Wie Du mit der OKR Methode deine digitale Transformation managst8 Minuten

Wie Du mit der OKR Methode deine digitale Transformation managst8 Minuten 600 315 Andreas Diehl

Das OKR Modell (Objectives and Key Results ) ist eine Methode für die Formulierung und Umsetzung von Zielen in Unternehmen. Dabei verbindet die OKR Methode Top-down-Vorgaben durch das Management mit einer Bottom-Up Planung durch Teams und Mitarbeiter. 

In diesem Beitrag erkläre ich zunächst die Herkunft und den Aufbau des OKR Modells. Im zweiten Teil erkläre ich Dir, wie Du mit OKR die digitale Transformation in deinem Unternehmen erfolgreich gestaltest.

OKR Definition

Herkunft und Historie

Die OKR Methode entstand in den 1970er Jahren bei Intel als eine Weiterentwicklung von Peter Druckers “Management by Objectives”. Mit dem OKR Modell führte Andy Grove Intel wieder auf Erfolgsspur und transformierte den strauchelnden Speicherhersteller zu einem der führenden Anbieter von Mikroprozessoren.

Historische Entwicklung der OKR Methode
Historische Entwicklung der OKR Methode

Über John Doerr, einen ehemaligen Mitarbeiter von Andy Grove, fand die OKR Methode ihren Weg zum Venture Capitalist KPCB. Durch deren Beteiligung an Google in 1999 war die Brücke zum heutigen OKR Vorzeigeunternehmen geschlagen. In 2013 präsentierte Google “How Google sets goals: OKR”. Seitdem erfreut sich das OKR Modell bei Startups, Konzernen und Unternehmen unterschiedlicher Größe großer Beliebtheit. 

How Google sets goals: OKRs

OKR Heute – Ein agiles Führungswerkzeug

Das OKR Modell ist eine agile Führungsmethode und vor allem dann ein unverzichtbares Werkzeug, wenn Unternehmen große Ziele verfolgen, schnell wachsen oder ihre digitale Transformation erfolgreich bewerkstelligen möchten.

Mit der OKR Methode gelingt es Dir deine Organisation auf gemeinsame Ziele auszurichten (#Fokus). Gleichzeitig förderst Du die Autonomie deiner Mitarbeiter. Denn statt Ziele zentral vorzugeben, entwickeln Teams ihre eigenen OKR, wie sie die übergreifenden Ziele des Unternehmens unterstützen möchten (#Empowerment). Schließlich fördert der OKR Prozess Transparenz und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Das heißt, Du kommst nicht in die Verlegenheit Maßnahmen zentral zu koordinieren, zu steuern und möglicherweise Konflikte aufgrund zuwiderlaufenden Interessen und Zielen moderieren zu müssen (#Koordination, #Transparenz).

Das OKR Modell richtig anwenden – Visionen statt “Business as usual”

Wie bei jedem Werkzeug kommt es auch bei der OKR Methode auf den richtigen Kontext und eine passende Anwendung an. OKR helfen Dir ambitionierte Ziele zu erreichen und dein Unternehmen strategisch zu entwickeln. Das heißt, OKR sind ungeeignet, um deine “Business as Usual” Aktivitäten zu steuern. Darüber hinaus ist OKR Methode auch kein Ersatz für individuelle Ziel- oder Leistungsvereinbarungen. Statt dessen sollen OKR eine Organisation befähigen gemeinsam an der Erreichung von strategisch wichtigen Zielen zu arbeiten. 

Anwendung der OKR-Methode
Anwendung der OKR-Methode

OKR Framework – Objectives und Key Results

OKRs are a simple goal setting system.

John Doerr

Das OKR Framework basiert auf Zielen (Objectives) und Ergebnissen (Key Results). 

Ein Objective ist ein qualitatives Ziel, das Mitarbeiter inspiriert und sie zur Handlung motiviert. Dagegen sind Key Results quantitative Metriken und messbare Ergebnisse. Sie bieten Aufschluss darüber, ob Du dich dem Ziel erfolgreich näherst oder es erreicht hast.

