Strategische Initiativen formulieren und erfolgreich umsetzen

Wir verwenden viele Worte um Arbeit in Worte zu fassen. Wir haben Aufgaben, wir managen Projekte, agile Teams arbeiten an User Stories und Backlogs sind in Features und Epics organisiert. Schlussendlich sind das alles nur Versuche und sprachliche Hilfsmittel, um Arbeit zu beschreiben. Initiativen reihen sich nahtlos ein und haben doch einige wesentliche charakteristische Merkmale:

1. Zeitlich begrenzt: Strategische Initiativen und ihre Implementierung sind zeitlich begrenzt.
2. Strategische Relevanz: Initiativen zahlen unmittelbar auf strategische Ziele ein, haben also einen direkten Bezug zur Strategie deiner Organisation. Damit beflügeln strategische Initiativen deine unternehmerische Entwicklung, Innovation und Transformation.
3. Bereichs- und fachübergreifend: Initiativen sind fach- und bereichsübergreifend, erfordern also vielfältige Kompetenzen eines Unternehmens. 
4. Herausfordernd: Strategische Initiativen adressieren eine Herausforderung. Das heißt, sie geben nicht zwingend eine Lösung vor und verfolgen möglicherweise auch ambitionierte Ziele, bei denen schon eine 50-70% Zielerreichung ein voller Erfolg ist. 

Strategische Initiativen sind der konkrete Handlungs- und Maßnahmenplan deiner Strategie. Gelingt es also nicht, aus deiner Strategie konkrete Initiativen abzuleiten, hast Du keine Strategie. Gleichzeitig sind Initiativen die Basis, um die Umsetzung deiner Strategie überhaupt monitoren und steuern zu können. Damit sind strategische Initiativen das, was Richard Rumelt als “coherent actions” im “Kernel” einer guten Strategie definiert.

Was ist nun der Unterschied von einem Projekt zu einer Strategie? Meiner Ansicht nach gibt es ein paar wesentliche Unterschiede:

1. Erstens wird der Begriff “Projekt” inflationär verwendet. So ist schnell jede Aufgabe, die einen größeren Umfang hat, “ein Projekt". 
2. Zweitens haben Projekte nicht zwingend einen strategischen Charakter. Wenn Du MS Teams in deiner Organisation einführst, dann ist das ganz sicherlich ein großes Projekt. Aber kein Vorhaben, was dein Unternehmen entscheidend nach vorne bringen wird. 
3. Und drittens haben Projekte oft die Implementierung einer Lösung zum Ziel, wohingegen strategische Initiativen im Idealfall unternehmerische Herausforderungen adressieren, zu denen Du noch nicht zwingend Lösungen parat hast.

Alleine schon wegen der sprachlichen Hygiene würde ich bei der Beschreibung strategischer Vorhaben also konsequent von Initiativen statt von Projekten reden.

Bei der Formulierung deiner strategischen Initiativen solltest Du meiner Ansicht auf mehrere Punkte achten.

Eine große Gefahr ist, strategische Initiativen an der Grenze zur Bedeutungslosigkeit zu formulieren. So ist “Digitale Transformation” sicherlich keine strategische Initiative, schon gar kein Projekt. Eine konkrete Initiative im Rahmen der digitalen Transformation wäre beispielsweise deine “Kundengewinnung zu digitalisieren”. Das heißt, bei der Formulierung deiner strategischen Initiativen solltest Du unbedingt auf einen konkreten Kontext achten. Ich nutze dazu gerne einen einfachen Dreiklang:

1. Welches Problem lösen wir?
2. Wer ist davon betroffen?
3. Wie macht sich eine erfolgreiche Umsetzung bemerkbar?

Strategische Initiativen sollten eine Herausforderung adressieren, statt sich auf die Implementierung von Lösungen zu fokussieren. Das heißt, Ausgangspunkt einer strategischen Initiative ist nicht etwa die Frage “was machen wir”, sondern ´in einem Design Thinking Verständnis “welche Herausforderung gehen wir an”. Damit stellst Du auch sicher, dass dein Team bei der Umsetzung einen hohen Freiheitsgrad genießt. Die Suche nach einer guten Herausforderung kannst Du auch mit folgenden weiterführenden Fragen garnieren:

1. Was passiert, wenn wir nichts machen?
2. Warum ist das schwierig?

Unzureichende Antworten auf diese Fragen sind für mich ein klares Indiz, dass das Wesen einer strategischen Initiativen noch nicht wirklich klar erkannt ist.

