Workshop-Konzeption – Was eine gute Workshop Vorbereitung auszeichnet

In meiner Beratung setze ich regelmäßig und sehr gerne auf Workshops. Aber warum genau sind gute moderierte Workshops denn fast schon ein “Zaubermittel”?

1. Effektiv: Erstens sind Workshops sehr effektiv, um in kurzer Zeit viel Wissen zusammenzutragen. Für mich als Berater eine Goldgrube an Informationen. 
2. Co-Kreativ: Es entstehen gute Lösungen im co-kreativen, kritischen und offenen Dialog. 
3. Aha-Effekte: In einem Workshop entsteht ein gemeinsames Verständnis unter allen Beteiligten auch für “knifflige” Angelegenheiten.
4. Ergebnisse: In einem Workshop kannst Du Entscheidungen direkt treffen, was eine deutlich schnellere Umsetzung fördert. 
5. Fokus: Ein Workshop ermöglicht eine tiefgreifende Auseinandersetzung, statt wichtige Fragen für die Ausrichtung immer nur zwischen Tür und Angel zu beantworten.

Damit ein Workshop auch für dich und dein Team seine Magie entfalten kann, braucht es ein paar wichtige Vorbereitungen.

Zunächst einmal sollte jeder Workshop wie ein gutes Meeting einen klaren Anlass und damit einhergehende Ziele haben. Dabei bist Du als Workshop Moderator mitunter in einer Zwickmühle. Denn nicht immer müssen deine oder die im Rahmen der Workshop Vorbereitung besprochenen Ziele deines direkten Auftraggebers mit den Zielen der Workshop-Gruppe identisch sein. Deswegen ist der erste wichtige Agendapunkt jedes Workshops, gemeinsam in und mit der Gruppe, über die Ziele und den Sinn des Workshops zu sprechen. Erst wenn das geklärt ist, kannst Du mit dem inhaltlichen Teil des Workshops starten. Für jeden Moderator ist dieser Start immer auch ein wenig eine Wundertüte. Denn möglicherweise stellt sich dann nach kurzer Zeit schon heraus, dass deine wohl durchdachte Agenda so gar keinen Sinn ergibt. 

Gute Workshops beanspruchen Zeit. Dabei ist Zeit sicherlich die kritischste Ressource und gleichzeitig eine unabdingbare Voraussetzung für ein gutes Workshop-Konzept. Wenn ein guter Workshop dir und deinem Team nicht 1-2 Tage wert ist, dann ist das Thema einfach nicht wichtig genug. Ich bin immer wieder erstaunt, dass wir einerseits über die “Zunahme von Komplexität” und “VUCA Welten” reden, auf der anderen Seite nicht akzeptieren wollen, dass es einfach Zeit und volle Aufmerksamkeit braucht, gewisse, meist komplexe Sachverhalte zu durchdringen.

Gute Workshops brauchen auch ein wenig räumliche Inszenierung. Entsprechend ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen der Workshop Vorbereitung, dafür zu sorgen, dass im Idealfall folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Ausreichend Platz, damit Teilnehmer auch in Breakouts arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu stören
• Licht und Fenster, damit Du im wahrsten Sinn des Wortes auch mal “durchlüften” kannst
• Tische raus: Tische kommen raus oder an den Rand, damit wir Platz haben und erst gar niemand auf die Idee kommt, es sich mit Rechner am Tisch gemütlich zu machen.
• Stift und Papier: Ich bin durch und durch digital, aber in einem Workshop Verfechter von Stift, Post-its und Papier.

Workshops finden in meiner idealen Welt immer persönlich und offline statt. Denn erstens sind Teilnehmer dann aktiver und mehr in Bewegung. Zweitens entsteht eine ganz andere Energie, wenn eine Gruppe sich persönlich und vor Ort einem Thema widmet. Ich halte auch wenig von hybriden Workshops, es sei denn ein Teilnehmer wird für einen Impuls oder eine kurze Synchronisation dazu geschaltet. Reine Online Workshops mache ich nur in wenigen Ausnahmen, siehe dazu auch unsere Tipps für einen guten Online-Workshop. Dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer auch vor Ort dabei sein können, ist sicher der anspruchsvollste Teil deiner Workshop Vorbereitung. Aber ein Investment, das sich ganz bestimmt auszahlt.

Die ideale Besetzung eines Workshops leitet sich fast immer aus den Zielen des Workshops ab. Ob Du wirklich die ideale Runde zusammen hast, mache ich dabei an folgenden Punkten fest:

1. Es sind alle wichtigen Kompetenzen vertreten, um das Thema und daraus resultierende Fragestellungen umfassend zu bearbeiten.

2. Die Gruppe ist in dieser Konstellation entscheidungsfähig. Sofern dafür weitere Stakeholder notwendig sind, werden diese zumindest für einen Teil des Workshops eingeladen.

Die Anzahl der Teilnehmer ist für mich erstmal sekundär. Denn es ist eine Frage einer guten Workshop Konzeption, wie Du auch viele Teilnehmer effektiv einbindest und die Gruppe zu einem guten Ergebnis führst. Siehe dazu auch unseren Workshop-Methoden Koffer.

