Kanban Boards – Die unsichtbare Hand der Zusammenarbeit

Kanban (jap. Signalkarte) wurde in den 1940er Jahren von Taiichi Ōno als Teil des Toyota-Produktionssystems entwickelt.

In der “Lean Production” von Toyota ist Kanban eine Methode zur Bestandsführung und Produktionssteuerung. Dabei entnimmt der für die Endmontage zuständige Mitarbeiter die benötigten Teile in den jeweiligen Abteilungen, sobald eine Bestellung eingeht. Anschließend hinterlässt er eine Kanban mit dem Artikel und der entnommenen Menge. So kann die herstellende Abteilung einen Mindestbestand pflegen, Teile bedarfsgerecht zu produzieren und übermäßige Lagerhaltung vermeiden.

Vor etwas mehr als 10 Jahren hat die Kanban Methode Einzug in die agile Softwareentwicklung gehalten. Im Anschluss haben Softwaretools wie Trello die Methode mainstream fähig gemacht. Heute finden Kanban Boards auch über die IT hinaus in vielen unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen Anwendung und werden vor allem im Projektmanagement und in der Zusammenarbeit selbstorganisierter Teams eingesetzt. Kanban gehört neben Scrum zu den gängigsten agilen Werkzeugen.

Der Erfolg von Kanban basiert auf wenigen wesentlichen Prinzipien. Diese Prinzipien können auch der Gradmesser für Dich und dein Team sein, um die Wirksamkeit von Kanban für eure Zusammenarbeit zu bewerten.

Pull statt Push: Aufgaben werden nicht mehr zugewiesen, sondern jeder im Team nimmt sich selbstorganisiert seine Aufgabe, die er am besten erledigen kann.

Work in Progress (WiP) managen: Das Kanban Board bietet Dir den Überblick über die parallel stattfindenden Arbeiten. Arbeitet dein Team an zu vielen Aufgaben gleichzeitig, kann das ein Indiz für fehlenden Fokus oder fehlende Effektivität sein.

Engpässe identifizieren: Durch die Übersicht des WiP werden Engpässe oder limitierende Faktoren in deinem System identifiziert (Theory of Constraints). Die Identifikation der begrenzenden Faktoren erlaubt Dir die Leistungsfähigkeit deines Systems bzw. Teams zu verbessern.

Teamwork:  Einer der wesentlichen Vorteile von Kanban ist, dass es auch verteilt arbeitende Teams miteinander verbindet. Es ist für jeden Einzelnen ein befriedigendes Gefühl eine Aufgabe auf “Done” zu setzen und damit einen Beitrag zum gemeinsamen Gelingen beizutragen.

Dein Kanban Board ist in mehrere “Lanes” oder Spalten unterteilt. Dabei repräsentiert jede Spalte einen Arbeitsschritt in deinem Workflow oder deinem Projekt.

Die folgende Aufteilung ist ein erster pragmatischer Start für die Aufteilung deines Kanban Board. Die Aufteilung erfolgt auf Basis des Bearbeitungszustands.

• Offen: Was haben wir noch zu erledigen?
• In Arbeit: Woran arbeiten wir gerade?
• Erledigt: Was ist schon erledigt?

Wichtig für die Unterteilung deines Kanban Boards ist, dass die Aufteilung für Dich und Dein Team Sinn macht. Denn die Kanban Methode soll euch helfen euch besser zu organisieren. Wenn es nicht einfach geht, dann stimmt etwas nicht.

Aufgaben werden als Karten in deinem Kanban Board dokumentiert und durch deinen Workflow geführt. Dabei wird die  Wichtigkeit einzelner Aufgaben durch eine Priorisierung (von oben nach unten) dargestellt.

Für die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben in einem Kanban Board ist es wichtig, dass Du und dein Team ein gemeinsames Verständnis der zu erledigenden Aufgabe und des Arbeitsergebnisses habt. Das heißt, wenn es noch zu viele Rückfragen oder Diskussionen zu einer einzelnen Karte bzw. Aufgabe gibt, dann scheint die Aufgabe noch nicht klar genug zu sein, um sie in eine Bearbeitung zu übernehmen. Zudem solltet ihr im Team ein gemeinsames Verständnis darüber haben, wann eine Aufgabe erledigt ist (“Definition of Done”). Bei der einheitlichen Formulierung von Aufgaben und Anforderungen helfen Dir zum Beispiel Formate wie User Stories.

