Strategieworkshop – Planung und Durchführung

Ich leite einen Strategieworkshop gerne mit der Frage ein, was die Teilnehmer denn eigentlich unter einer Strategie verstehen. Denn sehr oft starten Strategien mit Zielen, deren Herkunft jedoch oft beliebig ist. So verkommt Strategie zu einem Erfüllungsgehilfen beliebiger Ziele. Stattdessen orientiere ich mich lieber an der Definition von Richard Rumelt. 

Strategy is an ongoing process of dealing with critical challenges and deciding what consequential actions to take. 

Richard Rumelt

Das heißt, Strategie ist handlungsorientiert und eine Antwort deiner Organisation auf aktuelle Probleme, Herausforderungen und Chancen. 

Dazu definiert Richard Rumelt den “Kernel” einer guten Strategie, den Du auch gut in das Why, How What Modell von Simon Sinek übersetzen kannst.

1. Diagnose: Eine genaue und kritische Analyse des IST, daraus resultierende Insights und klar adressierte Challenges, die es zu überwinden gilt. Das ist das WHY und der Kern deiner Strategie.
2. Ein Set von “Guiding Policies” also grundlegenden und richtungsweisenden Prinzipien, die deinen Handlungen einen Rahmen geben. Das ist das HOW und definiert einen klaren Handlungsrahmen. Im Rahmen einer Digitalstrategie kann z.B. “zentrale Systeme und Kompetenzen” eine Guiding Policy sein.
3. Actions: Konkrete und aufeinander abgestimmte Maßnahmen, um Antworten auf deine Diagnose unter Berücksichtigung deiner “guiding policies” zu finden. Das ist das WHAT, also konkrete Handlungen und Maßnahmen. Das Entscheidende dabei, dass diese Maßnahmen aufeinander abgestimmt sind.

Dieses Verständnis, was Strategie ist und was nicht, ist eine gute Anbahnung für einen produktiven Strategieworkshop. Denn es ebnet die Bereitschaft an Fragestellungen zu arbeiten, die vielleicht nicht von jedem direkt mit Strategieformulierung assoziiert werden. So hast Du mit der einleitenden Diskussion ein gemeinsames Verständnis einer Strategie erarbeitet und gleichzeitig das Ziel des Strategieworkshops definiert. Nämlich genau diesen Kernel mit Leben zu füllen. 

Die folgenden Arbeitsaufgaben helfen dir, zielgerichtete Diskussionen in deinem Strategieworkshop zu führen. Diese Arbeitsfragen sind entweder ohnehin Gegenstand eines der unten aufgeführten Tools, können aber auch unabhängig als eigenständige Arbeitsfrage formuliert werden. Und so arbeitest Du mit diesen Fragen in deinem Strategieworkshop:

1. Timeboxing: Je nach zur Verfügung stehender Gesamtzeit, Anzahl der Teilnehmer setzt Du für jede Arbeitsfragen eine Timebox von 20-45 Minuten. Wenn Du eine Frage nicht abschließend diskutieren kannst, ist das OK. Ein einzelner Strategieworkshop reicht ohnehin selten aus, um eine gute Strategie auf den Weg zu bringen.

2. [Thema] steht als Platzhalter für den Gegenstand deines Strategieworkshops. Willst Du z.B. Unternehmens-, Produkt-, Digital- oder eine Recruiting-Strategie definieren. Fülle das mit Leben für dich. Das Arbeitsblatt enthält alle Fragen, du kannst dir davon eine Kopie machen und diesen Platzhalter einfach ersetzen. 

3. Format: Je nach Teilnehmerzahl diskutierst Du die Fragen in großer Runde oder in Breakouts. Breakouts mag ich besonders, weil sich daraus unterschiedliche Perspektiven ergeben.

Hier also nun meine liebsten Arbeitsfragen für einen erfolgreichen Strategieworkshop.

Welche aktuellen Probleme lösen wir mit der Ausarbeitung der Strategie?

Meistens ist der Anlass für eine Strategie und ein Strategieworkshop nur eine Reaktion auf gewisse An- und Herausforderungen. Du kannst z.B. eine gewisse Desorientierung in deiner Organisation wahrnehmen oder dass unterschiedliche Stakeholder andere Ziele verfolgen. Einleitend die Frage zu stellen, welches Problem mit der Ausarbeitung der Strategie gelöst werden kann, gibt mir zu Beginn oder im Rahmen der Auftragsklärung wichtige Indizien für die Gestaltung des Strategieworkshops. Zudem enthalten die Antworten bereits Hinweise auf die Frage “Welche Probleme haben wir?”.

