Objectives and Key Results (OKR) – Einführung in die OKR Methode

Objectives and Key Results (OKR) – Einführung in die OKR Methode 600 315 Andreas Diehl (#DNO)

OKR (Objectives and Key Results ) ist ein flexibles Rahmenwerk für Teams und Organisationen, um gemeinsam an der Umsetzung von Zielen zu arbeiten. Mit dem OKR Modell gelingt es Dir dein Unternehmen strategisch zu entwickeln, die Brücke zwischen langfristigen Zielen und dem operativen Doing zu schlagen und beteiligte Mitarbeiter selbstverpflichtend einzubinden.

In diesem Artikel stelle ich Dir das OKR Framework vor und zeige Dir, wie Du damit die digitale Transformation deines Unternehmens gestaltest. 

OKR Definition – Was sind OKR?

OKRs (Objectives and Key Results) are a simple goal setting system.
John Doerr

OKR ist ein englisches Akronym, das für Objectives und Key Results steht. Im heutigen Verständnis kannst Du die Frage “Was sind OKR?” wie folgt beantworten:

  1. OKR ist ein Format, um Ziele zu formulieren und zu kommunizieren (Objectives and Key Results).
  2. OKR ist ein Zielsystem, das lang- und kurzfristige Ziele sowie Zielsetzungen unterschiedlicher Teams synchronisiert.
  3. OKR ist ein agiler Prozess geprägt von Kontinuität und einer hohen Einbindung der Mitarbeiter.

Das  Zusammenspiel dieser drei zentralen Aspekte macht die OKR Methode zu einem wirkungsvollen Führungswerkzeug und Organisationsmodell, das auch unabhängig von bestehenden Strukturen funktioniert.

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Auszug aus der Aufzeichnung des #DNO Lunch & Learn „OKR“ – In der #DNO Akademie gibt es die eine kostenfreie Einführung in die OKR Methode.

OKR Historie

Ihren Ursprung haben OKR bei Intel in den 1970er Jahren. Mit der OKR Methode führte Andy Grove den strauchelnden Chiphersteller zurück auf die Erfolgsspur. Bei der Entwicklung der OKR hat sich Andy Grove von Peter Drucker’s “Management by Objectives” inspirieren lassen.

Historische Entwicklung der OKR Methode
Der Historie von OKR – © Andreas Diehl

OKR bei Google

Über John Doerr, einen ehemaligen Intel Mitarbeiter und Ziehvater der OKR Methode, fand die OKR Methode ihren Weg zum Venture Capitalist Kleiner Perkins. Durch deren Beteiligung an Google war die Brücke zum heutigen OKR Vorzeigeunternehmen geschlagen. In 2013 präsentierte Google “How Google sets goals: OKR”. Seitdem erfreut sich das OKR Modell bei Startups, Konzernen und Unternehmen unterschiedlicher Größe großer Beliebtheit. 

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Die Präsentation, die OKR ins Rampenlicht hob „How Google sets goals: OKRs“

Wofür OKR – Do’s und Don’ts

Wie bei jedem Werkzeug kommt es auch bei der OKR Methode auf den richtigen Kontext an. Die folgende Gegenüberstellung soll Dir helfen zu beurteilen, ob der Einsatz von OKR für dein Unternehmen sinnvoll ist. Denn die Antwort auf die Frage, wofür genau Du OKR einsetzen willst, hat Einfluss auf die genaue Ausgestaltung des OKR Frameworks in deinem Unternehmen. Schließlich ist OKR kein starrer Prozess, sondern ein flexibles Rahmenwerk, das Du je nach Zielsetzung auf die Bedürfnisse deines Unternehmen anpasst.

Gute Gründe für OKR  ✅OKR sind ungeeignet  ❌
Unternehmen auf große / bedeutsame Ziele ausrichten.Ein Instrument zur (persönlichen) Leistungsbeurteilung.
Einbindung und Verantwortung der Mitarbeiter stärken.Ersatz für MBO oder individuelle Zielvereinbarungen, an deren Erreichung Vergütungen und Bonussysteme hängen.
Fokussierung: Ausrichtung auf wenige wichtige Ziele statt alles ein bisschen machen.Ein Werkzeug zum operativen Task- und Projektmanagement bzw. ein Mikromanagement.
Synchronisation: Zusammenarbeit fördern, Bereichsgrenzen und Silodenken überwinden, Zielkonflikte vermeiden.Steuerungsinstrument für das tägliche Business bzw. “Business as usual” Aktivitäten.
Komplexität managen: Wechselwirkungen und Abhängigkeiten transparent machen und aus dem Weg räumen.Medizin für schlechte Führungskultur, Abwälzen von Führungsverantwortung.