Objectives (Ziele)Key Results (Ergebnisse)
WAS?WIE?
qualitativquantitativ
OutcomeOutput
– Objectives geben die Richtung vor
– Was wollen wir erreichen? 
– Wofür ist das wichtig?
– Was ist mit Erreichung des Objectives anders als vorher?
– “No number, no key result”. 
– Wie erreichen wir unser Ziel?
– Was muss konkret passiert sein, damit das Ziel erfüllt ist? 
– Ist das Key Result wirklich ein Ergebnis und nicht nur eine Aktivität?
Objectives sind …
– Konkret
– Inspirierend
– fordern zur Handlung auf 
Key Results sind …
– Messbar
– Zeitlich gebunden
– Eindeutig (ja / nein)

Zu jedem Objective formulierst Du 2-5 Key Results. Das heißt, Objectives und Key Results sind untrennbar miteinander verbunden. Aus den OKR leitest Du schließlich Aktivitäten und Maßnahmen ab, die ergriffen werden sollen, um die OKR zu erfüllen.

OKR – Outcomes statt Aktivitäten

Gute OKR zu formulieren ist nicht einfach und erfordert Übung. Dabei ist oft zu beobachten, dass es den meisten Mitarbeitern relativ leicht fällt Aktivitäten zu beschreiben. Manchmal gelingt auch die Formulierung der Outputs, bei den Outcomes wird die Luft dann schon etwas dünner. 

Für die Formulierung guter OKR hilft es deswegen sich vor Augen zu führen, was der Unterschied zwischen Inputs, Aktivitäten, Outputs und Outcomes ist. An dieser Stelle schließt sich auch der Kreis zum kundenzentrierten Arbeiten, denn der Outcome ist immer auf der Ebene des Kunden zu spüren. 

Als Faustregel gilt: Objectives beziehen sich auf den Outcome, Key Results dagegen auf den Output.

Outcomes are a Piece of Cake 
© bigblogscotland.org.uk
„Outcomes are a piece of cake!“ © bigblogscotland.org.uk

OKR Formel

Ein einfacher Weg OKR zu dokumentieren, ist die OKR Formel von John Doerr.

We will [Objective] as measured by [set of Key Results].

John Doerr

Mit der Ausformulierung in einem Satz hast Du eine erste einfache Überprüfung, wie stimmig die Formulierung deiner OKR ist. Du wirst beim Schreiben oder spätestens beim Vorlesen merken, wenn z.B. das Objective zu unspezifisch ist oder die Key Results nicht geeignet sind, um das angestrebte Ziel zu bewerten. 

OKR Google – Beispiel Chrome

Als Google in 2008 seinen Chrome Browser launchte, war der Internet Explorer mit einem Marktanteil von fast 70% der Platzhirsch. Der damalige Chrome-Manager und heutige Google CEO Sundar Pichai setzte von Beginn an auf die Anwendung der OKR Methode.

  • Objective: Build the best web browser in the world
  • Key Result: 20 m user by the end of 2008 

Übertragen in die ORK Formel von John Doerr:

We will build the best browser as measured by 20 m users by the end of 2008.

Das Ziel “aus dem Nichts” den weltbesten Webbrowser zu entwickeln, mag in 2008 vermessen geklungen haben. Die Entwicklung der Key Results zeigt auch, wie ambitioniert das Vorhaben war. 

Auszug aus “Why the secret to success is setting the right goals” - John Doerr | Ted2018
Auszug aus “Why the secret to success is setting the right goals” – John Doerr | Ted2018

Heute ist Chrome auf 2/3 aller Geräte zuhause und der Internet Explorer in der Bedeutungslosigkeit verschwunden. Die konsequente Anwendung der OKR Methode hat diese Entwicklung ermöglicht und damit einen nicht unerheblichen Anteil am steilen Aufstieg von Chrome und der Beförderung von Sundar Pichai zum Google CEO.

OKR einführen – Mit dem OKR Modell deine digitale Transformation managen

Die Gestaltung deiner digitalen Transformation ist ein idealer Startpunkt, um das  OKR Modell in deinem Unternehmen einzuführen. Noch mehr als andere strategische Initiativen erfordert der digitale Wandel eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Denn ohne ein gemeinschaftliches Zielbild digitalisieren Abteilungen auf der Suche nach dem lokalen Optimum vor sich hin. Die Raupe wird zwar immer schneller (oder fetter), nur die Transformation zum Schmetterling gelingt nicht. 

