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OKR Coaching und Beratung – “A fool with a tool”

OKR Coaching und Beratung – “A fool with a tool” 960 540 Andreas Diehl (#DNO)

Ein OKR Coach unterstützt dein Unternehmen bei der Einführung der OKR Methode. Denn auch wenn OKR zunächst relativ einfach klingen mag, steckt der Teufel im wahrsten Sinn des Wortes im Detail. 

In diesem Artikel zeige ich Dir, was eine gute OKR Beratung in meinem Verständnis ausmacht und wie ich in meinem OKR Coaching vorgehe, um die neue Arbeitsmethode wirksam in deiner Organisation zu implementieren. 

  1. Wofür brauchst Du OKR?
  2. Was sind deine langfristigen Ziele (> 5 Jahre)?
  3. Unternehmensziele als OKR formulieren
  4. OKR Architektur – Aufbau- vs Projektorganisation
  5. In den ersten OKR Zyklus starten

Wofür brauchst Du OKR?

Als OKR Coach ist meine erste Frage, welches Problem OKR für Dich lösen soll. Denn OKR sind ein Werkzeug, das deine Organisation besser machen soll. Damit unterstelle ich, dass es einen konkreten Anlass für die Einführung des neuen Managementsystems gibt. Wenn wir keinen klaren Grund haben oder keine Einigkeit darüber herrscht, sind wir schon mittendrin im OKR Coaching. Denn ein triftiger Grund, damit verbundene Problembeschreibungen und ein starkes “Wofür” sind ein wichtiger Kontext für die Einführung von OKR.. Vor allem aber hat die Beantwortung Auswirkungen auf die Frage, wie genau meine OKR Beratung und eine konkrete OKR Architektur aussehen. Zudem ist mir als OKR Berater ohne einen konkreten Anlass die Gefahr zu groß, dass OKR zum Selbstzweck erhoben wird und nur alter Wein in neuen Schläuchen ausgegossen wird. 

“No best practices” – Dein Kontext entscheidet

Als OKR Berater bin ich den Zielen deiner Organisation und meinem von neuen Arbeitsprinzipien geprägtem Gewissen verpflichtet. Deswegen ist es für mich als dein OKR Coach egal, wie andere mit OKR arbeiten. Das heißt, für mich spielt keine Rolle, wie Google es macht, es sei denn Du entwickelst ab morgen eine Suchmaschine. Es ist auch egal, wie deine Wettbewerber es machen oder was in der Literatur steht, es sei denn wir schreiben eine Doktorarbeit. OKR ist im Grunde ein sehr einfaches Rahmenwerk, für das es, anders als bei anderen agilen Vorgehensmodellen, eben keine eindeutig definierten Regeln gibt. Damit existieren auch keine “best practices”, nur Erfahrungen aus OKR Coachings in anderen Kontexten. 

Was sind deine langfristigen Absichten?

Meine zweite Frage als OKR Coach gilt deinem Leitbild und deinen langfristigen unternehmerischen Absichten. Dabei sprechen manche Unternehmen von einer langfristigen Strategie, andere haben Visionen, eine Mission oder auch mal einem “Purpose”. Wichtiger als diese Begrifflichkeiten ist für mich als OKR Berater ein Bild davon zu bekommen, wohin sich deine Organisation langfristig entwickeln möchte. An dieser Stelle schließt sich möglicherweise bereits der Kreis zur ersten Frage meiner OKR Beratung. Denn mitunter sind eine neue Vision und die damit verbundene Neuausrichtung einer Organisation ein sehr guter Grund für die Einführung der OKR Methode. 

Visionen, Ziele, Leitbilder entstauben oder neu entwickeln

Die Entwicklung von langfristigen Leitbildern zählt nicht zu einem OKR Coaching im engeren Sinn. Jedoch begleite ich Unternehmen bei der Ausarbeitung eines Leitbildes (z.B. mit dem Golden Circle), bevor wir in die eigentliche OKR Beratung einsteigen. Dabei geht es mir als OKR Berater nicht um eine geschliffene über sieben Lenkungskreise abgestimmte in einer Hochglanz-Firmenbroschüre abgedruckte Formulierung. Sondern um eine Idee, wofür ein Unternehmen steht oder stehen möchte. Dabei ist der wichtigste Zweck eines Leitbildes in meinem Verständnis, dass Du darüber Gespräche mit vielen Kollegen führst. Denn nur so lebt dein Leitbild, kann sich festigen und entwickeln. Deswegen reicht mir als OKR Coach auch eine 80% “good enough for now, safe enough to try” Version deines Leitbildes, um in die nächste Phase der OKR Beratung einzusteigen. 

