Design Thinking Workshop – Schnelles Lernen statt umfangreiche Analysen

Design Thinking ist ein iterativer Prozess zur Lösung komplexer Aufgabenstellungen.  Dabei zeichnet sich Komplexität einer Aufgabenstellung dadurch aus, dass Du eine hohe Unsicherheit in Bezug auf das Wesen der Aufgabenstellung (WAS) und die Art der Umsetzung (WIE) hast. Entsprechend ist ein Design Thinking Workshop geeignet, um eine höhere Übereinstimmung in Bezug auf das zu lösende Problem oder mehr Sicherheit für eine mögliche Umsetzung zu gewinnen. 

Ich kenne vor allem drei typische Szenarien, bei denen ein interner Design Thinking Workshop mit den beteiligten und handelnden Personen großen Mehrwert bringt. 

1. Produkt- und Serviceinnovation: Die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Dabei findet echte Innovation immer am Rande zum Chaos statt.
2. Fehlende Übereinkunft: Wenn beteiligte Stakeholder und Teammitglieder von Äpfel und Birnen reden, dann hilft Dir ein Design Thinking Workshop ein gemeinsames Verständnis zu erarbeiten.
3. Unsicherheit in Bezug auf die Umsetzung: Es ist klar, dass sich etwas verändern wird, aber es herrscht Ahnungslosigkeit WIE genau das Problem gelöst werden kann. Mit einem Design Thinking Workshop gibst Du den beteiligten Personen Sicherheit und Zuversicht, dass sie die Kompetenz haben, das Problem zu lösen. 

In einem Design Thinking Seminar simulieren Teilnehmer den Design Thinking Prozess. Dabei sind die absolvierten Übungen meistens Trockenübungen. Das heißt, eine solche Design Thinking Schulung ist vor allem dann geeignet, wenn für Dich die reine Wissensvermittlung im Vordergrund steht. Für ein Kennenlernen der Methode im Rahmen eines Design Thinking Seminars sind ein bis zwei Tage völlig angemessen.

Dagegen arbeitest Du mit den Teilnehmern in einem Design Thinking Workshop an echten Problemstellungen deines Unternehmens. Damit schlägst Du im Vergleich zu einem Design Thinking Seminar zwei Fliegen mit einer Klappe. Erstens lernen Teilnehmer Design Thinking kennen und entwickeln zweitens gleichzeitig Lösungsansätze für reale Problemstellungen deiner Organisation. Damit ist sichergestellt, dass Design Thinking zumindest eine Chance auf Einzug in den unternehmerischen Alltag hat. 

Der Design Thinking Challenge beschreibt die Aufgabenstellung anhand derer die Teilnehmer die Design Thinking Simulation durchlaufen. In einem Design Thinking Seminar greifst Du dabei auf generische Frage- und Problemstellungen zurück. Denn oft haben Teilnehmer einen diversen Background und aufgrund der strikten Timebox fehlt die Zeit, Probleme mit echtem Tiefgang zu bearbeiten. Wenn Du dagegen einen internen Design Thinking Workshop absolvierst, formulierst Du deinen Design Thinking Challenge basierend auf realen Problem- und Fragestellungen deines Unternehmens. 

Bei der Formulierung deines Design Thinking Challenge ist die große Kunst, den Problemraum konkret genug zu formulieren, ohne dabei Lösungen vorwegzunehmen.  Wenn Fragestellungen zu unspezifisch sind, wird der Design Thinking Challenge beliebig und Du wirst viele Ideen aber keine anschlussfähigen Resultate erzeugen. Zweitens darfst Du für die Erstellung des Design Thinking Challenge bereits denken wie ein Design Thinker. Statt also Lösungen vorzugeben und diese nur von den Teilnehmern ausarbeiten zu lassen, umreißt ein guter Design Thinking Challenge eine für dein Unternehmen relevante Problemstellung. 