Mit der OKR Methode gelingt es Dir die digitale Transformation in deinem Unternehmen zu orchestrieren und das nächste globale statt nur ein lokales Optimum zu erreichen. Damit aus der Raupe auch ein Schmetterling wird, empfehle ich Dir in folgenden Schritten vorzugehen: 

  1. Dein digitales Zielbild entwickeln
  2. Ziele für die kommenden 12-18 Monate ausgeben
  3. Teams formulieren ihre OKR 
  4. OKR Management

Schritt 1: Dein digitales Zielbild entwickeln

Im ersten Schritt brauchst Du auf Ebene des Top-Management und der Eigentümer ein gemeinsames Verständnis über dein digitales Zielbild. Das heißt, eine Vorstellung darüber, wie sich deine heutige Wertschöpfung und die Bedürfnisse deiner Kunden durch den konsequenten Einsatz digitaler Technologien verändern. Dabei berücksichtigt dein digitales Zielbild sowohl Risiken in deinem heutigen Geschäftsmodell, als auch Chancen auf neue Märkte und Geschäftsmodelle. 

Am Ende des Prozesses haben alle involvierten Stakeholder eine gemeinsame Vorstellung darüber, wie der Schmetterling einmal aussehen kann. Ich empfehle Dir diesen Prozess von Anfang an sehr transparent und gemeinschaftlich zu beschreiten. Diese Vision ist der Ausgangspunkt für die anschließende Formulierung der OKR.

Schritt 2: Ziele für die kommenden 12-18 Monate ausgeben

Je nach Größe deiner Organisation, dem sich abzeichnenden Ausmaß deiner digitalen Transformation sowie der Anzahl der involvierten Bereiche und Teams, empfiehlt es sich in einem zweiten Schritt konkrete Ziele für die kommenden 12-18 Monate abzuleiten. Das heißt, basierend auf deinem digitalen Zielbild beantwortest Du die Frage, welche konkreten Milestones Du in den nächsten 12-18 Monate für dein Unternehmen erreichen willst. Die Ausarbeitung der Jahresziele kannst Du bereits gemeinschaftlich (bottom up) mit den Teams vornehmen.   

Dieser zweite Schritt ist gerade dann sinnvoll, wenn Dein Unternehmen noch unerfahren in der Anwendung der OKR Methode ist. Die Formulierung der Zwischenziele ist einen weiterer Orientierungspunkt für die Teams, um im Anschluss bessere Team OKR zu formulieren. 

Schritt 3: Team OKR formulieren

Auf Basis deiner Ziele für die kommenden 12-18 Monate formulieren Teams im Anschluss ihre OKR für die kommenden drei bis vier Monate. Während die Formulierung der Vision und der Ziele eher durch das Management geprägt sind (top down), überträgst Du die Verantwortung nun also in die Organisation, um eigenverantwortlich OKR zu formulieren (bottom up). Dabei sind Teams entweder bereits durch bestehende Vorhaben definiert oder es werden neue Vorhaben auf Basis der formulierten Jahresziele aufgesetzt. Die Ausarbeitung von neuen Vorhaben kannst Du z.B. prima durch Hackathons oder Design Thinking Workshops fördern.. 

Dein erstes OKR Planning

Damit Teams nicht an redundanten oder gar entgegengesetzten Zielen arbeiten, führst Du ein offenes OKR Planning durch. Dieses OKR Planning ist der erste und ein wiederkehrender Schritt im Rahmen des OKR Managements.

Im Rahmen dieses Planning erhalten Teams Zeit ihre OKR auszuarbeiten und sich mit anderen Teams zu synchronisieren. Sollte es Dir logistisch nicht gelingen alle Teams an einem Ort zusammen zu bringen, arbeiten Teams ihre OKR zunächst unabhängig aus. Im Anschluss legst Du die OKR offen, um Transparenz zu schaffen und damit andere Teams ihre OKR mit denen der anderen Teams abstimmen können (sog. “Drifting Phase”). 

Während des OKR Plannings formulieren Teams auf Basis der jährlichen Ziele 1-3 Objectives und jeweils 2-5 Key Results. Dabei ist eine Formulierung von aussagekräftigen OKR schwieriger als es zunächst klingt. Teams verfallen schnell in die Versuchung Aktivitäten statt echter Key Results zu formulieren. Ein OKR Coach kann den Teams helfen, gute Ziele und passende Key Results zu formulieren. An folgenden Punkten erkennst Du unzureichende OKR. 

  • Langweilige Objectives, die keinen Impact haben und die Leute nicht begeistern
  • Schwammige / unklare Formulierungen 
  • Key Results, die Aktivitäten beschreiben, aber keine Messgrößen sind 

Schritt 4: OKR Management – Der OKR Prozess und OKR Coach 

Ein erfolgreiches OKR Management setzt auf einen konsequenten OKR Prozess, der Zuhilfenahme eines OKR Coaches und einer transparenten OKR Dokumentation.

