Sieben Maßnahmen für eine effiziente und agile Meetingkultur

Sieben Maßnahmen für eine effiziente und agile Meetingkultur 1024 533 Andreas Diehl

Agiles Arbeiten ist in aller Munde. Für viele Unternehmen ist jedoch der Schritt von ihrer aktuellen Organisation zu einer agilen Kultur zu groß und ohne ein organisatorisches Re-Design kaum zu erreichen. Allerdings bietet die Meetingkultur eine sehr praktikable Gelegenheit die Prinzipien agilen Arbeitens auszutesten und anzuwenden.

In unserem Beitrag erfährst Du, wie Du als Führungskraft Meetings effizienter gestalten kannst. Mit agilen Werten gelingt es Dir, eine positive Meetingkultur zu etablieren, an der alle Beteiligten Freude haben. Damit werden Meetings zu einem Ort von Kreativität, Kommunikation und Produktivität.

Keine Zeit? Wir schicken Dir den Artikel als PDF

1. Timebox – Meetings starten und enden pünktlich

Agile Methoden wie Scrum haben eine sehr strenge Timebox. Das heißt, Meetings haben einen klar kommunizierten zeitlichen Rahmen, starten und enden pünktlich. Wenn es mehr zu besprechen gibt und ihr Gefahr lauft, die Timebox zu sprengen, dann setzt ein neues Meeting an oder verlegt den weiteren Austausch auf persönliche Gespräche.

Wenn ihr in euren Meetings “mit Blick auf die Uhr” bisher eher undiszipliniert agiert, dann ernennt einen Inhaber der Timebox. Der Uhrmeister hat die Zeit stets im Blick und weist das Team an, zügig auf das Ende hin zu steuern. Dazu reicht es, mit Deut auf die Uhr einfach “Timebox” zu sagen.

Wenn ihr Meetings in einer genau definierten Timebox abhaltet, zeigt ihr damit auch, dass ihr respektvoll mit der Zeit der anderen umgeht. Die wächst ja bekanntlich nicht auf Bäumen.

2. Zweck eines Meetings – Retrospektiven, Strategie und operative Meetings

Viele Meetings laufen oft aus dem Ruder, weil operative Herausforderungen, grundsätzliche Fragen (Strategie, Steuerung) oder auch persönliche Befindlichkeiten (Rollen) in einem Meeting miteinander vermischt werden. Die Grenzen sind nicht klar, Teilnehmer kommen vom Hölzchen aufs Stöckchen und alle sind danach extrem geschlaucht.

Um das zu vermeiden, sollte jedes Meeting einen klar definierten und auch kommunizierten Zweck haben. Damit meinen wir nicht das Ziel des Meetings, sondern den Grund, warum das Meeting überhaupt stattfindet. Die Holakratie zum Beispiel unterscheidet drei grundlegende Meetingarten:

  1. Operative Meetings: Was machen wir, woran arbeiten wir?
  2. Steuerungs-/ Strategiemeetings: In welche Richtung laufen wir und warum?
  3. Retrospektiven, Rollen bezogene Meetings: Wie arbeiten wir zusammen?

Operative Meetings

Operative Meetings haben einen Bezug zum laufenden Geschäft und konzentrieren sich auf das WAS. Typische Beispiele für operative Meetings sind Projektmeetings. Für Scrum Teams ist das “Daily” ein typisches operatives Meeting. Operative Meetings finden nach Bedarf statt.

Steuerungs- und Strategiemeetings

Dagegen finden Steuerungs- und Strategiemeetings weniger regelmäßig statt. Zumindest dann, wenn eure Strategie durchdacht genug ist, dass ein Zusammenkommen/ Reflexion einmal im Quartal ausreicht. In einem solchen Steuerungsmeeting wird die Frage reflektiert, ob ihr noch auf Kurs seid oder eine Korrektur in der Strategie vornehmen müsst.

Retrospektiven

Schließlich werden in Retrospektiven die Art der Zusammenarbeit und die verschiedenen Rollen der Teammitglieder betrachtet. Scrum zum Beispiel sieht am Ende jedes Sprints eine Retrospektive vor, die die Qualität der Arbeit und den Prozess verbessern soll. Der Scrum Master hilft dem Team auch schon während des Sprints, die Werte und Prinzipien von Scrum umzusetzen.

