Team Canvas – Starthilfe für agile Teams

Bevor wir in die Struktur des Team Canvas einsteigen, ist es wichtig, kurz das Wesen und damit einhergehend die Besonderheiten agiler Teams zu reflektieren.

1. Autonom, d.h. agile Teams genießen Autonomie in Bezug auf die von ihnen bereitgestellten Produkte und Leistungen.
2. Kundenzentriert: Agile Teams hören auf das Feedback ihrer Ziel- und Anspruchsgruppen. Das können Kollegen bzw. interne Kunden oder auch “echte” Kunden sein.
3. Selbstorganisiert. Agile Teams organisieren sich selbst, deswegen muss und kann auch nur das Team selbst mit dem Team Canvas arbeiten.
4. Verantwortungsvoll: Agile Teams verpflichten sich darauf, Werte zu generieren. Dabei ist der Wert eine Funktion des Nutzens für den Kunden und des damit verbundenen Aufwands. So unterlassen agile Teams alle Aktivitäten, die nicht einen Nutzen stiften oder unnötig Aufwand verursachen.

Mit dem Team Canvas werden diese sonst abstrakten Konzepte greifbar und konkret besprechbar. In diesem weiterführenden Post erfährst Du mehr über das Wesen und die kennzeichnenden Merkmale agiler Teams.

Das Team Canvas ist in zehn Boxen unterteilt, jede davon bearbeitest Du mit einer Timebox von 10-20 Minuten. Um zwischendurch auch ausreichend Zeit für Gespräche und Reflexion zu haben, solltest Du mindestens 3 Stunden für die Bearbeitung des Team Canvas planen. Außer Zeit und dem Team Canvas Template brauchst Du sonst nur noch Stifte und viele Post-it`s oder eben ein digitales Whiteboard.

Im ersten Schritt lädst Du jedes Teammitglied ein, auf die linke Seite zu schreiben, was ihm wichtig ist und welche persönlichen Ziele es in der Arbeit im Team verfolgt. Dabei mag ich besonders die “Wunderfrage”, d.h. wie für ihn oder sie ein/e richtig gute/r Arbeitstag/-woche aussieht und woran er das festmacht. Und umgekehrt, was die anderen tun dürfen, um die Arbeit in diesem Team für ihn oder sie zu einem Albtraum werden zu lassen. Letzteres natürlich immer mit einem Augenzwinkern anmoderieren und einladen, gerne aus dem Vollen zu schöpfen. Diese “pre mortems” dürfen lustig sein.

Mit dem Kunden startest Du in die inhaltliche Arbeit mit dem Team Canvas. Mit deinem Team kannst Du sowohl interne Anspruchsgruppen als auch “echte” externe Kunden bedienen. Dabei ist besonders wichtig, dass Du durch die Brille des Design Thinking immer auch den Bedarf des Kunden adressierst.

Das heißt, zu jeder Kunden- und Anspruchsgruppe formulierst Du ein Problem bzw. Bedarf. Wenn Du überwiegend interne Kunden bedienst, würde ich im Team Canvas immer auch dokumentieren, welche Auswirkungen diese interne Leistung auf deinen “echten” Kunden hat.

Im nächsten Schritt bearbeitest Du im Team Canvas, die Produkte und Leistungen die das Team deinen Kunden bereitstellt. Diese bilden das Zentrum des Team Canvas, sie sind die Lösungen für die Probleme deiner Kunden und strahlen, wie wir sehen werden, auch in weitere Bereiche des Team Canvas aus. Zusätzlich kannst Du deine Produkte und Leistungen mit den Kunden verbinden, um so noch deutlicher zu machen, wie das Bereitstellen deiner Leistungen das Problem und den Bedarf deiner Kunden adressiert. 

Im vierten Abschnitt des Team Canvas geht ihr gemeinsam der Frage nach, welche Aktivitäten und Maßnahmen ihr regelmäßig erledigt, um eben eure Leistung zu erstellen und um interne und externe Kunden glücklich zu machen. Ein wichtiger Grund für mich, Aktivitäten in das Team Canvas aufzunehmen, war die Erfahrung, dass Teams oft wunderbar beschreiben können, was sie machen und sich erst darüber viele andere Fragen erklären und ergründen lassen. Deswegen werden Dir auch vorher in der Arbeit mit dem Team Canvas immer wieder “Aktivitäten” auffallen, mit dieser Box finden sie dann auch ihre Heimat im Team Canvas. 

In diesem Feld des Team Canvas dokumentierst Du, welche Inputs und “Zutaten” das Team braucht, um mit seinen Aktivitäten auch wirklich Ergebnisse zu erzielen. Dabei können Inputs sowohl materieller als auch immaterieller Natur sein. Wichtig ist nur, dass Du an dieser Stelle im Team Canvas transparent machst, worauf das Team zwingend angewiesen ist, um überhaupt Werte für deine Kunden und Anspruchsgruppen schaffen zu können.

Constraints sind Randbedingungen, die das Team würdigen darf und nicht direkt beeinflussen kann. Das können regulatorische Vorgaben, externe Vorgaben oder auch organisatorische Hindernisse sein, die die Autonomie und die Arbeit des Teams einschränken. Wichtig ist, dass Du diese Punkte im Team Canvas transparent machst und anerkennst, dass Du diese Randbedingungen akzeptieren darfst. 

Stakeholder sind in- und externe Anspruchsgruppen, die ein Interesse an der erfolgreichen Arbeit und Leistungsfähigkeit des Teams haben. Vielleicht sogar interne Kollegen die Einfluss auf die Arbeit des Teams nehmen und damit in die Autonomie des Teams eingreifen. In Summe sollten hier vor allem die internen Kollegen auftauchen, von denen Du was lernen kannst und die für die erfolgreiche Arbeit des Teams von Bedeutung sind.

Der nächste Abschnitt des Team Canvas adressiert die benötigten Kompetenzen und Superkräfte deines Teams. Dabei sollten agile Teams zum einen sicherstellen, alle Kompetenzen zu einer erfolgreichen Erstellung ihrer Leistung im Team zu haben. Andernfalls wäre diese Kompetenz unter Umständen ein benötigter Input. Und in gleichem Maße darfst Du in diesem Bearbeitungsschritt im Team Canvas richtig auf den Putz hauen und hervorheben, was das Team besonders gut kann. 

In diesem Abschnitt des Team Canvas geht es um die Frage, welche Ziele das Team verfolgt. Das können generische Absichten sein wie z.B. “zufriedene Kunden und Stakeholder” oder aber auch konkrete Ziele, auf die das Team kurz- und mittelfristig hinarbeitet.

Im letzten Abschnitt des Team Canvas machst Du die Arbeit des Teams schließlich konkret messbar. Das heißt, das Team geht der Frage nach, auf Basis welcher Metriken das Team seine eigene Leistungsfähigkeit beurteilt bzw. welche wichtigen Key Performance Indikatoren des Unternehmens durch die Arbeit des Teams mittel- und unmittelbar beeinflusst werden.

Agile Teams beziehen ihre Stärke daraus, dass sie sich konsequent und auch kritisch mit der Frage auseinandersetzen, wie sie für wen konkrete Werte schaffen. Das Team Canvas unterstützt dich dabei, diesem Reflexionsprozess ein Format zu geben und einer darauf aufbauenden Diskussion eine Struktur zu geben.

Viel Erfolg dabei.