Welt statt.

Die Lean Coffee Methode kombiniert Prinzipien des Lean Thinking mit der formlosen Atmosphäre eines Kaffee-Plauschs. Dabei steht Lean für die Vermeidung von Verschwendung und den Wunsch, zur Lernleistung jedes Einzelnen beizutragen. Gleichzeitig wird in formloser Kaffeehaus-Atmosphäre lebhaft diskutiert, ohne sich an eine formale, festgelegte Agenda zu halten. Stattdessen folgt der Gesprächsverlauf den Interessen der Teilnehmer. So schafft der Lean Coffee eine offene Meetingkultur, die jedem Teilnehmenden einen echten Mehrwert liefert. Dabei geht es ganz im Lean Verständnis darum, mehr Substanz zu erreichen, Wert zu generieren und das Meeting als eine Gelegenheit zu begreifen, um von den vielfältigen Erfahrungen anderer Teilnehmenden zu profitieren.

Meetings sind sagenhaft: Jeder sagt was, keiner haftet.

Klaus Klages

Meetings sind mitunter zeitaufwendig und sehr unproduktiv. Im schlimmsten Fall sind sie nicht vorbereitet, es mangelt an einer konkreten Zielsetzung und die Teilnehmer verfolgen unterschiedliche Interessen. Die Lean Coffee Methode löst diese Probleme, indem die Verantwortung für den erfolgreichen Verlauf des Arbeitstreffens komplett in die Hände der Teilnehmer gelegt wird und mit einer engen Timebox gearbeitet wird. Damit wird die Bürde der Vorbereitung von dem armen Teufel genommen, der zum Meeting einlädt. Gleichzeitig werden die Teilnehmer in Verantwortung gebracht, weil es an ihnen liegt, welche Punkte mit welcher Intensität besprochen werden. 

Du kannst die Lean Coffee Methode nutzen, um Retrospektiven durchzuführen, den Erfahrungsaustausch im Team oder den Wissenstransfer innerhalb einer Gruppe zu einem bestimmten Thema zu fördern. Insgesamt eignet sich der Lean Coffee für alle Arbeitstreffen, bei denen der Austausch und die gegenseitige Synchronisation der Teilnehmer im Vordergrund steht. Wenn Du z.B. ein Arbeitstreffen einberufst, um eine Entscheidung zu treffen, eignen sich andere Formate wie z.B. der Konsent besser. 

Die Lean Coffee Methode eignet sich hervorragend, um Besprechungen zu organisieren, bei denen der Austausch und Wissenstransfer im Vordergrund steht. Die folgenden Schritte helfen Dir deinen eigenen Lean Coffee zu veranstalten. 

In der Einladung legst Du neben Ort, Zeitpunkt und Dauer auch einen thematischen Schwerpunkt für deinen Lean Coffee fest. Damit definierst Du den Kontext für euren Lean Coffee und gibst potentiellen Teilnehmern die Chance, für sich zu beurteilen, ob sie an einem Austausch interessiert sind oder nicht. 

Für die Lean Coffee Methode ist eine Teilnehmerzahl von drei bis höchstens 20 Personen ideal bei einer Dauer von ein bis drei Stunden. Je mehr Menschen zusammenkommen, desto schwieriger wird die Durchführung des Formats. Der Grund: Je mehr Personen teilnehmen, desto mehr Themen gibt es, die besprochen werden wollen. Außerdem besteht in einer sehr großen Runde die Gefahr, dass nicht alle gleichermaßen zu Wort kommen.

Die Durchführung eines Lean Coffee setzt voraus, dass Teilnehmende ein grundlegendes Verständnis für die Lean Coffee Methode mitbringen. Vor allem sollten sie verstanden haben, dass ihre Teilnahme freiwillig ist, die Agenda sich nach ihren Interessen richtet und dass sie selbst dafür verantwortlich sind, dass das Meeting für sie gut genutzte Zeit war. Schick den Teilnehmern im Rahmen deiner Einladung also eine kurze Erklärung zum Lean Coffee mit oder füge einfach den Link zu diesem Blog bei. 

Zu Beginn des Lean Coffee sammelst Du Themen und den Gesprächsbedarf ein. Dazu notieren alle Teilnehmer ihre Fragen und Gesprächswünsche auf Moderationskarten beziehungsweise Post-its. Zur Visualisierung kannst Du ein für alle sichtbares minimales Kanban Board nutzen, das Du in die Arbeitsschritte “offen”, “in Diskussion” und “erledigt” einteilst. Nachdem jeder seine Gesprächswünsche notiert hat, stellt er sie im Anschluss den anderen Teilnehmern vor. So hat jeder Themensteller Gelegenheit, seine Beweggründe zu erläutern und etwas “Werbung” für seinen Gesprächsbedarf zu machen. 

Nach dieser kurzen Vorstellung werden die Punkte durch alle Teilnehmer priorisiert. Dazu erhält jeder eine festgelegte Anzahl von Punkten, die er auf die vorgestellten Themen der Teilnehmer verteilen kann. Das Thema mit den meisten Punkten wird als erstes diskutiert. Mit der Priorisierung steht nun die Agenda für deinen Lean Coffee. Wenn Du den Eindruck hast, dass die Gesprächs- und Themenwünsche in sehr unterschiedliche Richtungen gehen, dann kannst Du die Gruppe auch in Breakouts schicken. Aber auch diese Entscheidung würde ich ganz in die Hände der Mitglieder legen.

