Workshop Digitalisierung – Gemeinsame digitale Zukunft gestalten

Bevor Du in deinen Workshop digitale Transformation startest, lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme. 

• An welchen digitalen Initiativen arbeitet ihr aktuell?
• Woran habt ihr euch auch in der Vergangenheit vielleicht schon die Zähne ausgebissen? 
• Mit welchen externen Dienstleistern setzt ihr Maßnahmen um? 
• Welche Budgets allokiert ihr bereits auf digitalen Maßnahmen?

Dabei geht es nicht um eine hieb- und stichfeste Analyse, sondern darum, Transparenz über die im Umlauf befindlichen Arbeiten und Budgets zu schaffen. Ich mache das meist in Form von zwanglosen Gesprächen und führe solche Analysen immer durch, bevor ich eine Digital Beratung starte. Das Portfolio wird dir im weiteren Verlauf noch wertvolle Dienste erweisen. Dazu später mehr. 

Das Ziel deines Workshops Digitalisierung ist, Handlungsfelder und digitale Strategien für dein Unternehmen zu skizzieren. Je nach Größe deines Unternehmens und je nachdem welche Kreise Digitalisierung in einem Unternehmen zieht (siehe Maßnahmen aus Schritt 1) kann es durchaus sein, dass Du eine ganze Workshop Serie brauchst, um diese Ziele zu erreichen. Dabei war dein Digital Workshop erfolgreich, wenn Du klare Antworten zu folgenden kritischen Fragen hast:

1. Welche disruptiven Szenarien sehen wir für unser Unternehmen?
2. Welche konkreten digitalen Initiativen bringen wir auf den Weg?
3. Wie verankern wir digitale Kompetenz in unserer Organisation bzw. wer ist im Lead die digitale Entwicklung deines Unternehmens zu orchestrieren?
4. Was sind Vorgehensmodelle und wie gestalten wir die Projektorganisation für eine erfolgreiche Umsetzung unserer digitalen Maßnahmen?
5. Welche Rück- und Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unsere Organisation?

Dabei geht es in einem guten Design Thinking Verständnis und den Merkmalen einer guten Strategie vor allem darum, die wirklichen Stellhebel für eine nachhaltige digitale Entwicklung zu identifizieren, statt dich in digitalem Aktionismus zu verlieren. 

Digitale Strategie betrifft dein ganzes Unternehmen. Deswegen brauchst Du in einem Workshop digitale Transformation auch unbedingt Vertreter aller wichtigen Unternehmensbereiche. ALLE. Meine ideale Besetzung für Workshops zu Digitalstrategie sieht regelmäßig so aus:

• Geschäftsführung
• Bereichs- / Abteilungsleiter
• Mind. 1-2 Wissensträger aus den wichtigsten Bereichen
• HR, Personal, People & Culture
• Vertreter der Gesellschafter 
• Aufsichtsorgane, digitale Beiräte etc.
• Externe Digital-Experten

Natürlich hängt die genaue Auswahl davon ab, wie dein Unternehmen aufgestellt ist. So hat ein Workshop Digitalisierung bei einem KMU mit 200 Mitarbeitern ohne interne IT eine andere Besetzung als ein Workshop Digitalisierung bei einem gehobenen Mittelständler mit 10.000 Mitarbeitern und einem sehr reifen IT-Bereich. 

Bei der Besetzung deines Workshops Digitalisierung spielen die folgenden Überlegungen eine zentrale Rolle:

1. Breite erzeugt Wissen: Für mich sind Workshops eine Fundgrube an Wissen, deswegen vertrete ich die Haltung: Viel hilft viel.  

2. Anschlussfähigkeit: Digitalisierung gut zu orchestrieren ist eine besondere Herausforderung. Je mehr Angriffsfläche Du in deinen Workshops Digitalisierung bietest, desto einfacher, konzentrierter und effektiver ist die Umsetzung deiner Initiativen.

Weitere Tipps zur Vorbereitung deines Workshops Digitalisierung findest Du in unserem Artikel zur Workshop-Konzeption.

Im folgenden skizziere ich dir einen prototypischen Ablauf eines Workshop Digitalisierung. 

1. Ziele / Sinnstiftung: Du kannst gar nicht oft genug betonen, dass Digitalisierung immer eine unternehmensweite Herausforderung ist. 

2. Umfeldanalyse: Welche technologischen Trends wirken konkret auf dein Geschäftsmodell ein, was ergeben sich daraus für Chancen und Gefahren? Auf welche Stärken und Kompetenzen könnt ihr aufbauen und was hält euch bei einer guten Entwicklung zurück? Ich finde SWOT-Analysen ziemlich trocken, deswegen arbeite ich an dieser Stelle gerne mit einer Sailboat-Analyse.

3. Handlungsfelder: Diskussionen über Digitalisierung werden schnell sehr technisch und kleinteilig. Deswegen solltest Du für einen erfolgreichen Workshop Digitalisierung zunächst ein Ordnungsmodell etablieren, dass dir eine unternehmerische Diskussion und eine Vogelperspektive auf dein Geschäftsmodell erlaubt. Dazu kannst Du bereits etablierte Darstellungen deiner Wertschöpfung nutzen, das Business Model Canvas oder die Handlungsfelder weiter unten. 

