Definition Agiler Coach – Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen

Agilität ist die Fähigkeit einer Organisation, schneller als der Wettbewerb auf sich bietende Chancen und neue Anforderungen zu reagieren. Agiles Arbeiten ist also kein Selbstzweck, sondern die unternehmerische Antwort auf steigende Komplexität und eine hohe Veränderungsgeschwindigkeit. Das Wirken und den ROI eines agilen Coaches kannst Du also an den folgenden Punkten festmachen:

• Höhere Geschwindigkeit, schnellerer “time to market”
• Konkrete Outcomes in kurzen Zeitintervallen
• Hohe Fokussierung und konsequente Priorisierung
• Permanente Einbindung von Kunden und Anwendern
• Aktives Lernen und kontinuierliche Verbesserung
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Ein agiler Coach unterstützt deine Organisation bei der Einführung agiler Arbeitsweisen, befähigt Teams und räumt organisatorische Hindernisse aus dem Weg.

In anderen Domänen wie z.B. im Sport sind Coaches gang und gäbe. So würde kein Top-Fußballverein auf die Idee kommen, seine hochbezahlten Stars “irgendwie” zusammen spielen zu lassen. Sondern Vereine stellen hoch dekorierte Top Coaches ein, die dabei helfen, dass aus Einzelkönnern ein erfolgreiches Team wird. In Unternehmen wird heute jedoch oft noch so getan, als würde sich das durch eine Organisation in Abteilungen schon “irgendwie selbst regeln”. Oder eine Führungskraft als Spielertrainer einer Abteilung diese wichtige Aufgabe übernehmen können.

Im agilen Arbeiten gehst Du jedoch davon aus, dass es für die erfolgreiche Gestaltung der Zusammenarbeit eine eigene Rolle braucht. Daraus resultieren zwei wichtige Verantwortungen und Gründe für den Einsatz eines agile Coaches.

Ein agiler Coach kümmert sich um den Arbeitsprozess und die optimale Gestaltung der Zusammenarbeit. Als Beobachter und Prozessgestalter hilft der agile Coach einzelnen Mitarbeitern, ihre Rolle wirksam auszufüllen und Organisationen in der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Zusammenarbeit. So sind agile Coaches ein wichtiger Faktor für Top Performance. Schließlich sind Mitarbeiter, ihre Fertigkeiten und Wissen das größte Vermögen eines Unternehmens. Und eine effektive Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum unternehmerischen Erfolg. 

Ein zweiter Grund für den Einsatz eines agilen Coaches ist die Neu- und Andersartigkeit agiler gegenüber traditionellen Arbeitsweisen. Deswegen brauchen Mitarbeiter, vor allem zu Beginn ihrer agilen Transformation, Unterstützung durch agile Coaches. Sonst ist die Gefahr groß, dass nur alter Wein in neuen Schläuchen serviert wird. Oder wie es mal ein Kunde so schön formuliert hat “new words, same shit”. Je höher die agile Reife einer Organisation, desto mehr verschiebt sich der Fokus des agilen Coaches weg von einzelnen Personen und Teams hin zur Performance der gesamten Organisation. 

Agile Coaches sind verantwortlich für die Agilität eines Teams oder einer gesamten Organisation. Daraus resultieren zahlreiche Aufgaben. Wenn diese Puzzleteile ineinander greifen, dann ist das die Basis für eine hohe Agilität.

Ein agiler Coach hilft Unternehmen, agile Arbeitsweisen einzuführen. Das beginnt bei einer grundsätzlichen Einordnung, ob agiles Arbeiten überhaupt sinnvoll ist und welche Probleme ein Unternehmen damit lösen will. Im Anschluss hilft der agile Coach bei der Auswahl, ggf. notwendigen Anpassungen und der Operationalisierung agiler Rahmenwerke. Dabei ist die größte Stärke eines agilen Coaches, unternehmerische Praxis und die Theorie agiler Methoden in eine gute Symbiose zu bringen, ohne dabei wichtige agile Prinzipien und Werte zu verletzen. 