Wie macht sich das bemerkbar, wenn deine Strategie ein voller Erfolg ist?

Das ist die Gegen- und Wunderfrage zu der Frage nach den Problemen. Dabei beamst Du dich einfach für 2-3 Jahre in die Zukunft und fragst, wie genau sich das Leben deiner Kunden und der beteiligten Akteure, eure Position am Markt usw. verändert hat. In dieser Wunderfrage findest Du viele Ambitionen und Wünsche deiner Organisation bzw. der Teilnehmer. Diese Frage kannst Du auch umkehren, das Worst Case Szenario an die Wand werfen und das mit einer Premortem Analyse kombinieren.

Wie macht sich unsere Strategie bei wem bemerkbar?

Eine zentrale Frage in jedem Strategieworkshop ist, sich darüber im Klaren zu sein, wer denn eigentlich von der Strategie betroffen ist. Dazu zählen hoffentlich eure echten Kunden, weil sich durch eine gute Strategie und eure Leistungen, Innovationskraft und damit das Leben eurer Kunden verbessert. Dazu zählen jedoch auch interne Anspruchsgruppen, die von der Strategie beeinflusst sind. Bei dieser Diskussion in deinem Strategieworkshop ist es vor allem wichtig, immer wieder “den Kopf zu heben” und den echten Kunden als zentralen Akteur deiner Strategie zu platzieren.

Welchen Trends sind wir in Bezug auf [Thema] ausgesetzt? 

Trends sind externe Einflüsse, denen Du ausgesetzt bist und auf die Du unter Umständen eine Antwort suchst. Das sind im Rahmen der digitalen Transformation typischerweise technologische Veränderungen, neue Kundenanforderungen oder neue Wettbewerber und Marktbedingungen. So kann ein technologischer Trend  im Rahmen einer Digitalstrategie z.B. das verstärkte Aufkommen von KI-Lösungen sein. Die Frage nach den Trends ist immer ein guter Einstieg, ein gutes “warm up”  in eine inhaltliche Diskussion deines Strategieworkshops.

Was zeichnet unsere Organisation in Bezug auf [Thema] aus? 

In einem Strategieworkshop solltet ihr unbedingt auch besprechen, welche Stärken deine Organisation in Bezug auf das Thema in die Waagschale werden kann. Was ist also heute schon richtig gut, was könnt ihr denn in die Waagschale werfen, was zeichnet euch als Organisation in Bezug auf [Thema] besonders aus? Welche Stärken könnt ihr vielleicht noch wie weiter ausbauen, um daraus einen USP oder sogar einen unfairen Vorteil zu entwickeln?

Mit welchen Problemen sind wir konfrontiert in Bezug auf [Thema]? 

Aus einer Design Thinking Perspektive ist das meine liebste und eine der zentralen Fragen für deinen Strategieworkshop. Diese Probleme stehen möglicherweise in Zusammenhang mit den Trends, sind also externer Natur, können jedoch ebenso gut interne Probleme und Blockaden sein. Das ist der Kern einer guten Diagnose.

Welche Vorgaben und Bedingungen habt ihr in Bezug auf [Thema] zu beachten? 

Wenn ihr z.B. eine Produktstrategie definiert, dann kann es abgeleitet aus der Unternehmensstrategie Ziele und Einschränkungen geben, die den strategischen Gestaltungs- und Handlungsraum einschränken. Oder ihr operiert in regulierten Umfeldern. Es ist wichtig, eine hohe Klarheit dieser Einschränkungen zu haben, gerade wenn Du deinen Strategieworkshop moderieren lässt. 

Was sind konkrete Gefahren, disruptive Szenarien und Risiken für unsere Organisation?

Die Antwort auf die Frage, was konkrete Gefahren oder auch Risiken sind, resultiert sehr oft unmittelbar aus der Betrachtung der Trends und Probleme. Dabei geht es im Kern darum, ein gemeinsames Verständnis der “worst case” Szenarien zu entwickeln. Im Kontext einer Digitalstrategie sind z.B. Disruption von wichtigen Wertschöpfungsschritten oder der Verlust des Zugangs reale Bedrohungsszenarien in vielen Geschäftsmodellen. Diese Fragestellungen sind jeweils explizite Fragestellungen in der SWOT- und der Sailboat-Analyse.

