Sind Meetings sinnvoll? Zahlen & Fakten zum (Un)Sinn von Meetings

• In Deutschland werden schätzungsweise 64 Milliarden Euro pro Jahr durch schlecht organisierte Meetings verschwendet.
• Ein ähnliches Bild zeichnet sich in den USA ab. Dort belaufen sich die jährlichen Kosten durch schlechte Meetings auf ganze 399 Milliarden US Dollar.
• Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern kann etwa 2,5 Millionen Dollar pro Jahr einsparen, wenn es seine unnötigen Besprechungen streicht.
• Das zukunftsweisende Buch "The Surprising Science of Meetings" schätzt, dass in den USA täglich rund 55 Millionen Besprechungen stattfinden.
• Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche sind das über 11 Millionen pro Tag (und weit über 2,5 Milliarden Meetings an durchschnittlich 250 Arbeitstagen pro Jahr).
• 46 % der Arbeitnehmer geben an, weniger als vier Stunden pro Woche für Videogespräche zu verwenden, aber 27 % verbringen 4-12 Stunden damit.
• Erschwerend kommt hinzu, dass nur 18 % der Mitarbeiter ein angemessenes Zeitmanagementsystem verwenden.
• Häufig nehmen Führungskräfte an den meisten Sitzungen teil, nämlich 21,3 pro Woche oder 22,2 Stunden. Nicht-Führungskräfte nehmen an 14,4 Besprechungen oder 13,7 Stunden teil.

Die ersten Zahlen legen nahe, dass Meetings kontraproduktiv sein könnten. Einige andere Statistiken und Trends stützen diese Annahme.

Meetings sind jedoch nicht per se schlecht. Sie haben einen unbestreitbaren Wert für die Kommunikation, das Berichten und Lösen von Problemen, das Brainstorming und die Planung, um nur einige Beispiele zu nennen. Es sind die schlecht organisierten Meetings, die den Menschen die Lust am Arbeiten nehmen können, wie die Meeting-Statistiken deutlich zeigen:

• Während Beschäftigte an 14,4 Sitzungen pro Woche teilnehmen, halten sie nur 9,5 für wichtig für ihre Arbeit. 
• Geschäftsführer und leitende Angestellte halten 6,5 Stunden ihrer wöchentlichen Sitzungen für unnötig.
• Fast die Hälfte aller befragten Arbeitnehmer (46 %) glaubt, dass sie zu viele unnötige Besprechungen haben.
• Dementsprechend glauben 53 % unnötigerweise, dass sie an Besprechungen teilnehmen müssen, weil sie dazu eingeladen werden, obwohl die Sitzungen für ihre Arbeit nicht entscheidend sind und sie nichts Sinnvolles oder Relevantes zur Tagesordnung beitragen können.
• Und wenn diese Prozentsätze etwas zu abstrakt sind, hat Zippia sie in einer sehr realen Metrik berechnet: Stunden. 24 Milliarden Stunden werden in den USA jedes Jahr in Meetings verbracht. 37 % der Teilnehmer an diesen Besprechungen halten sie für die größte Verschwendung von produktiven Ressourcen.

Vor allem diese letzten Zahlen sprechen für eine schlechte Meeting-Kultur, die der Produktivität und der Moral der Mehrheit der Teammitglieder abträglich ist.

Genau das ist aber das Stichwort, wenn es um Meetings geht. Denn Meetings sind eine Teamleistung, die einen angemessenen Rahmen braucht, um ihren Zweck zu erfüllen und allen Beteiligten zu nutzen. Richtig organisierte Besprechungen, bei denen die Teilnahme nicht verpflichtend ist, die eine klare Tagesordnung haben, die zeitlich begrenzt sind und die angemessen moderiert werden, sind für alle von Vorteil.

Genau aus diesem Grund sind Meetings ein Artefakt in der agilen Arbeit und ein Eckpfeiler der agilen Kultur, wenn sie qualitativ hochwertig und auf den Punkt gebracht sind.