Teil 1: OKR als Format um Ziele zu formulieren

Starten wir mit dem offensichtlichsten Aspekt der OKR Methode, nämlich OKR als Format um Ziele zu formulieren. Das Spannende daran ist, dass Du alleine durch die Art, wie Du über Ziele mit OKR sprichst, eine höhere Qualität und Klarheit in der Zielformulierung erreichst.

Objectives + Key Results

Dazu setzt die OKR Methode auf eine sehr einfache Syntax. Du formulierst ein qualitatives Ziel (Objective), das für sich selbst steht und zur Handlung auffordert. Ein Objective ist ein richtungsweisendes Ziel mit einer emotionalen und motivierenden Funktion für Teams und Mitarbeiter. An dieses Objective knüpfst Du zwei bis fünf quantitative Metriken (Key Results), die eine eindeutige und unmissverständliche Bewertung zulassen. Dabei sind die Key Results die Erfolgstreiber des Objectives. Das heißt, erreichst Du die Key Results ist auch das Objective erreicht. Gleichzeitig hast Du mit den Key Results einen Bewertungsmaßstab wie nahe Du dem Ziel bereits gekommen bist. Das heißt, die Key Results sind eine Messlatte, über die Du und dein Team für deine Zielerreichung springen musst. 

Objective (Ziel) ❤️Key Results (Metriken) 📈
qualitativquantitativ
WAS?WIE?
Ein Objective ist ein richtungsweisendes Ziel mit einer emotionalen und motivierenden Funktion für Teams und Mitarbeiter.Key Results sind beeinflussbare Erfolgstreiber des Objectives. Sie sind die Messlatte, um das Ziel zu erreichen.
✓ Einfach und verständlich
✓ Geben eine Richtung vor
✓ Sind inspirierend, motivierend und fordern zur Handlung auf
✓ Positiv formuliert (“Hin zu”)
✓ Selbsterklärend
✓ “No number, no key results”
✓ 2-5 KR pro Objective
✓ Zeitlich gebunden
✓ Eindeutig messbar 
✓ Abschließend bewertbar
(“ja” oder “nein”)

OKR Formel

Ein erster sehr einfacher Stresstest, ob Du gute und klare OKR formuliert hast, ist die OKR Formel von John Doerr:

We will [Objective] as measured by [set of Key Results].

Mit der Ausformulierung in einem Satz hast Du eine erste einfache Überprüfung, wie stimmig die Formulierung deiner OKR ist. Du wirst beim Schreiben oder spätestens beim Vorlesen merken, wenn z.B. das Objective zu unspezifisch ist oder die Key Results nicht geeignet sind, um die Erreichung des Objectives zu bewerten. 

OKR erfordert Denken in Outcomes statt Aktivitäten

Eine erste Hürde auf dem Weg gute OKR zu formulieren, ist das Denken in Aktivitäten statt in Outcomes. Denn viele Unternehmenskulturen, Ziel- und Leistungssysteme sind darauf ausgelegt, Aktivitäten zu honorieren. Das heißt Mitarbeiter werden für die Erledigung vieler Aufgaben incentiviert. 

OKR stellen jedoch die Wirkung bzw. das Outcome in den Vordergrund. Dabei knüpft das Outcome im Idealfall immer am Kunden bzw. Empfänger deiner Leistung an. Schließlich soll auf dieser Ebene die Wirkung erzielt werden. Wenn Du dieser Logik folgst, dann ist das Objective ein Outcome, die Key Results messbare Outputs. Dagegen sind Aktivitäten nur das operative Doing, um die OKR zu erreichen. 

Wenn Du die ersten OKR formulierst, dann wirst Du möglicherweise merken, dass Mitarbeiter und Teams vor allem Aktivitäten in den Vordergrund stellen. Hier geht es immer wieder darum zu hinterfragen, was das damit verbundene Outcome ist (Objective) und was die geeigneten Key Results. Lass an dieser Stelle nicht locker, denn das ständige Er- und Hinterfragen ist der Schlüssel für gute OKR. Auch wenn es sich zwischendurch anfühlt wie einen ausgelutschten Kaugummi zu kauen.

OKR Beispiele

Als Google in 2008 seinen Chrome Browser launchte, war der Internet Explorer mit einem Marktanteil von fast 70% der Platzhirsch. Der damalige Chrome-Manager und heutige Google CEO Sundar Pichai setzte von Beginn an auf die Anwendung der OKR Methode.

ObjectiveBuild the best web browser in the world.➔ Richtungsweisend
➔ Selbsterklärend
➔ Inspirierend / Aktivierend
Key Result20 million users by the end of 2008.➔ Eindeutig messbar
➔ Zeitlich gebunden
➔ Erreicht ja / nein

Übertragen in die ORK Formel von John Doerr:

We will build the best browser as measured by 20 m users by the end of 2008.

