Meeting Effizienz- Zahlen & Fakten zum (Un)Sinn von Meetings

Bevor wir uns in Statistiken zu Meetings verlieren, zunächst eine Erklärung, was Meeting Effizienz eigentlich bedeutet. Ganz allgemein ist Effizienz die Fähigkeit, eine Aufgabe fehlerfrei mit möglichst geringem Ressourceneinsatz zu erledigen. Entsprechend ist Meeting Effizienz die Fähigkeit von Teams und Organisationen, die mit Meetings verbundenen Ziele mit möglichst geringem Ressourceneinsatz zu erreichen und Verschwendungen zu vermeiden. Dabei kannst Du den Aufwand für Meetings mit der investierten Zeit für Vor-, Nachbereitung, Durchführung sowie die entsprechenden Arbeitskosten quantifizieren.

Meetings sind das größte ungeschützte Investment eines Unternehmens. Dabei bedeutet ungeschützt, dass weder die Höhe der Ausgaben kontrolliert, noch der ROI von Meetings gemessen, geschweige denn gemanagt wird. Die von uns untersuchten Meeting Statistiken zeigen ein eindeutiges Bild, was die finanzielle Tragweite von Meetings angeht. 

• Etwa 15 % der gesamten Arbeitszeit entfallen auf Meetings. (Bain & Company 2014)
• Manager verbringen durchschnittlich bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings. (HBR 2017)
• CEOs verbringen 72% ihrer Zeit oder 45 Stunden pro Woche in Meetings. (HBR 2018)
• In großen Unternehmen (Marktkapitalisierung > 1 Mrd. Euro) verschlingen die  Sitzungen des Topmanagements bis zu  7.000 Stunden pro Jahr. Werden vorbereitende und nachbereitende Meetings einbezogen, können insgesamt bis zu 300.000 Stunden anfallen. (HBR 2004)
• In den USA finden täglich schätzungsweise rund 62 bis 80 Millionen Meetings statt, das entspricht einer Steigerung von ca. 500% seit den 70er Jahren. (Lucid Meetings 2022)
• Mehr als ein Drittel (37 %) der Fachkräfte ist der Meinung, dass unnötige Sitzungen die größten Kosten für ihr Unternehmen verursachen. (Doodle 2019)

Das heißt, Meetings binden viele Ressourcen und dominieren den Alltag in Unternehmen.  

When you take into account all the direct costs and potential indirect costs, the investment in meetings is incredibly significant. I can say with confidence that there is no other single investment of this magnitude that an organisation makes that is treated in such a cavalier manner; where so few resources are allocated to assessing, evaluating, and working to improve meetings, both locally and enterprise-wide.

Steven Rogelberg

Schauen wir uns im zweiten Schritt an, wie Unternehmen mit diesem Investment in der Planung umgehen. Schließlich haben die meisten Unternehmen genaue Regelungen für den Umgang mit Ausgaben. Das scheint allerdings nicht auf Meetings zuzutreffen.  

• In Nordamerika werden 55 % der Meetings eine Woche im Voraus geplant, in Europa werden 46 % der Meetings sogar mehr als einen Monat im Voraus festgelegt. (Doodle 2023)
• In Europa dauern fast zwei Drittel (67 %) der Meetings länger als eine Stunde. In Nordamerika sind es 40 %. (Doodle 2023)
• Ein Stand-Up Meeting mit 20 oder weniger Teilnehmern dauert im Durchschnitt 12-13 Minuten. (Dialpad 2022)
• Sowohl in Nordamerika als auch in Europa bestehen die meisten Meetings aus 6 bis 10 Personen (ca. 43 %). (Doodle 2023)

• In Europa finden 44 % der Meetings persönlich, 25 % hybrid und 21 % rein online statt. Dagegen finden in Nordamerika 42 % online, 38 % hybrid, 13 % vor Ort statt. (Doodle 2023)
• 76 % der Fachleute ziehen persönliche Treffen gegenüber Anrufen oder Videochats vor. (Doodle 2019)
• Zufriedene Führungskräfte kommunizieren hauptsächlich in Person. (McKinsey 2013)
• 60 % der Teilnehmer gaben an, dass die Vorbereitung auf Status-Meetings mehr Zeit in Anspruch nimmt als das Meeting selbst. (Clarizen 2015)

Zumindest in Europa bedeutet das in der Regel ausreichend Vorlaufzeit – idealerweise Treffen “in Person” mit 6–10 Personen für tendenziell über eine Stunde. Da sollte man meinen, das sei gut vorbereitet? Dazu haben wir ebenfalls ein paar Zahlen gefunden. 