Warum das Vorspiel?

Vielleicht wirst Du beim Lesen etwas ungeduldig, wenn wir im OKR Coaching vermeintliche Schleifen im “Wofür” und der Ausarbeitung eines Leitbildes drehen. Allerdings sind diese ersten beiden Schritte eine wichtige Vorarbeit. Denn OKR sind ein Werkzeug, um deiner Unternehmens- und Organisationsentwicklung eine Struktur zu geben. Vielleicht komme ich als OKR Berater auch zur Einschätzung, dass OKR nicht das geeignete Werkzeug für deine Absichten sind. Deswegen passe ich auch schlecht zu Kunden, die einfach nur einen OKR Coach suchen, denen also die Methode wichtiger ist als die eigentlich damit verbundenen Absichten. Dafür ist mir meine Zeit zu schade und die Gefahr zu groß am Ende als “fool with a tool” dazustehen. 

Mittelfristige Unternehmensziele priorisieren und als OKR definieren 

Im dritten Schritt der OKR Beratung formulieren wir Unternehmens OKR für 12-24 Monate. Für die Ausarbeitung der mittelfristigen Unternehmensziele gehe ich in meinem OKR Coaching typischerweise durch drei Phasen. Diese drei Phasen gehen in der Praxis nahtlos ineinander über. Jedoch gilt als Faustregel: je größer die Organisation und je mehr Kollegen beteiligt, desto eher folgen wir prototypisch diesen Schritten. 

Themenfelder identifizieren

Zuerst identifizieren wir Themenfelder, die einen direkten Einfluss auf deine Unternehmensentwicklung haben. Das sind nicht etwa konkrete Projekte, sondern allgemeine Themen und Trends, die deinen strategischen Kontext definieren. Dabei achte ich als OKR Coach besonders darauf, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis dieser Themenfelder teilen und welche Auswirkungen das auf dein Geschäftsmodell und deine Organisation hat. Je nachdem was Du mit OKR erreichen möchtest (“Wofür OKR”), kann die Benennung dieser Themenfelder in einem Leitungskreis oder bereits unter Einbeziehung vieler Mitarbeiter stattfinden. Als OKR Coach begleite und moderiere ich diesen Prozess und wache darüber, dass wir mit einem gemeinsamen Verständnis in die Formulierung der Unternehmens OKR einsteigen.

Ein einfacher Weg sehr spielerisch Themen für deine Organisations- und Unternehmensentwicklung zu identifizieren - okr coaching
Ein einfacher Weg sehr spielerisch Themen für deine Organisations- und Unternehmensentwicklung zu identifizieren – Artwork ©Andreas Diehl 

Unternehmensziele als OKR formulieren

Auf Basis der identifizierten Themenfelder definieren wir nun mittelfristige Unternehmens OKR. Dazu legen wir zuerst einen zeitlichen Rahmen für die Erreichung der Ziele fest. Der Zeitrahmen ist primär von der Dynamik deines Umfelds abhängig und bewegt sich meistens zwischen 12- 24 Monaten. Nur in wenigen Ausnahmen ist auch ein deutlich kurzfristigerer Zeitraum für Unternehmensziele sinnvoll, z.B. wenn Du drastische Schritte gehen musst oder in eine Krise geschlittert bist. Für diesen zeitlichen Rahmen definieren wir dann maximal 3-5 Unternehmensziele und formulieren diese mit der OKR Methode aus. Das ist meistens keine einfache Aufgabe, denn Leute sind gewohnt in Abteilungen oder Zielvorgaben zu denken. Entsprechend landen sehr spezifische Ziele auf Ebene der Unternehmensziele. Meine wichtigste Aufgabe als OKR Berater sehe ich darin, dass alle Beteiligten “den Kopf heben” und wirkliche Unternehmensziele als OKR formulieren und vor allem priorisieren. 