Das Ziel “aus dem Nichts” den weltbesten Webbrowser zu entwickeln, war in 2008 sehr ambitioniert. Schließlich war der Internet Explorer mit einem Marktanteil von über 60% der eindeutige Platzhirsch. Die Entwicklung der Key Results zeigt auch, wie ambitioniert das Vorhaben war.

Auszug aus “Why the secret to success is setting the right goals” - John Doerr | Ted2018
700Auszug aus “Why the secret to success is setting the right goals” – John Doerr | Ted2018

Heute ist Chrome auf 2/3 aller Geräte zuhause und der Internet Explorer in der Bedeutungslosigkeit verschwunden. Die konsequente Anwendung der OKR Methode hat diese Entwicklung ermöglicht und damit einen nicht unerheblichen Anteil am steilen Aufstieg von Chrome und der Beförderung von Sundar Pichai zum Google CEO.

Weitere OKR Beispiele

ObjectiveAs measured by … (KR)
Build the best web browser…20 mio. active user by the end of 2008. 
OKR sind in unserem Unternehmen eingeführt…. Ein fester OKR Coach, der mind. 50% seiner Zeit mit OKR Teams arbeiten darf.
Eine Zielstruktur (Unternehmensvision und mittelfristiges Unternehmensziel), die von  allen Mitgliedern der Unternehmensleitung getragen wird.
Die Zielstruktur ist mit 50 Mitarbeitern getestet und wir haben eine 90% Akzeptanzrate in Bezug auf Verständlichkeit und Sinnhaftigkeit erhalten.
Wir haben drei Initiativen und Teams identifiziert, die im kommenden Zyklus in den operativen OKR Prozess einsteigen.
Mehr hochwertige Leads aus unseren Online Marketing Aktivitäten… Conversion auf unserer Webseite beträgt 0,8% (7 Tage Durchschnitt), d.h. 8 von 100 Besuchern hat uns eine Anfrage zu einer angebotenen Leistung geschickt.
Adwords: Click Through Rate auf generischen
Suchbegriffen beträgt 1% (7 Tage Durchschnitt).
80% der Leads werden mit der Qualität “hoch” durch den Vertrieb bewertet.
Online ist der bevorzugte Support-Channel für unseren Kunden… 80% der Kundenanfragen erreichen uns über
uns Online Ticket System.
1.000 aktive Nutzer unserer mobilen Support App.
90% aller Online Tickets werden in 72 Stunden
gelöst.
90% Kundenzufriedenheit auf Basis der automatisch versendeten Umfrage im Anschluss an das Lösen des Tickets.
Launch des neuen Services / Produktes xy…50 Kunden haben das Produkt getestet und unsere Umfrage beantwortet
Umsatz in der Region DACH stärken… Drei unterschriebene Verträge mit einem Umsatzpotenzial von jeweils 250k Euro p.a.
50 offene Leads
5 Mio. Euro Sales Pipeline

Gute OKR zu formulieren braucht Zeit und Übung. Vor allem brauchen Mitarbeiter aber eine Orientierung, welche Ziele für die Organisation von Bedeutung sind. Deswegen braucht dein Unternehmen ein funktionierendes Zielsystem, in das die OKR sich einfügen. 

Teil 2: OKR als Zielsystem

OKR  helfen Dir mehr Klarheit und Stabilität in das Zielsystem deines Unternehmens zu bekommen. Dabei ist ein Zielsystem das Gefüge und kollektive Zusammenspiel von unterschiedlichen Zielen in deinem Unternehmen. Die Komplexität des Zielsystems ist vor allem von der Größe deines Unternehmens und der Anzahl der Geschäftsfelder abhängig. In einem Startup das ein Produkt entwickelt und 10 Mitarbeiter beschäftigt, benötigst Du eine andere OKR Architektur als in einem Unternehmen mit mehreren Geschäftsfeldern und einer Matrix Organisation von 3.000 Mitarbeitern. Deswegen gibt es auch nicht “die eine richtige” OKR Architektur. 

Das aktuelle Zielsystem deines Unternehmen zu verstehen und eine OKR Architektur zu entwickeln, die zu den OKR Ambitionen deines Unternehmens passt, ist eine der größten Herausforderungen im Zuge der OKR Einführung. 

Zielhierarchie im Unternehmen

Unabhängig von der Größe einer Organisation gibt es Ziele mit einer unterschiedlicher zeitlichen Perspektive, die für die Arbeit mit OKR von zentraler Bedeutung sind. 