• In 50 % der Unternehmen ist die Meeting-Agenda entweder ad hoc oder von Sitzung zu Sitzung unverändert. (HBR 2004)
• Weniger als 5 % der Unternehmen haben einen strikten und durchdachten Prozess, um die Agenda auf die wichtigsten Themen auszurichten. (HBR 2004)
• 64 % der Befragten geben an, dass sie durch ein gut geplantes Meeting zur Teilnahme angeregt werden. Mehr noch als Vorteile wie kostenloses Essen, Remote Teilnahme, und sogar die Anwesenheit eines Bürohundes. (Clockwise 2020)

Und was die Studien nicht abfragen, aber nach meiner Erfahrung völlig normal ist: Jeder kann und darf ein Meeting ansetzen. Das ist in etwa so, als stellst Du eine Kasse auf, an der sich jeder bedienen darf, um am Spieltisch sein Glück zu wagen. Schließlich kostet ein einzelnes Meeting schnell 1.000 Euro, setzt Du wiederkehrende Termine an, bist Du schnell bei einer mittleren vierstelligen Summe. Und was diese Meeting Zahlen zeigen: Der Vergleich mit dem Spieltisch ist nicht abwegig, denn die Vorbereitung der Meetings lässt zu wünschen übrig. 

Schauen wir uns im nächsten Schritt Zahlen an, was in Meetings nun tatsächlich passiert und wie sich die schlechte Vorbereitung “auszahlt”.

• 50% aller Meetings beginnen zu spät. (The Surprising science of Meetings)
• Weniger als 15 % der gesamten Meeting-Zeit werden auf strategische Fragen verwendet. (HBR 2004)
• Etwa 80 % der Meeting-Zeit werden für Themen aufgewendet, die weniger als 20 % des langfristigen Unternehmenswerts ausmachen. (HBR 2004)
• Fast 60 % der Teilnehmer multitasken während der Meetings. (Clarizen 2015)
• 73 % haben an verpflichtenden Meetings nur teilgenommen, um währenddessen an anderen Aufgaben zu arbeiten, die sie als wichtiger für ihre Arbeit erachten. (HR Digest 2018)
• Dysfunktionale Kommunikation wie Klagen, Kritik und Abschweifungen verringern die Effektivität. (ResearchGate 2012)
• 43 % beklagen, dass einige Personen die Gespräche dominieren, was es schwierig macht, sich einzubringen. (Atlassian 2024)
• Off-topic Gespräche sind das größte Problem in Meetings. (Microsoft 2020)
• Das häufigste genannte Problem (54 %) in der Technologiebranche war ironischerweise „die nicht funktionierende Technologie“. (Microsoft 2020)

Das heißt, in einem Meeting werden primär andere Ausgaben erledigt und nur ein geringer Prozentsatz der gesamten Meetingzeit wird für wirklich relevante, strategisch und langfristig wichtige Inhalte verwendet. Würdest Du diese Zahlen jemandem geben, der noch nie etwas von einem “Meeting” gehört hat, würde dieser möglicherweise die Frage stellen: "Warum tut ihr das dann überhaupt?” Das geht den Teilnehmern eines Meetings nicht anders.

Die Kosten eines Meetings lassen sich konkret quantifizieren, der Outcome dagegen nur indirekt. Deswegen ist es sinnvoll, sich Zahlen anzuschauen, wie denn die betroffenen Mitarbeiter die Effizienz von Meetings erleben.

• 72 % der Meetings werden als ineffektiv angesehen. (Atlassian 2024)
• 80 % sind der Meinung, dass die meisten ihrer Meetings in der Hälfte der Zeit durchgeführt werden könnten. (Atlassian 2024)
• 35 % der Befragten betrachten Status-Meetings als Zeitverschwendung. (Clarizen 2015)
• Mitarbeiter erleben ein Drittel aller Meetings als irrelevant für die eigene Arbeit. Not getting much out of meetings?
• 41,9 % der Team-Meetings werden als qualitativ schlecht bewertet. (ResearchGate 2012)
• 35 % glauben, dass zu viele Teilnehmer die Effizienz von Meetings beeinträchtigen. (Doodle 2019)
• 54 % verlassen Meetings oft ohne klare nächste Schritte oder Verantwortlichkeiten. (Atlassian 2024)
• 46 % würden lieber unangenehme Tätigkeiten ausüben, als an einem Status-Meeting teilzunehmen. So würden 18 % lieber einen Behördengang erledigen und 17 % lieber Farbe beim Trocknen zusehen. (Clarizen 2015)

Jetzt könnte man sagen “OK, ein bisschen Schwund ist immer.” Aber tatsächlich fühlen sich Mitarbeiter in der eigenen Produktivität stark beinträchtigt. 

