Wie Du OKR in deinem Unternehmen erfolgreich einführst

Bevor Du dich in die praktische Einführung von OKR stürzt, solltest Du klären, was Du davon erwartest. Schließlich sind OKRs ein Instrument, um Strategie in Umsetzung zu bringen und die Entwicklung eines Unternehmens zu orchestrieren. Das heißt, OKR sind prima geeignet, eine Transformation zu durchlaufen, ambitionierte Ziele zu erreichen, Wachstum zu orchestrieren oder in sehr dynamischen Umfeldern zu navigieren. Zusätzlich kann die OKR Methode dann ein sinnvolles Instrument für deine Organisation sein, wenn Du crossfunktionales Arbeiten und Denken in Outcomes fördern möchtest, Einbindung und Verantwortung der Mitarbeiter stärken und Silodenken überwinden möchtest. 

In den Gründen für deine OKR Einführung stecken für mich als OKR Berater wertvolle Hinweise, die Einfluss auf die OKR Architektur oder die Gestaltung des OKR Prozesses haben. Gleichzeitig ist es eine gute Vorbereitung, wenn im Rahmen der OKR Einführung Mitarbeiter berechtigterweise fragen, wofür die OKR Methode in deinem Unternehmen eigentlich gut ist.

Eine gute erste Übung, den sinnvollen Einsatz der OKR Methode zu durchleuchten, ist, einen OKR für deine OKR Einführung zu formulieren. Das heißt, Du skizzierst, was sich im Idealfall in den nächsten 2-3 Jahren durch eine erfolgreiche OKR Einführung verändert und übersetzt dieses Zielbild in einen OKR. Dabei wirst Du sicherlich merken, dass eine gute OKR Formulierung gar nicht so einfach ist und bist vielleicht etwas demütiger und geduldiger ggü. der Einführung der OKR Methode.

Eine OKR Einführung ist immer mit Aufwand verbunden, sei es eine externe OKR Beratung oder auch die Zeit, die deine Teams in die Arbeit mit OKR investieren. Eine OKR Einführung ist definitiv ein Investment, das Du dir gut überlegen solltest und von dem Du unter folgenden Voraussetzungen lieber die Finger lässt:

1. Du erwartest eine Blaupause und einen definierten OKR Standard.
2. Das Führungsteam hat nicht die notwendige Zeit oder Bereitschaft, die OKR Einführung federführend zu begleiten.
3. Du suchst Ersatz für dein Performance-Management.
4. Du suchst nach einem Vehikel, um dein Unternehmen top-down zu steuern und Maßnahmen zu kontrollieren.

Eine OKR Einführung ist von zahlreichen Denkfehlern, Versäumnissen und Missverständnissen geprägt. 

1. Zu wenig Fokussierung: OKR fordert eine gute Priorisierung. Als grobe Richtschnur würde ich sagen, dass dein Unternehmen drei OKR und jedes Team einen OKR haben sollte. Wenn mehr, dann hast Du bereits eine sehr hohe Reife in der Arbeit mit OKR, bist in die Falle getappt, OKR mit einer To Do-Liste zu verwechseln oder hast einfach nicht priorisiert. 

2. OKR sind keine ToDo Listen: OKR beschreibt Ziele, nicht die Aktivitäten, um diese Ziele zu erreichen. Diese Fehler führen zu einer Vielzahl von OKR und plötzlich fühlen sich OKR sehr bürokratisch an. Sich von Aktivitäten zu lösen erfordert Geduld, deswegen solltest Du einer OKR Einführung immer auch Zeit geben.

3. Nicht genug Zeit nehmen: Das OKR Rahmenwerk einzuführen braucht Zeit. Das fängt beim Management an (ca. 2-5 Tage netto Investment), um das OKR Rahmenwerk einmal aufzusetzen und geht bis zu einzelnen Teams (ca. 2 Tage netto Investment), um gut gerüstet in den ersten OKR Zyklus zu starten.

