Universelle Workshop Methoden und Ideen für jeden Workshop

Workshop Methoden sind kein Selbstzweck. Denn eine gute Workshop Methode dient der Gruppe und den Zielen des Workshops. Das heißt im Umkehrschluss, dass Du als Moderator bei jeder Workshop Übung einen Plan hast, warum Du genau diese Übung und Workshop Methode gewählt hast. Natürlich kannst Du deinen Teilnehmern auf einer Metaebene „Produktinformationen” liefern, warum und mit welchem Ziel Du diese Workshop-Methode gewählt hast. 

Meiner Erfahrung nach hat eine gute Mischung der Arbeitsmodi einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Qualität der Ergebnisse des Workshops. Daher achte ich bei der Konzeption des Workshops auf eine gute Durchmischung der folgenden Workshop Methoden.

Die einfachste aber auch effektivste Form. Jeder Teilnehmer bekommt Zeit, seine Gedanken zu Papier bzw. auf ein Post-it zu bringen. Das verhindert zu starkes Gruppendenken, gibt auch eher stillen Vertretern und “Hochstaplern” die Chance, dass ihre Talente zum Vorschein kommen. Die Stillarbeit endet fast immer in einer gemeinsamen Betrachtung im Plenum.

Das Plenum (lat. plenus, Vollversammlung) bedeutet, dass alle Teilnehmer zusammenkommen, damit Teams oder einzelne Personen dem Rest der Gruppe ihre Gedanken präsentieren. So bekommen alle einen aktuellen Arbeitsstand, können Rückfragen stellen und eigene Gedanken ergänzen. Dabei ist der "Gallery Walk” für mich eine  besondere Spielart, bei der Arbeitsergebnisse im Stillen betrachtet und z.B. mit Post Its kommentiert / ergänzt werden.

Bei der Fishbowl Methode diskutieren und arbeiten ausgewählte Teilnehmer als “Fische im Glas”. Die anderen Teilnehmern betrachten ihre Arbeit von außen und können sich wie folgt in die Diskussion einbringen:

• Freier Stuhl - Das Innere des Kreises hat einen freien Stuhl, den Zuschauer besetzen und sich so vorübergehend in die Diskussion einbringen können.

• Abklatschen - Als Zuschauer klatscht Du einen der Teilnehmer aus der Fishbowl ab. Der darf seine Gedanken zu Ende bringen und wird dann gegen dich “ausgewechselt”. 

• Aussteigen - Als aktiver Teilnehmer darfst Du den inneren Arbeitskreis jederzeit verlassen, der freie Platz wird von einem Freiwilligen nachbesetzt.

Die Ergebnisse der Fishbowl Diskussion werden zum Abschluss gemeinsam mit allen im Plenum diskutiert. 

Breakouts sind eine weitere sehr effektive Workshop Methode, um gute Ergebnisse zu erzielen. Dabei besetzte ich Gruppen mit maximal 5 Teilnehmern. Das Schöne an Breakouts ist, dass Du in Kombination mit dem Plenum auch große Gruppen in einen guten Arbeitsmodus bringst. Sehr oft gebe ich auch mehreren Kleingruppen die gleiche Aufgabe, damit später im Plenum Unterschiede und Gemeinsamkeiten diskutiert werden können. Gemeinsamkeiten sind immer “beruhigend”, aber die wirklich kritischen und interessanten Diskussionspunkte resultieren aus den Unterschieden und den damit verbundenen Perspektiven. 

Für diese Workshop-Übung brauchst Du mindestens sechs Teilnehmer, die sich jeweils “einen anderen Hut” aufsetzen und aus dieser Perspektive das zu erörternde Thema betrachten. Die sechs Hüte sind wie folgt aufgeteilt.

