So formulierst Du gute Key Results für deine OKR

Key Results sind der quantitative Teil deines OKR und und konkretisieren dein qualitatives Objective. Während Du mit deinem Objective ein Zielbild beschreibst, sind Key Results der nüchterne und rationale Teil deines OKR. So erlauben Key Results eine Aussage darüber, ob Du das Objective erreicht hast. Dabei kannst Du dir jedes Key Result als eine Hürde und Messlatte vorstellen, die Du auf deinem Weg zum Objective überspringen darfst. So definierst Du typischerweise 2-5 Key Results zu jedem Objective mit den wichtigsten Key Results an vorderster Stelle.

Deine Key Results konkretisieren dein Objective. Das heißt, es geht nicht darum, "irgendwelche" Key Results zu definieren, die vielleicht methodisch richtig, in Bezug auf dein Objective jedoch völlig unbedeutend sind. Sondern diejenigen Metriken zu identifizieren, die die beste Aussage darüber erlauben, dass Du das Objective erreicht hast oder ihm näher kommst. So kannst Du die Ausarbeitung deiner Key Results immer mit der Frage einläuten, woher Du weißt, dass [Objective] eingetreten ist und wie genau sich das bemerkbar macht. 

Zu Beginn der Betrachtung guter Key Results ein paar allgemeingültige Merkmale, die dir eine einfache und schnelle Überprüfung ermöglichen, ob Du mit deinen Key Results auf dem richtigen Weg bist. 

Key Results sind …

1. Zahlen
2. Keine Aktivitäten
3. Eindeutig definiert
4. Abschließend bewertbar
5. Laufend messbar
6. Einfach zu erheben
7. Klar priosieriert
8. Spannend

Key Results enthalten zwingend Zahlen. Schließlich willst Du die Erreichung deines Objective messen. Im Umkehrschluss gilt also: Wenn dein Key Result keine Zahl enthält, ist es auch kein Key Result. Dabei sind Binäre-Zielzustände (ja/nein) ein erlaubter Sonderfall, schließlich kannst Du ein ja/nein mit 1/0 übersetzen. 

Check: Streiche alle Key Results, die keine Zahl oder keinen Binärzustand enthalten.

Key Results sind keine Aktivitäten. Du erkennst Aktivitäten an Formulierungen wie “wir machen, wir entwickeln, wir konzipieren” oder den entsprechenden Nominalisierungen (“Konzeption, Entwicklung, Launch etc."). Schließlich willst Du mit deinen OKR über Ziele sprechen und nicht Aktivitäten dokumentieren. Wenn Du mehr über die Hintergründe erfahren möchtest, dann schau gerne auf die Nachteile von Aktivitäten in OKR.

Check: Wenn Du Aktivitäten in deinen Key Results findest, dann frage dich einfach, was Du damit genau bezweckst. Folge diesem Pfad, bis Du die gewünschte Wirkung zu fassen kriegst und überlege, wie genau Du diese Wirkung messen kannst. 

Nehmen wir an, dein Ziel ist, neue digitale Kommunikationskanäle für deine Kunden zu etablieren. So überlegst Du zum Beispiel Webcasts und Online-Schulungen anzubieten.  Entscheide selbst, was das in deinen Augen der bessere Key Result ist.

Im ersten Beispiel würde ich fragen, ob es denn ein gutes Ergebnis für dich wäre, wenn Du drei Durchführungen machst und keiner kommt. Selten. Zudem ist meine zweite Hypothese, dass es doch völlig unerheblich ist, WIE OFT Du eine Durchführung machst, sondern wie viele Kunden Du damit erreichst. Erst auf dieser Ebene wird der Nutzen schließlich greifbar. 

An der Frage, ob auch messbare Milestones Key Results sein können, scheiden sich die Geister. Ich plädiere für ein “eher nein”, weil mir die Grenze zwischen Milestones und Aktivitäten etwas zu fließend ist. Google dagegen ist fein damit, auch messbare Milestones als Key Results zu haben.

