Die 5-Why Methode (5w oder 5w Methode) ist ein einfaches Verfahren für eine Fehler-Ursachenanalyse (Root-Cause-Analysis). Dabei untersuchst Du einen beliebigen Sachverhalt durch ein fünfmaliges Nach- und Hinterfragen “Warum ist das so?”. Diese fünf Warum Fragen führen Dich zur eigentlichen Ursache.
In diesem Beitrag stelle ich Dir die 5-why Methode vor und wie Du damit arbeitest. Dabei zeige ich Dir Beispiele für die Anwendung der 5w und gehe auch auf Grenzen der 5-Why Methode ein.
Woher kommt die 5-Why Methode?
Die 5w Methode hat seinen Ursprung in der Produktionssteuerung und ist ein Instrument aus der Qualitätssicherung. Sobald Defekte in der Produktion auftreten, identifizierst Du die Ursache durch fünf Warum Fragen.
Als Begründer der 5w gilt der Erfinder Toyoda Sakichi, der Vater des späteren Toyota Gründers und geistige Vater der industriellen Revolution in Japan. Ob sich Toyoda Sakichi nur von seinen aufgeweckten Kindern hat inspirieren lassen und deren “Warum” Fragen zur Methode gemacht hat, ist nicht überliefert. In jedem Fall ist die 5w Methode aus der japanischen Lean Philosophie nicht wegzudenken.
Mit der 5-why Methode arbeiten
Mit den 5w zu arbeiten ist eigentlich relativ einfach. Du startest mit einer getroffenen Beobachtung und beschreibst den Sachverhalt. Im Anschluss gehst Du mit der betreffenden Person oder mit Dir selbst in einen (inneren) Dialog und fragst nach dem “Warum”. Diese Prozedur wiederholst Du in Summe fünf mal.
5-why Beispiele
Das folgende 5-why Beispiel demonstriert die 5-why Methode und die Arbeit damit:
| Beobachtung / Problem | Ich kann nichts ausdrucken |
|---|---|
| 1-Warum (kannst Du nicht drucken)? | Weil die Druckerpatronen leer sind. |
| 2-Warum (sind die leeren noch nicht ersetzt)? | Weil keine vollen Patronen da sind. |
| 3-Warum (sind keine neuen Patronen da)? | Weil keiner welche bestellt hat. |
| 4-Warum (sind noch keine bestellt)? | Weil unklar ist wer / wie bestellen darf. |
| 5-Warum (ist das noch unklar)? | Well der Einkaufsprozess zentralisiert und noch nicht abschließend kommuniziert ist. |
| Mögliche Lösung | Den Einkaufsprozess erklären bzw. um Klarstellung bitten. |
Wie Du siehst, können die Warum Fragen sowohl positiv als auch negativ formuliert sein. Das heißt, Du kannst sowohl fragen “Warum ist das so?”, als auch “Warum ist nicht das Gegenteil der Fall”. Statt also immer nur dem “Warum ist das so” Pfad zu folgen, kannst Du wie im Beispiel oben einen offensichtlichen Lösungspfad vorweg nehmen und hinterfragen, warum das nicht passiert ist (Frage 2). Mit ein wenig Übung findest Du schnell heraus, wie Du einen konkreten Anwendungsfall mit der 5w Methode sinnvoll analysieren kannst.
Gleiches Beispiel anderer Verlauf
Natürlich kann der Verlauf auch eine ganz andere Richtung nehmen. Das heißt, je nach Formulierung deiner Fragen in diesem 5-why Beispiel kommst Du bei gleicher Ausgangssituation zu ganz anderen Erkenntnissen. Möglicherweise landest Du in einer Sackgasse mit der Erkenntnis, dass dein Drucker kaputt ist oder dass Du besser die XXL Patronen bestellst.
| Beobachtung / Problem | Ich kann nichts ausdrucken |
|---|---|
| 1-Warum (kannst Du nicht drucken)? | Weil die Druckerpatronen leer sind. |
| 2-Warum (sind sie schon wieder leer)? | Weil wir nur die XS Version haben. |
| 3-Warum (bestellen wir nicht XXL Patronen)? | Weil unser Lieferant nur die XS Patronen hat. |
| 4-Warum (bestellen wir nicht bei einem anderen Lieferanten? | Weil das unser preferred supplier ist und wir keine anderen Partner gelistet haben. |
| 5-Warum (haben wir noch keine anderen Partner gelistet)? | Well bisher keiner einen Bedarf beim Einkauf angemeldet hat. |
| Mögliche Lösung | Den Einkauf bitten Lieferanten für XXL Patronen zu finden. |
Und wieso fünf Warum Fragen?