Aus jeder Aufgabe resultieren möglicherweise eine Reihe von Unteraufgaben. Das mag die Frage nach sich ziehen, wann genau aus einer Unteraufgabe eine eigene Karte (Kanban) gemacht wird.

Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort. Deswegen ist es wichtig, dass Du Dir die Ziele und die wesentlichen Kanban Prinzipien vor Augen führst. Das Kanban Board soll Dir und deinem Team helfen die Anzahl paralleler Arbeiten zu minimieren, Engpässe zu identifizieren, deine Selbstorganisation zu fördern und das Gefühl stärken, dass ihr zusammen etwas geschafft habt.

Das heißt, wenn Du mit der Darstellung deiner Aufgaben zu granular wirst, hilft es Dir nicht mehr, weil Du keinen Überblick mehr hast. Bist Du zu “global” und fasst Aufgaben zu groß, findet kein Fortschritt statt und Du siehst nicht, wie sich Arbeiten entwickeln. Aufgaben stehen für Tage oder gar Wochen in Bearbeitung und ziehen sich wie Kaugummi. Auch damit erzielst Du keinen der oben aufgeführten Vorteile. Das heißt, Du brauchst einen für Dich und dein Team angemessen Detaillierungsgrad. Ich bin ein großer Fan davon, dass eine Aufgabe binnen einer Tagesfrist erledigt werden kann.

Für das Schreiben meines Blogs verwende ich z.B. die folgenden Aufteilung:

• Ideen: Über was könnte ich schreibe?
• Entwürfe: Blogbeiträge in Rohfassung
• Lektorat: Überprüfen fertiger Entwürfe
• Optimieren: Beiträge die schon live sind, aber einer Überarbeitung bedürfen
• Eingeplant: Beiträge sind in WordPress eingepflegt
• Live (done): Beiträge sind live und bis zu einer nächsten Überarbeitung abgeschlossen

Nach der Aufteilung deines Workflows brauchst Du für die Erstellung deines Kanban Board im Grunde nur Haftnotizen und ein wenig Kreppband. Wenn Du es gerne ein wenig digitaler und geordneter hast, dann helfen Dir die folgenden Tools:  

• Trello: sehr einfach und kostenfrei, optimal zum Einstieg und für kleine Teams.
• Planner: Die Trello Alternative von Microsoft.
• Smartsheet: Basiert auf Excel und bietet Dir eine Kanban Ansicht auf Excel Sheets.
• Azure DevOps: Die Projektmanagement Software für Teams, die unter Microsoft entwickeln.
• Jira: Für umfangreiche Projekte / große Teams.

Für die Arbeit mit einer Kanban Software auch über die hier genannten hinaus ein paar Erfahrungswerte und praktische Tipps.

1. Es sollte ersichtlich sein, wer an welchen Aufgaben arbeitet. Das heißt, entweder ordnet sich ein Mitglied visuell ersichtlich Aufgaben zu oder Du richtest z.B. für jedes Teammitglied eine eigene Lane ein.
2. Labels / Kategorien helfen Dir die Aufgaben in deinem Kanban Board zu organisieren / zu filtern.
3. Einzelne Aufgaben und Karten sollten eine eindeutige Referenzierung (z.B. eine ID) haben. Wenn Du Trello nutzt ist “Trello Numbers” eine sehr sinnvolle Chrome Ergänzung.
4. Du solltest die Möglichkeit haben auf einzelnen Karten Unteraufgaben zu formulieren, an denen das Team zur Erledigung der Aufgabe arbeitet.

Trello ist einer der populärsten digitalen Kanban Boards. Hier ein paar meiner persönlichen Trello Hacks:

• Unbedingt die mobile App installieren, um auch von unterwegs aus Trello zu nutzen.
• Sofern Du Apple / iOS nutzt (für Android weiß ich es leider nicht), kannst Du Inhalte aus dem Browser direkt in Trello speichern.