Was sind Chancen und Potentiale, die aus der Betrachtung der Trends resultieren?

Diese Frage ist quasi die Umkehrung deiner Frage nach Risiken und Gefahren. Bei dieser Frage geht es darum, gerne auch mal ein wenig kreativ zu werden. Was könnte passieren, wenn Du die Weichen richtig stellst? Diese Frage steht vor allem in einem engen Zusammenhang mit den Trends, die auf dein Unternehmen wirken. Vom Ablauf her stelle ich diese Frage im Strategieworkshop gerne nach den Risiken und Gefahren. Im Rahmen der Sailboat-Analyse ist diese Frage sowieso enthalten. 

Bei dem, was wir besprochen haben, wo genau liegt die Veränderung?

Strategie ist immer Veränderung. Das heißt, wenn sich durch die Strategie nichts verändert und alles beim Alten bleibt, dann haben wir den Strategieworkshop nicht produktiv genutzt und sitzen vermutlich auf einer schlechten Strategie. Diese Frage ist schnell gestellt und einfach in deinen Strategieworkshop integriert. Dabei kannst Du einfach fragen, wie jeder Einzelne den Grad der Veränderung gegenüber dem Status Quo auf einer Skala von 1-10 bewertet.

Was wäre denn eigentlich, wenn wir nichts machen und alles beim Alten bleibt?

Eine meiner Lieblingsfragen in einem Strategieworkshop ist die Frage, was denn passieren würde, wenn Du nichts unternimmst. Denn wenn Strategie Veränderung ist, dann kannst Du ja auch mal beleuchten, was mögliche Konsequenzen eines “Nicht-Handelns” wären. Interessanterweise bewerten Menschen eine passive “Nicht Bewegen” Haltung als die sicherere Variante gegenüber einer aktiven Haltung. Dieser Irrglaube ist auch als Status Quo Verzerrung bekannt. Das heißt, die Erhaltung des Status Quo wird als die “sichere” Variante wahrgenommen. Das ist vor allem dann eine gute Frage, wenn Du den Eindruck hast, dass ihr euch im Strategieworkshop ein wenig in eine Sackgasse manövriert habt. 

Was machen wir ab morgen (anders)?

Aufeinander abgestimmte Maßnahmen sind ein wichtiger Teil einer guten Strategie. Leider finden jedoch viele Strategieworkshops auf einer Flughöhe von 10.000 Meter statt, statt auch mal die Frage zu stellen, was denn nun die ganz konkreten nächsten Schritte sind. Das ist vor allem eine gute Abschlussfrage für deinen Strategieworkshop oder dann eine gute Frage, wenn sich Teilnehmer in einer akademischen Powerpoint Diskussion verlieren. 

No trade off, no strategy.

Henry Mintzberg

Strategie bedeutet immer auch (unliebsame) Entscheidungen zu treffen. Das heißt, wenn der Strategieworkshop nicht auch mal weh tut, es hitzig zugeht, weil um gute Entscheidungen gerungen wird, dann war es vermutlich auch kein guter Strategieworkshop. Als Moderator eines Strategieworkshops gibt es vor allem zwei Techniken und Werkzeuge, um diesen positiven Konflikt zu fördern.

1. Entscheidungen: Strategie heißt Entscheidungen zu treffen. Schließlich scheidest Du dich von etwas. So ist eine gute Entscheidung vor allem auch eine Aussage darüber, was NICHT gemacht wird. In diesem Beitrag findest Du Hinweise und Techniken für eine gute Entscheidungsfindung in Workshops.

2. Priorisierungen: Auch Priorisierungen sind eine besondere Form der Entscheidung. So legst Du mit einer guten Priorisierung genau fest, welche Maßnahmen und Initiativen mit höchster Priorität umgesetzt werden. Weiter unten stelle ich dir Werkzeuge und Techniken für Priorisierungen vor. 

Tools sollten dir helfen, deinem Strategieworkshop eine Struktur zu geben und die oben formulierten Arbeitsfragen zu flankieren. Tools sollten deinen Strategieworkshop also erleichtern und begleiten und nicht etwa in ein zu enges Korsett grenzen. Denn wie eingangs erwähnt, ist gute Strategiearbeit komplexe Problemlösungs- und Kreativarbeit.

