Übersicht OKR Tools und wichtige Features deiner OKR Software

OKR Tools oder eine OKR Software unterstützen dich beim Management deiner OKRs. Und gerade im Rahmen einer OKR Einführung kommt schnell die Frage auf, wie viel Tooling und softwarebasierte Unterstützung die Arbeit mit OKR denn eigentlich braucht.

Deswegen stelle ich dir in diesem Beitrag kostenfreie OKR Tools und spezialisierte OKR Software vor. In Summe haben wir uns über 50 Lösungen angeschaut, dieser Beitrag ist die Quintessenz unserer Recherchen. Dabei gehe ich auch auf die Frage ein, wie viel Tooling eine OKR Einführung und das dauerhafte Management des OKR Prozesses denn wirklich braucht und zeige dir sinnvolle Features einer OKR Software.

Über den Sinn und Unsinn von OKR Tools

A fool with a tool …

OKR Tools sind ein wichtiger Baustein, um OKR flächendeckend in deiner Organisation einzuführen. Schließlich schaffst Du damit eine zentrale Dokumentation deiner OKR und stellst so Transparenz über die Ziele deiner Organisation und einzelner Teams her. Zudem können beteiligte Teams den Status ihrer OKR jederzeit einfach aktualisieren. Damit gibt es an jedes OKR Tool zwei minimale Anforderungen:

1. Barrierefreier Zugriff: Jeder Mitarbeiter kann jederzeit darauf schauen.
2. Kollaboration: Beteiligte Teams können barrierefrei mitarbeiten.

Mit verfügbaren Bordmitteln beginnen

Bei der Einführung von OKR solltest Du einem OKR Tool noch nicht zu viel Bedeutung beimessen und den zweiten Schritt vor dem ersten machen. Schließlich leben OKR von einem intensiven Dialog und einer offenen Kommunikation. Und es passiert schnell, dass sich Mitarbeiter hinter Tools verstecken statt im persönlichen Austausch zu sein. Deswegen bin ich ein Freund davon, die Einführung der OKR Methode mit einfachen Bordmitteln wie Word und Excel zu begleiten. Um sich dann im zweiten Schritt mit der flächendeckenden Einführung eines OKR Tools oder gar der Anschaffung einer OKR Software zu beschäftigen.

(Kostenfreie) OKR Tools

OKR Tool ist ein generischer Begriff für alle gängigen Hilfsmittel, die dich beim OKR Management unterstützen. Dazu zählen auch Vorlagen in Excel, Miro oder in deinem präferierten Projektmanagement-Tool. Der Vorteil dieser Lösungen: Du bewegst dich in bereits etablierten Arbeitsumgebungen. Das heißt, deine Kollegen müssen sich nicht in neue Software- und Arbeitsumgebung reinfuchsen. 

Plattform	Templates
Excel / gSheet	Ist schnell selber gebaut, eine sehr umfangreiche Vorlage findest Du hier
Miro	Template
Monday.com	Template
Asana	Anleitung
Confluence	Template

OKR in Trello

Da Trello eine sehr beliebte und einfache Lösung für das Verwalten von Tasks ist, hier kurz eine Empfehlung, wie Du OKR in Trello verwalten kannst. 

1. Ein Board, das alle OKR beheimatet
2. Eine Lane / Spalte für deine unternehmensweiten OKR, Teams verteilst Du auf weitere Spalten
3. Jede Karte in den Listen repräsentiert einen OKR, mit dem Objective in der Kartenbeschreibung und den Key Results in einer Checkliste.
4. Jede Karte hat ein Datum, das die Teams an eine regelmäßige Aktualisierung ihrer Confidence Level erinnert.
5. Labels in Rot /Orange / Grün visualisieren das jeweils aktuelle Confidence Level des OKR

Probier es aus, sammle deine eigenen Erfahrungen oder kommentiere gerne deinen Trello OKR Hack.

