Amazon Memo – Strategische Klarheit und Meeting-Qualität fördern

Jeff Bezos führte das Amazon Memo in den frühen 2000er-Jahren ein. Anlass dafür war die Unzufriedenheit mit traditionellen PowerPoint-Präsentationen. Die waren nach Ansicht des Amazon-Gründers zu oberflächlich, ineffizient und verhinderten eine konstruktive Auseinandersetzung mit dem Thema. Seine Arbeitshypothese: Das Formulieren eines vollständigen Narratives zwingt den Ersteller in eine tiefgründige Auseinandersetzung und gibt dem Leser die Chance, auch komplexe Themen umfassend zu begreifen. So wurde es zu einer festen Regel, dass zu diskutierende Themen als Memo vorbereitet werden und Meetings mit dem Lesen des Amazon Memo beginnen. Erst im Anschluss an das Silent Reading diskutiert die Gruppe darüber und führt Entscheidungen herbei. Da der Umfang auf  sechs Seiten begrenzt ist, ist das Amazon Memo auch unter dem Namen “Amazon 6-Pager“ bekannt. Das Amazon Memo ist ein Ausdruck der Leadership Prinzipien von Amazon.

Die traditionelle Art von Meetings ist nicht produktiv genug. Wir wollten sicherstellen, dass echte Ideen und Überlegungen in den Fokus rücken.

Jeff Bezos

Powerpoint hat sich in den letzten Jahrzehnten als “defacto” Standard etabliert, um Informationen aufzubereiten und zu teilen. Deswegen wird alles, was zu sagen ist und Eindruck machen soll, in ein schickes Slide Deck gepackt. Dabei ist Powerpoint eine Präsentations-Software. Etwas schnippisch könnte man also sagen, dass es um das Präsentieren und Schaulaufen geht, aber nicht um eine tiefgründige Auseinandersetzung und Diskussionen mit dem eigentlichen Thema. Schließlich hat Powerpoint als Medium gleich mehrere Schwachstellen:

• Oberflächlich: Formulierung in Bullets lädt dazu ein, Details, Zusammenhänge und Kontext zu vernachlässigen. Dadurch sind Argumente oberflächlich, nicht zwingend logisch und konsistent formuliert.
• Aufwändig: Powerpoints sind ein potentielles Zeigrab, es geht u.U. viel Zeit für visuelle Details und Formatierungen verloren, ohne damit die inhaltliche Qualität zu fördern. 
• Mehr Schein als Sein: Powerpoints laden dazu ein, fehlende inhaltliche Tiefe und Qualität mit Effekten und visuellen Stunts zu übertünchen.
• Unvollständig: Die meisten Powerpoints sind ohne den ergänzenden Vortrag des Erstellers unvollständig. 

Das Amazon Memo setzt genau an den Unzulänglichkeiten traditioneller Powerpoint Präsentationen an. Statt Informationen in Bullets in einer Präsentation zu verdichten, ist der Vortragende aufgefordert, ein 6-seitiges Memo vorzubereiten. Das hat mehrere Vorteile:

• Klarheit: Der Ersteller ist aufgefordert, ganze Sätze zu formulieren. Das fördert mehr Gründlichkeit, Tiefe und Qualität, als einfach nur ein paar Bullets untereinander zu schreiben.
• Chancengleichheit: Der Leser des Amazon Memos ist zu dem zu diskutierenden Thema vollumfänglich informiert, braucht weder den Ersteller noch weiterführende Dokumente.
• Effizienz. Das Amazon Memo folgt einer definierten Struktur und ist auf sechs Seiten begrenzt. Das erleichtert die Informationsverarbeitung und zwingt den Ersteller, einen gewissen Rahmen einzuhalten. Das Silent Reading zu Beginn macht Meetings effizienter.
• Kritisches Denken: Das Amazon Memo erfordert gründliches Lesen, ermutigt Teammitglieder, sich kritisch mit den Inhalten auseinanderzusetzen.
• Aktive Teilnahme:  Das Amazon Memo fördert die aktive Teilnahme in Meetings, animiert den Leser Fragen zu stellen und sich an sinnvollen Diskussionen zu beteiligen.
• Speed: Durch eine gründliche Vorbereitung und zielführende Meetings sparst Du nervige Feedbackschleifen, steigerst also die Geschwindigkeit, mit der Du Entscheidungen treffen kannst. 

Everything is vague to a degree you do not realize till you have tried to make it precise.

Bertrand Russell

Der Aufbau eines Amazon Memo folgt einer vorgegebenen Struktur, sein Umfang ist mit Ausnahme des Anhangs auf sechs Seiten begrenzt. 