Langfristige Ziele  (> 5 Jahre)

Ziele mit einer zeitlichen Perspektive von mehreren Jahren geben eine langfristige Orientierung vor. Dabei greifen Unternehmen jeweils auf unterschiedliche Konstrukte zurück und sprechen von Strategien, Purpose oder Visionen. Für die OKR Methode ist an dieser Stelle erstmal nur entscheidend, dass es eine Aussage darüber gibt, wohin sich das Unternehmen langfristig entwickeln möchte. Je stärker und klarer diese Aussage ist, desto stabiler das Zielsystem und desto wirksamer die Arbeit mit OKR. Für die Formulierung langfristiger Ziele sind Eigentümer und die Unternehmensleitung verantwortlich, an der Zielerreichung arbeitet dann (hoffentlich) die gesamte Organisation. 

Mittelfristige Ziele (12-18 Monate)

Mittelfristige Ziele und Strategien stecken den inhaltlichen Rahmen für die nächsten 12-18 Monate ab. Für die Arbeit mit der OKR Methode dienen mittelfristige Ziele dazu die langfristige Perspektive weiter zu schärfen und die Brücke zu kurzfristigen Zielen und der Formulierung von OKR zu schlagen. Prinzipiell ist die Ausarbeitung mittelfristiger strategischer Ziele Aufgabe des Managements. An der Zielerreichung arbeiten dann je nach Struktur die gesamte Organisation oder unterschiedliche Unternehmensbereiche.

Kurzfristige Ziele (3-4 Monate) 

Kurzfristige Ziele sind die eigentliche Arbeitsebene im Rahmen des OKR Prozesses. Hier geht es darum Ziele bzw. OKR zu formulieren, die dann wiederum auf die mittel- und langfristigen Ziele des Unternehmens einzahlen. Im Rahmen des OKR Prozesses sind die Teams gefordert eine Antwort auf die Frage zu finden, woran das Team arbeiten kann, damit die lang- und kurzfristigen Ziele des Unternehmens möglichst erreicht werden. Die Formulierung kurzfristiger Ziele erfolgt selbstverpflichtend durch die Teams, die auch an der Umsetzung arbeiten.

Wie OKR dein Zielsystem besser macht

OKR spielen im Rahmen der Zielpyramide in mehrfacher Hinsicht eine wichtige Rolle. Zunächst einmal schaffst Du mit Einführung der OKR Methode eine verbindliche Struktur für das Management der operativen Ziele. Durch die Ausgestaltung stellst Du zudem sicher, dass Teams sich autonom auf Ziele verpflichten und dass die OKR der Teams synchronisiert sind. Zweitens fördert die OKR Methode die Qualität deiner Zielformulierungen. Damit bringen OKR noch mehr Klarheit in dein Zielsystem, vor allem auch auf mittelfristiger Ebene. Drittens ist es ein schöner Anlass auch nochmal die langfristige Perspektive zu schärfen und herauszuarbeiten, wohin dein Unternehmen sich langfristig entwickeln möchte. 

OKR steigert die Qualität der Zielformulierung in deiner Zielpyramide und liefert einen Prozess für das Management kurzfristiger Ziele
OKR steigert die Qualität der Zielformulierung in deiner Zielpyramide und liefert einen Prozess für das Management kurzfristiger Ziele – @Andreas Diehl

Teams und Unternehmens OKR

Je nach Ausgangslage kann es Sinn machen, dass auch kurzfristig für das gesamte Unternehmen ein OKR formuliert wird. Wie gesagt sind OKR ein flexibles Framework, das auf die Ziele und Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden kann. Es wäre also legitim für das Gesamtunternehmen nur mittelfristige Ziele zu formulieren. Genauso sinnvoll kann es sein, ein Unternehmens OKR für den kommenden Zyklus zu formulieren. Zum Beispiel, wenn Du in einer Krise steckst oder die weitere Unternehmensentwicklung vom Erreichen eines kurzfristigen Ziels abhängig ist, das den Fokus und die Mitarbeiter aller Teams benötigt. Hier schließt sich auch der Kreis zur eingangs erwähnten Frage “Wofür” dein Unternehmen OKR einsetzen möchte. 

Je nach Zielsetzung kann es Sinn machen auch für das gesamte Unternehmen kurzfristige OKR zu formulieren.
Je nach Zielsetzung kann es Sinn machen auch für das gesamte Unternehmen kurzfristige OKR zu formulieren. © Andreas Diehl

KPIs im Zusammenspiel mit OKR

Jedes Unternehmen arbeitet mit Key Performance Indikatoren (KPI). Also absoluten oder relativen Leistungsmetriken, die den (wirtschaftlichen) Erfolg eines Unternehmens, eines Prozesses oder Abteilungen über einen gewissen Zeitraum bewertbar und vergleichbar machen. Genau wie es Mitarbeitern oft schwer fällt in OKR statt Aktivitäten zu denken, braucht es fast immer eine Klarstellung wie KPIs und OKR zusammen passen. 