Den Zahlen nach zu urteilen, haben viele Organisationen diese notwendige Reife und Erfahrung mit agilen Arbeitsweisen jedoch noch nicht erreicht. Denn deren Meetings saugen offenbar das Leben aus ihren Mitarbeitern.

Die folgenden Statistiken offenbaren einen alarmierenden Grad an Verschwendung, die die Bedeutung einer guten Moderation für Meetings noch einmal verdeutlicht. 

• 91 % der Arbeitnehmer haben sich während eines Meetings schon einmal in Tagträumen verloren, während 39 % sogar Teile der Teambesprechungen verschlafen haben. (Booqed)
• 73 % haben an obligatorischen Sitzungen nur teilgenommen, um währenddessen an anderen Aufgaben zu arbeiten, die sie als wichtiger für ihre Arbeit erachten.
• Nur 37 % aller Sitzungen haben eine Tagesordnung.
• Demgegenüber geben 67 % der Teilnehmer an, dass eine Tagesordnung für den Erfolg eines Meetings entscheidend ist.
• Dies deckt sich mit der Meinung von 72 % der Teilnehmer, die ein klar definiertes Ziel für jede Besprechung für unverzichtbar halten. Auch wenn eine Meeting-Agenda in der Regel mehr als ein Ziel enthält, gehen diese beiden Dinge Hand in Hand.
• Eine weitere Studie von Dialpad zum Thema Meetings zeigt, dass 35 % der befragten Fachleute der Meinung sind, dass zu viele Teilnehmer die Effizienz von Meetings beeinträchtigen. Ihrer Meinung nach sollten Meetings weniger als 10 Teilnehmer haben. Diesen Gedanken findest Du ebenfalls in der agilen Philosophie der kleinen Teams und kleinen Meetings wieder.

Diese Statistiken zeigen, dass Meetings für viele Unternehmen eher ein nachträglicher Gedanke sind als ein strategischer Eckpfeiler ihrer Produktivität. Sie wissen, dass Besprechungen nützlich sein können, gehen sie aber ohne Plan an, ohne strategischen Fokus, um das Beste aus diesen Teamsitzungen herauszuholen.

Bei der Remote-Arbeit ist die Situation nur knapp besser. Das Umfeld selbst erfordert ein etwas höheres Maß an Vorbereitung, was sich in einer besseren Organisation der Besprechungen niederschlägt, aber das Gesamtbild ist nicht viel anders.

Die meisten Menschen sehen die Arbeit von zu Hause aus als großen Segen an. Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass 98 % der Befragten die Arbeit von zu Hause aus lieben und sie wärmstens empfehlen würden.

Der Wegfall des Pendelns und die bequeme Kleidung gehören zu den ersten Vorteilen, die einem in den Sinn kommen, aber verändert diese positive Einstellung auch die Art der Sitzungen?

Verglichen mit der allgemeinen Zeit, die in Teambesprechungen verbracht wird, zeigen die neuesten Statistiken über Remote-Meetings etwas andere Zahlen:

• 46 % der Remote-Mitarbeiter verbringen 1-4 Stunden pro Woche in Meetings. 
• 37 % verbringen bis zu 12 Stunden pro Woche in Besprechungen.
• Knapp 5 % verbringen mehr als 20 Stunden mit Zuhören und Reden. Wenn die allgemeine Tendenz zu Besprechungen auch bei Mitarbeitern im Homeoffice zutrifft, handelt es sich dabei höchstwahrscheinlich um leitende Angestellte.

Man sieht hier zwar, dass die Zeit, die in Meetings verbracht wird, nicht ganz mit den Zahlen des Zippia-Berichts übereinstimmt, aber die allgemeinen Trends stimmen überein. Wirklich interessant wird es, wenn man sich ansieht, wie Menschen an Remote-Meetings teilnehmen.

