ERP Systeme als Fundament deiner digitalen Transformation – 16 Fragen für ERP Einsteiger

ERP-Systeme sind das Herzstück einer modernen IT-Architektur und ein wichtiger Eckpfeiler einer gelungenen Digitalisierung. Denn mit einem durchgängig integrierten ERP erzielst Du Effizienzgewinne und gewinnst völlig neue Perspektiven auf die datenbasierte Steuerung deines Unternehmens.  

In diesem Beitrag findest Du einen Einstieg in das Thema ERP. Dabei beantworten wir wichtige Fragen, auf die Du eine Antwort haben solltest, wenn Du dich mit der Einführung eines ERP auseinandersetzt.

Was ist Enterprise Resource Planning?

Enterprise Resource Planning beschreibt ganz allgemein die Planung und Steuerung von Materialflüssen und Ressourcen zur Produktion und Auslieferung deiner Produkte. Das heißt, ERP ist zunächst einmal eine unternehmerische Disziplin und Managementaufgabe und betrifft Unternehmen jeder Größe und Branche.

Was ist ein ERP System?

Heute wird der Begriff ERP auch synonym für ERP-Systeme verwendet. Also Softwarelösungen, mit denen Du das Enterprise Resource Planning digitalisierst und im Idealfall automatisierst. Dabei schaffen ERP-Systeme einen gemeinsamen Datenbestand, synchronisieren Prozesse und vernetzen Unternehmensbereiche in einem zentralen System. Die ersten ERP Systeme wurden in den 1960er Jahren entwickelt. Heute sind ERP-Systeme aus einer modernen IT- und Unternehmenslandschaft nicht mehr wegzudenken.

Welche Unternehmen brauchen ein ERP?

Prinzipiell brauchen alle Unternehmen ein ERP, die physische Produkte produzieren oder mit diesen handeln. Im Gegenzug ist für Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen oder immaterielle Produkte verkaufen, die Bedeutung eines ERP deutlich geringer. Die folgende Übersicht gibt Dir einen ersten Anhaltspunkt unterschiedlicher ERP-Strategien in Abhängigkeit deines Geschäftsmodells und der Größe deiner Organisation.

	Handel / Produktion	Dienstleistungen / immaterielle Produkte
Startups / kleine KMU	Steuern ihre Prozesse über eine Kombination aus Cloud ERP und Webshop.	Können auch unabhängige Lösungen nutzen, die nicht miteinander integriert sind (z.B. getrennte Systeme für CRM, Buchhaltung, Zeiterfassung etc.).
Mittelstand / gewachsene KMU	Brauchen ein gestandenes und voll in ihre Prozesse integriertes ERP-System, das alle Unternehmensbereiche miteinander vernetzt.	Setzen auf eine Teilintegration einzelner ERP Module. Dabei ist die Integration über alle Unternehmensbereiche hinweg nicht zwingend erforderlich.
Gehobener Mittelstand / Konzerne	Ein voll integriertes ERP über alle Unternehmensbereiche ist alternativlos.

Grundsätzlich ist die Frage nach der passenden ERP Strategie sehr facettenreich und erst nach einer genaueren Analyse final zu beantworten. Vor allem als mittelständisches Unternehmen solltest Du deswegen immer ein Gespräch mit einem unabhängigen ERP Berater suchen, um die für Dich passende ERP Strategie zu identifizieren.

Was ist das Besondere an einem ERP?

Dein ERP übersetzt ressourcen- und materialbezogene Vorgänge direkt in buchhalterische Transaktionen. Das heißt, mit einem ERP schaffst Du eine Verbindung zwischen Materialbewegungen, internen und kundenbezogenen Prozessen auf der einen Seite und ihren betriebswirtschaftlichen Auswirkungen auf der anderen Seite. Diese automatische Verbindung in einem zentralen System ist auch der Grund, warum produzierende und handelnde Unternehmen zwingend ein ERP brauchen, andere Unternehmen jedoch nicht. Schließlich gewinnst Du damit eine 360 Grad Sicht auf materielle Ressourcen und Finanzen.