Bevor die Diskussion startet, definiert die Gruppe eine Timebox bzw. zeitliche Dauer, die einem einzelnen Agenda-Punkt gewidmet werden soll. Dazu vereinbart man oftmals kurze Zeitfenster von 10-15 Minuten. Mit dem Verschieben des jeweiligen Post-its in die “In Diskussion”-Spalte beginnt die Diskussion zum ersten Agendapunkt. Der Themensteller skizziert noch einmal kurz den Hintergrund seines Themas und gegebenenfalls das gewünschte Ergebnis. 

Während der Diskussion achtet der Moderator auf das Einhalten der Timebox. Nach Ablauf der vereinbarten Zeit wird per Handzeichen abgestimmt, ob das Thema weiter diskutiert werden soll. In der Regel reicht die einfache Mehrheit, um die Diskussion zu stoppen oder weiterlaufen zu lassen. Besteht die Mehrheit auf eine Verlängerung, wird ein neues Zeitfenster vereinbart. Dieses kann entweder der Länge der ursprünglichen Timebox entsprechen oder aber kürzer ausfallen.Alternativ kann die Gruppe entscheiden, den Gesprächspunkt in ein separates Meeting zu verlagern.

Sofern die Gruppe sich gegen die Weiterführung des Themas entscheidet, wandert die Moderationskarte in die “Diskutiert”-Spalte oder alternativ in eine neue Spalte “Separates Meeting”. Nach diesem Vorgehen wird nun die durch die Teilnehmer priorisierte Agenda “abdiskutiert”. Wenn die angesetzte Zeit rum ist, endet dein Lean Coffee. 

Die letzten Minuten des Meetings nutzt Du als Moderator, um ein wenig Feedback zur künftigen Organisation von Lean Coffees einzuholen. Um herauszufinden, wie die Teilnehmenden die investierte Zeit im Verhältnis zum Nutzen des Meetings bewerten, bietet sich die “Fist of Five”-Methode an. Während die ersten drei Handzeichen (Faust, 1 Finger, 2 Finger) dafür stehen, dass zu wenig Nutzen aus der investierten Zeit gezogen wurde, zeigen die letzten drei Handzeichen (3 Finger, 4 Finger, 5 Finger) an, dass der Nutzen die investierte Zeit überwiegt. Sollte das Feedback negativ ausfallen, lohnt es sich, die Teilnehmenden zu fragen, was das Treffen wertvoller gemacht hätte.

Wahrscheinlich konnten im Rahmen der angesetzten Zeit nicht alle Themen besprochen werden. Auch diese “Unvollkommenheit” ist Teil der Lean Coffee Methode und eine wichtige Botschaft an seine Teilnehmer. Denn wie im agilen Arbeiten üblich, geht es nicht darum, alles zu erledigen. Sondern darum, in einem definierten Zeitintervall die Punkte zu erledigen, die den höchsten Wert versprechen. Und diese haben die Teilnehmer durch ihre eingebrachten Themen und die Priorisierung selbst definiert. Von daher stellt sich für deinen nächsten Lean Coffee maximal die Frage, welchen Themenschwerpunkt Du setzen möchtest, ob die insgesamt angesetzte Zeit ausreichend war und wie viele Leute Du maximal dabei haben möchtest. 

Gerade in Zeiten von Online-Meetings und Videokonferenzen wird die Übertragbarkeit agiler Formate in den virtuellen Raum immer wichtiger. Lean Coffee lässt sich glücklicherweise auch problemlos online durchführen. Wichtig für das Gelingen des Online Meetings ist lediglich, dass der Moderator zu Beginn einige Regeln bekannt macht. Dazu gehört vor allem, dass alle Teilnehmenden ihre Webcam einschalten und man ein Zeichen festlegt, damit nicht wild durcheinander gesprochen wird. Zum Beispiel kann man ein Handzeichen vereinbaren, das anzeigt, wenn jemand sprechen will.

Der Moderator des Lean Coffee sollte außerdem genau wissen, welche Werkzeuge er während des Meetings braucht und wie diese zu benutzen sind. Zum Beispiel sollte das aktuell diskutierte Thema während der Diskussion stets für alle sichtbar sein. Hilfreich ist zum Beispiel auch, dauerhaft einen Timer einzublenden, der den Teilnehmenden zur zeitlichen Orientierung dient.

Lean Coffee ist ein ideales und sehr einfaches Werkzeug für alle Arbeitstreffen, bei denen Austausch und Wissenstransfer im Vordergrund stehen. Eine spannende Beobachtung dabei ist, wie die Teilnehmer mit der neu gewonnen Verantwortung umgehen. Denn schließlich liegt es an Ihnen, ob sie kommen, was sie einbringen und ob der Lean Coffee für sie ein wertvolles Invest war. Diese Bereitschaft, für das eigene Handeln Verantwortung zu übernehmen, ist ein zentraler Eckpfeiler für erfolgreiche Selbstorganisation. Und in vielen Organisationen die erste Hürde auf dem Weg in und durch die agile Transformation. Da ist ein Lean Coffee doch ein einfacher und sehr willkommener Testballon, um ein Gefühl dafür zu gewinnen, wo dein Team oder deine Organisation aktuell in Bezug auf ihre agile Reife steht. 

Viel Erfolg dabei.