Ein guter Ausgangspunkt für deinen Design Thinking Challenge sind Beobachtungen und Fragen, die dich und dein Unternehmen beschäftigen. Darauf aufbauend helfen dir die folgende Fragen einen guten Design Thinking Challenge zu formulieren. Zusätzlich kannst Du Rahmenbedingungen definieren, an die sich die Teams zwingend halten müssen (z.B. zeitliche oder regulatorische Vorgaben). In jedem Fall solltest Du deinen Design Thinking Challenge zu Papier bringen.

• Wie beschreibst Du deine Beobachtungen? Wie ist die Ausgangssituation?
• Warum glaubst Du ist das so (➔ 5 Why Methode)?
• Welche Ziele verfolgt dein Unternehmen mit der Lösung des Problems?
• Wer ist der Kunde? (optional, sofern bereits bekannt)
• Welche Rahmenbedingungen (Budget, Timeline) hat das Team im Hinblick auf eine mögliche Lösung zu berücksichtigen?

Der finale Design Thinking Challenge sollte keinesfalls mehr als ein kurzer Absatz sein. Je nach Anzahl der Teilnehmer kannst Du natürlich auch mehrere Fragestellungen und Problemdomänen mitbringen. 

Der folgende Ablauf ist repräsentativ für ein Design Thinking Seminar und gleichzeitig auch die Struktur für deinen Design Thinking Workshop. Dabei gehst Du mit einer strengen Timebox in Kleingruppen (3-5 Personen) durch die sechs Phasen des Design Thinking Prozesses. 

Zur Einführung bietest Du etwas Kontext und erläuterst, warum und wofür die Design Thinking Methode relevant ist. Dabei ist ein Zitat von Albert Einstein prädestiniert Design Thinking in nur einem kurzen Satz vorzustellen:

If I had an hour to solve a problem I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.

Albert Einstein

Zudem gehe ich in meinen Design Thinking Schulungen gerne auf unsere “DNA Fehler” ein. Denn diese Denkweisen stehen der erfolgreichen Arbeit mit der Design Thinking Methode oft im Weg.

• Wir sind beruflich (v)erzogen in “Lösungen” zu denken.
• Confirmation Bias: Wir beobachten nur, was wir ohnehin glauben.
• Verfügbarkeitsheuristik: Wir greifen vor allem auf verfügbares Wissen zurück.
• Dunning-Kruger-Effekt: Wir lassen uns vom lauten Geschrei der Ahnungslosen vom “Peak of Mount Stupid” blenden.  
• Wir halten an Dingen fest, in die wir viel Zeit / Geld / Energie investiert haben (Verlustaversion, IKEA Effekt).

Mit dieser selbstkritischen Einführung ist die Bühne bereit, um den Teilnehmern den Design Thinking Challenge zu präsentieren und in die Design Thinking Simulation zu starten.

In der ersten Phase der Design Thinking Schulung bekommen Teilnehmer Gelegenheit den Design Thinking Challenge “zu ihrem” zu machen. Das heißt, die Teilnehmer der Gruppe erarbeiten sich ein gemeinsames Verständnis, was sie unter der Design Thinking Challenge verstehen, was sie dazu für Beobachtungen und Vermutungen haben. Die Gruppenarbeit besteht darin, basierend auf der Design Thinking Challenge, initiale Problemhypothesen zu formulieren.

Die folgenden Leitfragen helfen den Gruppen die erste Phase des Design Thinking Prozesses zu absolvieren und ihre initialen Problemhypothesen zu formulieren.

1. Wie verstehen wir den Design Thinking Challenge?
2. Haben wir dazu unsere eigenen Überlegungen und Beobachtungen?
3. Warum ist das so (➔ 5-Why Methode)?
4. Wo liegt die Chance / Opportunity?
5. Wer ist davon betroffen, d.h. wer ist Anwender, Nutzer, Kunde?
6. Welche ungelösten Probleme und Bedürfnisse sehen wir?

Die Gruppen sammeln ihre Gedanken auf einem Flipchart, realen oder virtuellen Post It’s und formulieren ihre zentralen Problem- und Arbeitshypothesen für den weiteren Prozess. 

