Delegation Poker – Spielerisch zu mehr Selbstorganisation und schnelleren Entscheidungen

Delegation Poker und die damit verbundenen Klärung von Entscheidungswegen gewinnt im Zuge von New Work stark an Bedeutung. Denn während traditionelle Organisationen auf klassische top down Entscheidungen vertrauen, setzen agile Organisation auf dezentrale Entscheidungen. Daraus resultieren grundsätzlich andere und neue Entscheidungswege und -prozesse, mit denen das Management und auch Mitarbeiter mitunter überfordert sind. Die einen fühlen sich bei Entscheidungen auf einmal außen vor, die anderen sind mit der neuen Autonomie überfordert. Es entstehen Knautschzonen, Spannungsfelder oder vielleicht auch einfach mal ein Vakuum. Und Delegation Poker ist dein Facilitator, um neue Entscheidungswege und -prozesse zu festigen und transparent zu machen.

Delegation Poker ist eine Trittleiter auf dem Weg zu mehr Selbstorganisation. Erstens hilft dir Delegation Poker Rollen zu schärfen und aufzudecken, wo es im Zuge der gewollten Selbstorganisation noch unterschiedliche Auffassungen darüber gibt, wer welche Entscheidung zu treffen hat. Zweitens verdeutlicht Delegation Poker, dass Delegation und damit einhergehende Autonomie keine binäre Entscheidung zwischen “Anweisung” und “mach was Du willst” ist. Stattdessen gibt es zahlreiche Abstufungen und Grautöne. Und damit kannst Du schließlich aufzeigen, dass Delegation und damit verbundene Selbstorganisation ein schrittweiser Lernprozess ist, der je nach betroffenem Mitarbeiter einfach Zeit braucht.

Delegation Poker ist ein Kartenspiel, das Du mit bis zu sieben Teilnehmern spielst. Theoretisch gehen auch mehr, nur wird es dann irgendwann unübersichtlich und das Spiel verliert etwas an Dynamik. Dabei erhält jeder Mitspieler einen Satz mit sieben Karten. Am Ende des Artikels findest Du Links für den Kauf bzw. Download von Delegation Poker Karten. Jede Karte enthält eine Zahl von 1-7 und ein damit verbundenes “Delegation Level”. 

Das Delegation Level ist eine Aussage darüber, wie Du als Spieler mit der vorgestellten Situation und Entscheidung umgehen willst.

Zur Vorbereitung sammelst Du reale und konkrete Entscheidungssituationen. Das können Beispiele aus der Vergangenheit oder auch aktuelle relevante Fragestellungen sein. Dieses Backlog an Situationen könnt ihr unmittelbar vor Beginn des eigentlichen Spiels in der Gruppe zusammentragen. 

Es gibt keine strengen Regeln für das Spielen von Delegation Poker, nur den folgenden idealtypischen Ablauf.

1. Ein beliebiger Spieler beschreibt ein typisches Szenario oder trägt eine Situation aus deinem Situations-Backlog vor. 
2. Jeder Mitspieler reflektiert in Stille, wie die Entscheidung aus seiner Sicht getroffen werden sollte und wählt die dazu passende Karte und das Delegation Level. Der Spieler legt die Karte verdeckt vor sich ab.
3. Auf Kommando drehen alle Spieler ihre ausgewählten Karten gleichzeitig um, damit vermeidest Du eine gegenseitige Beeinflussung.
4. Jeder Spieler begründet reihum das von ihm präferierte Delegation Level, am besten startet ihr mit den Extremwerten.
5. Wiederholt die Abstimmung und die Schritte 2-4 bis ihr zu der vorliegenden Situation ein gemeinsames Verständnis habt. 

In manchen Anleitungen findest Du weiterführende Regeln, in den meisten sehe ich aber im Hinblick auf das eigentliche Ziel von Delegation Poker keinen großen Sinn. Denn das Ziel einer Spielrunde ist, zu einer gegegeben Entscheidungssituation ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, wer eine Entscheidung treffen und wer in den Prozess eingebunden werden sollte. Delegation Poker gibt Dir einen Rahmen, um zu einer gemeinsamen Sicht zu kommen. Das eigentlich wertvolle am Delegation Poker ist aber das gemeinsame Gespräch.

Die Ergebnisse kannst Du zusätzlich in einem Delegation Board abtragen. Dazu reicht eine einfache Matrix bzw. Tabelle mit den zu treffenden Entscheidungen in der Vertikalen und den Delegation Leveln in der Horizontalen. In der jeweiligen Zelle trägst Du das aktuelle Verständnis ab, wie eine gegebene Entscheidung zu treffen ist.