Natürlich ist die Anzahl der Warum Fragen nicht in Stein gemeißelt. Es mag Sachverhalte geben, da bist Du nach 2-3 Warum Fragen bereits bei der Ursache. In anderen Situationen können auch mehr Warum Fragen erforderlich sein, um die Ursache zu finden.
Das heißt, Du kannst die Zahl fünf als Erinnerung und Ermutigung betrachten, Dich nicht zu schnell mit einer möglichen Erklärung zufrieden zu stellen, sondern immer weiter zu bohren. Und wenn Du merkst, dass Du in einer Sackgasse gelandet bist, dann geh einfach wieder 1-2 Schritte zurück und formuliere deine Warum Fragen neu. Mit der 5-why Methode zu arbeiten ist kein Hexenwerk, gute Warum Fragen zu formulieren erfordert dann nur ein wenig Übung.
Anwendungsgebiete und Grenzen der 5w Methode
Die 5-why Methode hat ihren Ursprung in der technischen Produktion. Deswegen sind die 5 Warum Fragen zuallererst einmal ein Werkzeug für die Ursachenanalyse von Prozessen und technischen Systemen. Also für alle Systeme, die linear, kausal und ggf. kompliziert sind. In diesen Umgebungen ist die 5w Methode ein sehr wirksames und wertvolles Werkzeug zur Analyse von Problemen, Defekten und deren Ursachen.
5-Why in komplexen Umgebungen
In komplexen Umgebungen sind Ursache und Wirkung nicht mehr eindeutig oder stehen sogar in einer Wechselwirkung. Dann kann es passieren, dass die 5w Methode dich im Kreis führt oder Du Sachverhalte zu stark vereinfachst. Wie Einstein schon sagte “Everything should be made as simple as possible. But not simpler.” Zum Beispiel sind alle Team- Veränderungsdynamiken, jede Form der sozialen Interaktion, menschliches Verhalten nicht mehr eindeutig und nur mit 5 Warum Fragen abschließend zu beantworten.
Das heißt nicht, dass Du die 5-why Methode in komplexen Umgebungen gar nicht mehr anwenden kannst. Sondern es bedeutet, dass Du unter diesen Voraussetzungen keine zu vorschnellen Rückschlüsse ziehst oder dem Trugschluss unterliegst es gäbe eine eindeutige Ursache. Um Wechselwirkung in komplexen Systemen zu verstehen helfen dir vernetztes Denken und damit verbundene Visualisierungstechniken. Oder auch einfach ein gesundes Maß an Beidhändigkeit bzw. Ambidextrie.
Das “Warum” mit “Wofür” ersetzen
Schließlich gibt es noch einen kleinen dafür aber sehr wirkungsvollen Twist der 5-W Methode. Ersetze dazu das “Warum” einfach mit einem “Wofür”. Statt einer Ursachenanalyse, kommst Du dann dem gewünschten Outcome auf die Spur. Denn während “Warum” immer einen Vergangenheitsbezug hat und sozusagen der Blick in den Rückspiegel ist, bietet das “Wofür” den Blick nach vorne durch die Windschutzscheibe. Das fünfmalige Wofür Fragen ist vor allem in der Zielentwicklung und z.B. in der Arbeit mit OKR eine sehr wertvolle Technik.
Fazit – Wer nicht “Warum” oder “Wofür” fragt bleibt dumm
Die 5-why Methode bietet eine einfache und sehr wirksame Ursachenanalyse für geregelte Prozesse und technische Systeme. Also alle Abläufe, die sich durch einen linear-kausalen Ursache-Wirkungs-Mechanismus auszeichnen. Dabei ermutigt dich die 5-why Methode ähnlich wie Design Thinking genauer und konkreter bei der Ursachenanalyse zu sein und ein Problem wirklich zu durchdringen, statt dich vorschnell mit Lösungen und zu einfachen Erklärungen zufrieden zu geben. Und solange Du nicht versuchst menschliche Interaktionen, komplexe Systeme, Team- und Organisationsdynamiken mit der 5-why Methode zu erklären, werden dir die 5 Warum Fragen gute Dienste erweisen. Wenn Du schließlich das “Warum” mit einem “Wofür” ersetzt, kannst Du Teams sehr wirkungsvoll bei der Entwicklung von Zielen unterstützen.
Viel Erfolg dabei.
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