Grundsätzlich haben OKR eine völlig andere Absicht als KPI. OKR steuern Ziele und geben eine Richtung vor. Dagegen bewerten KPI einen Zustand zu einem gegebenen Zeitpunkt. Demnach kann der schlechte Zustand eines KPI der Startpunkt für die Entwicklung eines OKR sein, um den KPI wieder in eine gewünschte Richtung zu entwickeln. Das heißt, OKR und KPIs ergänzen sich sinnvoll. 

Die folgende Gegenüberstellung erklärt den Unterschied zwischen OKR und KPI: 

OKRKPI
LeitfragenWorauf fokussieren wir uns?Wie performen wir?
Aufgabe• Innovation
• Verbesserung
• Probleme lösen
• Messung der Performance
• Beurteilung der Leistungsentwicklung
• Identifikation von Optimierungspotenzialen
Zeitlicher Horizont• Quartal• Dauerhaft
• Evergreens
ErfolgslogikLeading = Ursache, können direkt beeinflusst werden und sind der Hebel für das Erreichen der KPI.Lagging, d.h. können oft nicht direkt beeinflusst werden. ABER, wenn OKR erfüllt sind, dann stimmen auch die KPI.
Worum geht`s?• Menschen, Emotionen
• Sinn, Fokus
• Begeisterung, Commitment
Zahlen, Daten, Fakten
ZweckGestaltung, “ex ante”, um ein Unternehmen proaktiv zu fokussieren und Prioritäten zu setzen.Controlling, “ex post”, um Leistung im Nachhinein zu bewerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Und auch wenn die Entwicklung eines KPI auf einen gewünschten Zustand der Gegenstand eines Ziel sein kann, würde ich das immer hinterfragen und weiter versuchen zu schärfen. Denn im Idealfall sind OKR der Hebel, um eine KPI zu erreichen. 

Teil 3: OKR Management – OKR als agiler Prozess

Kommen wir zum dritten wesentlichen Aspekt der OKR Methode, dem Management der OKR in einem agilen Prozess. Dabei definiert der OKR Prozess auf Basis agiler Werte und Prinzipien einen Rahmen, wie Du mit OKR in der täglichen Arbeit umgehst, um deine gewünschten Ziele zu erreichen. Der OKR Prozess und das Management der OKR basiert auf folgenden Eckpunkten:

  • OKR Aktivitäten und Meetings strukturieren den OKR Prozess
  • Ein OKR Coach hilft den Teams und der gesamten Organisation bei der Arbeit mit der OKR Methode 
  • Confidence Level sind ein Stil- und Kommunikationsmittel, um über das Vertrauen in die geplante Zielerreichung zu sprechen

OKR Aktivitäten

Das OKR Framework bedient sich einem “Plan, Do, Check, Adjust” Zyklus analog zu Scrum. Das heißt, jeder Zyklus ist durch eine Reihe von Events eingerahmt, um einer Organisation einen strukturierten Rahmen für die Umsetzung und das Arbeiten mit OKR zu geben. EIn typischer OKR Zyklus beträgt dabei 3 – 4 Monate.

AktivitätBeschreibungZeitraum
OKR ZyklusDer Iterationszyklus wird in den Objectives und Key Results formuliert.
In Scrum wäre das ein “Sprint”.
3 – 4 Monate
OKR PlanningOKR werden für den kommenden Zyklus geplant. 4 Stunden pro Team, optional  anschließende Drifting Phase, 5 Tage 
OKR WeeklyWöchentliche Synchronisation der Teams30 -60 Minuten 
OKR ReviewTeamübergreifende Präsentation und Auswertung der OKR2 -4 Stunden 
OKR RetrospektiveRückblick wie gut der OKR Prozess funktioniert hat, Identifikation von Verbesserungspotentialen als Basis für das nächste OKR Planning.2 -4 Stunden 
Der OKR Zyklus als agiler Prozess
Der OKR Zyklus als agiler Prozess –  © Andreas Diehl

OKR Planning

Zu Beginn jeder Iteration planen alle Teams gemeinsam ihre OKR für den kommenden Zyklus. Die Teams informieren sich gegenseitig über ihre geplante Zielerreichung, um Abhängigkeiten zu identifizieren und Zielkonflikte zu vermeiden. Jedes OKR Teams verpflichtet sich selbst auf die Erreichung ihrer Ziele. Wenn aus logistischen Gründen nicht alle Teams ihre OKR zur gleichen Zeit am gleichen Ort planen und aufeinander abzustimmen können, dann brauchst Du im Anschluss noch einen Zeitraum, in dem sich Teams gegenseitig zu ihren OKR Feedback geben. Diese Phase nennt sich auch Drifting Phase. 