Natürlich sind Ergebnisse des Delegation Poker nur Momentaufnahmen, erst Recht wenn Du mit deinem Team oder der gesamten Organisation auf dem Weg zu mehr Selbstorganisation bist. Von daher gilt auch für das Spielen von Delegation Poker: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Deswegen wiederholst Du Delegation Poker regelmäßig, gerne auch schon zur bereits diskutierten Situation. Wenn Du die jeweiligen Punkte und den Entwicklungspfad im Delegation Board transparent machst, dann gelingt es dir auf diesem Weg die Entwicklung zu mehr Selbstorganisation transparent zu machen.

Delegation Poker kannst Du in mehreren Kontexten einsetzen und spielen. Viele Erklärungen zu Delegation Poker sind stark von der Sichtweise Team und Vorgesetzter geprägt. Für diesen Einsatzzweck und auch darüber hinaus ein paar Anregungen, wie Du Delegation Poker sinnvoll für dich einsetzen kannst.  

Der ursprüngliche Einsatz von Delegation Poker sind Entscheidungsprozesse und -situationen in deinem Team. Dabei geht es vor allem darum, wie Du mit Entscheidungen zwischen Vorgesetztem / Manager und dem Team oder einzelnen Personen umgehst. Das heißt, Delegation Poker kann dir helfen, wenn Du als Manager den Eindruck hast, zu viele Entscheidungen selbst treffen zu müssen. Oder Du hast als Mitarbeiter den Eindruck, dir wird alles vorgekaut. In beiden Fällen ist Delegation Poker ein prima Ansatz, um gegenseitige Erwartungen und mögliche Missverständnisse aufzudecken. 

Außerdem gelingt dir mit Delegation Poker, dass auch eher introvertierte Mitarbeiter an Diskussionen teilnehmen. Das Delegation Board nutzt Du in diesem Kontext, um zu zeigen, wie sehr das Team im Umgang mit Entscheidungen reift. 

Organisationen sind vertikal und funktional organisiert, Digitalisierung strebt immer horizontale end-to-end Vernetzung an. Da sind Konflikte, Eskalationen und “Schnittstellen” programmiert. Die fachlichen Bereiche wollen Kontrolle und Mitbestimmung, digitale Spezialisten dagegen eine am Kunden orientierte vernetzte Wertschöpfung. Und dabei bist Du in einer echten Zwickmühle. Denn ohne den fachlichen Input geht es nicht. Wenn Du aber nur dem folgst, dann fällst Du Conway's Law zum Opfer. Delegation Poker kann dabei ein wertvoller Begleiter sein, um Spannungsverhältnisse und Interessenkonflikte zu moderieren. Und wenn Du eine klare Digitalstrategie hast und an einer starken digitalen Entwicklung interessiert bist, dann solltest Du aus Sicht deiner Digital Unit bei den wichtigen Entscheidungen bei einem Delegation Level von 2-4 landen. Sonst hast Du auf lange Sicht ein Problem. Oder einfach einen hohen Berg technischer Schulden.

Ein Product Owner “ownt” theoretisch sein Produkt oder Projekt. Praktisch ist sein Vorhaben jedoch immer in den Kontext einer Organisation eingebettet. Daraus entsteht ein natürliches Spannungsverhältnis, das Du mit Hilfe von Delegation Poker spielerisch lockern oder sogar vielleicht auflösen kannst. Dazu setzen sich der Product Owner und die beteiligten Stakeholder zusammen und spielen Delegation Poker. So kannst Du den Autonomie- und Entscheidungsradius des Product Owners besser abstecken und gewinnst gleichzeitig bei allen Beteiligten ein gesundes Verständnis für den gesamten Kontext des Produktes oder Projektes. Dabei kannst Du Delegation Poker sogar in deine Reviews einbauen, um zu treffende Entscheidungen so direkt mit deinen Stakeholdern zu diskutieren. 

Delegation Poker ist ein einfaches Stilmittel um Entscheidungsprozesse- und befugnisse spielerisch, greifbar und auf Augenhöhe zu definieren. Damit schaffst Du Transparenz und bringst Handlungssicherheit und dein Team und deine Organisation. Dabei ist Delegation Poker so einfach und gleichzeitig offen konzipiert, das Du das Spiel in vielen Situationen zielführend einsetzen kannst. Damit wird Delegation Poker zu einem Werkzeug, um in deinem Team oder deiner Organisation klare Prozesse zu etablieren, um schnelle Entscheidungen herbeizuführen. Und die sind das Öl im Getriebe agiler Organisationen. 

Viel Spaß dabei,