In der zweiten Phase des Design Thinking Workshops setzen sich Teilnehmer mit dem Kunden auseinander. Dabei erarbeiten die Gruppen ein gemeinsames Verständnis wer relevanter Nutzer ist und was Anwender in Bezug auf die definierte Problemstellung an- und umtreibt. Auch diese Phase kannst Du treffend mit einem Zitat von Hasso Plattner einrahmen: 

Am Schreibtisch kann man nicht herausfinden, wie ein Orang-Utan denkt.

Hasso Plattner

Damit wird klar warum diese zweite Phase eine der wichtigsten, aber auch die gefährlichste in einer Design Thinking Schulung ist. Denn während der Design Thinking Prozess davon ausgeht, dass Du dich in dieser Phase mit echten Kunden im realen Leben auseinandersetzt, kannst Du in Design Thinking Seminaren nur mit fiktiven Anwendern arbeiten. Und je nach Zeitkontingent kannst Du diesen Schritt auch in einem Design Thinking Workshops nur simulieren. 

Als  Moderator des Design Thinking Workshops hast Du in dieser Phase die wichtige Aufgabe, den Teilnehmern klar zu machen, dass dieser Schritt nur eine große Übung ist. Nichts und niemand kann echten Kundenkontakt in dieser Phase des Design Thinking Prozesses ersetzen. Moderatoren und Trainer, die diesen wichtigen Hinweis unterschlagen, haben nicht verstanden worum es im Design Thinking geht. Nämlich darum, ein Verständnis und Empathie für betroffene Nutzer aufzubauen.

Sollte echter Kundenkontakt aufgrund des Setups nicht möglich sein, bekommen Teilnehmer die Aufgabe, sich gedanklich in die Lage des Kunden zu versetzen. Dabei können die folgenden Fragen die Gruppe anleiten ihre Kunden zu erforschen und zu beschreiben.  

1. Wie gestaltet sich die Lebenswelt deiner Kunden?
2. Welche Schritte durchläuft der Kunde bei der Lösung des Problems?
3. Warum ist die Lösung des Problems wichtig für den Kunden (funktional, emotional)?
4. Welche wiederkehrenden Verhaltensmuster und gemeinsamen Merkmale gibt es, die den ersten potentiellen Kunden beschreiben?
5. Wer ist dein idealer erster Kunde bzw. early adaptor? Welche Kunden können im ersten Schritt vielleicht nicht überzeugt werden? 
6. Welche anderen Lösungen, improvisierte “Hacks” und Workarounds setzt der Kunde heute ein, um sein Problem zu lösen?

Sofern betroffene Nutzer in deinem Design Thinking Workshop anwesend sind, erhalten Teams die Aufgabe, Kunden und Anwender zu interviewen. Dabei setzt Du auf offene “W” Fragen, aktives Zuhören und lässt Dir zeigen, was der Kunde macht. Wichtig ist, dass Teilnehmer ausreichend Zeit haben, sich intensiv mit dem Kunden zu beschäftigen. Denn solche empathischen Gespräche mit Anwendern benötigen viel Übung bis es sich schließlich “natürlich” nach einem guten Gespräch und weniger nach einem Verhör anfühlt. Dabei schlüpft ein Gruppenmitglied in die Rolle des Interviewers, die anderen sind Beobachter und machen Notizen.

• Warum / wofür machst Du …?
• Was erwartest Du von …?
• Was stört Dich an …?
• Wenn Du drei Wünsche frei hättest …?
• Wie dringlich ist das Problem von 1-10?
• Wie zufrieden bist Du mit deiner (heutigen) Lösung von 1-10?
• Kannst Du mir zeigen wie …?

Damit hast Du zum Abschluss der zweiten Phase deines Design Thinking Workshops Eindrücke aus erster Hand, WARUM das Problem für den Kunden relevant ist und wer eigentlich der Kunde ist.

In der dritten Phase des Design Thinking Workshops verdichten Teilnehmer ihre gewonnen Erkenntnisse. Dazu gleichen Teilnehmer ihre ursprüngliche Problemhypothese aus der ersten Phase mit den gewonnene Erkenntnissen aus der zweiten Phase ab. Darauf basierend formulieren Gruppen ihren Standpunkt, der die Basis für die sich daran anschließende Entwicklung einer Lösung ist. 

