Flight Level 2 – Hier werden Organisationen intelligent

Das wichtigste vorweg: Flight Level 2 macht deine Organisation intelligent. Dazu ein kurzes Video von Prof. Peter Kruse, der sich über die Eigenschaften intelligenter Systeme und damit auch lernender Organisationen auslässt. So muss jedes intelligente System drei grundlegende Eigenschaften erfüllen:

1. Erregung, d.h. neue Ideen und Impulse
2. Bewertung, um die neuen Impulse zu verarbeiten
3. Vernetzung, d.h. eine hohe interne Vernetzungsdichte

Mit Flight Level 2 erreichst Du Vernetzung und machst dein Unternehmen also schlauer. Vielleicht erkennst Du ja auch, auf welchem Flight Level Erregung und die Bewertung stattfindet? 

Flight Level 2 ist keine Person, kein Gremium oder eine Rolle. Sondern auf dem zweiten Flight Level synchronisieren und koordinieren sich Teams, um Abhängigkeiten zu erkennen und aufzulösen. Dabei gehst Du davon aus, dass mehrere Teams gemeinsam an der Umsetzung dessen arbeiten, was auf dem dritten Flight Level priorisiert wurde. Und egal wie crossfunktional deine Teams besetzt sind, wird es zwischen Teams immer Abhängigkeiten geben. 

In einem traditionellen Verständnis würdest Du dafür eine koordinierende Rolle schaffen und irgendeinen armen Teufel finden, der den Wasserträger spielt. In einem agilen Arbeitsverständnis bedeutet Flight Level 2 jedoch, dass Du Routinen und Interaktionsmuster definierst, damit Teams die auftretenden Abhängigkeiten selbstorganisiert managen. Die große Kunst dabei ist den Rahmen so zu setzen, dass nicht jeder mit jedem spricht, sondern Kommunikation zielgerichtet zwischen Teams stattfindet. 

Um einen zielführenden Rahmen zu setzen, ist die erste Frage, welche Abhängigkeiten zwischen Teams überhaupt auftreten können. Die Autoren von “A Taxonomy of Dependencies in Agile Software Development” haben z.B. folgende Klassen definiert:

• Knowledge: Ein Team ist auf das Wissen und die Expertise eines anderen Teams angewiesen, um die eigenen Aufgaben zu erledigen 
• Task: Ein Team wartet auf die Erledigung einer Aufgabe durch ein anderes Team. Die Aufgabe ist entweder einmalig oder Teil eines Prozesses
• Ressource: Ein Team ist auf Ressourcen eines anderen Teams angewiesen

In dem Paper definieren die Autoren insgesamt 10 Abhängigkeiten, die in diese drei Kategorien Knowledge, Task und Resources eingeteilt sind. Eine kurze Erklärung dieser Abhängigkeiten findest Du auch in unserem dazugehörigen Arbeitsblatt zu Flight Level 2. 

Die zweite wichtige Frage auf Flight Level 2 ist, wie die Interaktion zwischen Teams im Idealfall aussieht. Prinzipiell ist es immer ein guter Anfang, wenn Teams miteinander sprechen. Doch wenn auf Flight Level 2 jeder mit jedem spricht, ist das potentielle Zeitverschwendung, weil nicht jedes Team mit jedem reden muss. Deswegen darfst Du dir für ein gutes Management des zweiten Flight Levels zuerst Gedanken darüber machen, ob und wie Teams idealerweise miteinander interagieren. Die Autoren von “Team Topologies” definieren drei grundsätzliche Interaktionsmuster zwischen Teams.

1. Collaboration: D.h. Team A und B arbeiten gemeinsam und co-kreativ an der Erstellung einer Lösung
2. X-as-a-Service: D.h. Team A stellt anderen Teams eine Leistung standardisiert zur Verfügung. Das Ziel ist, dass andere Teams wenig Zeit dafür aufbringen müssen, die Leistung von A zu konsumieren
3. Facilitating: D.h. Team A unterstützt Team B dabei, gewisse Leistungen umzusetzen

Wenn Du verstanden hast, wie Teams im Idealfall miteinander interagieren, dann reduziert das potentiell die Zahl der Abhängigkeiten und den Aufwand auf Flight Level 2. Denn wenn z.B. Team A eine dauerhafte Leistung zu erbringen hat, dann kann und sollte diese Leistung soweit standardisiert sein (“X-as-a-Service”), dass Abhängigkeiten für andere Teams und damit auch der Gesamtaufwand auf Flight Level 2 minimiert sind. 

Die genaue Ausgestaltung des zweiten Flight Levels hängt zum großen Teil vom Aufbau und der Größe deiner Organisation ab. Trotzdem ein paar Ansätze und Ideen, die Du einmal für dich und deine Teams evaluieren kannst. 

1. Der Austausch auf Flight Level 2 sollte “in person” erfolgen. 
2. Auf operativer Ebene sollten Teams zielgerichtet und situativ handeln, so wenig wie möglich, so oft wie nötig. Auf strategischer Ebene sollten teamübergreifende Treffen einmal im Quartal erfolgen und auch mit dem dritten Flight Level zusammengeführt werden.
3. Sofern Du mit einem skalierten Rahmenwerk arbeitest, sind deine skalierten Meetings der passende Rahmen für dein zweites Flight Level.
4. Teams ernennen “Delegierte”, die in ihrer Rolle den Austausch mit anderen Teams sicherstellen. Die Wirksamkeit der Rollen solltest Du auch ständig kritisch überprüfen und optimieren. In Organisationsmodellen wie der Holokratie haben diese “Team-Links” übrigens einen festen Platz. 
5. In der Arbeit mit OKR sind der Zykluswechsel bzw. das Planning der ideale Rahmen, um Ziele zu synchronisieren und Flight Level 2 zu managen.

Flight Level 2 managst Du nicht zwischen Tür und Angel. Sondern Du hast dann ein gutes Flight Level 2 Management, wenn Menschen Zeit und Raum haben, miteinander zu sprechen, zu visualisieren und ein gemeinsames Verständnis ihrer Abhängigkeiten und zielführender Interaktionsmuster zu erarbeiten. Die New Work Methodenkiste gibt dir glücklicherweise ausreichend Formate (z.B. Timeboxing, Lean Coffee, World Cafe etc.), um solche Zusammenkünfte zielführend zu gestalten. Das initiale Design kannst Du auch in einem Flight Level 2 Workshop ausarbeiten.

Flight Level zwei ist sicherlich die Achillesferse vieler Organisationen. Schließlich passt das so gar nicht in unser Denken über Arbeit und Abteilungen. Dabei ist Flight Level 2 der Ort, an dem deine Organisation so richtig schlau wird. Dabei ist die große Kunst, dass nicht jeder mit jedem redet, sondern Interaktionen und Abhängigkeiten zwischen Teams so schlau gemanagt werden, dass auf dem zweiten Flight Level echter zielführender Dialog stattfindet.

Viel Erfolg dabei,