Als agiler Coach schaffst Du die Voraussetzungen, damit Mitarbeiter und Führungskräfte ihre agilen Rollen wirksam ausfüllen. Dabei enthält ein gutes agiles Training meiner Meinung nach die folgenden Elemente: 

• Gründe für die Einführung agiler Arbeitsweisen
• Vermittlung methodischen Fachwissens
• Aufzeigen agiler Werte und Prinzipien
• Rollen und Aufgaben des Managements
• Rollen und Aufgaben des agilen Coaches
• Gestaltung der Zusammenarbeit im Team
• Aufbau der agilen Organisation

Damit erleichterst Du Mitarbeitern und Führungskräften den Übergang von der alten in die agile Arbeitswelt.

Kommunikation ist das Schmiermittel der Selbstorganisation. Deshalb ist es eine wichtige Aufgabe des agilen Coaches, einen Rahmen zu gestalten, in dem Kommunikation zielführend und gewinnbringend stattfindet. Das kann in unterschiedlichen Ausprägungen passieren:

• Persönliche Moderation von Workshops und Meetings
• Etablierung von Strukturen und agiler Regel-Meetings (z.B. Standups, Retrospektiven) 

Dabei ist die große Stärke des agilen Coaches, einen Rahmen zu definieren, in dem Kommunikation nicht der Kommunikation willen stattfindet oder einfach jeder mit jedem redet. Stattdessen kommunizieren Teams und Mitarbeiter zielführend miteinander, um gemeinsam Wert zu schaffen, Abhängigkeiten zu identifizieren und aufzulösen. Oder um es in der Sprache des Flight Level Modells zu sagen: als agiler Coach bist Du aktiver Gestalter des zweiten Flight Levels. 

Als agiler Coach schaffst Du mit agilen Retrospektiven einen konstruktiven Lernraum, damit Mitarbeiter, Teams und Organisationen aus ihren Fehlern lernen und sich kontinuierlich weiterentwickeln. Dabei ist deine Aufgabe als agiler Coach, Retrospektiven zu moderieren und sicherzustellen, dass verbindliche Vereinbarungen für künftige Verbesserungen getroffen werden. Zudem sorgst Du als agiler Coach dafür, dass Erfahrungen und Learnings von einer Team- auf einer Organisationsebene zusammengeführt werden. Sonst ist die Gefahr groß, dass Teams lokale Optimierungen betreiben, statt dass Agilität als eine gesamtheitliche Aufgabe der Organisation verstanden wird.

Agiles Arbeiten basiert auf der Idee der Selbstorganisation. Und als agiler Coach förderst und forderst Du von Teams und Mitarbeitern selbständiges Handeln und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Dabei triffst Du als agiler Coach typischerweise auf zwei prototypische Vertreter. Jene Mitarbeiter, die Selbstorganisation mit Unabhängigkeit verwechseln und "machen, was sie wollen”. Am anderen Ende des Spektrums sind jene Kollegen, die es begrüßen, wenn Ihnen das Denken und Entscheiden abgenommen wird. Dabei gibst Du als agiler Coach die notwendige Hilfestellung, dass diese Kollegen agile Werte und agile Prinzipien leben können. Dabei darfst Du dich auch dahingehend schützen, dass solche Veränderungen nicht in deiner Verantwortung liegen und unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen.

Agile Arbeit heißt im Kern, permanent Werte für Kunden und Anwender zu schaffen und das auf eine Art, die für das Unternehmen gewinnbringend ist. Und weil Organisationen typischerweise zuerst an sich, dann an sich und erst sehr spät an den Kunden denken, erinnerst Du als agiler Coach immer wieder an die Perspektive des Kunden oder auch der internen Anwender. Dabei erinnerst Du an grundlegendes Outcome-orientiertes Denken, setzt Formate wie Design Thinking, die Jobs Theory, Customer Journeys oder User Stories ein, damit Teams  immer wieder die Perspektive des Kunden und Anwenders einnehmen. Schließlich forderst Du als agiler Coach konsequent ein, dass Kunden und Anwender regelmäßig Arbeitsergebnisse in den Händen halten und als aktive Mitspieler im agilen Prozess einbezogen sind. In Meetings und Workshops weist Du einen freien Platz immer dem Kunden zu und lässt auch ihn immer wieder zu Wort kommen.  