OKR Weekly

Was im Scrum das Daily ist, ist im OKR Framework das “Weekly”. Ziel des Meetings ist, dass sich das OKR Team kurz über den aktuellen Stand und mögliche Hindernisse austauscht. Das Meeting dient der gegenseitigen Synchronisation, Aufdeckung und der möglichen Eskalation von Hindernissen. 

OKR Review 

Zum Abschluss des OKR Zyklus präsentieren Teams ihre Ergebnisse und damit verbundene Zielerreichung. Je nach Setup der Teams kann die Review in den Teams stattfinden und z.B. aufgezeichnet werden. Wenn logistisch machbar, kann die Review auch als Event organisiert werden, bei dem sich alle Teams gemeinsam einfinden, um sich gegenseitige ihre Ergebnisse zu präsentieren und sich Feedback zu geben. 

OKR Retrospektive

Schließlich wird der gesamte OKR Zyklus in der Retrospektive reflektiert, um die Anwendung der OKR Methode und den OKR Prozess weiter zu verbessern. Denn eine erfolgreiche OKR Implementierung erfordert Zeit und Übung. Das Ziel der Retrospektive ist es, die Erfahrungen mit dem OKR Prozess aus dem abgelaufenen Zyklus zu sammeln. Um basierend auf diesen Einsichten Verbesserungspotentiale zu identifizieren und Vereinbarungen darüber zu treffen, was das Team im kommenden Zyklus anders machen will.

Die Retrospektive findet auf zwei Ebenen statt. Einmal innerhalb des Teams, analog zu einer Retrospektive in einem Scrum Team. Darüber hinaus kann aber auch der teamübergreifende Austausch wichtig sein, um auch Verbesserungspotentiale zu identifizieren, wie sich Teams besser unterstützen können. Je mehr Überschneidungen es innerhalb der Teams im Zielsystem gibt, desto wichtiger ist diese gemeinsame Retrospektive.  Ist der erste OKR Zyklus abgeschlossen, geht es nahtlos mit dem Planning für den anschließenden Zyklus weiter.

OKR Coach 

Der OKR Coach hat die Aufgabe OKR Teams und das Unternehmen in der Arbeit mit der OKR Methode zu unterstützen. Die Rolle des OKR Coaches ist durchaus mit einem Scrum Master vergleichbar.

Der OKR Coach ist Vorbild, Prozess-Wächter und kümmert sich darum, dass die Rahmenbedingungen stimmen, damit die OKR überhaupt für das Unternehmen wirksam sind. Der OKR Coach ist Moderator und “Owner” des OKR Prozesses, jedoch nicht verantwortlich für den Inhalt. Dabei hat er ein Selbstverständnis als Servant Leader auf Basis agiler Werte und Prinzipien. Selbstredend bringt er ein fundiertes Methodenwissen und Verständnis zum Thema OKR mit. 

Der OKR Coach unterstützt OKR Teams und das Management bei folgenden Fragestellungen und Aufgaben:

OKR TeamsManagement
✓ Unterstützt Teams in der Formulierung von OKR

✓ Moderiert und begleitet OKR Events und Meetings

✓ Koordination der einzelnen Team Events

✓ Unterstützung der Team Alignments

✓ Hilfestellungen bei Fragen rund um das Thema OKR

✓ Identifizierung von Abhängigkeiten

✓ Beseitigung von Impediments (Hindernissen)
✓ Unterstützt das Management in der Formulierung von Vision und mittelfristigen Zielen

✓ Stellt sicher, dass das Unternehmen mit der richtigen Intention OKR einführt

✓ Hilft das richtige Zielsystem und die richtige Architektur zu entwickeln

✓ Eskaliert, moderiert und beseitigt organisationale oder strukturelle Störfaktoren bei der Arbeit mit OKR

✓ Entwickelt und fördert agiles Mindsets hinter OKR

Der OKR Coach spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung der OKR Methode. Diese Rolle sollte dauerhaft auf jeden Fall im Unternehmen angesiedelt sein, um OKR wirkungsvoll und nachhaltig zu implementieren.

OKR Tracking – Confidence Level

Das Confidence Level ist eine subjektive Einschätzung des OKR Teams, wie sehr sie an die Erreichung der Key Results glauben. Es ist ein einfaches Stilmittel, um sich über den Fortschritt der OKR auszutauschen. Dabei ist das Confidence Level kein Status, sondern bringt zum Ausdruck, wie viel Vertrauen das Team zum aktuellen Zeitpunkt in die Erreichung der OKR hat. 