Welche Vorteile hat ein ERP?

Ein modernes und vor allem durchgängig integriertes ERP ist das Rückgrat eines digitalen Unternehmens. Mit einem ERP profitierst Du von zahlreichen Effizienzgewinnen, einer hohen Transparenz und Qualität in unternehmerischen Abläufen:

• Geringere Durchlauf- und Wartezeiten
• Geringere Kapitalbindung 
• Transparenter Lagerbestand
• Eliminierung manueller Arbeitsschritte
• Vermeidung von Doppelarbeiten
• Automatisierung von Prozessen 
• Geringe Fehleranfälligkeit in Prozessen
• Schnellere und einfachere Informationsbeschaffung
• Bessere Kommunikation einzelner Unternehmensbereiche
• Reportings und Auswertungen auf Knopfdruck

Zudem ist dein ERP System auch die Basis für eine gute Customer Experience. Schließlich werden in deinem ERP alle kundenrelevanten Daten und Prozesse gemanagt und Du kannst auch deinen Kunden gegenüber transparent, schnell und zuverlässig auftreten. Und zu guter Letzt eröffnest Du mit einem durchgängig integrierten ERP völlig neue Perspektiven für dein Controlling und die datenbasierte Steuerung deines Unternehmens.

Welche Nachteile hat ein ERP?

Ein ERP hat keine direkten Nachteile. Zumindest solange Du ein paar wesentliche Punkte berücksichtigst.

1. Du setzt ein, für deine Zwecke und Branche, passendes ERP ein 
2. Du verbaust dein ERP nicht mit atypischen Sonderwünschen
3. Du steuerst deine ERP-Einführung und damit verbundene Risiken seriös

Weiter unten findest Du eine Auflistung gängiger Risiken und den groben Ablauf einer guten ERP Einführung.

Welche Prozesse deckt das ERP ab?

Ein ERP steuert kritische Prozesse und Datenflüsse vom Einkauf bis zum Verkauf. Damit gibt es kaum einen Unternehmensbereich oder Wertschöpfungsschritt, der nicht durch das ERP gesteuert oder zumindest flankiert wird. In der folgenden Übersicht findest Du die wichtigsten fachlichen Bereiche und die Bedeutung des ERP für das Management dieser Prozesse.

Was ist der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP?

Ein Warenwirtschaftssystem steuert Warenbewegungen und damit verbundene Prozesse vom Wareneingang, über Lager und Intralogistik bis zum Warenausgang. 

Ein ERP-System dagegen erstreckt sich über alle Prozesse und Unternehmensbereiche. Dabei ist die Warenwirtschaft bereits eine integrierte Funktion des ERP. Mittlerweile sind alleinstehende Warenwirtschaftssysteme nahezu ausgestorben. Aufgrund der immer komplexer werdenden Anforderungen haben diese sich zum vollumfänglichen ERP-System weiterentwickelt oder wurden durch Akquisitionen in bestehende ERP Systeme integriert. 

Welche Abhängigkeiten bestehen zu anderen Systemen?

Ein ERP zieht weite Kreise in einem Unternehmen, deswegen bestehen auch zahlreiche Abhängigkeiten, Überlappungen und Verbindungen zu anderen Systemen Dabei dringt das ERP auch in vermeintlich “fachfremde” Domänen und Unternehmensbereiche vor, die vielleicht auf den ersten Blick gar nichts mit einem ERP zu tun haben. Es ist jedoch extrem wichtig, diese Abhängigkeiten und Rückkopplungen zu verstehen, um während der Planungsphase gute Design-Entscheidungen zu treffen. Im Folgenden findest Du eine Aufstellung gängiger Systeme, die mit deinem ERP in Verbindung stehen.