Als Coach hast Du an dieser Stelle der Design Thinking Schulung die wichtige Aufgabe darauf hinzuweisen, dass Design Thinking keine Einbahnstraße ist. Das heißt, es kann durchaus sein, dass die Problemhypothese aus der ersten Phase nicht zu den Erkenntnissen aus der zweiten Phase passt. Im wirklichen Design Thinking Leben dürften die Teilnehmer dann zurück auf Los oder sollten in der zweiten Phase bleiben und noch weitere Nutzer interviewen.

Die folgenden Leitfragen helfen den Gruppen, ihren Standpunkt in der dritten Phase der Design Thinking Simulation zu definieren.  

1. Was haben wir über den Nutzer und Anwender gelernt?
2. Welche unserer Problemhypothesen konnten wir widerlegen, welche bestätigen?
3. Was sind die dringlichsten Probleme und Bedürfnisse der Anwender und der Kunden?
4. Wie beschreiben wir den idealen Anwender?
5. Welche unterschiedlichen Ziel- und Anspruchsgruppen sind uns begegnet?
6. Was denken die Kunden / was glauben wir, was das eigentliche Problem ist?
7. Worauf sollten wir uns fokussieren?

Für die Formulierung eines Standpunkts kannst Du je nach Zeit in deinem Design Thinking Workshop auch Werkzeuge wie Personas, User Stories oder Customer Journeys einsetzen, um den gewonnenen Eindrücken aus den Kundengesprächen eine Struktur zu geben. Mit Abschluss der dritten Phase verlässt Du den Problem- und betrittst den Lösungsraum.

Der vierte Abschnitt deines Design Thinking Seminars ist sicherlich der einfachste Teil. Denn hier machen Teilnehmer, was sie garantiert gut können. Nämlich Ideen entwickeln, wie sie das Bedürfnis des Anwenders und Kunden lösen könnten. Das ist übrigens auch der Punkt, an dem viele Brainstorming- und Kreativitätsworkshops ansetzen. Statt jedoch einfach nur lustige Ideen ins Blaue zu entwickeln, hatten Design Thinking Teams bereits Kontakt mit echten Anwendern oder haben sich zumindest Zeit genommen, die Bedürfnisse, Ziele und Probleme des Nutzers zu ergründen. Damit stehen die nun entwickelten Ideen auf einem deutlich solideren Fundament.

Als Moderator animierst Du die Teams möglichst viele Ideen zu produzieren. Ohne jedoch Ideen zu bewerten, zu diskutieren oder zu kritisieren. Stattdessen sollen Teilnehmer auf den Ideen des Vorredners aufbauen und diese verlängern. Mit diesen Leitfragen und Regeln hilfst Du den Gruppen diese Phase des Design Thinking Seminars erfolgreich zu absolvieren.

1. Beginne Ideen mit “Wir könnten ….”
2. Verlängere Ideen mit “Und “statt “Aber”
3. Keine Bewertung, keine Kritik
4. Sammelt mindestens 20 Ideen. 

Im Anschluss priorisieren die Gruppen ihre Ideen. Dazu kannst Du auf verschiedene Priorisierungsverfahren zurückgreifen. Wichtig ist nur, dass die Gruppe die Ideen identifiziert, die in Bezug auf den Kontext, verfügbare Zeit und Materialien die besten Erfolgsaussichten verspricht. Die folgende Fragen und einfachen Priorisierungsmethoden helfen den Gruppen, ihrer Zusammenarbeit etwas Struktur zu geben:

1. Welche Lösungen lassen sich einfach umsetzen (Quick-Win)?
2. Was sind “low hanging fruits”, das heißt, welche der Lösungen lassen sich einfach umsetzen?
3. Welche Lösungen lassen sich unter den heute gegebenen Rahmenbedingungen noch nicht realisieren?
4. Entscheidet euch für eine Lösung, die ihr im Anschluss umsetzt.