OKR Prozess

Nach dem initialen Planning managst Du OKR analog zu Scrum in einem “Plan, Do, Check, Adjust” Zyklus. Das heißt, während der Umsetzung synchronisieren sich Teams regelmäßig intern und präsentieren ihre Ergebnisse am Ende des Zyklus in einer offenen Review. Schließlich wird der gesamte OKR Zyklus in der Retrospektive reflektiert, um die Anwendung der OKR Methode und den OKR Prozess weiter zu verbessern. Denn eine erfolgreiche OKR Implementierung erfordert Zeit und Übung. Ist der erste OKR Zyklus abgeschlossen, geht es nahtlos mit dem Planning für den anschließenden Zyklus weiter.

Der OKR Prozess als kontinuierlicher iterativer Zyklus
Der OKR Prozess als kontinuierlicher und iterativer Zyklus

Der OKR Prozess besteht also aus den folgenden Events und Aktivitäten:

AktivitätBeschreibungZeitraum
OKR ZyklusDer Iterationszyklus wird in den Objectives und Key Results formuliert. In Scrum wäre das ein “Sprint”.3 – 4 Monate
OKR PlanningOKR werden für den kommenden Zyklus geplant. 
Wenn beim OKR Planning nicht alle Teams anwesend sind, um sich Feedback zu geben und ihre OKR aufeinander abzustimmen, brauchst Du im Anschluss noch einen Zeitraum, in dem sich Teams gegenseitig zu ihren OKR Feedback geben können (Drifting Phase, 5 Tage).
0,5 Tage pro Team 
OKR WeeklyWöchentliche bis zweiwöchentliche Synchronisation der TeamsAlle 1 -2 Wochen, 15 Minuten
OKR ReviewTeamübergreifende Präsentation und Auswertung der OKR2 -4 Stunden 
OKR RetrospektiveRückblick wie gut der OKR Prozess funktioniert hat, Identifikation von Verbesserungspotentialen als Basis für das nächste OKR Planning.2 -4 Stunden 

OKR Coach 

Um den OKR Prozess zu managen, kann es sinnvoll sein auf einen OKR Coach zurückzugreifen. Der OKR Coach begleitet und moderiert die Implementierung der OKR Methode, unterstützt Dich bei der Ausarbeitung einer Vision, der jährlichen Ziele und die Teams bei der Formulierung guter OKR. Zudem managt der Coach die OKR Events. Die Rolle des OKR Coaches ist durchaus mit einem Scrum Master vergleichbar.

OKR Software

Der Einsatz einer OKR Software ist gerade am Anfang nicht notwendig. Um mit OKR zu starten ist die Dokumentation der Team OKR in Excel oder Word völlig ausreichend. Wichtig ist nur, dass die OKR transparent dokumentiert und frei zugänglich sind.

OKR meets Scrum

Natürlich kannst Du die OKR Methode auch mit dem Scrum Framework kombinieren. Scrum definiert ein Regelwerk für die Zusammenarbeit in Teams, OKR richtet ein oder mehrere Teams auf eine gemeinsame Zielerreichung aus. Das heißt, während Scrum den operativen Rhythmus in einem 4-Wochen Zyklus definiert, geben OKR die Richtung auf Quartalsbasis vor. Beiden Methoden basieren auf einem konsequenten iterativen Prozess (Plan, Do, Check, Adjust).

OKR meets Scrum
OKR meets Scrum

Fazit – OKR beschleunigen deine digitale Transformation

Die OKR Methode ist ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Gestaltung deiner digitalen Transformation. Dabei setzt eine erfolgreiche Anwendung des OKR Modells voraus, dass Du klare Ziele und Visionen für die digitale Entwicklung deines Unternehmens formulierst. Darüber hinaus entfalten OKR nur dann ihre volle Kraft, wenn Du die OKR Methode als einen kontinuierlichen Prozess verstehst, der von einer hohen Disziplin und Transparenz getragen wird. Wenn Du diese Restriktionen beherzigst, werden OKR Dir helfen dein Unternehmen nachhaltig strategisch zu entwickeln, um in digitalen Märkten erfolgreich zu sein. 

Viel Erfolg dabei.

Artikel Download:

OKR Buch:

Measure what Matters“ – Das Buch von Jon Doerr erzählt die Geschichte und Anwendung der OKR Methode. Lesens- und hörenswert, um die OKR Story aus dem Mund seines Ziehvaters zu hören. Allerdings ist das Buch kein praktischer Guide, wie Du OKR anwendest und implementieren kannst. 

Weiterführende Artikel und Downloads:

Mit Andreas arbeiten:

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