• In Kommentare angesprochene Personen mit @ adressieren, damit sie auch eine Notification über ihre Erwähnung erhalten.
• Chrome nutzen, um “Trello Card Numbers” zu installieren. Damit hat jede Karte eine Nummer, was es deutlich erleichtert darüber zu sprechen.
• Sortierung für neue Karten. Trello fügt neue Karten am Ende einer Liste zu, das kannst Du für jede Liste jedoch beliebig einstellen. Gehe dazu auf die drei Punkte neben dem Listennamen >> “Sortieren nach”. 
• Um Abhängigkeiten zwischen Karten darzustellen, Karten gegenseitig über “Anhänge” referenzieren. Das geht zwar nicht in einer logischen Abhängigkeit (Parent-Child), dafür erleichtert es das Navigieren erst recht in größeren Trello-Boards.
• Wenn Dich Karten interessieren einfach “Beitreten” bzw. zu bearbeitende User zufügen.
• Deadlines mit “Fristen” managen und optional die Kalenderansicht nutzen.
• Resultierende Unteraufgaben mit Checklisten pflegen.
• Wenn Du mit mehreren Personen in einem Trello Board arbeitest, unbedingt die persönliche Ansicht nutzen.

Wie gelingt es Dir nun Kanban Boards in deinem Team einzuführen? Besprecht die folgenden Fragen gemeinsam im Team:

1. In welche Arbeitsschritte könnt ihr euer Kanban Board unterteilen? Für den Start reicht möglicherweise eine einfache Aufteilung wie “Offen”, “In Bearbeitung” und “Erledigt”, ergänzt um eine Spalte für Ideen / Fragen und archivierte Aufgaben. Mit zunehmender Reife weitest Du diese Schritte einfach aus.

2. Wo und wie wollt ihr euer Kanban Board pflegen? Wenn ihr eine Software wählt, solltet ihr definieren, wie ihr das Kanban Board über die Spalten hinaus sinnvoll organisiert. Z.B. könnt ihr Kategorien / Labels für unterschiedliche Bereiche oder Arbeitspakete definieren.

3. Nutzt regelmäßige Meetings, um anstehende Aufgaben zu besprechen und um euch gemeinsam erledigte Aufgaben anzuschauen. Nutzt diese Meetings um das gewünschte Ergebnis einer Karte zu formulieren, aber auch mit allen offene Fragen im Zusammenhang mit dieser Aufgabe zu diskutieren. Für die erfolgreiche Arbeit mit Kanban ist das gemeinsame Verständnis der zu erledigenden Aufgabe elementar.

4. Fangt an das Kanban Board als euer zentrales Werkzeug für die Organisation anstehender Aufgaben zu nutzen. Das Kanban Board sollte für sich stehen, d.h. jeder ergänzende Kanal, der über das Board und die regelmäßigen Meetings hinausgeht, ist überflüssig. Damit finden sich alle anstehenden Aufgaben im Kanban Board wieder. Anfangs werdet ihr euch möglicherweise schwer tun den richtigen Detailgrad für die Formulierung von Aufgaben zu finden. Nutzt eure gemeinsamen Meetings um ständig zu hinterfragen, was ihr verbessern könnt.

5. Es braucht ein wenig Zeit und Geduld, aber wenn sich die Kanban Methode erst gesetzt hast, wirst Du die Früchte der Arbeit ernten. Du wirst feststellen, dass die Kanban Methode die Selbstorganisation in deinem Team fördert und Du viel weniger Zeit zur Abstimmung und Koordination aufwenden braucht.

Kanban Boards sind ein sehr elegantes Werkzeug, um anstehende Aufgaben innerhalb deines Teams zu koordinieren, dein Projektmanagement oder die Arbeit in einem Scrum-Team sinnvoll zu ergänzen. Dabei fördert ein Kanban Board die Selbstorganisation, deckt limitierende Faktoren, schafft Fokus und gibt jedem Teammitglied das gute Gefühl etwas erledigt und zum gemeinsam Gelingen beigetragen zu haben. Die Einführung von Kanban ist relativ einfach und ohne große Vorbereitung möglich. Wichtig ist es, die Arbeit mit dem Kanban Board kritisch zu hinterfragen und weiter zu optimieren, bis das Kanban Board für Dich und dein Team auch wirklich wirksam ist.

Viel Erfolg dabei.