In der fünften Phase des Design Thinking Workshops erhalten Teams die Aufgabe, ihre Ideen als Prototyp umzusetzen. Dabei beschreibt eine Aussage des Dropbox Gründers Drew Houston wunderbar, worum es in dieser Phase der Design Thinking Simulation geht.

Put something in users hand and get real feedback ASAP.

Drew Houston

Im Idealfall folgt der Prototyp dem Anwendungszweck. Wenn Du also ein neuartiges handliches Küchenwerkzeug planst, dann gib den Leuten etwas in die Hand. Ein komplexes Produkt kannst Du vielleicht auch in einer Pressemeldung ankündigen oder einen Sales Flyer bauen. Für dienstleistungsnahe Produkte eignen sich Rollenspiele, Visualisierungen mit Lego oder Baukästen wie SAP Scenes. Digitale Produkte kannst Du gut mit Stift, Schere und Papier entwickeln. 

Als Design Thinking Coach triffst Du eine Vorauswahl von Format und Materialien, die zum jeweiligen Kontext passen. Du unterbreitet den Gruppen ein paar Angebote, wie sie ihren Prototyp entwickeln können und forderst sie auf, sich für ein Format zu entscheiden. Im Anschluss erhalten die Gruppen ausreichend Zeit, ihren Prototyp zu entwickeln.

Welchen Wert hat überhaupt ein Prototyp, der so “dilettantisch” ist? Darauf gibt es zwei einfache Antworten. Erstens sollst Du nicht zuviel Zeit investieren, um nicht Opfer deiner DNA Fehler zu werden und an schlechten Lösungen festhalten, nur weil Du viel Zeit investiert hast. Zweitens wirst Du überrascht sein, wie sich die Qualität des Feedbacks verändert, wenn der Kunde mit einem konkreten und anfassbaren Prototyp konfrontiert wird. Egal wie hemdsärmelig der Prototyp ist. Je nach Zeit und Skills kannst Du Teams auch einladen, ein echtes minimal funktionsfähiges Produkt in der zur Verfügung stehenden Zeit zu bauen.

Schließlich präsentieren Gruppen ihre Prototypen im letzten Schritt der Design Thinking Schulung in kurzen Präsentationen. Dabei schlüpfen die anderen Teilnehmer des Design Thinking Seminars in die Rolle der Zuschauer und Kunden, um der präsentierenden Gruppe ein Feedback zu geben. Dabei lade ich die Zuhörer ein, offene, unklare oder aus ihrer Sicht fehlende Punkte mit dem Fragen Format “Wie wollt ihr ....” zu formulieren.

Die folgenden Regeln gelten für die Präsentation der Vorhaben.

• Präsentiert euer Vorhaben (max. 3-7 Minuten pro Team)
• Zuschauer formulieren offene Fragen und fehlende Punkte mit “Wie wollt ihr ...?”
• Alle: “Was war für euch das Wichtigste?”

Bei internen Design Thinking Workshops ist es ein schönes Zeichen, wenn der Verfasser des Design Thinking Challenge, zur Präsentation der Ergebnisse kommt. Dabei kannst Du auch vielversprechende Vorhaben prämieren und diesen Teams z.B. ein Budget für die weitere Umsetzung des Vorhabens zur Verfügung stellen. Zudem empfehle ich, die Ergebnisse bzw. Präsentationen auf Video zu dokumentieren. Vor laufender Kamera steigt die Spannung etwas und ihr habt eine Dokumentation, die ihr mit nicht anwesenden Kollegen oder vielleicht sogar mit Kunden teilen könnt. 

Zum Abschluss deines Design Thinking Workshops reflektieren die Gruppen ihre gesammelten Erfahrungen. Dabei sind “next steps” vor allem dann wichtig, wenn der Design Thinking Challenge echten Praxisbezug hatte und ihr sicherstellen wollt, dass der Transfer in die Praxis gelingt. 

Die folgende Fragen helfen den Teilnehmern, ihre Erfahrungen aus der Design Thinking Simulation zu reflektieren.

• Was waren die wesentlichen Erkenntnisse?
• Welcher Schritt war besonders einfach / schwierig?
• Haben wir das Problem aus Sicht des Nutzers verstanden?
• Wo stehen wir, in welcher Phase machen wir weiter?  