Die Sailboat-Analyse ist ein einfaches Werkzeug, um die oben genannten Arbeitsfragen sehr spielerisch durchzuarbeiten. Ich setze sie  besonders gerne bei der Entwicklung einer Digitalstrategie ein.

1. Trends: Welche (digitalen) Trends beeinflussen dein Business Model? 

2. Auf welche Kompetenzen und Stärken könnt ihr aufbauen?

3. Was hält euch zurück, mit welchen Problemen und Herausforderungen seid ihr extern oder intern konfrontiert?

4. Welche Gefahren oder disruptiven Szenarien sehen wir? 

5. Welche Chancen und Opportunitäten sehen wir, wenn wir unseren Markt und unsere Stärken konsequent digital denken? 

Ohne Entscheidungen und gute Priorisierung warst Du nicht in einem Strategieworkshop. Die folgenden Tools helfen dir, Entscheidungen herbeizuführen und zu priorisieren.

Wenn es darum geht, Kundenverhalten zu analysieren und daraus Strategien in deinem Workshop abzuleiten, dann helfen dir insbesondere diese Werkzeuge und Tools.

Wenn ich einen Strategieworkshop plane, dann entscheide ich mich auf Basis eines Vorgesprächs, des jeweiligen Kontextes und der zur Verfügung stehenden Zeit für ein paar zentrale Arbeitsfragen und Tools. Diese bringe ich in einen logischen und passenden Ablauf, um möglichst große Fortschritte in dieser Session zu machen. Denn am Ende sind Strategieworkshops auch immer Kreativ-Workshops, die entsprechend Zeit, Raum und die richtigen Teilnehmer brauchen. Dabei ist für mich wichtiger, dass der Strategieworkshop genutzt wird, gemeinsam um eine gute Lösung und gemeinsame Sichtweise zu ringen, statt einfach nur ein paar Templates auszufüllen. 

• Max. 5-8 Teilnehmer
• Arbeiten in Breakouts
• Mind. 4 Stunden
• Post Its, Stifte und Papier
• Arbeitsmaterialien und Tools
• Ziel und groben Ablaufplan

Der Erfolg deines oder deiner Strategieworkshops macht sich in meiner Welt an den folgenden Dingen und konkreten Artefakten fest. Wenn Du die dokumentiert in den Händen hältst, dann war es ein guter Strategieworkshop.

1. Diagnose: Eine gute und ehrliche Betrachtung des IST.
2. Leitlinien: Ein paar wesentliche Leitlinien, Prinzipien oder wie Richard Rumelt es nennt “Guiding policies”. Das sind einfache Orientierungspunkte, die deiner Strategie einen Rahmen geben und jedem Akteur eine Entscheidungshilfe bieten, wenn er mal einen Zweifel hat. Beispiele für solche Leitlinien können sein: “Deckungsbeitrag ist wichtiger als Umsatz” oder “Digital vor Offline”.
3. Handlungen: Handlungen manifestieren sich für mich in einer konkreten Aufgabenliste oder einem priorisierten Backlog von Initiativen. 
4. Ziele: Da ich Strategie gerne mit OKR operationalisiere, haben wir im Rahmen der Strategieworkshops auch schon erste Ziele als Vorarbeit für die Einführung der OKR Methode erarbeitet. 
5. Prozess: Strategie ist ein fortlaufender Prozess. Das heißt, im Rahmen des Strategieworkshops definieren Teilnehmer für sich einen geeigneten Rahmen (z.B. alle 3 Monate), um sich immer wieder Fortschritt und aktuelle Herausforderungen anzuschauen und die Strategie bei Bedarf anzupassen. Das ist ein wichtiger Eckpfeiler eines modernen, agilen Managements. 

Strategieworkshops sind ein zentraler Eckpfeiler guter Strategiearbeit. Denn hier finden Teilnehmer die notwendige Zeit, sich intensiv mit meist komplexen und “verzwickten” Fragestellungen zu beschäftigen. Die größten Fehler sind, keine Strategieworkshops zu machen, zeitlich zu knapp zu bemessen oder es nicht auszuhalten, dass es nicht immer einfache Antworten gibt. Ein guter Strategieworkshop hilft beteiligten Stakeholdern “einen Griff” dran zu bekommen, gemeinsames Verständnis zu erarbeiten und gute Entscheidungen zu treffen. Wenn Du das getan hast, dann steht der Operationalisierung deiner Strategie z.B. mit der OKR Methode nichts mehr im Weg. 

Viel Erfolg dabei.