4. Schwarz /weiß Formulierung wie “OKR ist nichts für Tagesgeschäft”. Ich habe zu oft erlebt, dass das unnötige Fragen und Irritationen nach sich zieht. Wie weiter oben ausgeführt, belässt Du es am besten bei der einfachen Aussage, dass OKR die Entwicklung deines Unternehmens steuert.

5. Zu viel Methode, zu wenig Inhalt. OKR ist ein Rahmenwerk zur Arbeit mit Zielen. Da sollte erst einmal der Inhalt des Ziels klar sein und dann erst die Methode folgen. Ich erlebe mitunter, dass Teams OKR formulieren, obwohl sie ihre Ziele noch nicht verstanden haben.

6. OKR unreflektiert über deine Aufbauorganisation legen. Du solltest keinesfalls OKR unreflektiert über deine Aufbauorganisation legen. Stattdessen folgt deine OKR Architektur deinen unternehmerischen Zielen, statt dass Du OKR zum Sklaven deiner Hierarchie machst.

7. OKR entkoppelt von anderen Zielsystemen betrachten. Wenn Du andere Zielsysteme implementiert hast (KPI, MBO), dann solltest Du zumindest eine Erklärung haben, wie das eine zum anderen passt und sich die Systeme zueinander verhalten.

8. Zu frühe Skalierung: Die Einführung des OKR Rahmenwerks braucht Zeit und Struktur. Es bringt nichts, schnell viele Teams in die Arbeit mit OKR zu entlassen. Stattdessen solltest Du versuchen, erst eine gewisse Qualität bei wenigen Teams aufzubauen, dann erst in die Breite zu gehen.

OKR ist ein Rahmenwerk für die Entwicklung deines Unternehmens, kein Instrument um alltägliche Routineaufgaben zu managen. Allerdings wäre ich vorsichtig und auch sehr genau, wie Du diese Idee zum Ausdruck bringst. Denn ohne entsprechende Erläuterung und Kontext führt das regelmäßig zu Irritationen bei deiner OKR Einführung. 

In meinem Verständnis umfasst das Tagesgeschäft alles, was getan werden muss, um den heutigen Status Quo zu erhalten. Also keine Veränderung, keine Entwicklung, keine neuen Ziele. Stell dir nun aber vor, deine IT betreut dein CRM oder ERP System. Da könnte man meinen, dass das ihr Tagesgeschäft ist, oder? Nun steht die Einführung einer neuen Systemlandschaft an. Ist das nun Tagesgeschäft oder nicht? Ich würde sagen nein, das Vorhaben kann sogar ein strategisch wichtiges Ziel für das gesamte Unternehmen sein. Am besten lässt Du dieses verlockende schwarz / weiß Labelling ganz sein und bleibst bei der Aussage, dass OKR ein Instrument ist, um die Entwicklung deines Unternehmens zu steuern.

In vielen Ausführungen zur Einführung von OKR kannst Du lesen, dass eine OKR Einführung eine Vision voraussetzt. Dem kann ich aus mehreren Gründen nicht folgen. 

1. Eine  “Vision” ist ein sehr spezielles Artefakt der Unternehmenswelt, das in dieser Form nicht in jedem Unternehmen gepflegt wird. 
2. Eine Vision unterstellt, dass ich ein Bild der Zukunft kommunizieren kann. Aber es kann auch sein, dass dein Unternehmen seinen Weg noch finden darf, weil sich z.B. durch digitale Technologien die Welt stark verändert. Dass also der Weg das Ziel ist.

In meinem Verständnis setzt eine OKR Einführung eine Ambition, eine Strategie und einen Entwicklungswunsch voraus. Das kann auch einfach eine strategische Challenge sein, auf die dein Unternehmen eine Antwort finden darf. Das Nichtvorhandensein einer Vision muss dich also von deiner OKR Einführung nicht abhalten.

