Wie Du gute OKR formulierst 

Bevor wir uns in deine OKR Formulierung stürzen, zunächst der grundlegende Aufbau eines OKR. Objectives sind der emotionale und qualitative Teil deines OKR, sie beschreiben einen gewünschten Zielzustand. Dagegen sind Key Results der rationale oder messbare Teil eines OKR. So erlauben dir Key Results durch konkrete Metriken eine abschließende Beurteilung, ob Du deinem Ziel näher kommst bzw. das Ziel erreicht hast. Dabei gehören Objectives und Key Results untrennbar zusammen, sie sind quasi unterschiedliche Seiten der gleichen Medaille bzw. des gleichen Ziels. Durch die Einbettung in einen OKR Zyklus ist jedesr OKR außerdem zeitlich klar terminiert. 

Dein OKR sollte so gewählt sein, dass eine Erreichung im Bereich des Möglichen liegt, aber Du dich dafür auch etwas “strecken” musst. Das heißt, Du vermeidest Objectives und Key Results, bei denen Du heute schon weißt, dass Du sie erreichst oder dass andersherum das Erreichen im Bereich der Fantasie liegt. Unrealistische Ziele sind demotivierend, sicher erreichbare Ziele langweilig. Wie ambitioniert deine Organisation Ziele verfolgt, ist eine Frage deiner Unternehmens- und Fehlerkultur. Google arbeitet z.B. mit sog. “Stretch Goals”. Das geht jedoch mit der klaren Kommunikation und Erwartungshaltung einher, dass eine Zielerreichung von 70% bereits als voller Erfolg gewertet wird. 

Die folgenden Schritte helfen dir, deinen eigenen OKR zu formulieren. Dabei fängst Du grundsätzlich mit deinem Objective an und leitest daraus Key Results ab. Auf die kleinen aber feinen Unterschiede zwischen der Formulierung eines Team OKR und eines Unternehmens OKR gehe ich zwischendurch immer wieder ein. Im Fokus dieses Beitrags steht aber die Formulierung eines Team OKR. Die OKR für deine gesamte Organisation erarbeitest Du mit weiteren Fragestellungen ohnehin am besten in einem OKR Workshop. 

Im ersten Schritt legst Du OKR am besten erst einmal auf Seite und beginnst “Freestyle”. Das heißt, Du startest mit der offenen Frage, was Du mit deinem Team oder deiner Organisation im kommenden Zyklus erreichen möchtest, bzw. welche Maßnahmen “top of mind” sind. Um diese sehr offene Frage noch ein wenig einzugrenzen, kannst Du das Zeitfenster auch einschränken. Dabei gibt der OKR Zyklus deinen Teams bereits einen zeitlichen Rahmen vor. Sofern Du im Management Ziele für dein Unternehmen definierst, würde ich zeitliche Aspekte vor allem einbauen, wenn Du das Gefühl hast, dich zu verlaufen. Sofern dein Team bereits ein Backlog pflegt, kannst Du auch darauf zugreifen, die top priorisierten Backlog Items nehmen und den zweiten Schritt getrost überspringen. 

Im zweiten Schritt deiner OKR Formulierung bringst Du etwas Ordnung in deine Themensammlung. Denn dort finden sich sicherlich unterschiedlich große und kleine Aufgaben aus unterschiedlichen Handlungssträngen. Dazu kannst Du zur Vorbereitung einer OKR Formulierung nun folgendes tun:

1. Clustern, d.h. welche Maßnahmen gehören denn thematisch zusammen?
2. Zusammenlegen & streichen, d.h. welche der genannten Aufgaben gehen vielleicht in deiner größeren Maßnahme auf? 
3. Priorisieren: Zum Abschluss priorisiert Du die definierten Cluster untereinander. D.h Du legst eine Reihenfolge fest, welches Cluster die höchste Priorität genießt Zur Priorisierung kannst Du z.B. auf die WSJF Methode zurückgreifen.