• 62 % ziehen es vor, an Sitzungen mit eingeschalteter Kamera teilzunehmen. Das wirkt zwar engagierter und professioneller, kann aber auch zu einer sogenannten Zoom-Müdigkeit führen. Eine von der University of Georgia durchgeführte Studie hat dieses Phänomen während der COVID-Zeiten dokumentiert.
• Tatsächlich gaben 18 % derjenigen, die virtuelle Meetings ohne Videokonferenz bevorzugen, an, dass die Kamera zu Ermüdung führt.
• Viele andere, genauer gesagt 48 %, ziehen es vor, während des Gesprächs locker gekleidet zu bleiben und/oder sich zu bewegen.
• Zoom war zu COVID-19-Zeiten die beliebteste Software für  Videokonferenzen, wobei die Plattform im April 2020 täglich über 300 Millionen Anrufe abwickelte.

Aber eines wird deutlich: Ob aus der Ferne oder vor Ort, schlechte Meetings haben dieselben Eigenschaften:

• Die meisten Befragten gaben an, dass eine klare Tagesordnung und zielgerichtete Diskussionen am hilfreichsten sind.
• 33 % hatten das Gefühl, dass sie in Online-Meetings, an denen sie nicht wirklich teilnehmen mussten, Zeit verschwendet haben.
• 29 % hielten Sitzungen ohne Tagesordnung und/oder Zielsetzung für unproduktiv.
• 24,5 % fühlten sich durch Sitzungen frustriert, die ohne angemessene Moderation ins Leere liefen und keine Fortschritte brachten.

Wie lange sollte ein Meeting dauern? Wenn es keinen Zweck und keine Tagesordnung gibt, ist selbst eine Minute zu lang.

Alle Statistiken über die Produktivität stimmen darin überein, dass Besprechungen sehr leicht aus dem Ruder laufen und die Leistung und die Moral des Teams zerstören können. Klingt fast, als ob ein verantwortlicher Meeting-Spezialist die Situation bereinig…

Bitte, was hast Du gesagt?

Ein Scrum Master könnte das erledigen?

Interessant. 

Denn trotz der zunehmenden Verbreitung agiler Arbeitsprinzipien hat die durchschnittliche Dauer von Meetings zugenommen:

• In den ersten 20 Jahren des 21. Jahrhunderts hat die Dauer von Besprechungen um 8-10 % pro Jahr zugenommen. Verrückt.
• Nach dem Lockdown sank die durchschnittliche Dauer einer Sitzung von 60 Minuten auf 45-48 Minuten, aber die Anzahl der Sitzungen stieg von 15,9 auf 16,9. Trotzdem ist die Gesamtzeit, die in Sitzungen verbracht wird, etwas kürzer.
• Allerdings benötigen Mitarbeiter regelmäßig eine Vorbereitungszeit, die der Dauer der Besprechung entspricht, so dass die Gesamteffektivität in etwa gleich bleibt.

Die Statistiken zeigen übereinstimmend, dass die Besprechungskultur in vielen Unternehmen überdacht und neu gestaltet werden muss.

Doch es gibt einen Silberstreifen am Horizont.

Agilität bietet einen sehr strukturierten Ansatz für Besprechungen. Sie sind fester Bestandteil agiler Arbeitsweisen, wobei es verschiedene Meeting-Typen gibt, die alle durch Timeboxes zeitlich begrenzt werden. Das hilft enorm bei der Festlegung der Tagesordnung und der Moderation des Meetings sowie bei der Vorbereitung der einzelnen Mitglieder.

Ach ja, und sie sind auf wenige Teilnehmer begrenzt.

Ist Agilität das beste System für Meetings? Möglicherweise. Aber Meetings können in jeder Umgebung produktiv und nützlich sein. Wie die neuesten Statistiken über Teambesprechungen zeigen, ist es das Fehlen einer Agenda, eines Ziels und einer Moderation, die die Effektivität dieser Zusammenkünfte ruinieren. Außerdem ist es in vielerlei Hinsicht kontraproduktiv, zu viele Teilnehmer in ein Team einzuladen.

Es gibt also noch einiges zu lernen.

Viel Erfolg dabei.