1. CRM: Dein ERP steuert vertriebsbezogene Aufgaben, die den Anforderungen einer kleinen Vertriebsorganisation genügen. Das heißt, ein eigenes CRM brauchst Du nur zur Steuerung größerer Vertriebseinheiten. 
2. Webshops: Dein ERP stellt Produktdaten für Webshops zur Verfügung, ggf. mit dem Zwischenschritt eines PIM. Umgekehrt landen Bestellungen aus dem Webshop direkt im ERP.
3. Kundenportale sind das digitale Interface zum Kunden. Dein ERP füttert deine Kundenportale mit kundenbezogenen Informationen und Dokumenten (Aufträge, Rechnungen, Spezifikationen etc.).
4. Konstruktions- und CAD Systeme: Bidirektionaler Austausch von Zeichnungsdaten, Bauteilen und Stücklisten.
5. Produktdatenmanagement: PLM (Product Lifecycle Management) oder PIM (Product Information Management) Systeme, um produktbezogene Daten zu verwalten und diese bidirektional mit deinem ERP auszutauschen. 
6. Dokumentenmanagement: Während das ERP grundlegende Funktionen zum Dokumentenmanagement abdeckt, ist der Einsatz eines eigenen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dann sinnvoll, wenn Du weiterführende Funktionen benötigst (Versionierung, Kundenakten, Workflows etc.). 
7. Newsletter-Systeme: Während Du Kundendaten im ERP verwaltest und segmentierst, übergibst Du Daten für den Versand an spezialisierte Newsletter-Systeme zum Versand deiner Mailings.

Grundsätzlich bieten fast alle Systeme Schnittstellen, um sie mit deinem ERP zu verbinden. Allerdings erhöhst Du mit jeder Schnittstelle auch den  Komplexitätsgrad deiner Implementierung. Idealerweise triffst Du zuerst die Entscheidung für ein ERP und danach für weiterführende Systeme. 

Welche Risiken gibt es bei der ERP Einführung?

Die Einführung eines ERP Systems und auch die Migration auf eine moderne ERP-Lösung ist mit zahlreichen Risiken gepflastert. Hier eine Auswahl von gängigen Stolpersteinen und Denkfehlern:

• Der Irrglaube, dass ein ERP “out of the box” mit einem definierten Standard einsatzbereit ist.
• Fehleinschätzung von Kosten und Dauer der ERP Einführung. 
• Nicht definierte Prozesse und schlechtes Anforderungsmanagement.
• Der Einsatz eines ungeeigneten ERP. Also einer Lösung, die für deine Branche und dein Geschäftsmodell nicht taugt oder falsch eingesetzt wird. 
• Unqualifizierte Entscheidungen ohne Einbindung der Fachabteilungen.
• Keine interne ERP-Kompetenz aufbauen, um so die Abhängigkeit von externen Partnern dauerhaft zu minimieren.
• Unterschätzte Mehrbelastung der Mitarbeiter. Denn 1- 2 Tage pro Woche sollten die involvierten Mitarbeiter Zeit für das ERP Projekt haben. 
• Geringe Veränderungsfähigkeit und fehlende Bereitschaft, deine Prozesse anzupassen, resultierend in individuellen Programmierungen und ggf. technischen Schulden.
• Schlechte Informationspolitik: Eine ERP Einführung ist ein Change Projekt, das aktiv moderiert und begleitet werden darf. 
• Lange Entscheidungswege, kein Commitment der Eigentümer / des Top Managements.

Allerdings ist “nichts tun” auch keine Option und vielleicht das größte Risiko von allen. Denn meistens sind Systeme veraltet oder sie wurden so verbaut, dass eine Sanierung unmöglich ist. Damit bist Du auf Dauer nicht mehr updatefähig, öffnest Angreifern Tür und Tor, bist irgendwann nicht mehr wettbewerbsfähig. 

Wer begleitet mich bei der Einführung eines ERP Systems?

Prinzipiell spielen die folgenden Partner eine wichtige Rolle bei der Einführung deines ERP Systems: 

• Anbieter der ERP Software, z.B. SAP, Microsoft, Oracle, IFS, Infor. Dabei gibt es gewerbliche und Open Source Anbieter.
• Unabhängige ERP Berater, die Dich bei der Anforderungsanalyse, Auswahl und Projektumsetzung begleiten.
• Systemhäuser / Implementierungspartner, die die technische Umsetzung deines ERP Projekts vornehmen und oft auch Reseller des Anbieters sind.