1. Intro - Das Amazon Memo beginnt mit einer prägnanten Einführung, in der das Ziel des Memo und die behandelten Themen skizziert werden. Mit einem guten Intro setzt Du den Rahmen und gibst dem Leser einen “high level” Überblick. Für ein peppiges Intro schau dir doch auch gerne mal den CAR Dreiklang einer guten Story an (Context-Action-Results).  
2. Goals - Goals beschreiben Zielgrößen und Erfolgskriterien deines Vorhabens. Dabei stellst Du jedes Ziel knapp dar, belegst es mit historischen Daten und spezifischen Zielwerten. So wird deutlich, was Erfolg bedeutet. Siehe dazu auch die Arbeit mit leading und lagging indicators.
3. Tenets- Tenets (deutsch “Grundsätze”) ist die Leitphilosophie und vermittelt handlungsleitende Grundsätze des Vorhabens. Sie dienen als Orientierung, “Nordstern” und Inspiration für das Vorhaben. Das erinnert mich stark an die “guiding principles” der Rumelt Strategie.
4. Status - Der aktuelle Status Quo. Das heißt, der Realität einmal ungeschminkt ins Auge sehen. Dabei geht es um eine ehrliche und präzise Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. So verankerst Du das Amazon Memo im "Hier und heute”. 
5. Lessons learned - Analyse vergangener Strategien und Ergebnisse, um die Planung für die Zukunft zu verbessern. Damit bietest Du eine ausgewogene Sicht auf Erfolge und Misserfolge, untermauert durch Daten und konkrete Beispiele. 
6. Strategic Priorities - Notwendige Maßnahmen und Entscheidungen, um die anvisierten Ziele zu erreichen. Dabei erklärst Du, wie Prioritäten mit den Zielen und den gewonnenen Erkenntnissen zusammenhängen.
7. Appendix - Detaillierte Daten, Grafiken und zusätzliche Informationen. Dabei ordnest Du den Anhang in der Reihenfolge des Haupttextes. So ermöglicht Du dem Leser eine weiterführende, tiefergehende Auseinandersetzung. ohne jedoch den Lesefluss des Amazon Memo zu stören.

Für die Erstellung eines guten Amazon Memos würde ich zudem immer auf eine gute Portion Design Thinking und System Thinking setzen. 

Bis hierhin ist das Amazon Memo ein Konzept, das Du nun in deine Routinen zur Informationsaufbereitung, Durchführung von Meetings und Entscheidungsfindung einarbeiten musst. Dazu folgende Tipps. 

1. Das Amazon Memo schreiben - Der Wechsel von Bullets in Powerpoint zu einem Amazon 6-Pager braucht sicherlich etwas Eingewöhnungszeit. Also solltest Du bei den ersten Anläufen etwas mehr Vorlaufzeit einplanen, deine ersten “shitty drafts” mit ausgewählten Kollegen teilen und Feedback einholen, um dein Amazon Memo in aller Ruhe zu schärfen. Wenn es “good enough for now, safe enough to try” ist, verschickst Du schließlich die Einladung für dein Meeting.
2. Silent-Reading zum Start des Meetings - Zu Beginn des Meetings bekommt jeder Teilnehmer 15-30 Minuten Zeit, um den vorbereitenden Amazon 6-Pager in Stille zu lesen. So stellst Du sicher, dass alle Teilnehmer auf demselben Stand sind. Im Anschluss beginnt der eigentliche Arbeitsteil des Meetings, es folgen Diskussionen und Entscheidungen. Für die Erstellung deiner Agenda bedeutet das, ca. 30 Minuten für das Silent Reading einzuplanen (PS: die durchschnittliche Lesegeschwindigkeit liegt bei ca. 250 Wörter / Minute).
3. Feedback einholen - Das Amazon Memo hat den Anspruch mehr Tiefgang zu bieten, bessere Meetings, Diskussionen und Entscheidungen zu fördern. An diesem Maßstab solltest Du die Einführung eines Amazon Memo auch bewerten und im Anschluss an deine ersten Erfahrungen Feedbacks aller beteiligten Kollegen einsammeln.
4. Das Amazon Memo anpassen - Starte ganz nach dem ShuHaRi Prinzip mit der vorgestellten Amazon Memo Struktur und entwickele nach ersten Erfahrungen deine eigenen Varianten. 

Everybody sits around the table and we read silently for usually about half an hour or however long it takes us to read the document, and then we discuss it. And it's so much better than the typical PowerPoint presentation for so many reasons.

Jeff Bezos

Das Amazon Memo hat das Potential, die Qualität von Entscheidungen und die Effizienz von Meetings nachhaltig zu verbessern. Denn jeder, der seine Gedanken schon einmal verschriftlicht hat, weiss wie “fuzzy” Gedanken und Sprache sein können. Ich halte es da ganz mit dem Zitat von Bertrand Russell, der einmal sagte: "Everything is vague to a degree you do not realize till you have tried to make it precise.” Deswegen offenbart die Erstellung eines Amazon 6-Pager schonungslos alle gedanklichen Inkonsistenzen und Unklarheiten. Dabei ist das “fehlende Talent im Schreiben” meistens nur ein Ausdruck davon, dass Du deine Gedanken und Argumente noch nicht geordnet hast. Probiere es mal aus. Das Amazon Memo bringt Ersteller und Leser auf einen gemeinsamen Wissensstand, fördert Qualität, bessere Diskussionen und Entscheidungen. Der Aufwand ist ein gutes Investment. 

Viel Erfolg dabei.