Key results express measurable milestones which, if achieved, will directly advance the objective.

Google re:Work

Ich würde im ersten Schritt immer versuchen, konkret messbare Key Results zu definieren. Sollte das mal nicht gelingen, dann gerne auch ergänzend zu “echten” Key Results auf messbare Milestones zurückgreifen. In einem gut aufgesetzten OKR Prozess wirst Du lernen, ob dich das wirklich weiterbringt.

Key Results haben eine eindeutige Definition. Das heißt, Du kannst die Formel zu diesem Key Result aufschreiben bzw. sagen, wie genau Du diese Metrik erhebst. Denn ich erlebe oft, dass Teams mit Metriken hantieren, die zwar fancy klingen, aber gar nicht eindeutig definiert sind. Ein gutes Beispiel dafür ist “Kundenzufriedenheit”. Wie misst Du sie genau? Welche Ausprägung hat deine Kundenzufriedenheit zur Zeit? Wenn Du auf diese Fragen keine guten Antworten hast, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass “Kundenzufriedenheit” kein geeignetes Key Result ist, weil es der Metrik an einer eindeutigen Definition fehlt.

Check: Prüfe kritisch, ob die Key Results wirklich eindeutig definiert sind. Du kannst das mit den beiden folgenden Fragen einfach prüfen: 1. Wie misst Du das Key Result genau? 2. Welche Ausprägung hat das vorgeschlagene Key Result zur Zeit?

Ein Key Result bezieht sich immer auf den laufenden OKR Zyklus. Das heißt, das Ende des OKR Zyklus ist auch das “Fälligkeitsdatum” deines Key Results.  So kannst Du zum Ende eines OKR Zyklus das gewählte Key Result abschließend bewerten. Damit ist ausgeschlossen, dass Key Results sich auf Folgeperioden und nachfolgende OKR Zyklen beziehen. Umgekehrt kannst Du natürlich auch einen früheren Stichtag während deines OKR Zyklus wählen, diesen kannst Du dann einfach in dem jeweiligen Key Result explizit definieren. 

Check: Prüfe deine Key Results, ob sie zum Ende des OKR Zyklus auch wirklich erhebbar sind. Wenn Du eine Messung zum Ende des OKR Zyklus nicht gewährleisten kannst, ist die Metrik als Key Results ungeeignet. Ein Datum brauchst Du nur explizit zu dokumentieren, wenn der Stichtag VOR dem Ende des OKR Zyklus liegt.

Key Result sind der Pulscheck auf dem Weg deiner Zielerreichung. Daraus leitet sich die Anforderung ab, dass Du deine Key Results auch laufend, d.h. während des OKR Zyklus erheben kannst. Das muss nicht auf Tagesbasis sein, aber alle zwei Wochen sollte eine Check deiner Key Results möglich sein. Das ist dann eine solide Basis, um deinen Fortschritt neutral zu beurteilen und deine Confidence Level zu aktualisieren. 

Check: Überprüfe, welche deiner Key Results Du auch während des OKR Zyklus in einem zweiwöchigen Turnus erheben kannst. Wenn es nicht alle sind, kein Beinbruch. Umgekehrt sollten aber auch nicht alle Key Results erst am Ende des OKR Zyklus messbar sein.

Key Results sind mit geringem Aufwand operationalisier- und messbar. Das gilt natürlich umso mehr für jene Key Results, die Du auch während deines OKR Zyklus laufend prüfen möchtest. Im Idealfall kannst Du deine Key Results eigenständig in deinem Team überprüfen und bist dabei nicht dauerhaft auf fremde Hilfe angewiesen. 

Check: Willst Du prüfen, ob Du ein anvisiertes Key Result wirklich unter Kontrolle hast? Besorge dir „auf Knopfdruck“ den Ausgangswert zum heutigen Stichtag. 

Kreative Teams haben schnell einen ganzen Stall potentieller Key Results zusammen. Deswegen verlange ich von Teams in meinen OKR Workshops, ihre Key Results klar zu priorisieren. Das heißt, das Wichtigste steht an erster Stelle und ist die Metrik, auf die das Teams besonders Augenmerk legt. 