Es liegt in der Natur der Sache und des Geschäftsmodells, dass Anbieter kein Interesse haben, Dich unabhängig zu beraten. Das Gleiche gilt fast immer für Systemhäuser und Implementierungspartner. Denn deren Fokus und primäre Wertschöpfung sind die technische Umsetzung eines von Ihnen beherrschten ERP Systems. Dagegen unterstützen Dich unabhängige ERP Berater bei der neutralen Auswahl eines geeigneten Systems und fokussieren sich auf  betriebswirtschaftliche und prozessuale Fragestellungen.

Welche technischen Bestandteile hat ein ERP System?

Dein ERP kannst Du streng genommen in unterschiedliche technische Komponenten zerlegen: Zugang für deine Nutzer, einzelne Module des ERP und eine zentrale Datenbank.

Was sind Betriebsmodelle für ein ERP?

Für den Betrieb des ERP gibt drei Betriebsmodelle:

• On premise: Das ERP läuft auf einem von deinem Unternehmen gehosteten Server.
• Private Cloud: Der Anbieter oder das Systemhaus, stellt Dir das ERP in einer Private Cloud zur Verfügung. Das klingt fancy, ist aber nichts weiter als eine on-premise Lösung auf einem  angemieteten Server. Nix halbes, nix ganzes.
• Public Cloud: Das ERP System läuft durch den Anbieter gehostet in der Cloud, mit einem SaaS (Software as a Service) Betriebsmodell 

Dabei ist die Public Cloud den anderen Betriebsmodellen in mehreren Punkten überlegen:

• Updates: Die Wartung und der Betrieb des Systems ist nicht in deiner Verantwortung. So bekommst du regelmäßig die aktuelle Version, ohne selbst Updates durchführen oder dafür bezahlen zu müssen.
• Sicherheit: Je größer die Cloud / der Anbieter, desto mehr Sicherheit ist garantiert. Das gilt sowohl für den Schutz vor Angriffen als auch für eine höhere Betriebssicherheit.
• Lizenzmodell: Software as a Service Lizenzmodell mit einem monatlichen oder jährlichen Betrag / Nutzer. 

Wer administriert das ERP?

Moderne ERP Lösungen kannst Du über no- bzw. low code Oberflächen eigenständig administrieren. Das heißt, ausgewählte User können mit keinen (no code) oder geringen (low code) Programmierkenntnissen das ERP System konfigurieren und verwalten. Für weiterführende Einstellungen brauchst Du fast immer einen spezialisierten Partner oder einen IT versierten Mitarbeiter mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen. Im Rahmen deiner ERP Einführung solltest Du auf jeden Fall interne Kompetenz bei ausgewählten Key Users in der Administration deines ERP aufbauen, um Abhängigkeiten von externen Partnern zu reduzieren. 

Wie sieht eine gute ERP Einführung aus?

Eine ERP Einführung gliedert sich grob in drei Phasen: Vorbereitung, Implementierung und Rollout. 

Vorbereitung und Planung (3-12 Monate)

Die Dauer der Vorbereitung hängt von der Größe und Komplexität deiner Organisation ab. Dabei solltest Du folgende Aufgaben erledigen.

1. Zieldefinition: Was willst Du mit deinem ERP erreichen?
2. Potenzialanalyse und Ermittlung des digitalen Reifegrades.
3. Anforderungsanalyse und Prozessdefinitionen gemeinsam mit Fachabteilungen.
4. Erstellung einer Systemlandkarte, wie sich dein ERP zu anderen Systemen verhält.
5. Qualifizierter Auswahlprozess des Implementierungspartners,
6. Planung von Laufzeiten und Budgets.
7. Aufsetzen deiner Projektorganisation unter Einbindung der Fachabteilungen. Dabei müssen deine Mitarbeiter ausreichend Zeit bekommen, an der ERP Einführung aktiv mitzuarbeiten.