• Weiß - Analytisch, rational. Wenn Du den weißen Hut trägst, bist Du der nüchterne, neutrale Analytiker, der sich auf Zahlen, Daten, Fakten beruft. 
• Rot - Subjektiv, emotional. Mit dem roten Hut lässt Du deinen guten und negativen Gefühlen freien Lauf und bist auch gerne voll von Widersprüchen.
• Schwarz -  Kritisch, negativ. Als “Schwarzmaler” bist Du ein pessimistischer Kritiker, fokussierst dich auf negative Aspekte, Risiken und Einwände.
• Gelb - Optimistisch, positiv. Mit dem gelben Hut bist Du der Gegenpol zum schwarzen Hut und fokussierst dich mit gesundem Realismus auf Chancen und Vorteile.
• Grün - Innovativ, offen. Als grüner Denker  produzierst Du vor allem neue Ideen und kreative Vorschläge. Du stehst sinnbildlich für Innovation, Neuheit und Assoziation. 
• Blau - Ordnung, Struktur. Als blauer Denker sorgst Du für Ordnung, behältst den Durch- und Überblick. Du sortierst Ideen und Gedanken der Gruppe.

Die sechs Denkhüte eignen sich als Workshop-Übung vor allem für die Bewertung von Ideen oder auch um Spannungen zu diskutieren, da sich Teilnehmer aus der “geschützten Rolle” eines Hutes auf diese Perspektive berufen können. 

Pausen sind eine extrem effektive Workshop-Methode. Nicht nur für die Erledigung ganz alltäglicher Grundbedürfnisse, sondern vor allem aus folgenden Gründen.

1. Konzentration -  Geistige Kraft nimmt nach etwa 45 Minuten Konzentration merklich ab. 

2. Lernen - Das Gehirn verarbeitet (unbewusst) das bisher Gehörte und Erlernte, das sogar in bis zu 20-facher Geschwindigkeit. Bei zu wenig Pausen bzw. zu langen Arbeitsphasen löscht das Gehirn Informationen, bevor sie ins Langzeitgedächtnis übergehen

3. Mit Kollegen vernetzen - Workshop Teilnehmer schätzen den Austausch mit Kollegen, das macht die Pausen für den ein oder anderen Teilnehmer zu einem der wichtigsten Punkte auf der Workshop-Agenda.

Gute getimte Pausen runden deine Workshop Agenda ab.

Die folgenden Workshop Übungen sind eher allgemeiner Natur und prima für einen Einstieg in deinen Workshop geeignet. Denn damit wirbst Du spielerisch dafür, worum es in einem guten Workshop geht: Viel miteinander reden und arbeiten, um sich ein gemeinsames Verständnis zu erarbeiten. 

Mit dieser Übung eröffne ich Workshops und frage Teilnehmer, was denn in den nächsten 1-2 Tagen passieren müsste, damit der Workshop für sie persönlich besonders wertvoll ist. Denn als Moderator möchte ich die im Vorfeld vereinbarten Ziele mit den Bedürfnissen der Teilnehmer abgleichen. Dabei frage ich im Sinne von Steve de Shazer immer nach einem idealen Zielzustand, nie nach Erwartungen. So erhältst Du als Moderator wichtige Informationen für die Gestaltung des Workshops. Dabei lasse ich die Teilnehmer die relevanten Punkte in Stillarbeit notieren und im Plenum vortragen. 

Diese Workshop Übung setze ich besonders gerne zum Start in einen Workshop ein. Der einfache Arbeitsauftrag “Male eine Sonne mit 10 Strahlen”. Damit hast Du die Aufmerksamkeit direkt auf deiner Seite. Schließlich sehen wir jeden Tag alle die gleiche Sonne und haben schon als kleine Kinder Sonnen gemalt. Nun bekommt jeder Teilnehmer die folgenden Aufgaben:

1. Male eine Sonne mit 10 Strahlen. 
2. Schreibe an jeden Strahl eine Eigenschaft der Sonne, die Du persönlich mit der Sonne assoziierst. 
3. Schätze vorher, wie viele 100% Übereinstimmungen Du auf deine Begriffe in der Runde hast. 
4. Stell deine Begriffe vor und prüfe, wie viele 100% Übereinstimmungen Du erzielt hast. Also, wenn einer deiner Begriffe “Photosynthese” ist und alle anderen in der Gruppe diesen Begriff auch haben, dann entspricht das einer 100% Übereinstimmung. 

