Digitalisierung Mittelstand – Wie aus deinem KMU ein digitaler Champion wird

Zum Mittelstand zählen kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die bestimmte Grenzwerte nicht überschreiten, z.B. in Bezug auf Umsatz oder Mitarbeiterzahl. Typische Grenzwerte findest Du in der EU Definition für KMU, nach der KMU max. 250 Mitarbeiter beschäftigen und 50 Mio. Euro Umsatz erzielen. Das Förderprogramm “Digital Jetzt” legt die Obergrenze auf 500 Mio, Euro Umsatz und 500 Mitarbeiter. Ein weiteres typisches Merkmal des Mittelstands ist, dass Anteilseigner und Gesellschafter auch die unternehmerische, operative Verantwortung für das Unternehmen tragen.

Die Personalunion von Gesellschaftern und operativer Unternehmensführung kann sich für die Digitalisierung des Mittelstands als großer Vorteil erweisen.

1. Unternehmenskultur stark durch Inhaber/Gründer geprägt
2. Sehr umsetzungsorientiert mit kurzen Entscheidungswegen
3. Geschäftsführung sehr stark in das operative Geschäft involviert
4. Sehr langfristig orientierte Unternehmenspolitik
5. Potenzial ganzheitliche/unternehmerische Entscheidungen zu treffen

Das sind hervorragende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Gestaltung der digitalen Transformation in einem mittelständischen Unternehmen. 

Digitalisierung  bietet einem KMU branchenübergreifend die Chance auf eine höhere Effizienz und Differenzierung im Wettbewerb. 

• Digitale Prozesse verbessern die Qualität und senken die Fehleranfälligkeit interner Abläufe und Prozesse.
• Moderne Systeme und Arbeitsplätze sind eine wichtige Voraussetzung für die Gewinnung von Fachkräften und für motivierte Mitarbeiter.
• Durchgängig integrierte Systeme liefern Daten und bieten einen neuen Blick auf die Steuerung des Unternehmens.
• Höhere Transparenz und Geschwindigkeit verbessern die Kundenerfahrung und -zufriedenheit.
• Digitaler Vertrieb und digitales Marketing ermöglichen eine neue Art der Kundenansprache und -bindung.
• Digitale Produkte und Geschäftsmodelle bieten die Chance auf neue Erlösmodelle.

Die Covid-19 Pandemie hat der Digitalisierung im Mittelstand über alle Bereiche der Wertschöpfung, Branchen und Unternehmensgrößen hinweg einen merklichen Schub gegeben. Auf Basis mehrerer Studien und Untersuchungen lässt sich dabei folgendes über die Digitalisierung im Mittelstand festhalten. 

• Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad – die sogenannten Digital Leader – kamen im Vergleich besser durch die Corona Krise. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand, 2020/21)
• Fast die Hälfte der befragten Unternehmen (46 Prozent) hat während Corona  Produkte und Dienstleistungen kurzfristig angepasst. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/21)
• Mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen (34 Prozent) digitalisierte wichtige Prozesse kurzfristig. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/21). Allgemein und gerade während Corona liegt der Fokus der Digitalisierung im Mittelstand eher auf Prozessinnovationen, da Investitionen sich darin zeitnah auszahlen. Geschäftsmodelle werden dagegen nur geringfügig digitaler. (BMWK: Digitalisierung der Wirtschaft, 2021). Digitale Produkte oder Produkte mit digitalen Komponenten sind sogar leicht rückläufig. (BMWK: Digitalisierung der Wirtschaft, 2022)
• Die Betriebe haben stärker als geplant in die digitale Ausstattung ihrer Mitarbeiter investiert. So haben über die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) neue Home Office Arbeitsplätze geschaffen. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/21). Außerdem haben Mitarbeiter während der Pandemie 39 Prozent der Arbeitszeit im Home Office verbracht, im Anschluss ging der Anteil auf 27 Prozent zurück. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/22).
• 58 Prozent der befragten Mittelständler sind überzeugt, dass New-Work-Konzepte ausschlaggebend für die Gewinnung neuer Mitarbeiter sind. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand, 2021/22)
• 48 Prozent der Unternehmen planen ihre Digitalisierungsbudgets beizubehalten, weitere 45 Prozent möchten ihre Investitionen sogar um rund ein Viertel erhöhen. (Telekom: Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/22)

Die Pandemie hat KMU die Chancen und Vorteile der Digitalisierung und damit verbundene Krisenresillienz deutlich vor Augen geführt. Das zeigt sich auch an den Budgetplanungen, die trotz anhaltender Krisen noch erhöht werden. Hier kannst Du dir aktuelle Studien zur Digitalisierung in Deutschland anschauen.

Digitalisierung im Mittelstand ist gekennzeichnet durch ein paar typische Herausforderungen: 

• Keine inhouse IT- / Digital Kompetenz: viele KMU haben keine eigene interne IT, geschweige denn digitale Kompetenz.
• Gewachsene, alte Systeme: Technische Systeme sind alt und historisch gewachsen.
• Fehlende Prozesstransparenz / - kenntnis: Keine Transparenz über eigene interne Abläufe und Wertschöpfungsschritte.
• Anforderungsaufnahme / -formulierung: Anforderungen an die Umsetzung digitaler Vorhaben zu formulieren ist eine eigene Kompetenz, die ein Mittelständler selten in der notwendigen Qualität liefern kann.
• Anbieterauswahl / -steuerung: KMU können die Qualität potentieller Implementierungspartner nicht bewerten oder eine fachgerechte Steuerung der Partner gewährleisten.