Check: Priorisiere deine Key Results mit dem Wichtigsten an erster Stelle.

Key Results sollten spannend sein. Das heißt, dass ein Erreichen im Bereich des Möglichen liegt, Du dich dafür aber auch etwas “strecken” musst. Damit vermeidest Du Key Results, bei denen Du heute schon weißt, dass Du sie erreichst oder aber, dass ein Erreichen nahezu ausgeschlossen ist. Unrealistische Ziele sind demotivierend, sicher erreichbare Key Results langweilig. Ein gut gewähltes Key Result hat zum Start in deinen OKR Zyklus ein Confidence Level von ca. 0,5-0,6.

Check: Prüfe deine Key Results auf ihre aktuellen Confidence Level und passe die Ausprägung bei Bedarf an, dh. leg die Latte ein wenig höher oder tiefer.

Ein abschließender und sehr einfacher “Hack”, um deine OKR Dokumentation noch besser lesbar zu machen: Starte deine Key Results soweit machbar mit einer Zahl. Denn wenn Du mit OKR schon beabsichtigst eine gemeinsame sprachliche Konvention zu etablieren, um schnell und effizient über Ziele zu sprechen, warum dann nicht auch deine Dokumentation gut lesbar machen. 

Check: Starte jedes Key Result mit einer Zahl (oder dem entsprechenden Binär Zustand). 

Kommen wir zur Frage, wie es dir gelingt, über die methodischen Aspekte hinaus Key Results auch wirklich Outcome orientiert zu formulieren.

In einem Outcome orientierten Verständnis sind Key Results ein Ausdruck von konkretem Nutzen für deine Kunden (User bzw. Customer Value) oder Mehrwert für dein Unternehmen (Business Value). Am besten entscheidest Du dich für eine ausgewogene Mischung deiner Key Results. Das heißt, Du versuchst den Kundennutzen und den Mehrwert für das Unternehmen ausgewogen in deinen Key Results einzufangen. Dabei darf das Zünglein gerne immer zugunsten des Kunden ausschlagen.

Kundennutzen erhebst Du z.B. durch direkte Befragungen, Bewertungen oder Interaktionen mit deinem Produkt bzw. deinen Leistungen. Dabei muss der Kunde für dein OKR Team nicht zwingend der “echte, echte” Kunde sein, sondern kann auch eine interne Anspruchsgruppe sein. Wenn Du z.B. in der IT arbeitest und ein CRM zur Verfügung stellst, dann sind deine direkten Kunden deine Kollegen im Vertrieb.

Bei der Messung von Kundennutzen stehst Du oft vor der Herausforderung, konkrete und operationalisierbare Messpunkte zu finden.

Die Messung von Business Value ist dagegen oft deutlich einfacher, allerdings landest Du dabei schnell im Bereich von Key Performance Indikatoren (KPI). Beispiele für typische KPI sind Umsatz, Deckungsbeiträge, Durchlaufzeiten, Kosten, Effizienz- und Produktivitätskennzahlen etc.. Die Frage, ob deine KPI auch als Key Results taugen, hängt zunächst einmal von den oben genannten methodischen Faktoren ab, vor allem ob KPI auch abschließend bewertbar, laufend messbar und einfach zu erheben sind. Das heißt, Du darfst deine KPI im ersten Schritt erst einmal auf ihre Tauglichkeit als Key Result prüfen.

So können unter bestimmten Voraussetzungen auch KPI gute Key Results sein. Allerdings ist es noch besser, wenn Du deine heutigen KPI als Startpunkt siehst und versuchst, geeignete “leading indicators" als Key Results zu identifizieren.

Key Results sind idealerweise “leading indicators”, also Frühindikatoren, die anderen Metriken (“lagging indicators”) vorauslaufen. Dabei kannst Du fast jeden Lagging Indikator in mehrere Lead Indikatoren zerlegen. Das heißt, für deine Key Results zerlegst Du deine Metriken also solange, bis Du die Lead Indikatoren gefunden hast, die die Anforderungen an ein gutes Key Result am Besten erfüllen. 