OKR Software

Im Gegensatz zu OKR Tools ist eine OKR Software eine eigens entwickelte Softwarelösung für das Management von OKR. Dabei kannst Du prinzipiell verschiedene Arten von Software-Lösungen unterscheiden:

1. OKR Software, d.h. diese Lösungen sind ausschließlich für das Management deiner OKR entwickelt.
2. HR- Lösungen mit integriertem OKR Modul.
3. Software für Strategieplanung mit integriertem OKR Modul.

Im Folgenden eine Liste mit den wichtigsten spezialisierten Anbietern einer OKR Software, die ihr User Interface auch auf deutsch anbieten. Wir schicken dir gerne auch unseren umfangreichen Vergleich aus allen drei Kategorien mit insgesamt über 35 Anbietern, darin befinden sich auch Anbieter von HR Lösungen und Strategieplanung. 

Anbieter	Hosting	Preise
Quantive Results (ehem. Gtmhub)	Europa Zertifiziert 27001	6 – 20 Euro
Perdoo	Irland	5 – 18 Euro frei bis 10 User
Mooncamp	Deutschland	5 Euro 29 Euro fix bis 10 User
Workpath	Deutschland	7 – 14 Euro
OKR Studio	Deutschland	5 Euro / Monat frei bis 3 User
Weekdone	Estland	3 – 8 Euro

Preise für deine OKR Software

Preislich nehmen sich die Anbieter nicht viel. Fast die gesamte von mir recherchierte OKR Software basiert auf einem SaaS-Modell mit der Anzahl der User als Variable bei monatlicher oder jährlicher Zahlweise. Dabei gibt es oft noch aufeinander aufbauende Pakete mit jeweils mehr Features. Nur wenige Lösungen gehen auf einen festen monatlichen Preis, der unabhängig von der Anzahl der User ist. 

Kostenfreie OKR Software

Einige OKR Software Lösungen haben auch ein “forever free” Paket, zumindest solange Du nicht eine kritische Anzahl von Usern überschreitest. Dabei habe ich keine OKR Software gefunden, die dauerhaft eine kostenfreie Version für mehr als 10 User anbietet. 

Wichtige Features (d)einer OKR Software

Sofern Du das Management deiner OKR mit einer dafür spezialisierten OKR Software unterstützen möchtest, hier ein paar Überlegungen zu besonderen und sehr nützlichen Features. Diese Funktionalitäten spielen eine tragende Rolle bei der Auswahl der OKR Software und entscheiden ggf. auch darüber, ob Du bei einem einfachen OKR Tool bleibst oder doch auf eine OKR Software wechselst.

Visualisierung OKR Architektur

Die große Stärke von OKR ist, strategisch wichtige Unternehmensziele mit kurzfristigen Zielen von Teams zu synchronisieren. Das heißt, mit OKR erkennt jeder involvierte Mitarbeiter, was sein Beitrag auf das “große Ganze” ist. Deswegen ist ein wichtiges Feature deiner OKR Software, dass diese Vernetzung auch visualisiert wird. Denn so sehen Mitarbeiter ganz konkret, wie sie zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. 

Import deiner Key Results

Gute Key Results zu definieren und laufend zu überwachen, ist nicht trivial. Deswegen ist die barrierefreie Integration externer Datenquellen ein sehr nützliches Feature deiner OKR Software. Das können z.B. Performance- und Leistungsdaten aus externen Systemen und Datenbanken sein, die Du nutzt, um deine Key Results automatisch zu aktualisieren. Hier ein paar Beispiele:

Beispielhafte Key Results	Quelle
Gewonnene Leads	CRM
Conversion Rate auf der Webseite	Analytics
Kaufabschlüsse	Shopsystem
Neu gewonnen Newsletter Abonnenten	Mailchimp und andere ESP

Dieser Import ist sicherlich ein großer Pluspunkt für eine hohe Hygiene und Aktualität deiner OKR und damit potenziell ein wichtiges Entscheidungskriterium für eine OKR Software. Und zweifelsohne eine Funktionalität, die einfache OKR Tools nicht mehr bedienen können.