1. Handlungsfelder identifizieren und Strategie aufsetzen
2. Seriöse Budgetplanung für 3-5 Jahre
3. Kommunikation / Storytelling -> Positive digitale Zielbilder statt “Jobkiller Digitalisierung”
4. Etablierung eigener digitaler Kompetenzen und Fähigkeiten.

Die erste und wichtigste Schritt zu einer erfolgreichen Digitalisierung ist es, die Spiel- und Handlungsfelder deiner Digitalisierung abzustecken. Schließlich zieht Digitalisierung weite Kreise durch dein ganzes Unternehmen. Vom papierlosen Büro bis zur Entwicklung neuer digitaler Produkte und Geschäftsmodelle weißt Du irgendwann nicht mehr, wo dir digital der Kopf steht. Dabei wirst Du typischerweise auf die folgenden Handlungsfelder deiner Digitalstrategie stoßen:

• Prozesse / interne Wertschöpfung (ERP, CRM etc.)
• Digitaler Vertrieb / digitales Marketing
• Digitale Services / Plattformen
• Digitale Geschäftsmodelle

Du solltest im ersten Schritt die Handlungsfelder wählen und priorisieren, die dir die besten Aussichten auf eine nachhaltige digitale Unternehmensentwicklung bieten. Deine Mitarbeiter in MS Teams zu schulen, macht aus deinem KMU noch keinen digitalen Champion.

Mitarbeiter in MS Teams zu schulen, macht aus deinem KMU noch keinen digitalen Champion.

Digitalisierung hat das Potential, die Wertschöpfung und das Geschäftsmodell deines KMU nachhaltig zu beflügeln. Entsprechend solltest Du Digitalisierung als ein langfristiges Investitionsvorhaben betrachten und deinen Vorteil als inhabergeführtes Unternehmen auch konsequent ausspielen. Denn definitiv haben Investments in deine technische Infrastruktur und in den Aufbau eigener digitaler Fähigkeiten das Zeug dazu, deine Unternehmensentwicklung auf die nächsten Jahre und Jahrzehnte positiv zu beeinflussen. Digitale Förderprogramme erleichtern dir den ersten Schritt, jedoch solltest Du Budgets mit einem gewissen Weitblick auch auf 3-5 Jahre rechnen.

Ich erlebe immer wieder, dass Investitionen in digitale Infrastruktur viel zu passiv geplant wird. Deswegen zeige ich gerne, wie aggressiv Tech-Konzerne investieren. Auch wenn Du nicht Google und nicht Amazon bist, hast Du zumindest eine Benchmark. Im Schnitt investieren Amazon, Facebook und co. knapp 13 Prozent ihres Umsatzes oder 24 Prozent ihres Gross Profits in neue Technologien, Services und Produkte. Dem kannst Du ja mal deine heutigen Sach-, Personalkosten und Investitionen in IT und Digital gegenüberstellen.

Leider wird Digitalisierung im Mittelstand oft als Schreckgespenst und Jobkiller dargestellt. Und natürlich erzeugt das bei Mitarbeitern Widerstände. Laut einer Studie der Universität St. Gallen scheitern 84 Prozent aller digitalen Transformation, unter anderem auch an internen Widerständen. Deswegen ist es sehr wichtig, offen, transparent und kontinuierlich über die geplante Digitalisierung zu kommunizieren. 

• Was bedeutet Digitalisierung für unser KMU?
• Was wollen wir uns bewahren, was wollen wir durch eine konsequente Digitalisierung gerne verändern?
• Wie stellen wir uns unser digitales Unternehmen vor?
• Wie gehen wir es konkret an?

Dabei hast Du gerade als Inhaber oder Geschäftsführer die Aufgabe, in einen offenen Dialog mit deiner Belegschaft zu treten und konkret darzulegen, was Digitalisierung für dein KMU bedeutet. Hierbei ist es wichtig, das bisher Erreichte zu würdigen und gleichzeitig für ein Klima zu sorgen, in dem die “digitale Neuordnung” gedeihen kann. Dabei ist es ein großer Vorteil, ein wenig darauf vorbereitet zu sein, wie Du eine solche Transformation gut und positiv begleiten kannst. 

Schließlich ist der Aufbau eigener digitaler Kompetenzen ein letzter wichtiger Baustein, um die Digitalisierung deines KMU zukunftssicher zu gestalten. Dazu kannst Du in den folgenden Schritten vorgehen.

1. Eigene digitale Talente identifizieren: Hast Du vielleicht bereits Mitarbeiter, die Erfahrung in der Umsetzung digitaler Projekte mitbringen?
2. Auf einen ausgewählten externen Partner als “unternehmerischen Partner” vertrauen, der geeignete Partner und Mitarbeiter rekrutiert.
3. Interne Projektorganisation etablieren.

Während der gehobene Mittelstand und Konzerne in den Aufbau eigener Digital-Abteilungen investieren, sind KMU bei der Umsetzung ihrer digitalen Agenda sehr oft ausschließlich auf externe Partner angewiesen. Dabei ist wichtig, dass Du auf Partner setzt, die unabhängig von der Umsetzung sind, die also ihr Geld nicht mit der Umsetzung bestimmte Vorhaben verdienen, sondern neutral beraten.

Die Digitalisierung im Mittelstand hat ihre eigenen Herausforderungen, jedoch grundlegend gute Voraussetzungen. Denn unternehmerischer Spirit, kurze Entscheidungswege und langfristiges Denken sind gute Vorzeichen, um den digitalen Wandel nachhaltig positiv zu gestalten. 

Mach was draus.