Du wirst erstaunt sein, wie einfach und effektiv diese Workshop Übung ist. Denn die Teilnehmer verstehen in kurzer Zeit, was wir eigentlich sowieso schon alle wissen: Jeder hat ein anderes Bild der Welt und trotzdem gehen wir davon aus, dass alle anderen die Sonne und die Welt so sehen wie wir. Mit dieser Workshop Methode ist ein guter Start in einen produktiven Workshop garantiert. In unserem Arbeitsblatt erhältst Du weitere Moderation Hinweise und den genauen Ablauf dieser Workshop Übung. 

Die Zettelabreißübung ist ebenfalls eine fantastische Workshop-Übung, um zum Start in deinen Workshop für gemeinsames Verständnis, viel Dialog und gute Kommunikation zu werben. Für die Durchführung der Übung brauchst Du nichts weiter als einen Stapel DIN A4 Papier. 

1. Im ersten Durchlauf bekommen Teilnehmer die Aufgabe, einen DIN A4 Zettel dreimal zu falten, um abschließend eine Ecke aus zu reißen und den Zettel wieder zu entfalten. Das Ergebnis: alle haben das gleiche gemacht und die gleichen Anweisungen befolgt, aber alle Ergebnisse und “Zielbilder” sehen anders aus. 

2. In der zweiten Iteration schickt Du Leute in 2-3 Gruppen zusammen. Jeder erhält wieder ein DIN A4 Blatt, die Teilnehmer stellen sich mit dem Rücken zueinander auf und haben die Aufgabe, die gleichen Schritte zu durchlaufen (3 mal falten, im Anschluss eine Ecke ausreissen) jedoch das gleiche Bild zu produzieren. 

Die zentrale Erkenntnis: Du darfst viel miteinander reden, um das gleiche Zielbild zu entwickeln. Gute Laune und ein hohes Energielevel sind bei dieser Workshop-Übung inklusive. In unserem Arbeitsblatt erhältst Du weitere Moderations Hinweise und den genauen Ablauf dieser Workshop Übung und wie Du damit OKR anmoderierst. 

Mit Design Thinking als Workshop-Methode wirbst Du für einen produktiven Umgang mit “Problemen”. Denn in vielen Organisationen ist es geradezu "verpönt", über Probleme zu reden. Für einen Design Thinker sind Probleme jedoch eine zwingende Voraussetzung für gute Lösungen. Diese Arbeitshaltung und Design Thinking als Workshop-Methode ist in mehrfacher Hinsicht extrem wertvoll.

1. Offenheit und produktiver Umgang mit Problemen.
2. Genauigkeit, tiefgründige Auseinandersetzung statt nur Symptome an der Oberfläche zu betrachten.
3. Kundenzentrierung, Auseinandersetzung mit Anwendern und Kunden.
4. Eine gute Problemanalyse ist der Nährboden für Innovation und Fortschritt.

Mit Design Thinking kannst Du einen ganzen Workshop-Tag füllen, um deine Teilnehmer durch den Design Thinking Prozess zu führen. Wenn du Design Thinking jedoch nur vorbereitend erwähnen möchtest, dann helfen dir diese Design Thinking Beispiele, um auch deine Teilnehmer ein wenig in ein produktives Design Thinking Mindset zu führen. Im Anschluss könnt ihr im Verständnis des Design Thinking alle kritischen Arbeitsfragen des Workshops betrachten.  

Eine besonders schöne Workshop Übung stellt Tom Wujec in seinem TED Talk „Got a wicked problem? First, tell me how you make toast“ vor. Denn er lässt Teilnehmer regelmäßig malen, wie genau sie einen Toast zubereiten. Damit zielt er auf folgende wesentlichen Erkenntnisse ab, die ein gutes “Priming” für einen produktiven Workshop sind:

1. Aufschreiben und Visualisierungen sind ein extrem wichtiges Stilmittel, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
2. Jeder sieht und erklärt die Welt unterschiedlich, deswegen braucht es Zeit und Dialog, um ein gemeinsames Verständnis zu erarbeiten.
3. Es ist gar nicht so einfach, eine vermeintlich logische Erklärung in ein paar Post Its und Wirkungspfeile zu übersetzen.