Ziele priorisieren

The bottleneck is always at the top of the bottle.

Peter Drucker

In meinem OKR Coaching spielt die Priorisierung von Themen und Zielen eine wichtige Rolle. Dabei achte ich als OKR Coach besonders darauf, “dass es weh tut”, das also auch EntSCHEIDUNGen getroffen werden. Sonst kommt es mitunter zu der paradoxen Situation, dass sich das Management durch OKR mehr Fokus wünscht, aber selbst nicht ausreichend priorisiert. Denn sehr oft ist eine fehlende Fokussierung der Grund, warum Unternehmen in Arbeit ersaufen. Der vermeintliche Fix mit OKR wäre ohne eine vorherige Priorisierung auf Unternehmensebene nur eine Verschlimmbesserung der Situation. Oder eben alter Wein in neuen Schläuchen. Um der Priorisierung einen Rahmen zu geben, arbeite ich in meiner OKR Beratung extrem gerne mit der WSJF Methode.

Feedback zu deinen Zielen einholen 

Um uns nicht in der Zielformulierung zu verlieren, unterbreite ich als OKR Berater den Vorschlag, die ersten Entwürfe der Unternehmens OKR schnellstmöglich mit deinen Mitarbeitern zu teilen. Schließlich sind sie die Kunden deiner Unternehmensziele. Damit sind auch nur die Objectives brauchbar, die auch für Mitarbeiter verständlich sind. Diese Feedbackrunden finden in virtuellen Gallery Walks, Workshops oder auch mit einer einfachen digitalen Umfrage statt. Erst durch dieses Feedback festigen und verfeinern wir deine Unternehmens OKR. Als OKR Berater achte ich darauf, dass wir ausreichend Energie in diesen Prozess stecken. Schließlich sind diese Unternehmens OKR die Basis, auf der deine Organisation die nächsten 12-24 Monate operiert. Und gleichzeitig hast Du mit dem regelmäßigen Teilen deiner Unternehmens OKR schon den Weg für eine hohe Akzeptanz geebnet. Wenn Du an dieser Stelle eine Abkürzung vorziehst, kann es sein, dass Du gut und schnell voran kommst, dich aber im weiteren OKR Prozess komplett verläufst. 

OKR Architektur – Aufbau- vs Projektorganisation

Nach Beantwortung der Frage wofür Du OKR einsetzen willst (I), der Formulierung deiner langfristigen Vision (II) und mittelfristigen Unternehmens OKR (III), stellt sich im vierten Schritt des OKR Coachings die Frage, ob Du OKR in deiner Aufbau- oder im Rahmen einer Projektorganisation implementierst. Als OKR Berater existiert für mich kein Gesetz und keine zwingende Logik für die Implementierungen in der Aufbauorganisation.

Der (Un)Sinn funktionaler Aufbauorganisationen

Für mich als OKR Berater sind funktionale Aufbauorganisationen ein schädliches Relikt. Denn damit akzeptieren wir, dass Fließbandarbeit der optimale Weg ist Arbeit zu organisieren. Das heißt, eigentlich ist dein Unternehmen ein Produktionsbetrieb, die Leute sind zu dumm und bequem end-to-end zu denken und Arbeit ist maximal kompliziert. Stattdessen sind wir im 21. Jahrhundert angekommen, wir operieren in komplexen Umfeldern und Arbeit ist vor allem Wissensarbeit. Wir reden viel über VUCA, verbringen andererseits allerdings wenig Zeit mit der Frage, ob es nicht ganz allgemein bessere Wege gibt Arbeit zu organisieren. Als Folge übernehmen wir unreflektiert eine 100 Jahre alte Idee, kreieren damit in komplexen Umfeldern Probleme, die wir dann mit OKR fixen wollen. Die Quadratur des Kreises. Denn oft sind es eben die Silos, die Management mit OKR verbinden wollen. Wenn das dein Beweggrund ist, dann sage ich Dir als OKR Berater: Lass uns deine Abteilungen abschaffen, dann erst über OKR sprechen. 

Aufzeichnung des #DNO Lunch & Learn über New Work und den Unsinn funktionaler Arbeitsteilung
Aufzeichnung des #DNO Lunch & Learn über New Work und den Unsinn funktionaler Arbeitsteilung

Was sind deine wichtigen Initiativen?