4. Priorisierung Handlungsfelder.  Im nächsten Schritt priorisierst Du bereits auf Ebene der Handlungsfelder. Denn bei den meisten Unternehmen verdichten sich relativ schnell AnzeichenAnzeigen, dass die Stellhebel vor allem in 1-2 Handlungsfeldern liegen. Du solltest dich darauf einigen, dass diese priorisierten Handlungsfelder mindestens 60-70% deiner Aufmerksamkeit und Ressourcen bekommen. 

5. Initiativen formulieren: Auf Basis der definierten Handlungsfelder formulierst Du nun konkrete Initiativen. Das kannst Du gut in Breakouts oder sogar in eigene Workshops delegieren. Natürlich fließen hier die Maßnahmen aus deiner Bestandsaufnahme mit ein. Bei der Formulierung von Initiativen ist es wichtig, eine angemessene Flughöhe zu finden. Siehe dazu auch meine Tipps zur Formulierung strategischer Initiativen. 

6. Priorisierung Initiativen: Nun priorisierst Du einzelne Initiativen. Dabei sollte natürlich die Priorisierung der Handlungsfelder mit einfließen. Wenn Du also glaubst, dass im Handlungsfeld „Interne Prozesse“ der größte Hebel für deine unternehmerische Entwicklung liegt, sollte ein Großteil deiner priorisierten Initiativen auch in diesem Handlungsfeld beheimatet sein.

7. Vorgehensmodelle: Der letzte Agendapunkt deines Workshops Digitalisierung ist nun, geeignete Vorgehensmodelle für die Steuerung deiner digitalen Initiativen zu formulieren. Im Idealfall benennst Du bereits in deinem Workshop einen Verantwortlichen. Zudem solltest Du diskutieren, wie Du dauerhaft digitale Kompetenz in deinem Unternehmen etablierst, z.B. durch den Aufbau einer Digital-Unit. Für die operative Umsetzung deiner Maßnahmen solltest Du unbedingt auf agile Methoden wie Scrum zurückgreifen, für die strategische Steuerung OKR (Objectives und Key Results) heranziehen.

8. Impulse: Um andere Perspektiven in deinen Workshop Digitalisierung zu tragen, kannst Du auch Impulse von externen Digital-Experten einbauen. Diese können entweder vom Moderator kommen, befreundeten Dienstleistern oder Unternehmen. Diese Impulse haben vor allem das Ziel, den Blick und das Verständnis der Teilnehmer für digitale Technologien und Geschäftsmodelle zu fördern. Insgesamt würde ich diese Impulse jedoch nicht übergewichten, sondern eher als “icing on the cake” betrachten. 

Zum Abschluss noch ein paar Tipps für einen wirklich gelungenen Workshop Digitalisierung. 

1. Fachliche plus Digital-Expertise: Dein Workshop Digitalisierung bringt Fachexperten und Wissensträger mit IT- und Digital-Experten zusammen. Das ist die Kombination, in der gute digitale Strategien entstehen.

2. Entscheidungsträger sind dabei. Investments und digitale Infrastruktur und den Aufbau digitaler Fähigkeiten sind für jedes Unternehmen ein Commitment. Zeitlich und finanziell. Deswegen sind Geschäftsführung und Gesellschafter unerlässlich in deinem Workshop Digitalisierung.

3. Konkrete Maßnahmen: “KI einsetzen” oder “Mit Daten arbeiten” sind weder Strategien noch Initiativen. Genauso wenig wird “die Einführung  von MS Teams” dein Unternehmen ins 21. Jhd. katapultieren. Stattdessen solltest Du Diskussionen über konkrete Szenarien, Chancen und Gefahren, Customer- und Business-Value führen. Ziel deines Workshops Digitalisierung ist es, digitale Hebel für deine strategische Entwicklung zu identifizieren.

4. Zeit einplanen: Für einen ersten Aufschlag solltest Du mindestens einen Tag, wenn nicht sogar zwei Tage einplanen. Bei Fragen zur Gestaltung kannst Du mich gerne kontaktieren.

5. HR, Personal, People & Culture: Erfolgreiche digitale Transformation heißt auch neue Kompetenzen in deiner Organisation zu entwickeln. Deswegen sollten Kollegen aus dem Personalressort unbedingt in deinem Workshop digitale Transformation dabei sein.

Zum Abschluss noch Fragen und Antworten, die mich zu diesem Thema immer wieder erreichen.

Die digitale Transformation deines Unternehmens ist eine sehr umfassende und weitreichende Veränderung. Nach meiner Erfahrung überwiegen bei den meisten Unternehmen und Geschäftsmodellen die Chancen und Potentiale bei weitem disruptive Gefahren und Szenarien. Um von dieser Aussicht zu profitieren, braucht es einen gemeinsamen Blick für das “big picture” und Mut, diese Chancen zu ergreifen. Ein Workshop Digitalisierung ist der ideale Zünder, um diese Veränderung auf den Weg zu bringen. 

Viel Erfolg dabei.