Reminder zur Aktualisierung der Confidence Level

OKR leben von einer hohen Transparenz über den aktuellen Zielerreichungsgrad. Ein wichtiges Stilmittel dafür ist die laufende Aktualisierung der Confidence Level. Und bevor Du nun anfängst, Teams hinterherzulaufen, erinnert deine OKR Software Teams an die Aktualisierung ihrer Confidence Level. Denn damit hast Du in deiner OKR Software jederzeit einen aktuellen Pulscheck, wie Du in Bezug auf deine Zielerreichung stehst. Ob als Team oder auf Unternehmensebene. 

Integration mit Task Boards (Jira, Asana, Trello)

OKR sind Ziele, keine Aktivitäten. Jedoch sind Aktivitäten wichtig, um das Ziel überhaupt zu erreichen. Deswegen ist ein nützliches Feature deiner OKR Software, dass Du deine Task-Boards integrierst und mit deiner OKR Software verknüpfen kannst. Denn so versteht jeder noch mal auf einer sehr operativen Ebene, wie die Erledigung einer einzelnen Aufgabe zu seinem OKR und damit auch den unternehmerischen Zielen beiträgt.

Persönliche OKR ja / nein 

Ob Mitarbeiter persönliche OKR führen, ist sicherlich Geschmackssache. Ich halte davon nichts. Ungeachtet dessen kann es ein nützliches Feature deiner OKR Software sein, dieses Feature bei Bedarf an- und abzuschalten und festzulegen, wie die Sichtbarkeit dieser persönlichen OKR ist:

1. Persönliche OKR on / off
2. Visibilität von OKR privat / public

Damit hättest Du die Möglichkeit, dass Du persönliche OKR grundsätzlich ermöglichst, es aber jedem Einzelnen überlässt, seine OKR auch für alle in der Organisation oder doch nur seinem direkten Vorgesetzten zugänglich zu machen.

Ownership für einen OKR assignen

OKR basieren auf der Selbstverpflichtung einzelner Teams und Mitarbeiter. Und trotzdem sollte und darf es zu jedem OKR einen zentralen Ansprechpartner geben. Deswegen ist es ein sinnvolles Feature deiner OKR Software, dass Du einen OKR auch einem einzelnen Mitarbeiter zuordnen kannst. 

Integration mit MS Teams, Slack, Meets

MS Teams, Slack, Google Workplace sind wichtige und etablierte Kommunikationsplattformen im täglichen Austausch. Deswegen ist es ein nützliches Feature deiner OKR Software, wenn Du eine Verknüpfung mit diesen Plattformen herstellen kannst. Denn damit hast Du deine OKR jederzeit im Zugriff, ohne zeitaufwendig das System zu wechseln. 

Fazit – Hygiene, Routine und Transparenz dank OKR Tools

OKR Tools sind ein wichtiger Baustein, um OKR flächendeckend in deine Organisation zu tragen. Je größer deine Organisation, desto wichtiger ist der Einsatz einer professionalisierten OKR Software. Allerdings ist das mit einem OKR Tool wie mit guten Laufschuhen: Der Schuh alleine macht dich nicht zum erfolgreichen und begeisterten Dauerläufer. Jedoch machen gute Schuhe das Laufen deutlich leichter. Bevor Du dich also in die Auswahl einer OKR Software stürzt, stellst Du bitte zunächst sicher, dass Du in kleinem Rahmen eine gewisse Exzellenz in der Arbeit mit der OKR Methode entwickelt hast. Und dabei lernst, welche Features einer OKR Software für dich den Unterschied machen. Dann kannst Du Dir auch ruhigen Gewissens teure Schuhe oder eben eine passende OKR Software gönnen.

Viel Erfolg dabei.