Bei der Priorisierung achten Teams vor allem darauf, dass ihr priorisiertes Handlungsfeld einen direkten Bezug zu mindestens einem Unternehmens OKR hat. Du nimmst nun das von dir priorisierte Thema und durchläufst damit die folgenden Schritte deiner OKR Formulierung. 

Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass Du im zweiten Schritt vor allem Aktivitäten gesammelt hast. Diese gilt es nun im dritten Schritt deiner OKR Formulierung “auszuklopfen”. Denn Aktivitäten haben prinzipiell nichts in deinem OKR verloren. Und gleichzeitig sind Aktivitäten ein gutes Sprungbrett, um dich einem potentiellen Ziel zu nähern. Das heißt, Du nimmst dir dein Maßnahmenpaket aus dem zweiten Schritt und stellst konsequent die Frage, was genau Du mit deinen Maßnahmen eigentlich bei wem erreichen willst.

Wenn Du der Idee folgst, dass OKR Outcomes adressieren, dann solltest Du in diesem Schritt deiner OKR Formulierung eine kleine Ehrenrunde einbauen. Denn wenn Du über Outcomes reden willst, musst Du wissen, wer eigentlich dein Kunde ist. Das heißt, Du brauchst ein gemeinsames Verständnis, bei wem Du eigentlich Wirkung erzielen willst. Das muss nicht der “echte, echte” Kunde sein, sondern “Kunde” kann für dich auch eine interne Anspruchsgruppe sein. Wenn Du z.B. in der IT arbeitest und ein CRM zur Verfügung stellst, dann sind deine direkten Kunden deine Kollegen im Vertrieb. In diesem Verständnis sind “Kunden” also nichts weiter als die Nutznießer deiner Arbeit. 

Übung: Backe, backe Kuchen

Ich erkläre den Zusammenhang zwischen Kunden, Outcomes und Aktivitäten in meinen OKR Workshops gerne am Backen eines Kuchens. Jedem ist relativ schnell klar, welche Zutaten bzw. Inputs Du dafür brauchst (“Eier und Schmalz, Butter und Salz ….”). Auch Aktivitäten sind relativ eindeutig (“Eier zerschlagen, Teig kneten“ etc.). Der Output ist der Kuchen, also das Arbeitsergebnis. Das Outcome ist dagegen die Wirkung, die Du mit deinem Kuchen erzielen möchtest. Das Outcome kann ich nur beschreiben, wenn ich verstehe, für wen ich den Kuchen backe. Sonst kann es passieren, dass Du deine Aufgaben und Aktivitäten perfekt erledigst, der Kuchen sehr gelungen ist, aber seine Wirkung verfehlt.

• Kuchen schmeckt nicht
• Die verwendest Milch und hast Veganer zu Gast
• Streuselkuchen statt Einhorn-Torte für die Geburtstagsparty deiner 7-jährigen Tochter.

Im vierten Schritt deiner OKR Formulierung geht es nun an den ersten Entwurf deines Objectives. Dazu überführst Du dein Arbeitsergebnis aus dem dritten Schritt nun in eine vorläufige Formulierung eines Objectives. Warum das nur ein Entwurf sein kann, löst sich spätestens im sechsten Schritt auf. Dabei achtest Du auf folgende Zutaten einer wirksamen Zielformulierung. 

• Kurz und prägnant
• Gewünschter Zustand in der Zukunft
• keine Aktivitäten
• Aktive, klare Sprache, d.h. kein Passiv, kein Konjunktiv
• In der Gegenwart formuliert
• Positives Annäherungsziel (“hin zu” statt “weg von”)

Nimm dir dafür etwas Zeit, ohne dich in Wortspielereien zu verlieren. Es geht zum jetzigen Zeitpunkt nur darum, einen “shitty first draft” deines Objectives zu formulieren. 