Als agiler Coach stehst Du nicht einfach als stummer Beobachter an der Seitenlinie. Vielmehr bringst Du deine Perspektiven und Beobachtungen ein, um Teams und Mitarbeitern zu helfen, sich immer weiter zu verbessern. Schließlich hast Du deutlich mehr “Distanz” und eine beobachtende Rolle und bist damit ein wichtiger Spiegel für das Verhalten eines Teams oder einer Organisation. Für diese Haltung finde ich das Bild eines “Realitätenkellners” von Gunther Schmidt ausgezeichnet. Das heißt, Du weißt als agiler Coach nie “wie es wirklich ist”. Sondern Du bietest deine Wahrnehmungen und Beobachtungen als mögliche Wirklichkeiten an und überlässt Mitarbeitern und Teams, was sie damit anfangen und wie sie damit arbeiten. Von dem Anspruch “zu wissen wie es ist”, darfst Du dich als agiler Coach verabschieden.

In Zeiten von New Work gibt es endlose Möglichkeiten und teilweise auch die Notwendigkeit, Zusammenarbeit digital und remote zu gestalten. So unterstützt Du als agiler Coach bei der Auswahl und Anwendung von (digitalen) Arbeitswerkzeugen. Das beginnt bei digitalen Whiteboards, um z.B. einen Workshop zu moderieren und geht bis zur digitalen Organisation des Backlogs (z.B. Jira, MS DevOps). Zugegebenermaßen sind gerade Tools zur Verwaltung des Backlogs sehr komplex in der Handhabung und benötigen fast immer Unterstützung durch Experten. Nichtsdestotrotz hast Du als agiler Coach einen Blick darauf, dass digitale Tools einen optimalen Arbeitsfluss ermöglichen, statt ihn zu behindern.

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung agiler Arbeitsweisen ist eine konsequente Priorisierung und daraus resultierende Fokussierung. Denn Organisationen sind gewohnt, einfach “alles ein bisschen zu machen” und an allen möglichen Vorhaben “dran zu sein”, statt bewusste Entscheidungen darüber zu treffen, was erst einmal NICHT gemacht wird. Als agiler Coach hilft Du einem Unternehmen, dieses Defizit zu erkennen und zu beseitigen.

• Transparenz herstellen über im Umlauf befindliche Arbeiten
• Klare Taxonomie für Arbeit definieren, z.B. was ist ein “Projekt”, was eine “Aufgabe”
• Aufbauen von Backlogs, auf Team- und Organisationsebene
• Einführung von WIP Limits
• Aufzeigen von Ressourcenengpässen

So hilfst Du dabei, Task Switching zu vermeiden und Ressourcen konsequent auf wenige ausgewählte Vorhaben zu allokieren. 

Als agiler Coach stellst Du eine hohe Agilität der gesamten Organisation sicher. Deswegen ist es eine wichtige Aufgabe, dass Du organisatorische Hindernisse offen benennst und idealerweise löst. Zu solchen ungewollten Hindernissen zählen z.B.:

• Ungewollte Einflussnahme von Stakeholdern 
• Spontaner und willkürlicher Zugriff auf Ressourcen
• Fehlende Priorisierung, Task-Switching
• Verletzung der Autonomie agiler Teams
• Ungelöste Abhängigkeiten zwischen Teams
• Unklarheiten in Rollen und Verantwortungen, sowohl bei einzelnen Mitarbeitern, agilen Teams als auch beim Management. 

Agile Coaches sind ein wichtiger Faktor für die Agilität einer Organisation. Dabei gilt eine einfache Faustregel: Je größer der Einfluss nicht agiler Strukturen und je geringer die agile Reife einer Organisation, desto wichtiger sind agile Coaches. Dabei nehmen agile Coaches eine wichtige Führungsrolle ein. Das heißt, sie sind nicht einfach nur Prozessbegleiter oder Methoden-Polizei. Als Agile Coach bist Du Servant Leader, der einem Unternehmen hilft, erfolgreich agil zu arbeiten. 

Viel Erfolg dabei.