Die Ausgestaltung des Confidence Levels hängt davon ab, wie ambitioniert dein Unternehmen mit Zielen arbeitet. In einem stark ambitionierten Zielsystem (A) formulierst Du sehr anspruchsvolle Ziele. Entsprechend hast Du für ein hohes Confidence Level mehr Spielraum als in einem normal ambitionierten Zielsystem (N). Wie ambitioniert Du Ziele formulierst, sollte zu deiner Unternehmenskultur passen. Es ist Quatsch und mitunter schädlich in einer konservativen Unternehmenskultur stark ambitionierte Ziele zu setzen “weil Google das so macht“. 

LevelErklärungNA
On track Du hast Vertrauen, dass Du die OKR mit einer hohen Zielerfüllung erreichen wirst.90-100%70-100%
Off track 
Es gibt Risiken und Hindernisse, aber Du bist zuversichtlich, dass Du den OKR wenn auch ggf. mit einer geringeren Zielerfüllung noch erreichen wirst.70-90%50-70%
At risk Du hast das Vertrauen verloren den OKR zu erreichen bzw. siehst deutliche “Abschläge” bei der Zielerfüllung. Rot heißt, „wir müssen lernen“.<70%<50%

OKR meets Scrum

Natürlich kannst Du die OKR Methode auch mit dem Scrum Framework kombinieren. Scrum definiert ein Regelwerk für die Zusammenarbeit in Teams, OKR richtet ein oder mehrere Teams auf eine gemeinsame Zielerreichung aus. Das heißt, während Scrum den operativen Rhythmus in einem 4-Wochen Zyklus definiert, geben OKR die Richtung auf Quartalsbasis vor. Beide Methoden basieren auf einem konsequenten iterativen Prozess (Plan, Do, Check, Adjust).

OKR meets Scrum
OKR und Scrum in einem kontinuierlichen Zyklus – © Andreas Diehl

Teil 4: Mit OKR die digitale Transformation managen

Die Umsetzung deiner digitalen Transformation ist ein idealer Startpunkt, um das  OKR Modell in deinem Unternehmen einzuführen. Noch mehr als andere strategische Initiativen erfordert der digitale Wandel eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Denn ohne ein gemeinschaftliches Zielbild digitalisieren Abteilungen auf der Suche nach dem lokalen Optimum vor sich hin. Die Raupe wird zwar immer schneller (oder fetter), nur die Transformation zum Schmetterling gelingt nicht. 

Mit der OKR Methode gelingt es Dir die digitale Transformation in deinem Unternehmen zu orchestrieren und das nächste globale statt nur ein lokales Optimum zu erreichen. Damit aus der Raupe auch ein Schmetterling wird, empfehle ich Dir die folgenden Schritte: 

Schritt 1: Dein digitales Zielbild entwickeln

Im ersten Schritt brauchst Du auf Ebene des Top-Management und der Eigentümer ein gemeinsames Verständnis über dein digitales Zielbild. Das heißt, eine Vorstellung darüber, wie sich deine heutige Wertschöpfung und die Bedürfnisse deiner Kunden durch den konsequenten Einsatz digitaler Technologien verändern. Dabei berücksichtigt dein digitales Zielbild sowohl Risiken in deinem heutigen Geschäftsmodell, als auch Chancen auf neue Märkte und Geschäftsmodelle. 

Am Ende des Prozesses haben alle involvierten Stakeholder eine gemeinsame Vorstellung darüber, wie der Schmetterling einmal aussehen kann. Ich empfehle Dir diesen Prozess von Anfang an sehr transparent und gemeinschaftlich zu beschreiten. 

Schritt 2: Portfolio und Ziele für die kommenden 12-18 Monate 

Basierend auf deinem digitalen Zielbild beantwortest Du die Frage, welche konkreten Maßnahmen Du in den nächsten 12-18 Monate für dein Unternehmen priorisierst. Das Portfolio kannst DU entweder Top Down durch das Management festlegen oder Bottom Up auf die Ideen deiner Organisation setzen. Wenn Du den kollaborativen Weg beschreiten willst, dann kannst Du z.B. Hackathons veranstalten, damit Mitarbeiter auf Basis des digitalen Zielbildes Initiativen entwickeln. Wie auch immer Du den Weg gestaltest, Du schließt den zweiten Schritt mit konkreten Zielen und einer priorisierten Portfolio von Initiativen ab, an deren Umsetzung Du in den kommenden 12-18 Monaten arbeitest. 