Das Zusammenspiel “leading vs lagging indicators” kannst Du gut am Beispiel Umsatz nachvollziehen. Umsatz ist ein typischer “lagging indicator”, schließlich ist Umsatz das Ergebnis vieler anderer Interaktionen. Was wären nun geeignete Frühindikatoren, die dir helfen zu beurteilen, ob Umsatz mit einer hohen Wahrscheinlichkeit eintritt? 

Das heißt, Umsatz als “lagging indicator” ist eine Funktion des Frühindikators “Kundenkontakte”. Und ganz sicher könntest Du das noch weiter zerlegen, noch bessere Lead Indikatoren identifizieren und daraus geeignete Key Results ableiten. 

Zum Abschluss deiner OKR Formulierung lässt Du Kollegen und andere Teams beurteilen, wie zielführend deine Key Results sind. Ich nenne diesen finalen Arbeitsschritt “Sounding deiner OKR”. Dabei geben Kollegen eine Rückmeldung zu folgenden Fragen:

• Ist der OKR verständlich?
• Sind die Key Results nachvollziehbar?
• Ist die Wahl der Key Results plausibel?
• Fallen dir andere Messpunkte ein, das Objective zu konkretisieren? 

Diesen Prozess wiederholst Du solange, bis die Wahl deiner Key Results "rüttelfest" und “good enough for now, save enough to try” sind.

Not everything that counts can be measured, and not everything that can be measured counts.

Albert Einstein

Als OKR Coach hinterfragst Du Key Results und hilfst Teams, durch eine begleitende Moderation gute Key Results zu identifizieren. Dabei können dir die folgenden Punkte helfen:

1. Gemeinsames Verständnis für Key Results schaffen: Orientiere dich an den hier vorgestellten Merkmalen. Am besten leitest Du den Artikel weiter, damit Du nicht so viel erklären musst.

2. Frage nach dem Warum: Die einfache Frage “warum das ein geeignetes Key Result ist” führt regelmäßig zu guten Einsichten. 

3. Lead Indikatoren identifizieren: Ermutige Teams immer wieder zu erklären, wie genau eine Zahl zustande kommt. Also eine Art "reverse engineering” für Zahlen.

4. Sei ein echter „Korinthenkacker“: In Key Results findest Du sowohl relative als auch absolute Metriken. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, relative Werte konsequent zu hinterfragen. Denn es passiert schnell, dass der Ausgangswert bzw. die Baseline gar nicht klar definiert ist. Und damit dein Key Result nicht eindeutig definiert ist. Deswegen ist meine Empfehlung immer auf absolute Key Results zu gehen. Oder zumindest den Ausgangswert im Rahmen deiner OKR Dokumentation transparent zu machen. 

Ein finaler und sehr wirkungsvoller Tipp ist das Controlling sehr aktiv in deine OKR Einführung einzubinden. So kann das Controlling bereits im Vorfeld ein Set von potentiellen Key Results ermitteln. Bei der Auswahl hält sich das Controlling an die oben formulierten Kriterien für Key Results: eindeutig definiert, abschließend bewertbar, laufend messbar, im Idealfall einfach zu erheben und ein guter leading indicator für Kunden- oder Unternehmensnutzen. OKR Teams haben dann eine große Bastelkiste mit Key Results und müssen diese nur noch mit Leben füllen.

Key Results sind das Salz in deiner OKR Suppe. Ich mag das Arbeiten mit Zahlen und auch die Genauigkeit und Konkretheit, die Du mit Key Results in die Arbeit mit OKR kriegst. Spül das nicht mit Aktivitäten, seichten Key Result Formulierungen oder irgendwelchen anderen “kreativen Ausbrüchen” weich. Denn je besser deine Key Results, desto blumiger und begeisternder kannst Du dein Objective formulieren. 

Viel Erfolg dabei.