In jedem Fall sollten Retrospektiven regelmäßig stattfinden, damit es ausreichend Raum gibt, Frust, persönliche und systemische Störungen aufzulösen. Auch für Retrospektiven sollte es einen festen Meetingplan geben.

3. Verantwortung übernehmen – Nicht “Wir”, sondern “Ich” und “Du”

Ein zentraler Wert agiler Arbeit ist Verantwortung. Wenn ihr über gemeinsame Erfolge sprecht, ist “wir” völlig angebracht, wenn es hingegen um Meinungen oder konkrete Maßnahmen geht, sollte das “wir” durch ein “Ich” oder “Du” ersetzt werden.

Diese Maßnahme ist deutlich mehr als ein sprachlicher “Hack”. Es geht darum, dass jeder im Team Verantwortung für seine Rolle übernimmt und sich nicht hinter dem “Wir” versteckt. Ein “Wir” schafft vordergründig eine Kuschel-Atmosphäre, ebnet aber schleichend den Weg für fehlende Verantwortung.

Damit die übernommene Verantwortung konkret wird, empfehlen wir, Reviews in jedes operative oder Strategie-Meeting einzubauen. Jeder gibt ein Update, was seit dem letzten Meeting passiert ist, wie gut er/sie mit seinen Punkten voran gekommen ist und an welchen Punkten er/sie gegebenenfalls Unterstützung braucht. Eine Review zu Beginn des Meetings ist ein guter Einstieg und bringt alle Teammitglieder auf einen einheitlichen Stand. Damit Reviews effizient sind, hilft es, wenn Meetings protokolliert werden.

4. Meetings organisieren und führen

Für eine gute Meetingkultur braucht jedes Meeting einen Owner, der zu dem Meeting eingeladen hat und der das Meeting auch führt. Sollte der Owner verhindert sein, ernennt er einen Stellvertreter oder das Team organisiert sich selbst.

Zum Meeting einladen: Der Owner hat sichergestellt, dass der Zweck des Meetings klar ist (Operativ, Strategie, Retrospektive), Zeit und Ort bekannt sind, das Ziel des Meetings klar ist und die richtigen Leute eingeladen sind, um dieses Ziel auch zu erreichen.

Ein Meeting führen: Wenn das Meeting startet, sollte der Owner einen kurzen Überblick darüber geben, warum das Meeting stattfindet, was die Ziele sind und wer alles dabei ist. Sofern sich die Teilnehmer nicht schon alle kennen, sollte er jedem kurz die Gelegenheit geben, sich vorzustellen, mit dem Hinweis in welcher Rolle und Funktion er/sie bei dem Meeting dabei ist. Jedes Meeting endet mit einer klaren Agenda, wer bis wann an was arbeitet.

Ein typischer Ablauf für ein Meeting wäre:

  1. Begrüßung
    • Warum sind wir heute hier?
    • Wer ist alles dabei?
    • Wie viel Zeit haben wir?
    • Was haben wir auf der Tagesordnung?
    • Was wollen wir erreichen?
  2. Review
    • Anknüpfend zum letzten Meeting gibt jeder Teilnehmer einen kurzen Überblick: an was habe ich gearbeitet, was habe ich erreicht und wo brauche ich Unterstützung. Dazu hilft es, wenn die Meeting Minutes bzw. das Meeting Protokoll für alle gut sichtbar ist.
    • Die Review ist eine Art “Synchronisation”, soll nur ein kurzer und prägnanter Status-Update sein.
  3. Durcharbeiten der Agenda
  4. Wrap up
    • Zusammenfassung der Call to actions und next steps
  5. Versand des Meeting Protokolls

5. Meeting Protokoll erstellen – Meeting Minutes schaffen Transparenz

Meetings sollten unbedingt dokumentiert werden. Die Dokumentation dient als Katalysator, das Besprochene zu verschriftlichen, letzte Unklarheiten zu beseitigen und Missverständnissen vorzubeugen. Die Protokolle erleichtern auch die Review des letzten Meetings. Die Pflicht, ein Meeting zu dokumentieren, liegt zunächst beim Owner des Meetings, kann aber auch im Team abwechselnd verteilt werden.

In ein gutes Meeting Protokoll gehören folgende Punkte:

  • Zweck des Meetings
  • Ort, Dauer, Anwesende
  • Agenda – was wollen / haben wir besprochen
  • Actions, next steps – wer ist für was verantwortlich

Allerdings dürfen Protokolle nicht als “Versicherung” verstanden oder schlimmer noch als verstecktes Zuteilen von Verantwortungen missbraucht werden. Das wäre ein grundlegender Verstoß gegen die Prinzipien von agilem Arbeiten.