Wenn ich in OKR Workshops mit Teams arbeite und nach ihren Zielen frage, bekomme ich oft aus dem Stehgreif wunderbare Objectives. Dann bitte ich das Team, ihr Objective aufzuschreiben und es kommt etwas verkompliziertes und anderes dabei raus. Ich weiß nicht, woran das liegt. Aber um es mal salopp zu sagen: hau einen raus mit deinem Objective! Schließlich soll dein Objective eine aktivierende Wirkung haben und darf gerne auch ein wenig Spaß machen. Durch die etwas nüchternen Key Results bekommen auch abgehobene Objective Formulierungen wieder eine gute “Erdung”. 

Lass uns zum Beispiel deines Kuchens zurückgehen. Sagen wir, Du backst Kuchen für einen Kindergeburtstag. Du kommst möglicherweise zur Einsicht, dass der Kuchen gar nicht das eigentliche Ziel ist. Vielmehr geht es um eine schillernde, bunte und gut gelungene Party. Dann könnte ein Outcome orientierter OKR wie folgt klingen:

Wenn Du dich der Formulierung deines Objectives etwas systematischer nähern willst, kannst Du dich den Grundlagen der deutschen Grammatik bedienen. Denn schlussendlich kann ein Objective (muss aber nicht) ein vollständiger deutscher Satz bestehend aus Subjekt, Prädikat und Objekt sein.

1. WER: Kunde bzw. der Empfänger deiner Leistung (interne und externe Kunden)
2. WIE (Emotion, Aktion): Wie fühlt / verhält sich dein Kunde am Ende des Zyklus? Wenn Du interne Leistungsnehmer adressierst, was löst das beim echten Kunden aus?
3. WAS (Versprechen, Deliverable): Welchen konkreten Mehrwert lieferst Du beim Kunden ab, der diesen Zielzustand begünstigt / ermöglicht hat?

Setze dir mit deinem Team eine Timebox von max. einer Stunde, um Antworten einzusammeln, zu diskutieren, zu ordnen und zu bewerten. 

Im fünften Schritt deiner OKR Formulierung geht es schließlich darum, dein Objective mit Key Results zu konkretisieren. Dazu stellst Du die einfache Frage, woran Du denn festmachen und messen willst, dass Du dein Objective tatsächlich erreicht hast. Dazu kannst Du wie folgt vorgehen:

1. Freie Sammlung: Sammel potentielle Key Results
2. Prüfe die gesammelten Metriken für ihre Tauglichkeit als Key Result 
3. Konkretisiere Key Results mit echten Werten
4. Priorisiere deine Liste, die ersten zwei sollten die wichtigsten sein.

Dabei hat jeder OKR 2 - 5 Key Results. Google arbeitet z.B. mit 3 Key Results pro OKR. Prinzipiell finde ich Qualität und Aussagekraft immer wichtiger als eine Anzahl.

Nicht jede Metrik taugt als Key Result. Das wichtigste Kriterium ist, dass die Metrik auch eine gute Aussage und Konkretisierung des Objectives ist und im OKR Zyklus auch wirklich abschließend bewertbar ist. Die Anforderungen an Key Results  lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Sind Metriken / Zahlen
• Ausdruck von Customer / Business Value
• Keine Aktivitäten
• Eindeutig definiert
• Abschließend bewertbar
• Laufend messbar
• Einfach zu erheben

In Ausnahmen kannst Du auch Milestones als Key Results definieren unter der Voraussetzung, dass diese das anvisierte Objective wirklich nach vorne bringen. Ich würde aber immer versuchen eher auf Metriken zu gehen. Mir persönlich ist die Abgrenzung zwischen “Milestone” und “Aktivität” zu schwammig. 

Prinzipiell ja, sofern sie die Anforderungen an Key Results erfüllen. Da die meisten KPI jedoch “lagging indicator” sind, würde ich immer versuchen, daraus führende Indikatoren bzw. “leading indicators” abzuleiten. Damit bist Du für deine Key Results meistens hervorragend bedient. In diesem Artikel findest Du etwas mehr über das Zusammenspiel von KPI und Key Results bzw. das Arbeiten mit “leading indicators”.

Lass uns zu unserem Kuchen bzw. geplanten Geburtstag zurückgehen. Woran machst Du fest, dass das Geburtstagskind und seine Gäste “einen unvergesslichen 9. Geburtstag” gefeiert haben?