Eine OKR Einführung braucht einen gewissen Rahmen. Ich erlebe oft, dass eine begeisterungsfähige Führungskraft OKR oberflächlich kennenlernt und dann mit ein paar E-Mails einführen möchte. Das kann unmöglich gut gehen, dafür ist das OKR Rahmenwerk zu vielschichtig.  Deswegen sollte deine OKR Einführung einer gewissen Struktur folgen.

Im ersten Schritt deiner OKR Einführung solltest Du das Rahmenwerk einmal für dich und deine Organisation aufsetzen. Denn OKR ist ein vielschichtiges Rahmenwerk und es gibt nicht “die eine Art” OKR zu machen. Zum erstmaligen Aufsatz des Rahmenwerks gehört die Beantwortung der folgenden Fragen:

• Warum setzen wir OKR ein?
• Was sind unsere unternehmerischen Ziele?
• Welche Teams sollen mit der OKR Methode arbeiten? 
• Wie verhält sich OKR zu anderen eingesetzten Zielsystemen (z.B. MBO)?
• Wie gestalten wir den OKR Prozess?

Diese Fragen kannst Du in Verbindung mit einer allgemeinen Einführung zu OKR auch gut in einem OKR Workshop erledigen.

Im zweiten Schritt befähigst Du die ersten Teams in der Arbeit mit der OKR Methode, statt sie einfach ihrem Schicksal zu überlassen. Das ist typischerweise ein Aufwand von 2 Tagen pro Team über einen Zeitraum von 4-6 Wochen. Das heißt, das Team Onboarding sollte zeitlich versetzt so stattfinden, dass Teams dann direkt in den ersten Zyklus starten können. Mit wie vielen Teams Du die OKR Einführung startest oder ob Du vielleicht nur ausgewählte Leuchtturmprojekte berücksichtigst, kannst Du auf dem Weg deiner OKR Einführung entscheiden. 

Statt direkt deine ganze Organisation mit deiner OKR Einführung zu beglücken, verfolge ich die Strategie der kleinen Schritte. Das heißt, nur eine kleine Anzahl von Teams für jeden Zyklus befähigen. Wie viele Teams genau hängt von der Kapazität und Kompetenz deines OKR Coaches ab. Sofern OKR Teams etwas Aufmerksamkeit beanspruchen, kann ein interner OKR Master  gut 3-10 Teams pro Zyklus onboarden.

Nach dem Onboarding der Teams und Start in den ersten Zyklus geht die OKR Einführung erst richtig los. Denn OKR ist ein agiles Rahmenwerk, getragen von einer ständigen Überprüfung und Anpassung. Damit ist das disziplinierte und kontinuierliche Management des OKR Prozesses eine wichtige Säule einer guten OKR Einführung. Deswegen solltest Du bereits mit dem Start in den ersten OKR Zyklus deine OKR Events terminiert haben. So arbeiten Mitarbeiter von Tag 1 an auf die erste OKR Demo am Ende des ersten Zyklus hin. 

Mein abschließender Experten Tipp für deine OKR Einführung: Ich habe in meinen OKR Workshops und begleiteten OKR Einführungen gute Erfahrungen damit gemacht, erst Flight Levels, dann erst die OKR Methode zu erklären. Dann verlierst Du dich nicht in methodischen Pseudo-Diskussion oder philosophierst darüber, wie Google es macht. Stattdessen liegst Du mit dem Flight Level Modell den Grundstein für eine ganzheitliche, gut verstandene OKR Einführung.

Eine erfolgreiche OKR Einführung ist Fleiß- und Denkarbeit. Wenn Du es wirklich ernst mit deiner OKR Einführung meinst, dann findest Du in unserer Checkliste für deine OKR Einführung alle Fragen, auf die Du eine Antwort finden solltest, bevor Du OKR einführst. Natürlich kannst Du das alles auch gut in einem OKR Workshop erledigen. Und in einem weiterführenden Beitrag gehe ich auf die Frage ein, ob Du eher auf ein OKR Coaching oder eine OKR Beratung setzen solltest.

Viel Erfolg dabei.