• 80 % glauben, sie wären produktiver, wenn sie weniger Zeit in Meetings verbringen würden. (Atlassian 2024)
• 78 % der Befragten fühlen sich durch die Anzahl der Meetings daran gehindert, ihre Arbeit zu erledigen. (Atlassian 2024)
• 51 % müssen aufgrund von Meeting-Überlastung mehrmals pro Woche Überstunden machen. (Atlassian 2024)
• 46 % aller befragten Arbeitnehmer glauben, dass sie zu viele unnötige Besprechungen haben. (Otter.ai 2022)
• 76 % fühlen sich an Tagen mit vielen Meetings erschöpft. (Atlassian 2024)

Nun könnte man auf die Idee kommen, dass Mitarbeiter Meetings einfach ablehnen, wenn sie doch so unproduktiv und irrelevant für die eigene Arbeit sind. Das scheint aber zu einfach zu sein und ist nach den vorliegenden Meeting-Statistiken ein Tabu-Thema.

• 62  % nehmen häufig an Meetings teil, obwohl kein klares Ziel in der Einladung steht. (Atlassian 2024)
• 53 % fühlen sich genötigt, an Besprechungen teilnehmen zu müssen, nur weil sie dazu eingeladen werden, obwohl die Sitzungen für ihre Arbeit nicht entscheidend sind und sie nichts Sinnvolles oder Relevantes zur Tagesordnung beitragen können. (Otter.ai 2022)
• 35 % würden an einem unproduktiven Meeting teilnehmen, anstatt es abzulehnen. (Korn Ferry 2019)
• Fast 80% der Beschäftigten geben an, dass ihre Vorgesetzten nie über das Ablehnen von Meetings gesprochen haben. (Otter.ai 2022)
• Mehr als drei Viertel der Befragten (78 %) haben das Gefühl, dass ihr Terminkalender entweder immer oder manchmal außer Kontrolle gerät. Die meisten Befragten (38 %) geben der oberen Führungsebene oder ihrem direkten Vorgesetzten (16 %) die Schuld. (Clockwise 2020)

Nun könntest Du auf die Idee kommen Meetings ganz sein zu lassen. Und tatsächlich führt schon eine Reduktion zu starken positiven Effekten. Auf der anderen Seite gibt es aber auch Hinweise auf die positiven Effekte von Meetings. 

• Team-Meetings sind zentral für Problemlösung, Entscheidungsfindung und Veränderungen. (ResearchGate 2012)
• Meetings haben einen großen Einfluss auf Zufriedenheit am Arbeitsplatz und Engagement von Mitarbeitern.  (Surprising Science of Meetings)
• Positive Kommunikation steigert Zufriedenheit, Produktivität und Unternehmenserfolg. (ResearchGate 2012)
• Negative Kommunikation hat stärkere negative Auswirkungen als positive Effekte funktionaler Kommunikation. (ResearchGate 2012)
• Gute Meeting-Interaktionen wirken sich auch nach 2,5 Jahren positiv auf den Organisationserfolg aus. (ResearchGate 2012)
• 50 % der Meeting-Zeit nutzen erfolgreiche Führungskräfte für Entscheidungsfindung. (McKinsey 2013)

Meeting Statistiken geben auch Aufschluss darüber, wie die Effizienz von Meetings weiter verbessert werden kann.