Statt OKR unreflektiert über deine Aufbauorganisation zu legen, stelle ich als OKR Berater die Frage, an welchen Initiativen und Projekten dein Unternehmen konkret arbeiten sollte, um deine Unternehmensziele zu erreichen. Dabei sind die wichtigen Initiativen möglicherweise bereits ein “Abfallprodukt” des dritten Arbeitsschrittes der OKR Beratung. Wenn nicht, dann kannst Du dich an diesem Punkt wieder deiner Organisation öffnen. Das heißt, du stellst deinen Mitarbeitern die Frage, was denn die richtigen und wichtigen Maßnahmen sind. Statt also einfach deine Unternehmens OKR über deine AbTEILungen zu legen, fragst Du bottom up, was relevante Initiativen für die Erreichung deiner Unternehmensziele sind. Zur Abfrage der Themen kannst Du z.B. mit einem solchen Fragebogen arbeiten.

OKR Initiativen mit Ressourcen ausstatten

Erst wenn wir die wichtigen Initiativen gesammelt und priorisiert haben, macht eine Entscheidung Sinn, wie genau wir OKR implementieren. Denn unabhängig von deiner Aufbauorganisation sind die wichtigen Initiativen gesammelt, denen Du ausreichend Aufmerksamkeit und Ressourcen widmen solltest. Der Kontext der jeweiligen Initiative entscheidet, welche Köpfe und Kompetenz Du benötigst, damit ein Team selbstwirksam daran arbeiten kann. Das ist möglicherweise dann deckungsgleich mit Teams und Bereichen aus deiner Aufbauorganisation. Kann, aber muss nicht so sein. Wichtig ist nur, dass die Teams der Initiativen ausreichend Rückendeckung, finanzielle und zeitliche Ressourcen haben, um ungestört an der Umsetzung ihrer Maßnahmen zu arbeiten.

OKR Prototyp vs großflächige Einführung

An dieser Stelle ergibt sich ein weiterer Vorteil einer projektorientierten OKR Implementierung. Denn Du kannst nun flexibel entscheiden, ob Du OKR nicht erstmal nur auf wenige Initiativen ausrollst, statt die ganze Organisation damit zu beglücken. Sozusagen dein MVP bzw. deine Minimum Viable OKR Implementierung. Gleichzeitig hast Du mit diesem Vorgehen sichergestellt, dass ein Team end-to-end arbeiten und echten Wert für Kunden und deine Organisation generieren kann. Und zu guter letzt kann ich mich als OKR Coach auf wenige Teams konzentrieren und so für eine hohe Exzellenz in der Anwendung der Methode sorgen. Damit hast Du für einen nachfolgenden umfangreichen OKR Rollout bereits wichtige Multiplikatoren in deiner Organisation gewonnen und kannst die Learnings des ersten OKR Zyklus nutzen, um den Prozess weiter zu verbessern.

In den ersten OKR Zyklus starten

Nun kommen wir zum deutlich geradlinigeren Teil, den fünften und auch letzten Abschnitt der OKR Beratung. Nämlich dem OKR Coaching in und durch den ersten Zyklus. Denn als agiles Vorgehensmodell lebt OKR von einem iterativen “inspect & adapt” Vorgehen und einer damit verbundenen Transparenz. Dabei arbeiten Teams typischerweise in einem drei Monats-Zyklus, den ich als OKR Coach begleite. 

Internen OKR Coach aufbauen

Als OKR Berater halte ich es für meine ethische Pflicht, Kunden nicht länger als notwendig von mir “abhängig” zu machen. Das heißt, eine meine ersten Empfehlungen ist von Anfang an einen interessierten Kollegen einzubinden, der die Rolle des internen OKR Coaches dauerhaft begleiten kann. Das heißt, bevor wir überhaupt anfangen, haben wir schon einen interessierten Kollegen an unserer Seite, der sich mindestens mit 20% seiner Zeit um den operativen OKR Prozess kümmern darf und mich über den gesamten Prozess begleitet. Wir positionieren deinen internen OKR Coach als zentralen Ansprechpartner für die OKR Einführung. 