Natürlich kannst Du das Zubereiten eines Toasts mit einer anderen alltäglichen Routine oder sogar einem praktischen Beispiel ersetzen. Solange es Dir mit dieser Workshop-Übung jedoch um “Werbung” für Visualisierungen und Dialog geht, solltest Du ein einfaches Beispiel nutzen, damit es nicht zu anspruchsvoll wird. 

Die effektivste Workshop-Methode, die jeder Moderator immer dabei hat, sind klärende Rückfragen. Das erfordert natürlich, dass Du ein wenig im Thema bist und deine Rolle nicht nur als Timekeeper und Moderator verstehst. Denn gute Rückfragen helfen der Gruppe, Sachverhalte genauer zu durchdringen, statt um den heißen Brei zu tanzen. Hier ein paar simple Fragen, ich ich in jedem meiner Workshops stelle:

1. „Was bedeutet xxx?“ 
2. „Wie erklärst Du A und seinen Zusammenhang mit B?“
3. „Meinst Du damit / heißt das, dass  …?“ Dann fasse ich einen Sachverhalt so zusammen, wie ich ihn verstanden habe.
4. „Wäre es verwegen anzunehmen, dass … ?“ Dann formuliere ich eine Aussage, die vielleicht auch nur ich als externer so “frech” formulieren kann.

Das Schöne an dieser einfachen Workshop-Übung: ich kann als externer Moderator deutlich befreiter und positiv naiv auftreten.

Auch Entscheidungen sind im Idealfall Bestandteile eines guten Workshops. Die folgenden Workshop-Methoden helfen dir, in einer Gruppe gute Entscheidungen zu treffen, jeden zu hören, aber nicht auf jeden zu hören. 

1. Systemisches Konsensieren - für eine kurze Abstimmung. Dabei fragst Du nicht, wer für etwas ist, sondern wie hoch der Widerstand gegen vorgestellte Maßnahmen ist.
2. Integrative Entscheidungsfindung wie z.B. der Konsent erfordern ein wenig Zeit, weil Du eine Entscheidung durch mehrere Runden moderieren darfst. 
3. Hierarchische Entscheidungsfindung - Eine Person trifft im Rahmen des Workshops eine Entscheidung, das kann z.B. auch ein Product Owner sein. Die Forschung zur Entscheidungsfindung zeigt eindeutig, dass es vor allem eine Frage ist WIE eine Entscheidung zu Stand kommt und nicht so sehr WAS genau entschieden wird. Das heißt, dass auch hierarchische Entscheidungen per se nicht schlecht sind
4. Disagree and commit - Auch wenn Teilnehmer persönlich vielleicht anders entschieden hätten, sollten sie zumindest die getroffene Entscheidung mit tragen und keine schwerwiegenden Einwände mehr haben. 

Für eine gute Entscheidungsfindung in Workshops habe ich mir aus der Konsent-Moderation eine einfache Differenzierung abgeleitet: Bedenken werden gehört, sprechen aber nicht gegen die Entscheidung, Nur schwerwiegende und begründete Einwände werden diskutiert und in Entscheidungen eingearbeitet. In diesem weiterführenden Artikel findest Du weitere Methoden und was die Forschung zur Entscheidungsfindung sagt. 

Bei einer Premortem Analyse springst Du gedanklich in die Zukunft und tust  so, als wäre dein Projekt oder deine strategische Initiative bereits komplett gescheitert. Nun fragst Du Gründe ab, warum und wie es nur so weit kommen konnte und sammelst Punkte ein. Für eine Premortem Analyse gibt es zwei gute Gründe:

1. Studien stellen einen 30% höheren Projekterfolg in Aussicht, wenn Du zu Beginn mit der Premortem Analyse transparent machst, was alles passieren und schiefgehen kann.
2. Fairness: Du holst Bedenkenträger ab und machst sie zu einem wichtigen Impulsgeber, statt dass sie als “Miesepeter” und “Schwarzmaler” gebrandmarkt werden.