Schritt 3: Team OKR formulieren

Auf Basis der Ziele und des priorisierten Portfolios formulieren Teams im Anschluss ihre OKR für den kommenden Zyklus. Die Teams sind entweder bestehende Abteilungen oder neu gegründete Projektteams, die an der Umsetzung der Maßnahmen arbeiten. An dieser Stelle überträgst Du Verantwortung also auf die Organisation und einzelne Teams, um autonom und selbstverpflichtend OKR zu formulieren. Es gibt keine Kontrollgremien oder Lenkungsausschüsse. Das Management der OKR erfolgt basierend auf agilen Werten und Prinzipien dem OKR Prozess. 

OKR – FAQ

Abschließend noch einige wichtige Fragen, die mich im Zusammenhang mit OKR immer wieder erreichen.

Brauchen wir eine Software um OKR zu managen? 

Ich finde den Einsatz einer OKR Software gerade am Anfang nicht notwendig. Du solltest zunächst lernen und verstehen mit OKR zu arbeiten. Wie sagt mein erster Co-Founder immer: “Bevor wir eine teure Eishockey Ausrüstung kaufen, lass uns erstmal schauen, ob uns Schlittschuhlaufen Spaß macht.” Um mit OKR zu starten ist die Dokumentation der Team OKR in Excel oder Word völlig ausreichend. Wichtig ist nur, dass die OKR transparent dokumentiert und frei zugänglich sind.


Wie führen wir OKR am besten ein?

Zunächste eine gute Antwort auf die Frage finden, wofür ihr OKR einführen wollt. Dann ist es legitim sich zunächst einmal ein paar (Leuchtturm)Projekte auszusuchen, an denen ihr euch mit OKR erprobt. In jedem Fall solltet ihr diesen Prozess von einem (internen) OKR Coach begleiten lassen, ggf. Im Doppel mit einem externen OKR Berater.

Was sind die größten Schwierigkeiten bei OKR?

Die Art zu Denken, d.h. In Outcomes statt Aktivitäten. Und die Qualität, Ziele und Portfolios im Management zu verabschieden und dabei einen Rahmen zu stecken, der auch Raum lässt für Autonomie und  Selbstverpflichtung der Mitarbeiter. 

Geht der OKR Prozess nicht mit einer hohen zeitlichen Verpflichtung einher?

Vordergründig klingt die Einführung von OKR nach neuem und vor allem mehr Aufwand. Das ist aber ein unfairer vergleich. Denn der OKR Prozess ist umfassend und berücksichtigt ALLE zeitlichen Aufwendungen. Jedes andere Vorgehen hat hohe implizite Kosten, die in keiner Rechnung auftauchen. E-Mails, Abstimmungsaufwand, Telefonate, Wartezeiten. Ich behaupte, dass Du mit OKR schneller bist. Fundierte Einsichten, wie deine Organisation mit dem OKR Prozess zurecht kommt, hast Du nach 6-12 Monaten. 

Funktionieren OKR auch für Einzelpersonen?

Natürlich kannst Du das OKR auch auf Einzelpersonen oder für Dich privat anwenden. Aus Sicht eines Unternehmens würde ich es vor allem von den Zielen abhängig machen, die Du mit der Einführung von OKR verfolgst. Ich persönlich empfinde OKR auf Ebene von Einzelpersonen als nicht zieldienlich. Für mich ist die große Stärke von OKR einem Team oder einer Organisation einen strukturierten Rahmen zu geben, um gemeinsam Ziele zu erreichen.

Fazit – OKR sind ein sehr mächtiges Organisationsmodell und Führungswerkzeug 

Die OKR Methode ist ein sehr mächtiges Werkzeug und das nicht nur für die erfolgreiche Gestaltung deiner digitalen Transformation. Auch wenn das gleichzeitig eine der größten Hürden und ein langer Prozess ist. Aber eine der größten Benefits ist, dass deine Mitarbeiter und Kollegen anfangen sich über Auswirkungen und Ziele ihrer Maßnahmen Gedanken zu machen, statt sich selbst immer nur für einen hohen Aktionismus auf die Schulter zu klopfen. Darüber hinaus entfalten OKR nur dann ihre volle Kraft, wenn Du die OKR Methode als einen kontinuierlichen Prozess verstehst, der von einer hohen Disziplin und Transparenz getragen wird. Das ist nicht immer einfach, wird aber immer einfacher. “Trust the process”.

Viel Erfolg dabei.

Artikel zum Download

OKR Buch

Das Buch von John Doerr erzählt die Geschichte und Anwendung der OKR Methode. Lesens- und hörenswert, um die OKR Story aus dem Mund seines Ziehvaters zu hören. Allerdings ist das Buch kein praktischer Guide, wie Du OKR anwendest und implementieren kannst. 

Weiterführende Artikel und Downloads:

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