Dabei ist es besonders wichtig, erneut zu betonen, dass Design Thinking keine Einbahnstraße ist. Das heißt, die Gruppen werden, je nach Feedback und Erfolg ihres Prototypen, an ganz unterschiedlichen Stellen des Design Thinking Prozesses wieder einsteigen. Denn aus Sicht des Design Thinking ist die Arbeit erst dann wirklich erledigt, wenn Du echten und dauerhaften Mehrwert für den Nutzer geschaffen hast.

Zum Abschluss noch ein paar ganz praktische Tipps für die Ausrichtung deines Design Thinking Workshops.

Für einen Design Thinking Workshop solltest Du mindestens einen halben Tag einplanen. Damit kannst Du eine Design Thinking Simulation z.B. prima in eine Bereichs- oder Teamtagung integrieren. Darüber hinaus ist der Design Sprint ein besonderes fünftägiges Format für einen internen Design Thinking Workshop. Die folgende Übersicht gibt Dir einen prototypischen Aufbau bei einem Zeitbudget von 4 Stunden.

Sofern Du den Design Thinking Workshop offline organisierst, sollte der Raum variabel genug sein und genug Fläche bieten, dass Teams von 3-5 Personen sich “ausbreiten” und an ihren Lösungen arbeiten können. Für einen digitalen Workshop habe ich prima Erfahrung mit Zoom und Miro gemacht. 

Offline braucht jedes Team beschreibbare Fläche, Post Its und Stifte. Als Moderator benötigst Du ein Template und einen Beamer, um die jeweiligen Phasen anzukündigen. Oder Du arbeitest mit Handouts, auf denen die Rahmenbedingungen und der Ablauf des Design Thinking Workshops skizziert sind. Sonst brauchst Du nur noch den Timer deines Smartphones und was ein guter DesignThinking Coach sonst noch mitbringt.

Darüber hinaus sorgst Du dafür, dass die passenden Materialien für den Bau des Prototypen zur Verfügung stehen.

• Stift, Schere, Papier 
• Lego
• Bastelmaterialien
• SAP Scenes
• Pop – Prototyping on Paper, eine App mit der Du App Screens auf Papier malst, diese fotografierst, um sie in der App zu einem interaktiven Prototypen zusammen zu bauen.

Einen internen Design Thinking Workshop kannst Du problemlos mit 100 Teilnehmern organisieren. Design Thinking Schulungen sollten maximal 12 Teilnehmer haben. In jedem Fall sollten die Kleingruppen und Teams mit 3-5 Personen so besetzt sein, dass Du eine gute Mischung unterschiedlicher Fachkompetenzen aber auch an Charakteren in den jeweiligen Teams hast. 

• Analytisch – das Detail sehen
• Strategisch – das große Ganze sehen
• Kreativ – neue Ideen kreieren
• Konvergent – auf den Punkt kommen
• Um und durch die Decke denken
• Crossfunktional – Unterschiedliche Fachrichtungen

Die meisten Teams sind tief beeindruckt, was sie in kurzer Zeit in einer Design Thinking Schulung auf die Beine stellen. Und genau in dieser engen Timebox liegt auch einer der Schlüssel für einen erfolgreichen Design Thinking Workshop. Denn Teilnehmer haben einfach keine Zeit, Ideen zu zerreden und auch keine Chance, unnütze Schleifchen zu drehen. Stattdessen präsentieren sie konkrete Ergebnisse und erfahren dabei wie mächtig es ist, wenn Anwender konkrete Lösungen präsentiert bekommen. Gleichzeitig haben die Teilnehmer gelernt, wie mächtig es ist, erst das Problem zu verstehen und erst im Anschluss Lösungen zu entwickeln. Gleichzeitig erleben sie eine hohe Selbstwirksamkeit und dass sie alle Kompetenzen haben, komplexe Probleme zu lösen. Und ganz nebenbei hast Du Ihnen gezeigt, dass schnelles Lernen nicht von perfekten Plänen kommt. 

Viel Erfolg dabei.