• 40 % weniger Meetings → 71 % höhere Produktivität und 52 % höhere Zufriedenheit. (HBR 2022)
• 60 % weniger Meetings → 55 % bessere Kooperation, 57 % weniger Stress. (HBR 2022)
• 80 % weniger Meetings → 74 % weniger Micromanagement-Gefühl, 44 % höhere Mitarbeitermotivation, 65 % klare Kommunikation. (HBR 2022)
• 67 % der Teilnehmer glauben, dass eine Tagesordnung für den Erfolg eines Meetings entscheidend ist. (Doodle 2019)
• 72 % der Teilnehmer halten ein klar definiertes Ziel für jede Besprechung für unverzichtbar. (Doodle 2019)
• Fast 80 % der Menschen bevorzugen Besprechungen am Morgen oder direkt vor dem Mittagessen! Nur 1 % der Befragten halten Sitzungen am Abend für produktiv. (Clockwise 2020)
• Fast ein Drittel der Befragten wählte den Dienstag als bevorzugten Wochentag für Sitzungen (29 %), dicht gefolgt vom Mittwoch (25 %). (Clockwise 2020)
• Weniger als 10 % der Sitzungen sollten ausschließlich der Berichterstattung oder dem Informationsaustausch dienen. (McKinsey 2013)

Was machst Du nun mit diesen vielen Einsichten zum Thema Meeting Effizienz? Auf jeden Fall etwas ändern, denn rein statistisch betrifft das Problem auch dich und deine Organisation. Hier ein paar Empfehlungen und Ableitungen, die wir daraus ziehen.

1. Hinterfrage deine Meeting-Kultur. Mach ein Assessment, wie die Meetingkultur in deinem Unternehmen erlebt wird.
2. Jedes Meeting hat einen klaren Zweck und ein definiertes Ziel. Das ist in meinen Augen wichtiger als eine granular definierte Agenda.
3. Formuliere Fragen an Stelle von Agenda Items. Offene Fragen fördern Engagement und aktivieren Teilnehmer zum Mitmachen. Gibt es keine gute Arbeitsfrage, braucht es auch kein Meeting.
4. Ermutige Mitarbeiter Meetings abzulehnen. Es darf einfach kein Tabu sein. Es ist Aufgabe des Einladenden sicherzustellen und klar zu machen, warum der Eingeladene dabei sein sollte. Eingeladene sollten sich nicht schämen müssen und sich nicht trauen ein Meeting abzusagen, weil sie ihren Beitrag nicht klar erkennen. 
5. Nutze alternative Kanäle (z.B, Podcasts oder Blogs), wenn es nur um die Verteilung von Informationen geht.
6. Setze in Meetings auf konsequentes Timeboxing und halte Zeiten ein. Meetings starten und enden pünktlich.
7. Moderation: Meetings brauchen Führung und eine gute Moderation. Das ist in Anbetracht der Kosten ein unerlässliches Instrument.
8. Mehr Struktur und weniger Meetings. Etabliere einen allgemeinen Ordnungsrahmen für Meetings, da kannst Du dir z.B. eine Menge aus dem Scrum Framework oder Organisationsmodellen wie der Holokratie abschauen. Allerdings gibt es empirische Erkenntnisse, dass eine zu rigide Struktur und zu wenig Flexibilität in den Meetings selbst Kreativität und Energie zum Erliegen bringen kann. Die Wahrheit liegt also in der Mitte: Ein guter allgemeiner Ordnungsrahmen für die Durchführung von Meetings und innerhalb eines einzelnen Meetings, basierend auf einem klaren Ziel und Zweck, ausreichend Flexibilität.
9. Outcomes sicherstellen. Stelle sicher, dass die Zeit in Meetings vor allem auf Synchronisation, Diskussion und Entscheidungen investiert wird. Nutze für die Aufbereitung von Informationen andere Tools und Formate wie z.B. ein Amazon Memo.
10. Unnötige Meetings ersatzlos streichen. Vor allem aber Mitarbeiter ermutigen, Meetings abzusagen, in denen sie keinen Sinn sehen. Es sollte Aufgabe des Organisators sein zu erklären, wieso eine eingeladene Person unabdingbar ist. 

Gute Meetings korrelieren mit Innovation, Veränderung und Produktivität. Schlechte oder zu viele Meetings dagegen bewirken genau das Gegenteil, schwächen eine Organisation und überwiegen die Effekte guter Meetings. Bevor nun der große Umbruch beginnt, wäre im Sinne der “Via Negativa” ein guter Start, einfach erstmal offensichtliche Dummheiten zu lassen, schlechte Praktiken abzuschaffen und überflüssige Meetings einfach zu streichen.  Im Anschluss kannst Du dich dann darum kümmern, deine Meetingkultur systematisch zu verbessern. 

Viel Erfolg dabei.

Hier findest Du die von uns untersuchten Meeting Statistiken mit dem Link auf die Originalquelle.