In diesem weiterführenden Beitrag erfährst Du mehr über Premortem-Analysen, in unserer Toolsammlung findest Du außerdem eine kurze Anleitung dieser Workshop-Übung zum Download.

Gute Workshops enden mit klaren “Actions” und Maßnahmen. Da Teilnehmer oft mehr Ideen erarbeiten als sie umsetzen können, braucht es Workshop-Methoden für die Priorisierung von potentiellen Maßnahmen. Dazu folgende Workshop Ideen:

1. Gewollt, machbar und wirtschaftlich? Teilnehmer bewerten Maßnahmen gegen diesen einfachen Dreiklang aus dem Design Thinking. Du kannst auch umgekehrt fragen, wie hoch das Risiko in Bezug auf diese Aspekte ist, um Maßnahmen mit dem geringsten Risiko zu priorisieren. Bei technischen und digitalen Produkten kannst Du außerdem den vierten Aspekt “Usability” ergänzen. 
2. In der Ideenmatrix wägen Teilnehmer den Nutzen und den Aufwand von Maßnahmen gegeneinander ab. 
3. WSJF Methode - Wenn Du richtig viel Zeit hast (mind. 90 Minuten), dann kannst Du auch mit der WSJF Methode arbeiten. Hier findest Du eine Erklärung der WSJF Methode und hier ein passendes Arbeitsblatt. 

Das wichtigste bei diesen Workshop Methoden zur Priorisierung: Es geht nicht um eine exakte und präzise Bewertung von Maßnahmen. Sondern darum, dass Teilnehmer Maßnahmen und Ideen relativ zueinander bewerten, offen und kritisch, um gute Lösungen zu finden. Ob Du mit diesen Maßnahmen richtig liegst, dafür sammelst Du im Rahmen eines agilen Prozesses ausreichend Erkenntnisse. 

Zum Abschluss kannst Du folgende Workshop-Methoden und Übungen einsetzen. Wenn der Workshop eine Fortsetzung hat, kannst Du diese abschließende Workshop Übung im Sinne einer echten agilen Retrospektive (Keep, Drop, Try) machen, um damit das Design kommender Workshops abzuleiten. Sonst eignen sich auch die folgenden Fragen als abschließende Workshop-Methode

1. „Was waren deine besonderen AHA und OHA Momente?“ 
2. „Was war das Wichtigste für dich persönlich?“
3. „Ein Wort: Wie war der Workshop? Alles außer gut und was dein Vorredner gesagt hat.“

Wenn ich den Workshop mit der Wunderfrage eröffnet habe, dann schließe ich mit dieser Workshop-Übung immer auch den Kreis und gleiche ab, ob das, was den Teilnehmern besonders wichtig war, auch eingetreten ist. 

Methoden für Workshops sind das Grundgerüst für deine erfolgreiche und produktive Durchführung von gemeinsamen Arbeitssitzungen. Das wichtigste bei der Auswahl von Workshop-Übungen ist in meinen Augen, dass sie erstens zum Ziel des Workshops passen, aber zweitens auch authentisch zu dir als Moderator. Ich persönlich bin z.B. kein authentischer Fit für Teamübungen im Wickeltuch, Gefühlskreise oder Ähnliches. Nicht weil ich diesen Workshop-Übungen ihre Wichtigkeit und guten Zweck abspreche. Sondern einfach, weil ich viel zu gerne auf einer inhaltlichen Ebene arbeite, unternehmerische und organisatorische Probleme gemeinsam mit den Workshop-Teilnehmern löse. 

Viel Erfolg dabei.

PS: Viele dieser Übungen gehen auf fantastische Ausbilder und Kollegen zurück, wie z.B. Dr. Sonja Deutschmann vom ISD oder auch Kristina Fritsch aus der eduScrum Community. Danke dafür.