Initiativen haben einen end-to-end Charakter. Damit kannst Du zu jeder strategischen Initiative auch eine klare Erwartung an Outcomes, das heißt, spür- und messbaren Wert für dein Unternehmen und deine Kunden formulieren. Wenn dir das bei der Formulierung deiner Initiative nicht gelingt, dann hast Du deine Iniative möglicherweise schon zu operativ “abgeteilt”, statt wirklich auf einer guten strategischen Flughöhe zu bleiben. Entsprechend kannst Du zu jeder strategischen Initiative KPI und Metriken festlegen, die dir Aufschluss darüber geben, dass die Umsetzung deiner Initiative erfolgreich ist.

Strategische Initiativen sind also Abbild und gleichzeitig Grundstruktur deiner Strategie. Entsprechend solltest Du nach der Formulierung nach Wegen suchen, Initiativen auch zu monitoren und zu steuern. Dabei gibt es aus meinem agilen Grundverständnis heraus mehrere wichtige Voraussetzungen.

1. Priorisierung: Das Portfolio strategischer Initiativen sollte klar und transparent priorisiert sein. Das kannst Du z.B. prima mit der WSJF Methode erledigen.
2. Ownership: Initiativen haben einen klaren Owner, der das Thema verantwortet. Dabei kannst Du dich von Konzepten und Rollen wie dem Product Owner inspirieren lassen. 
3. Zeit und Commitment: Zeit ist sicherlich die kritischste und knappste Ressource für die Umsetzung deiner Initiativen. Deswegen solltest Du im Rahmen deiner Steuerung vor allem darauf achten, dass die handelnden Akteure ausreichend Zeit auf deinen strategischen Initiativen allokieren können. Meine Faustregel lautet: Weniger als 2 Tage pro Woche und es ist nicht wichtig genug. 
4. “Freedom to operate” Der “Freedom to operate” oder auch “room for maneuver” ist der Handlungsspielraum der handelnden Personen. Ist er zu eng und Du musst jede Entscheidung absegnen, bist Du zu langsam. Ist der Handlungsspielraum zu weit, kommst Du vielleicht von einem guten Weg ab. Deswegen ist es wichtig, ausreichend Zeit und Hirnschmalz bereits bei der Formulierung von Initiativen zu investieren. Dabei spielen sowohl die Ziele, als auch wichtige Randbedingungen eine wichtige Rolle.

OKR (Objectives und Key Results) ist ein Rahmenwerk zur Arbeit mit Zielen, das im Wesentlichen auf drei Säulen basiert. Das Zusammenspiel dieser Bausteine ermöglicht dir eine wirksame und zielführende Steuerung deiner strategischen Initiativen.

1. Sprache: Mit OKR etablierst Du eine sprachliche Konvention für die Arbeit mit Zielen. Dabei wird jedes Ziel als OKR formuliert bestehend aus einem Objective und mehreren Key Results. Das macht Ziele sehr klar, messbar und einfach kommunizierbar.
2. OKR Architektur Die OKR Architektur beschreibt das Zusammenspiel kurzfristige Ziele (3 Monate) deiner Initiativen und mittelfristiger unternehmerischer Zielen 12-36 Monate). 
3. OKR Prozess: Lenkungsgremien ersetzt Du durch einen konsequenten OKR Prozess, zu dessen Beginn Teams gemeinsam planen und zum Abschluss gemeinsam Rückschau halten. Alle Initiativen folgen einem einheitlichen OKR Prozess.

Die konsequente Umsetzung von OKR erfordert eine hohe Disziplin, dabei profitierst Du jedoch von mehreren Vorteilen:

1. Konkreter Fortschritt: Fortschritt wird sicht- und messbar, am Ende jedes OKR Zyklus kannst Du klar bewerten, wie Du mit der Umsetzung deiner Strategie vorankommst.
2. Agilität: Du erhöhst die Anpassungsfähigkeit deiner Organisation und kannst auch auf kurzfristige Ereignisse reagieren.
3. Motivation: Durch eine gute Mischung von Top Down Vorgaben (z.B. die Formulierung der Initiativen durch die Geschäftsführung), einen hohen “Freedom to operate” und die “bottom up” Formulierung durch die Initiativen-Teams erzielst Du eine hohe intrinsische Motivation.
4. Komplexitätsmanagement: Durch eine gute Moderation des OKR Prozesses erzielst Du eine hohe Transparenz, förderst Selbstorganisation und befähigt deine Organisation besser mit Komplexität umzugehen.

Strategische Initiativen sind die Grundstruktur, der konkrete Maßnahmen- und Umsetzungsplan deiner Strategie. Deswegen solltest Du ausreichend Zeit und Denkarbeit in die Formulierung deiner strategischen Initiativen stecken, z.B. in Form von gemeinsamen Strategieworkshops. Damit gibst Du deinem Leitungsteam die Chance, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und erhöhst die Anschlussfähigkeit und Erfolgswahrscheinlichkeit der Initiativen. Dabei ist eine gute Formulierung von strategischen Initiativen auch das Sprungbrett in eine gelungene und wirksame OKR Einführung. 

Viel Erfolg dabei.