Den inhaltlichen Teil meiner Workshops konzipiere ich immer rund um diese drei Elemente:

1. Impulse von mir oder einem der Teilnehmer zu einem Thema.
2. Arbeiten: Die Gruppe erarbeitet auf Basis eines Impulses an ausgewählten Fragestellungen.
3. Reflektion: Arbeitsergebnisse werden gemeinsam begutachtet, in der Gruppe reflektiert und zu seinem Gesamtbild integriert.

Wenn Du diesen Dreiklang beibehältst, vielleicht die ein oder andere Übung oder das ein oder andere Spiel einbaust, dann ist immer ausreichend “Action” in der Bude.

Im Rahmen einer Workshop Vorbereitung solltest Du außerdem die Fragen klären, welches Workshop-Format bzw. mit welchen Übungen und Methoden Du den Workshop gestalten möchtest. Dabei definieren Workshop-Formate bereits den Kontext und mitunter auch den Ablauf eines Workshops. Einzelne Methoden kannst Du dagegen nach Bedarf mischen, um die Ziele in deinem Workshop zu erreichen.  

Neben der richtigen Mischung aus Impulsen und Arbeitseinheiten ist ein gutes Timeboxing essentiell für eine gute Workshop Vorbereitung. Ich bin eher ein Freund von kurzen Taktungen und beschränke Arbeitseinheiten auf ca. 15-25 Minuten. Einmal pro Stunde legen wir eine Pause ein, mit ausgedehnter Mittagspause sowie ein bis zwei weiteren 30 Minuten Pausen. Schließlich arbeitet das Gehirn in Pausen weiter und die Teilnehmer schätzen den Austausch mit Kollegen. Mit dieser Art der Workshop Konzeption sorgst Du dafür, dass Teilnehmer immer “in Bewegung” sind.

Wer in unruhigen Zeit stabil bleiben will, muss ständig in Bewegung sein.

Workshops müssen konzipiert und geplant werden. Dabei ist die wichtigste Aufgabe in der Workshop Vorbereitung, einen Fahrplan zu erstellen, wie die Gruppe idealerweise ihre Ziele erreicht. Und gleichzeitig bist Du als Moderator immer hochgradig flexibel, baust die Agenda “on the fly” um, weil Du merkst, dass der ein oder andere Agendapunkt doch nicht passt oder die Gruppe einen anderen Impuls braucht. So hast Du als Moderator einen klaren Plan und passt die Agenda möglicherweise laufend an. Aber schlussendlich heiligt der Zweck die Mittel. Und der Zweck des Workshops ist, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht. 

Als Moderator des Workshops bist Du Impulsgeber und Servant Leader, damit die Gruppe ihre Ziele erreicht. Deswegen ist die Moderation oder neudeutsch auch “Facilitation” das Fundament eines guten Workshops. Was selten funktioniert, dass inhaltlich Beteiligte gleichzeitig moderieren. Dabei treten typischerweise folgende “Herausforderungen” auf:

1. Zwei Hüte: Du hast permanent zwei Hüte auf und musst Moderation und inhaltlichem Beitrag transparent voneinander trennen.
2. Neutralität: Wie glaubwürdig ist deine Moderation, wenn Du inhaltlich eine eigene Meinung vertrittst? 
3. Prophet im eigenen Land: Eine gute Moderation lebt von Kontroversen und möglicherweise auch mal sehr kritischen Einwänden. Da bist Du als Interner befangen, es fehlt die nötige Distanz oder auch Glaubwürdigkeit.

Deswegen solltest Du dir gut überlegen, ob Du nicht auf Kollegen aus anderen Bereichen zugehst oder dir gar eine externe Workshop-Moderation gönnst. 

Ohne konkrete Ergebnisse und nächste Schritte ist ein Workshop Zeitverschwendung. Das heißt, eine gute Workshop-Konzeption sieht immer auch einen Agendapunkt vor, um die konkreten “next steps” zu besprechen und die im Workshop erarbeiteten Inhalte in konkrete Maßnahmen zu überführen. So enden Strategieworkshops mit der Formulierung konkreter strategischer Initiativen, Design Thinking Workshops mit der Entscheidung, wie und ob Vorhaben weiter verfolgt werden und OKR Workshops mit einer Entscheidung für den Einsatz von OKR und / oder dem Start in einen ersten OKR Zyklus. Mit diesem Abschluss schließt sich natürlich auch der Kreis zur Auftragsklärung und den eigentlichen Zielen des Workshops. 

Workshops sind für jedes Team und jede Organisation ein echtes Commitment, deren “Return on Investment” Du sehr gut schützen solltest. Es ist teilweise paradox, dass mit einem Mausklick 12 Leute zu einem Workshop eingeladen werden, dann aber die Anmietung einer externen Location oder gar eines Moderators unter Kostenaspekten kritisch betrachtet werden. Das ist etwa so, als würden hochbezahlte Fußball-Profis mit dem ÖPNV zum nächsten Auswärtsspiel reisen. Mit einer guten Workshop Vorbereitung und dem angemessenen “Setting” sorgst Du dafür, dass Investments in Workshops sich auch wirklich auszahlen.

Viel Erfolg dabei.