Auch hier gilt, dass Du daraus keine Wissenschaft machen solltest, sondern mit einem ersten Aufschlag deines OKR möglichst zeitnah in den sechsten Schritt deiner OKR Formulierung zu gehen.

Nachdem Du nun also den ersten Entwurf deines OKR in Schritt 5 und 6 gemacht hast, geht es nun darum, die Verständlichkeit deines OKR zu prüfen. Schließlich sind OKR ja auch ein Kommunikationsinstrument, um Transparenz herzustellen und Ziele zu kommunizieren. Also sollten auch andere beurteilen, wie klar dein OKR wirklich ist. Das heißt, Du hast nun die Aufgabe, deinen “shitty first draft” mit Kollegen zu teilen und zu diskutieren.

Je unerfahrener Du mit der OKR Methode bist, desto mehr Schleifen drehst Du an dieser Stelle, d.h. desto mehr Soundings solltest Du durchführen.

Beim Sounding stellst Du kurz den Kontext deines Teams und deinen ersten OKR Entwurf kurz und knapp vor. Mehr als 3 Minuten solltest Du dafür nicht brauchen. Denn wenn Du zu jedem OKR noch eine halbe Stunde Erklärung und x Seiten Powerpoint vorführen musst, dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Du es selbst noch nicht verstanden hast. Schließlich verfolgst Du mit OKR eine sprachliche Konvention, um schnell und effizient über Ziele zu sprechen. D.h. mit einem guten OKR können deine Zuhörer schnell und einfach nachvollziehen, welche Ziele Du verfolgst und welche Bewertungsmaßstäbe Du anlegst.

Beim Sounding ist besonders wichtig, dass Du zwei spontan auftretende Impulse für dich unter Kontrolle hältst. 

1. Du verteidigst dein OKR nicht. 
2. Du erklärst dein OKR nicht. 

Stattdessen hörst Du einfach zu, stellst klärende Rückfragen und nimmst das gesammelte Feedback so wie es ist, um es in die Umformulierung deines OKR einfließen zu lassen. Wenn es beim Zuhörer nicht “Klick” macht, dann liegt das fast immer an deinem OKR, nicht am Zuhörer. Entsprechend wiederholst Du das Sounding, bis dein OKR für den Großteil der Zuhörer klar ist.

Das Sounding deiner Unternehmens OKR ist ein unbedingtes MUSS. Schließlich formulierst Du Ziele, um den Menschen in deiner Organisation eine Orientierung zu geben und die Möglichkeit zu bieten, an der Verwirklichung der Ziele mitzuarbeiten. Das heißt, bei strategischen OKR sind die Kollegen und Mitarbeiter eigentlich deine primäre Ziel- und Anspruchsgruppe. Wenn sie den Sinn und die Aussage deines OKR nicht verstehen, wie können sie dann sinnvoll an der Erreichung von unternehmerischen Zielen mitarbeiten?

Der abschließende Schritt deiner OKR Formulierung ist, deinen ausformulierten OKR transparent zu dokumentieren. Dabei sollten alle Teams eine gemeinsame OKR Dokumentation und nicht jedes Team seine eigene Dokumentation pflegen. Im laufenden OKR Prozess aktualisierst Du auch in diesem Tool deine Confidence Level.  Zum Start sind Excel oder Word ausreichend für eine OKR Dokumentation, im weiteren Verlauf kannst Du auch auf eine professionelle OKR Software wechseln. 

Gute OKR zu formulieren ist kein Selbstläufer. Zumindest solange Du mit der Arbeit mit OKR einem gewissen Anspruch folgst und kundenzentrisches Denken eine wichtige Rolle für dich spielt. Dazu solltest Du dir vor allem Zeit nehmen, die obigen OKR Beispielen auf dich wirken lassen und dich vielleicht von einem OKR Coach begleiten lassen, der dich mit den richtigen Fragen durch die Formulierung deiner OKR führt. 

Viel Erfolg dabei.