Deine Mitarbeiter in OKR schulen

Als OKR Berater empfehle ich, dass wir Mitarbeiter für ein einheitliches OKR Verständnis schulen. Denn sobald das Wort OKR fällt, fangen Leute an zu googeln. Dann erzählt einer wie Google es macht, der zweite referenziert die Literatur und so weiter und sofort. Hier schließt sich wieder mal der Kreis zur ersten Frage und der Antwort auf die Frage, wofür Du OKR eigentlich einsetzt. Denn nun erklärst Du deinen Mitarbeitern, wofür und wie ihr mit OKR arbeiten möchtet. Zudem ist es Teil meines OKR Coachings ein Konzept zu entwickeln, wie wir sicherstellen, dass alle involvierten Mitarbeiter ein einheitliches Verständnis von OKR teilen. Dafür bringe ich ausreichend Material mit (z.B. OKR Guide, Video Training), so dass wir deine Mitarbeiter einfach auf den gleichen Wissensstand bringen. 

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OKR vs KPI- Auszug aus dem virtuellen “on demand” OKR Training

Das erste OKR Planning

Schließlich gehen wir in das erste OKR Planning. Als OKR Coach ist in dieser Phase die größte Herausforderung, dass Teams gute Objectives formulieren. Denn leider sind wir alle beruflich verzogen in Aktivitäten statt in echten Outcomes zu denken. Deswegen braucht es gerade im ersten Anlauf mehrere Korrekturschleifen, um eine “good enough for now, safe enough to try” Version der ersten Team OKR zu erreichen. Dabei achte ich als OKR Coach vor allem auf zwei Punkte. Erstens dass die Teams ihre OKR auf die mittelfristigen Unternehmensziele ausrichten. Zweitens dass sich die Team OKR auch gegenseitig stärken. Mit Abschluss der OKR Plannings starten die Teams dann in ihren ersten OKR Zyklus. 

“Trust the process”

Meine Arbeit als OKR Berater ist nun fast getan, es bleibt das OKR Coaching der Teams im laufenden Prozess. Dabei achte ich als OKR Coach gerade am Anfang darauf, am Puls der Teams zu sein. Das heißt, ich lade Teams ein mich oder den internen OKR Coach an ihren regelmäßigen Treffen teilhaben zu lassen. Je nach Umfang und Anzahl der Teams etablieren wir alternativ auch einen Checkin mit allen Teams. Meine wichtigste Empfehlung als OKR Coach ist in dieser Phase“ShuHaRi”: Das heißt, bleib konsequent im Prozess und sei achtsam wenn Teams keine Fortschritte erzielen. Denn dann stimmt etwas nicht. Sie sind entweder in ihrer Arbeit blockiert oder haben noch nicht verstanden worauf es im OKR Prozess ankommt.

OKR Review und Retrospektive

Zum Abschluss des ersten OKR Zyklus feierst Du die erste Review als gäbe es keinen morgen mehr. Die anschließende Retrospektive bildet den Abschluss deines ersten OKR Zyklus. Dabei finden Retrospektiven sowohl im Team als auch teamübergreifend statt. Denn Retros sind ein wichtiger Lernort für deine Organisation, um sich in der Arbeit mit OKR weiter zu verbessern. Je nach Qualität und Reife ist dann auch der Zeitpunkt gekommen an dem ich mich als OKR Berater langsam in die zweite Reihe zurückziehe und deinem internen OKR Coach das Feld überlasse.

Fazit – Was ist der OKR deines OKR Coachings?

In einem wirksamen OKR Coaching verschwimmen die Grenzen zwischen Unternehmens-, Organisations- und eben einer expliziten OKR Beratung. Ich glaube, dass sich ein guter OKR Coach nicht nur auf die Methode und das Rahmenwerk fokussieren kann. Denn dafür gibt es bei OKR einfach zu viele bewegliche Teile. Wenn es aber gelingt aus diesen Bausteinen, ein stimmiges Gesamtbild zu machen, dann ist ein OKR Coaching ein sehr lohnendes Investment. Und dann ist es auch einfach einen OKR für deine OKR Beratung zu formulieren. Wenn das gelingt, dann bist Du wirklich angekommen.

Viel Erfolg dabei.

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