Implementierung (8-36 Monate)

Die Implementierung ist vielfach eine Mammutaufgabe. Schließlich sprechen wir mit deinem ERP von kritischen Unternehmensprozessen. Das Wichtigste in dieser Phase sind eine starke Projektorganisation, Ausdauer, Zeit der beteiligten Mitarbeiter und schnelle Entscheidungen.

1. Projektstart mit dem Implementierungspartner und dem internen Projektteam.
2. Etablierung eines Kommunikations- und Vorgehensmodells, das eine ständige Synchronisation der Projektorganisation mit Anwendern, Management und weiteren Stakeholdern (Kunden, Lieferanten) garantiert.
3. Technische Umsetzung der Anforderungen durch den Anbieter bzw. den Implementierungspartner.
4. Datenpflege und ein sauberer Migrationspfad für die Datenübernahme in das neue ERP.
5. Planung des Go-Live und des Rollouts.

Go-Live und Rollout (1-3 Monate)

In der letzten Phase führst Du dein ERP nun in einen stabilen Betrieb. Dabei legst Du entweder einen Stichtag fest, zu dem das neue ERP live geht oder Du setzt auf einen parallelen Betrieb von altem und neuem ERP für eine Übergangszeit.

1. Onboarding und Schulung der Mitarbeiter.
2. Cut-Over Planung: Lager, Inventur, Erstellung von Abschlüssen und Übertrag, Vorproduktion von kritischen Komponenten, Übertragung offener Produktionsaufträge und Bestellungen.
3. Stabilisierungsphase, inkl. Support bei auftretenden Problemen und Fragen, Monitoring der wichtigsten KPI, Dokumentation von Erkenntnissen zur Optimierung.
4. Wirtschaftliche und auch fachliche Nachbetrachtung – wir ziehen ein ResümeeRückblick und vergleichen Ziel (Soll) und Ist Zustand.

Welche Technologien beeinflussen die ERP Landschaft?

Die Entwicklung moderner ERP Lösungen ist von zahlreichen technologischen Trends getrieben: 

• Trend zu Public Cloud und SaaS Betriebsmodellen.
• Process- / Data Mining: Strukturierte Sammlung und Speicherung betriebsrelevanter Daten als Basis für die Überwachung, Auswertung und Steuerung von Prozessen.
• Blockchain: Bei der Einbindung von Lieferanten, Subunternehmern und externen Stakeholdern, Smart Contracts, Vertragswesen.
• IoT (Internet of Things): Maschinen und Roboter sind miteinander vernetzt und geben Daten zurück an das ERP. 
• KI (Künstliche Intelligenz): Auswertung von Verträgen und Dokumenten, Modelle zur Produktionssteuerung und datenbasierten (automatisierten) Entscheidungen.

Aber bei aller Begeisterung für neue Technologien, solltest Du dich davon nicht blenden lassen. Denn schlussendlich steht und fällt der Erfolg deines ERP von und mit einer starken Prozess- und Anforderungsanalyse, einer guten Projektorganisation, einer strategischen und ganzheitlichen Sichtweise, Ausdauer und der Bereitschaft schnelle oder auch mal mutige Entscheidungen zu treffen. Wenn das gelingt, dann machst Du auch ohne technologischen Schnickschnack einen digitalen Quantensprung mit deiner Organisation.

Fazit – Dein ERP-System ist Motor deiner digitalen Transformation

Ein gut eingeführtes ERP hat das Potential, deine digitale Transformation auf den richtigen Weg zu bringen. Denn dabei tangierst Du viele wichtigen Fragen, bei denen es bei einer digitalen Transformation geht: Strategie, Organisation, Veränderungsfähigkeit, Innovation, interne digitale Kompetenz und die Bereitschaft, schnelle auch mal mutige Entscheidungen zu treffen. Du bist also gut beraten, dein ERP nicht nur als ein Stück Software oder ein unbedeutendes Puzzlestück deiner Digitalisierung zu betrachten. Sondern als eine große Bühne, auf der deine digitale Transformation gedeihen kann. 

Viel Erfolg dabei.