6. Agile Werte in Meetings (vor)leben

Agile Prinzipien basieren auf Kommunikation, Transparenz, gegenseitigem Respekt und dem Vertrauen, dass jeder in seiner Rolle sein Bestes für den Teamerfolg gibt. Schließlich vertrauen agile Teams darauf, dass sie durch ständiges Beobachten und Kontrolle ihres Vorgehens lernen und damit ihre Qualität steigern.

Das heißt, in agil arbeitenden Teams sind Fehler Teil dieses Prozesses. Das Lernen aus diesen Fehlern und die Ursachenforschung dienen nicht dazu, einzelne Teammitglieder bloßzustellen. Wenn Mitglieder ihrer Rolle nicht gerecht werden, dann ist die Person möglicherweise ungeeignet für diese Rolle. Dann muss die Rolle überdacht werden oder die Person das Team verlassen. Das sind jedoch typischerweise Inhalte für eine Retrospektive oder in letzter Konsequenz auch ein Gespräch mit einem direkten Vorgesetzten.

Agile Werte zu verinnerlichen und vorzuleben ist sicherlich die wirkungsvollste Maßnahme, um Meetings erfolgreicher im Sinne des agilen Arbeitens zu verbessern.

7. Empowerment der Teilnehmer – Warum ist meine Teilnahme sinnvoll?

Auf den Führungskräfte-Tagungen dieser Welt sprechen wir viel über Selbstorganisation, Eigenverantwortung und das “Empowerment” von Mitarbeitern. Meetings sind ein idealer Startpunkt diesem Wunsch auch Taten folgen zu lassen. Jeder eingeladene Teilnehmer muss das Recht, aber auch die Aufgabe haben, seine Teilnahme in einem Meeting zu hinterfragen. “Warum macht meine Teilnahme Sinn?”.

Wenn Du als Teilnehmer keine überzeugende Antwort findest, dann schuldet dir der Organisator eine Antwort. Als Organisator eines Meetings respektierst Du die Zeit deiner Kollegen und kannst in Bezug auf jeden Teilnehmer die folgenden Fragen beantworten:

  • Warum ist mir die Teilnahme von xy wichtig?
  • Welchen Beitrag erwarte ich von xy?
  • Gibt es Fragen, die wir ohne xy nicht beantworten können?
  • Gibt es Entscheidungen, die wir ohne xy nicht treffen können?
  • Wie stellen wir sicher, dass die Zeit von xy in dem Meeting optimal genutzt wird?

Es sollte zu einer gesunden Meetingkultur gehören, dass Teilnehmer und Organisator sich respektvoll, offen und vertrauensvoll über diese Fragen austauschen. Vielleicht braucht der Organisator auch deine Hilfe, diese Fragen in Bezug auf deine Person, zu beantworten.

Betrachtet diese Fragen also einfach als einen gemeinsamen Startpunkt für ein offenes Gespräch statt einer “Waffe” um den Organisator auszustechen. Verständigt euch aber in jedem Fall auf gemeinsame Spielregeln, wie ihr die Teilnahme an einem Meeting sinnvoll für alle Beteiligten gestaltet. Schließlich ist die Vermeidung von Verschwendung einer der grundlegenden agilen Werte. Und deine und die Zeit deiner Kollegen ist ein sehr kostbares Gut.

Fazit – Agile Prinzipien verbessern die Meetingkultur

In einem Meeting zeigt sich das wahre Gesicht eines Teams. Bunte Sitzsäcke, T-Shirts, bedruckte Kaffeebecher und Kicker im Aufenthaltsraum verpuffen, wenn Teams und Unternehmen nicht auch an einer agilen Meetingkultur arbeiten. Gegenseitiger Respekt, Vertrauen und eine gute Kommunikation sind Voraussetzung für erfolgreiche Teams.

Und agile Werte machen jedes Meeting zu einem besseren Ort für alle Beteiligten.

Wir benachrichtigen Dich gerne bei neuen Beiträgen in unserem Blog.
    #DNO abonnieren
    Digital und agil wachsen
    * Du kannst dein Abonnement jederzeit beenden
    close-link

    Keine Zeit?

    Artikel als PDF runterladen
    PDF anfordern
    close-link
    >> PDF Download
    %d Bloggern gefällt das: